湘档通〔2014〕9号 

各市州档案局，省直单位档案部门： 

　　根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局9号令）等法律法规，为进一步加强照片档案的科学化、规范化管理，确保照片档案的齐全完整，现将有关事项通知如下： 

　　一、要高度重视照片档案的管理工作 

　　照片档案是机关、社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。它是档案的重要组成部分，具有直观、形象、真实的特点，有很高的社会价值和历史价值。加强照片档案管理工作，对于丰富档案资源、服务经济社会发展具有十分重要的作用。全省各级档案部门必须增强照片档案管理工作的紧迫感和责任感，尽职尽责做好照片档案科学化、规范化管理工作。 

　　二、进一步完善照片档案的管理手段 

　　为切实有效地做好照片档案管理工作，湖南省档案局已出台了《湖南省图片中心收集范围的规定》，并按照国家相关标准组织开发了“湖南省照片档案管理系统”。该系统具有对照片进行归档、整理、移交、相册打印和开发利用等功能。系统(单机版)计划3月份开始在部分省直机关单位试用，下半年组织进行操作培训，并推广应用。力争尽快建成全省统一的集照片档案收、管、用等功能为一体的综合管理平台。各级各单位档案部门要积极支持配合该系统在本地区本单位的推广使用，从而更加有效地加强照片档案收集整理和开发利用工作。 

　　三、扎实做好照片档案管理的基础工作 

　　（一）积极主动地加强照片档案采集。一是要积极关注本地区的重要会议、重大事件、重要活动和本单位的主要职能活动，有计划、有目标、有重点地开展现场照片采集工作，并要通过各种渠道和手段，尽可能地把散存在本地区本部门及个人手中的照片收集起来，努力做到应归尽归。二是要配备必要设备，运用翻拍、扫描、复制等方式进行照片档案采集。采集的纸质照片要尽可能保证照片、底片齐全。没有底片的照片，要翻拍或者扫描出数码影像，方便导入湖南省照片档案管理系统数据库和今后利用。 

　　（二）加强照片档案的归档工作。一是各机关单位要结合本单位职能特点，建立覆盖本单位主要职能活动的照片档案收集归档制度，明确照片归档范围、归档部门和责任人员,定期进行督促、检查，使照片档案归档工作制度化、规范化、经常化。二是要把照片档案归档工作纳入对机关档案工作的考核内容，使照片档案的归档工作规范有序。 

　　（三）做好照片档案的整理工作。照片档案整理按照《照片档案管理规范》（GB\T11821-2002）的相关规定进行。做到照片反映的人和事真实、可靠，文字说明具体、详实、精准，信息全面完整，并定期将照片档案打印装订成册，上架保管。使用湖南省照片档案管理系统归档整理，保存时要查杀病毒，并及时备份。 

　　（四）积极做好照片移交工作。从今年开始，省直机关单位要定期向省档案馆移交职能活动中形成的各种照片（包括纸质照片和数码照片）。移交方式分在线和离线两种。涉密照片档案以及在线移交平台尚未正式运行前采用离线移交方式，在线移交平台运行后进行在线移交。为了把照片档案移交工作落到实处，省档案局会将两种方式都先行试点，取得经验后分批进行。试点单位和各单位分批情况将另行通知。 

　　四、积极开发利用照片档案资源 

　　省档案局将根据各地各部门照片档案资源和基础工作情况，分地区、分行业、分专题开展《湖南百年记忆》图鉴丛书编纂工作。照片档案资料相对集中的地区或单位，可与省档案局联系商讨编辑出版事宜。 

　　省档案局将加强照片档案管理工作的检查督促，及时通报工作情况和“湖南省照片档案管理系统”推广使用情况，对照片档案管理工作进行专项总结和表彰。

湖南省档案局 

　　2014年2月19日