再谈档案信息化建设（第十九次论文评选二等奖）
再谈档案信息化建设
易安慧 湖南省质量技术监督局 梁毅 湖南省档案局
摘 要：本文详细介绍档案信息化建设的六大方面内容，帮助大家正确认识和准确把握档案信息化建设的内涵和外延，有利于各地更好地开展档案信息化建设工作。
关键字：档案 信息化 建设
我省档案信息化建设发展至今，取得了一定的成绩，也暴露了一些问题。长沙、常德、衡阳等地档案信息化工作起步较早，同时面临的现实问题较多，其中对档案信息化建设的深层认识，尤其是对档案信息化建设要达到什么程度或目标的理解存在较大差异。如何准确界定档案信息化建设的内涵与外延，更好地规划并实施档案信息化建设，将是摆在我们面前的一个新课题，因此，有必要再谈谈档案信息化建设。
一、档案信息化概述
随着社会信息化程度提高，信息资源成为经济、社会活动的重要内容。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》提出：大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。
信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是实现档案事业跨越发展的客观要求，是繁荣社会主义先进文化的必然要求，是提高档案信息管理和服务水平，服务广大人民群众的根本途径，对新的历史时期，加快档案事业发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
档案信息化建设是指在档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案工作管理和业务的活动中应用信息技术，对档案资源进行采集、数字化和存储管理，并提供利用的活动，其内容包含了电子文件管理和纸质档案数字化管理两部分。档案信息化使得档案管理模式发展发生转变：从以档案实体保管和利用为重点，转向以电子文件接收和纸质档案数字化管理和服务为重心，从而使档案管理走向规范化、科学化、网络化、社会化。档案信息化建设遵循三条基本原则，即文档一体化原则、双轨制原则和异地异质保管的原则。
二、档案信息化建设的主要内容和任务
（一） 档案信息化建设的主要内容
档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案资源建设、档案管理系统建设、档案标准建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1.基础设施建设。包括档案数字化设备、档案存储设备、网络通信平台和安全管理设施设备。它是档案信息接收、存储、保管、业务管理、传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案管理硬件平台，才能充分发挥档案信息资源的作用，是信息化成果更好地惠及与民。
2.档案资源建设。档案资源建设是档案信息化建设的重点，也是一项需长期坚持的工作。档案资源是国民经济和社会发展的战略源资源，它利用的深度广度是评价档案信息化建设成败与否的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括电子文件的采集接收和馆藏档案的数字化。档案信息资源建设主要形式是档案资源数据库建设，包括各类目录数据库建设、数字化档案全文数据库建设、专题数据库建设、电子文件数据库建设等内容。
3.档案管理系统建设。应用系统建设主要内容包括电子文件的接收、纸质档案的存储、数字档案的管理、档案资源的利用、档案的安全等方面，档案管理系统建设的好坏直接影响档案信息化建设的质量，集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的水平。
4.档案标准建设。是对电子文件的形成、收集、归档、接收和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。对于保证电子档案真实、完整、有效，维护档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
5.人才队伍建设。高素质的人才是推动档案信息化建设又好又快发展的关键。这种人才，不但要具备档案专业素养，还需要精通计算机专业知识，是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。加强人才队伍建设，不但需要广泛吸收各类人才，更需要重视人才培养，发现并培训有潜力的年轻人才，来适应档案信息化发展的需要。
（二）档案信息化建设的主要任务
1.以电子文件归档管理和数字档案馆建设的标准为主要内容，加快档案信息化标准规范的制定和推行。
2.以网络平台建设为重点，加强档案信息化的软硬件基础设施建设。
3.以“数字档案馆”和“电子文件接收管理中心”建设为重点，加强数字档案管理平台的建设。
4.以馆藏档案的数字化和电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。
5.以档案资源深度开发为重点，加强档案资源服务利用平台建设。
6.以培养档案复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。
三、档案信息化的标准规范建设
档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。
（一）管理性标准规范
管理性标准规范是对电子文件―档案信息进行管理的规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源可靠性管理规范等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件―档案信息的统一规范和资源共享。
目前，国家颁布了一系列关于公文处理、电子文件管理和计算机管理的法规标准：《党政机关公文处理工作条例》、《电子文件管理暂行办法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等。
（二）业务性标准规范
业务性标准规范是对电子文件―档案业务处理的规范，包含电子文件―档案的管理基本原则和方法。其中，《电子文件归档与管理规范》、《数字档案馆建设指南》等，是电子文件管理与利用及数字档案馆规划的指导性文件。
（三）技术性标准规范
技术标准规范是对电子档案管理业务指导的规范。包括电子文件―档案元数据规范、封装规范、电子文件―档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密和系统软硬件设施技术标准等，其中有些技术标准是电子信息管理的共用标准，如《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《信息交换用汉字编码字符集》（GB2312-1980）、《数据元和交换格式》（GB/T7408-2005）等。
四、档案信息化的基础设施建设
档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。
（一）网络环境建设
根据服务对象和范围不同，网络环境建设分为三个层次：档案馆内网、与政府连接的电子政务传输网、与互联网连接的政务服务网。实行三个网络物理隔离，形成三个相互独立的网络系统架构。
1.支持内部服务的档案馆内网 (简称内网)。主要工作有：
（1）接收、采集和预处理档案管理系统中产生的数据，并进行加工组织和存储；
（2）对档案馆内用户提供档案信息服务，并提供检索、查询、阅读、打印等服务；
（3）进行内网网络、档案资源和用户权限的管理与维护；
2.支持政府部门服务的电子政务传输网(简称政务网)。以政府各部门为服务对象，主要工作有：
（1）指导各单位电子文件归档整理，并接收电子档案；
（2）采集档案信息；
（3）向政府用户提供档案信息服务；
（4）进行政务网络、档案资源和用户权限的管理与维护；
3.支持大众服务的政务外网(简称外网)。以社会大众为服务对象，以Internet网络平台为基础，通过该网络向人民大众提供档案资料检索、查阅服务。主要工作：
（1）采集档案信息；
（2）向Internet用户提供信息服务；
（3）进行外网网络、档案资源和用户权限的管理与维护；
（二）硬件基础设施建设
档案信息化管理主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设和运行。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系统、高可靠性的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。
基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、案数字化加工设备以及其它支撑设备等。
（三）系统软件建设
计算机运行所需的各种程序及有关文字资料统称为软件。计算机软件分为系统软件和应用软件两大类。
系统软件是由成员人员编写的一系列具有综合应用性的程序，这类程序利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种软硬件资源，方便用户使用和管理计算机。系统软件根据其应用包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言编译程序、数据库管理程序、存储调用和安全管理程序、以及操作系统本身。计算机操作系统是系统软件的核心，是控制、组织和协调计算机活动的一组程序，为用户管理机器提供接口，是整个系统运行的基础。目前主流操作系统有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。
应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。
五、档案信息化应用系统建设
档案信息化应用系统建设包括两个层面的应用系统：一是数字档案馆的应用系统；二是档案室的业务管理应用系统。
（一）数字档案馆应用系统。这是一个以档案馆为中心的网络平台，功能涵盖了档案管理业务工程流程。包括纸质档案的数字化加工、数字信息的采集、处理、归档、存储，电子文件的接收、整理、归档、存储，数字档案的组织、发布、检索、查阅和利用等。其业务流程覆盖了档案管理全过程，具有服务利用时空的可扩展性和实用性。
（二）档案馆室业务管理应用系统。这是一个依据办文程序，遵循文件在业务工作中的流转规律开发设计的应用系统。一般包括12个功能模块。
1.“文件管理”功能模块有3个子系统：文件登记、文件归档、报表打印。实现了收文、发文、登记管理、文件自动归档和打印功能。
2.“档案管理”功能模块有4个子系统：档案录入、归档、档案调整、制作目录。实现了档案录入、归档处理和目录打印功能。
3.“资料管理”功能模块有2个子系统：资料登记、报表打印。
4.“检索”功能模块有3个子系统：文件检索、档案检索和资料检索。
5.“利用”功能模块有“利用人管理”、“登记”、“查询”、“归还”、“统计”5个子系统。能做到管理人性化，智能化。
6.“保管”功能模块主要记录库房温湿度和存放位置索引。
7.“鉴定”功能模块实现了档案鉴定和销毁清册电脑化管理。
8.“统计”功能模块实现了“基本情况年报”和“报表统计”的填报和打印功能。
9.“数据管理”功能模块实现了“数据导入”、“数据导出”、“备份与恢复”的功能。
10.“移交接收”功能模块实现了档案室和档案馆之间移交和接收档案的“馆室衔接”功能。
11.“系统维护”功能模块包括：全宗管理、实体分类、辅助字典、档号格式、用户管理、日志检查等6个子系统，可完成系统中“全宗”、“实体分类”、“档号格式”、用户名、密码和权限的设置。
12.“编研”功能模块可以完成“组织沿革”， “大事记”，“人事任免”，“重要文献汇编”等常用的编研工作。
六、档案资源管理
档案资源管理是档案信息化管理的基础，包括数字档案格式和来源两个方面。
（一）数字档案格式
1.流式文本文件（Stream Text）。通常是使用文字处理软件生成，由字、词、数字或符号表达的文件，其存储形式是ASCⅡ标准代码的GB18030标准汉字代码，其格式包括TXT、XML、DOC等。流式文本文件具有文字内容和排版格式不固定的特点，并在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。
2.版式文本文件（Layout Text）。版式文本文件由制版软件生产，以ASCⅡ标准代码存储，是版面呈现效果固定的电子文档格式，其呈现方式与设备无关，在各种设备上阅读、打印或印刷时，其版面的呈现结果都是一致的。PDF格式是目前主流的版式文件格式。
3.图形文件（Graphic）。使用专业制图软件绘制的图表、曲线图，包括数学的几何图形、物理和工程中的应力、强度的图标表示的图形、化学结构的图形、地理地形图等。应用较多的是计算机辅助设计（CAD），其文件格式DWG。
4.图像文件（Image）。使用数码相机、扫描仪等数字设备采集，利用图像处理软件制作的静态图像。其效果逼真，以像素为显示单位。格式主要有：JEPG、BMP、TIFF等。
5.影像文件（Video）。使用数码摄像机录入的影像或使用动画软件制作的动态连续的画面，也可利用视频设备将模拟影像转换成数字影像。影像文件的常见格式有MEPG、AVI等。随着影像文件格式的不同，播放时所需要使用相关的设备和程序也不同。
6.声音文件（Audio）。使用编曲软件生成的文件或通过音频设备录入并转换为数字形式的文件。常见格式有MP3、WAV、MIDI等。其主要指标是采样率，指是单位时间内的采样次数，采样率越高，音质越好，文件所占存储空间就越大。声音文件播放时需要使用相关设备和程序。
7.其他文件。如计算机程序（Program），是指为处理各种事务，用计算机语言编写的程序，是一种计算机应用软件。由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行。
（二）数字档案来源和采集范围
1.档案馆（室）藏各类档案的数字化。纸质档案通过数字设备扫描，其他载体档案通过计算机设备转换，进行数字化处理，并整合到相应的档案信息数据库中。整个数字化应用系统包括：扫描输入、纠错检查、索引录入、数据存储、光盘输出等主要环节。其中，《纸质档案数字化技术规范》是指导扫描的规范性文件。
2.接收电子文件。主要有两种方式：一是通过网络在线移交接收，即建立电子文档接收平台，将需移交的电子文档通过网络进行归档，并传输到档案馆（室），按不同全宗组织，存储在档案馆电子文档数据库的服务器中。二是通过介质移交接收，即建立电子文档移交接口，将电子文档按归档规范导出，存储在移动介质并移交给档案馆（室），在档案馆（室）通过移交接口导入数据，存储在档案馆电子文档数据库的服务器中。网络移交既可实时进行，也可与介质移交一样，按照档案馆接收周期定期移交。由于介质移交有一定的周期性，为了及时将可以公开的电子档案向社会提供利用，数字档案馆应实时地通过网络在线接收各立档单位的电子文件―档案。
3.有档案性质的行业、专题信息资源库。除了上述档案文件之外，各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是数字档案馆资源建设的重要采集内容。主要途径是：一是通过网络在线采集网络上现有的各种信息资源库，如国土信息资源库、人口统计数据库等；二是根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充数字档案馆数字资源建设的不足，如《中国科技文献数据库》、《中国科学文献数据库》等。
4.互联网上其他具有档案价值的信息。为充分发挥数字档案馆作为知识库群的作用，互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是数字档案馆采集的对象。例如，各网站的历史照片、新闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等。
把有档案价值的网络信息下载到本地，经过一定的整理、组织、加工、成为本地的现实资源。除了下载各种档案信息之外，数字档案馆还将根据用户的需求，对网络上的数据或网络信息建立指引库。首先要从成千上万的网站中挑选出具有价值的网站，然后对这些网站进行分类，建立起指引库，使用户能方便地通过指引库获取自己需要的信息。
