湖南知名书法家档案征集工作细则
第一条 为规范湖南知名书法家档案的征集、整理、保管和利用工作，确保档案资源完整与安全，充分发挥其历史价值和文化价值，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令）、《艺术档案管理办法》（文化部、国家档案局第21号令）、《湖南省档案条例》等法律法规，结合湖南省档案馆（以下简称省档案馆）工作实际，制定本细则。
第二条 本细则所称知名书法家，是指在书法创作上有较高造诣、在书法研究中有显著成就、对弘扬书法文化有突出贡献并享有较高知名度的人员。
第三条 本细则所称知名书法家档案，是指知名书法家在长期从事书法创作、学术研究、教育传承及社会活动中形成的，真实反映其经历和贡献，具有永久保存、查考和利用价值的各种文字、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第四条 省档案馆负责湖南知名书法家档案的征集和集中管理工作，主要工作内容为：
（一）组建湖南知名书法家档案专家评审委员会。
（二）负责湖南知名书法家档案的征集、整理、保管和开发利用。
（三）开展或参与对湖南知名书法家作品、生平、贡献的研究等工作。
（四）其他相关工作。
第五条 湖南知名书法家档案征集对象为湘籍或在湘工作过、生活过的非湘籍知名书法家，且应同时具备下列条件：
（一）具有良好的政治素质和品德修养，遵纪守法，有文化担当。
（二）在书法艺术创作、书法理论研究或教育领域有突出贡献，德艺双馨，在省内外具有较大影响力和代表性。
（三）具备中国书法家协会会员资格。已故书法家或在书法教育领域有突出贡献者，经专家评审委员会确定，条件可适当放宽。
（四）年龄在55岁以上。
第六条 征集范围
（一）作品类：反映书法家不同时期、不同风格的代表性书法作品（包括毛笔书法、篆刻等）；
（二）手稿类：书法家本人的手稿、信札、日记、笔记、创作提纲等原始手写材料；
（三）著作类：公开出版的专著、作品集、论文集，以及在刊物上发表的论文等；
（四）证书证章类：获奖证书、奖杯、聘书、参展证件、艺术活动纪念品、个人印章、文房四宝等；
（五）音像类：创作过程的照片、录像、录音，重要活动的影像资料，以及口述档案资料等；
（六）其他类：其他具有永久保存价值的档案资料。
第七条 征集要求
（一）知名书法家建档名单由专家评审委员会确定，每5年评审一次。书法家捐赠的作品须经专家评审委员会评审通过后方可入馆。
（二）征集的档案资料应具有代表性，重点征集个人风格突出、具有较高欣赏价值、能充分体现书法家艺术水平的作品。
（三）征集的档案资料应具有系统性，能够系统反映书法家成长的轨迹、创作风格变化的作品及相关材料。
（四）征集的各类档案，都应配有详细的文字说明，以保证档案的真实性和完整性。作品类应注明作品名称、作者、尺寸、创作时间、主题及意义、创作背景等。数码照片、磁带、磁盘、光盘和实物等，文字说明应包括时间、地点、人物、形成者、事由等背景信息，照片应逐张标明。
（五）电子文件应符合相关格式规范。
第八条 移交手续
（一）省档案馆接收知名书法家档案时，应有两人以上在场。
（二）档案移交时，双方须清点后办理交接签字手续，填写《湖南知名书法家作品及资料交接文据》（附件1）和《建档书法作品信息表》（附件2）；待专家评审委员会评审确认作品入馆后，再填写《湖南知名书法家档案移交文据》（附件3），并由省档案馆颁发《湖南省档案馆捐赠证书》。
（三）接收进馆的作品，在不影响品相的前提下，一律加盖省档案馆收藏印戳（附件4）。
第九条 档案整理
（一）知名书法家档案列入省档案馆名人档案全宗，单独赋予人物编号。
（二）档案以件为单位，按类别归档整理。
（三）每件作品的装具上应贴有标签，注明人物编号、档案编号、作者、作品名称、规格和备注等信息。
（四）编制目录。目录包括全宗号、目录号、人物编号、件号、人名、类别、责任者、题名、形成日期、数量、载体形式、存放位置、互见号等。
（五）优先对知名书法家档案进行全文数字化扫描和多媒体处理，建立专题数据库。作品类档案整理好后应拍摄照片，每件作品照片数量不少于3张，从整体、细节、特征等不同角度反映作品档案全貌。所摄照片作为照片档案管理，与作品档案实体之间建立准确、可靠的互见关系。
第十条 知名书法家档案存放于省档案馆库房，科学规范管理，确保档案实体和信息安全。
第十一条 湖南知名书法家档案接收进馆后，由省档案馆永久收藏，不得赠送、调拨、交换、出售。
第十二条 知名书法家档案资料的利用须遵守《中华人民共和国著作权法》的有关规定，不得侵害其合法权益。
第十三条 省档案馆对移交者利用其本人移交的档案，应提供免费、优先和便利服务。
第十四条 书法作品原件不外借，一般提供照片或复制件利用。利用档案须写明目的、范围及方式，并填写《湖南知名书法家档案利用审批表》（附件5），经批准后方可办理。
第十五条 省档案馆应依托专题数据库，为利用者提供便捷的查询和阅览服务。
第十六条 省档案馆应积极对知名书法家作品及贡献等开展学术研究，致力于弘扬和传播书法艺术，适时出版作品集、举办相关展览。
