关于石门县档案信息化建设的思考

　　陈朝栋   石门县档案局

　　摘要：推进档案信息化是档案事业与时俱进的必然要求。我县档案信息化工作还处在的探索阶段，各自为政，故障多发，缺乏规范，作用没有发挥出来。原因在于：主动谋划不足，经费投入不足，专门人才不足，推进力度不足。档案信息化建设是系统工程，须要深化认识，主动谋划；设岗选才，落实工作；统筹规划，同步建设；讲究标准，实施规范；分工协作，监督推进。通过档案信息化整合档案信息资源，建立方便利用平台，提高档案利用效率，重视保障档案信息安全，实现档案事业与时俱进。

　　关键词：档案信息化统筹规划 设岗选才 规范标准 协调推进

　　档案信息化是通过运用现代信息技术，实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。它以档案资源建设核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，以档案资源数字化、信息管理标准化、利用服务网络化为主要手段，促进档案事业快速健康发展，更好地为经济社会科学发展服务。推进档案信息化是社会开放发展进步、档案事业与时俱进的必然要求。通过学习，我认为档案信息化建设应包括档案事业行政管理和档案信息资源管理开发利用两个方面，档案信息资源管理利用实现有效共享是档案信息化建设的主要方面。本人对我县档案信息化建设问题有如下观察与思考，不当之处在所难免，求待方家不吝赐教。

　　一、我县档案信息化的探索实践

　　(一)档案信息化工作的现状

　　2000年前后，我们石门县档案局开始应用计算机办公。2003年建立“石门档案信息网”站，2009年又建立了“档案实用资料备份”网址，为全县机关单位提供网上业务指导服务，多年利用电脑自编档案业务培训教材、开展多媒体教学。档案行政管理与业务指导的信息化有了长足发展。

　　2003年县档案馆开始目录的电脑录入工作，先用金通软件，后改单极板珠海泰坦软件，2008年升级网络板珠海泰坦“超越2000”软件，添置了专门的服务器、建起了小型局域网。陆续录入馆藏60多个全宗2000年前档案目录10万条、导入2001年以来50多家单位报送的电子目录10万条，但没有开展电脑目录检索查档利用，暂未进行馆藏档案全文扫描录入，受库房条件限制也没有专门的信息化功能用房。

　　2003年以来，全县累计有68家单位应用市档案局推荐的档案管理专用软件编制文书档案目录，但部分单位反映该软件不能正常使用、没有发挥应有作用。业务档案信息化方面，有县工商局的企业与个体户注册登记、县房地产管理局的房屋产权登记、县农经局的二轮土地承包、县林业局的集体林权改革确权、县民政局婚姻登记处2003年10月以来的婚姻登记等业务档案信息做到了电脑查询，县公安局的人口户籍档案等做到了网上查询。县工商局等少数单位建立了目录数据库与全文数据库，开展了电脑查询检索。重要业务(民生)档案信息化程度优于文书档案。

　　全县电子文件归档工作没有规范有序地开展起来。

　　总的评价是我县档案信息化工作有了一定基础，多数档案工作人员已学会电脑基本操作，但还处在“摸着石头过河”的探索阶段，离“档案资源数字化、信息管理标准化、利用服务网络化”的要求还差距很大。

　　(二)存在的问题：一是各干各的、各自为政、还没有建立馆室之间档案信息利用的互联网络平台；二是推广应用的档案管理专用软件技术不成熟，故障多发，无法升级换代；三是电子文件归档管理有序化、规范化程度低；四是档案信息化的作用未能发挥出来。

　　(三)分析原因: 一是主动谋划不足，缺乏可行的档案信息化建设系统规划，档案信息化工作处于被动无序状态；二是经费投入不足，缺乏信息化建设经费投入，硬件软件配置不到位，档案信息网络平台未建立；三是专门人才不足，缺乏专业人才开展档案信息化工作，工作标准和程序规范不到位；四是推进力度不足，缺乏强有力地综合协调和监督推进机制。

　　二、推进档案信息化建设的对策

　　目前，档案信息化建设摆上议事日程的时机已基本成熟，一方面档案信息化建设已列入我县“十二五”规划项目，另一方面县档案馆新馆建设已列入国家扶持项目，时不待我。档案部门必须主动应对信息化大趋势。档案信息化是一项复杂系统工程，包括基础设施建设、标准规范建设、信息资源建设、管理应用系统建设、人才队伍建设等，须要抓住时机统筹规划，创新思维乘势作为，从以下几方面“五措并举”推进档案信息化建设。

　　(一)深化认识，主动谋划。凡事预则立不预则废，善谋才能成事。档案信息化是社会管理服务活动信息化的必然要求，坚定不移推进档案信息化，通过档案信息化平台，整合各类档案资源，将有效提高档案利用效率。要突破传统的档案管理思维定势，在深化认识的基础上统一思想，重视总结借鉴历史经验教训少走弯路，减少人力财力时间浪费，追求投资效益最大化。要制订全县档案信息化建设实施规划并成为县政府意志，明确推进档案信息化的指导原则、档案信息化工程规模与任务分工、阶段性目标任务、投资筹措安排和规划实施保障措施等重大问题。做到量力而行订计划，尽力而为推进规划实施，用五年的时间建成我县档案目录数据库和重要档案全文数据库是完全可能的。

　　(二)设岗选才，落实工作。档案信息化是档案工作新领域，在实体档案馆基础上建设运行一个网络型数字档案馆，需要具备专门知识技能。事在人为，事要人办，不在其位不谋其政，不设其岗难履其职。县档案局(馆)要设立档案信息化建设管理工作机构与岗位，按岗位职能要求选拔配置信息化管理专业人才，做到有人落实档案信息网络设施维护管理与数据信息管理、提供利用服务工作。在目前县档案局馆人手太少、年龄知识结构老化、常规工作都勉为其难的情况下，派岗塞责，档案信息化工作是不能推进的。

　　(三)统筹规划，同步建设。尽量做到档案信息化与办公自动化同步规划、建设、实施。在充分利用国家已建成互联网络基础上，围绕档案资源数字化、信息管理标准化、利用服务网络化，遵循《数字档案馆建设指南》的规定，采用成熟信息技术搞好档案信息化工程设计与充分论证，解决电子档案、纸质档案与档案数据库的关联与转换等系列技术性问题，配置适合达标硬件软件、建好网络工作平台。以县国家综合档案馆为全县档案信息网络中枢，采用上下互联兼容的网络软件，把目录数据库、全文数据库、电子文件归档、现行文件查阅等功能的纳入档案信息化(数字档案馆)功能设计，纳入县档案馆新馆建设统筹整体设计与布局安排。

　　(四) 讲究标准，实施规范。规范、标准是档案信息化的灵魂，要制订档案信息化工作程序规范、落实授权共享使用、健全安全保密措施等。要把《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》等档案信息化建设规章规范与工作标准，网络与信息安全管理知识，纳入档案人员教育培训与能力考核。在分工定责的基础上，因岗培训操作人员，通过集中培训与换岗轮训，使局(馆)工作人员均能熟练运用信息化设备管理档案资源、提供利用服务，同时也能够在档案信息化建设中发挥监督指导作用。

　　(五) 分工协作，监督推进。扎实推进目录数据库和重要档案全文数据库建设，应该把目录数据库建设放在第一步。如果全县统一采用珠海配套软件，就可在明确分工的基础上，县档案馆与各机关档案室同步推进，尽量避免做重工与返工，加快建设进度提高工作效率。全文数据库建设，应在制订全文数据库著录档案录入标准的基础上开展扫描录入，尽量不做或少做无效劳动，提高人力财力物力使用效益。要把归档文件电子目录、电子文件归档与移交及其规范管理作为经常性工作监督考核，把档案信息化的各项工作引向常态化。要特别注意防范档案信息化带来的各种风险，决不能放松纸质等实体档案规范管理，确保档案信息资源安全。

　　总之，通过档案信息化整合档案信息资源，建成方便利用平台，提高档案利用效率，重视保障档案信息安全，更好地满足为领导工作服务、为各部门职能工作服务、为社会各界和人民群众服务的需要，实现档案事业与时俱进。

　　参考文献：

　　1、杨公之编著《档案信息化建设导论》

　　2、中国档案学会编《回顾与展望―中国档案事业发展研究报告》“档案信息化发展现状、趋势的研究报告”（2010）

　　3、杨冬权在全国农村档案信息资源共享工作现场会上的讲话(《中国档案》2010年12期)