吴旭慧   湘西自治州中级人民法院

　　摘要：在概述法院档案信息化基本内涵的基础上，分析当前全州法院档案信息化建设中面临的资金、人才及思想认识等方面的问题；并就此提出一系列的实践探索思路，以达到有效建设全州法院档案信息化的目标。

　　关键词：法院档案    信息化    实践探索

　　一、法院档案信息化概述

　　（一）、法院档案信息化的基本内涵

　　档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

　　诉讼档案是国家重要的专业档案，是人民法院审判活动的记录，又是做好审判工作的依据和必要条件。法院审判工作是中心，档案信息化管理工作就是这个中心的坚强后盾。法院档案信息化建设就是统筹规划、统一标准、互联互通、资源共享，以档案信息资源建设为核心，以网络运行为目标，以档案信息化基础设施和人才队伍建设为保障，推动档案工作管理手段和服务手段的全面现代化，提高工作效率和服务水平，为人民法院审判工作、国家经济建设和社会发展服务。

　　（二）、实现法院档案信息化的条件

　　近年来，我国档案信息化建设取得了显著成绩，管理程度逐步提高，各行各业档案管理工作正在不断发生深刻的变化：从传统的手工管理方式向现代化管理方式转变；从长期封闭型、半封闭型向开放型转变。

　　但是，我们应该看到，全国法院系统的档案信息化建设还落后于其他行业、部门；法院档案信息化建设还处于初级阶段，档案信息化还是初步的、尝试性的，档案信息化程度偏低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，还不能完全满足司法审判和社会发展日益增长的需要。

　　为切实实现法院档案现代化，必须全面关注各方面条件的发展，并在有可能的范围内创造条件，根据条件成熟情况，不失时机地推进法院档案信息化建设的进程。

　　1、外部条件

　　I、经济条件

　　进行法院档案管理现代化建设，首先涉及的是经费投入的问题。无论是采用现代化的技术设备，还是改善档案库房的保管条件，都离不开资金，尤其是数字档案系统的建设，更是以经费的大量投入为前提的。

　　II、科技条件

　　法院档案信息化建设是以高科技手段为基础的，因此，科技的采用决定着法院档案信息化建设的进程和水平。

　　III、社会档案意识

　　档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观反映，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质和作用的认识。档案意识，包括社会上对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。

　　档案意识对法院档案信息化建设乃至档案工作的发展起着主观能动作用。事实证明，档案工作水平高、信息化建设进程快的地区和部门，都与该法院正确的档案意识占主导地位有直接的关系，即利用档案意识强，重视档案工作和档案信息化建设，特别是与领导对档案及档案工作的重视程度有很大的关系。

　　2、内部条件

　　I、档案管理业务和技术标准化

　　档案工作领域中的“标准”，是指以优化档案工作为目的，以档案工作实践经验和相应条件为基础，对档案工作中具有多样性和相关性特征的事物所作的统一规定。它是通过充分调查，经过专门的程序，以文件形式颁发的。因此，档案管理业务和技术标准化，就是对档案管理业务技术活动具有多样性、相关特征的重复事物制定和实行统一规定的过程。

　　II、档案人员专业化

　　法院档案工作人员专业化，意味着档案工作人员一般需要具备以下素质：

　　一是政治素质。档案工作人员特别是法院档案工作人员，必须要有过硬的政治素质。有一定的政治敏感性和较强的思想作风；要有尊重档案、遵纪守法、严守机密，甘为人梯的职业道德。

　　二是专业素质。首先作为档案工作者，要履行档案专业的能力、智力、成绩、学历和资历等，这是完成专业任务的保证；其次，作为法院的工作人员，有需要具备相关的法律专业素质；第三，随着法院档案信息化建设的日趋推进，计算机方面的知识也越来越重要。总的来说，法院档案工作需要的是具有较强档案专业知识的综合性人才。

　　二、    全州法院档案信息化的现状

　　目前，全州法院的档案信息化建设总体上还处于起步阶段，这一现状与当前信息化发展的要求不相适应，面对新形势，法院档案工作如何运用现代信息技术，加快档案信息建设的步伐，全面推进档案信息化、数字化和网络化，最大限度地发挥其经济效益、社会效益，有效地为司法审判、社会公众提供服务，是摆在我们面前的一个急迫解决的新课题。

　　（一）、全州法院信息化建设现状

　　全州法院大力推进案件信息化管理。积极推广网上办案，中院机关、泸溪、保靖、龙山、古丈法院统一启用了审判流程管理软件，所有案件材料、证据信息、庭审记录和裁判文书全部上网，真正做到网上立案、网上流转、网上审批、网上监督；确定专人对所有案件进行审限跟踪，对临界案件及时警示、催办，每月编发审限跟踪通报，有效避免了超期立案、超期审理、超期复查、超期执行等违法审判行为。保靖法院借助《法院综合信息管理系统》，全面推行绩效管理和岗位目标管理考核，实现了司法统计数据自动生成，有效提升了系统的使用效益。

　　全州法院在州委、政府的支持下，在上级法院的帮助和指导下，经过几年的信息化建设，现已经建立了较为完善的信息化应用系统，同时也为档案信息化建设完善了局域网、电子计算机等硬件基础。但总的来说，全州法院较为系统的档案信息化建设未全面铺开，使得我州法院档案信息化建设相对滞后。

　　（二）、全州法院档案管理机构设置及人员配置情况

　　目前，全州法院在档案管理部门设置方面，8个基层法院基本相同，均在办公室下设档案室对档案信息进行专门管理。从人员结构情况来看，全州法院共有从事档案管理的工作人员12人；在档案管理人员中，从年龄结构方面统计，51岁以上的4人，占33.3 % ，36-50岁的7人，占58.3%，35岁以下的1人，占8.3%；从知识结构方面统计，具有大专以上文化程度的2人，占16.7%，中专含高中、职业高中文化程度的10人，占83.3%；档案专业程度方面，大专以上档案专业2人，占16.7%，受过档案专业培训2人，占16.7%，未受过档案专业培训8人，占66.7%；具有审判资格的1人，占8.3%。

　　根据最高院出台的《人民法院档案管理办法》第二点第六条规定“各级人民法院档案干部的配备，参照劳动人事部、国家档案局的有关规定，从法院目前的实际情况出发，现以保管档案一万卷（件）设专职档案干部一人为基数。超过部分每超过一万五千卷再增配一人。”以中院为例，现阶段中院诉讼档案已达近七万卷，按规定应配备五名档案干部，然而实际上中院只有两名档案管理人员，已经远远不能适应法院档案管理特别是信息化建设的要求。

　　（三）、全州法院档案信息化建设存在的问题

　　1、资金保障问题。

　　信息基础设施和网络通信设施的配置是整个档案信息化工作顺利开展的基础。要解决档案信息资源开发中面临的信息录入、信息存储等问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、电子设备，例如服务器、高速扫描仪、磁带机、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备、模数化终端组合电器等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投人。

　　然而全州法院档案信息化建设资金非常有限，无法满足购置大量信息基础设备的要求，档案资金不足成为制约法院档案信息化建设发展的最大问题。

　　2、缺乏高层次档案信息化管理人才。

　　档案信息化建设需要具有丰富档案管理知识的复合型人才。目前全州法院档案管理人员基本能满足一般档案数字化管理的需要，可以熟练操作微机，了解网络知识，灵活使用档案管理软件，能够胜任文档的存储、编辑、利用等工作。但若全面启动档案信息化建设，现阶段的人员配备明显不够，不能满足开发档案资源等信息化的需要，因此招收档案专业性人才也就势在必行了。

　　3、思想认识不足。

　　少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案升级，也是办公室档案人员的事，与己无关。

　　然而随着办公OA系统的应用，档案管理提前介入到电子文件产生的过程中，一个案件从立案开始，直到诉讼终结，其过程不断地生成纸质诉讼档案与电子文件（二者并存状态），而电子诉讼文件可以通过端口接收直接形成电子诉讼档案。因此，档案管理并不只是档案管理人员的事，它与诉讼档案产生形成的全过程都有非常密切的联系。因此，要做好档案信息化工作需要其他办案干警的共同配合、协助，才能真正实现档案信息化建设。

　　4、采用档案管理软件问题。

　　目前，档案信息化管理系统多样，博士扬丰的档案信息管理系统软件、瑞星的档案信息管理系统软件、九思软件等不一而足，选取哪一套软件作为本院信息化建设的系统还需要经过较为细致的调查研究，一方面需要和全院OA软件有较强的兼容性，以更好服务本院审判业务顺利发展；另一方面还需要和全省法院档案信息化建设的软件相适应，以避免以后出现更换软件的情况。

　　三、全州法院做好档案信息化建设工作的对策

　　（一）、取得州委、州政府重视和支持是法院档案信息化建设发展的关键。

　　档案信息化建设，需要以资金为基础，而资金正是制约我院实现档案信息化建设的一个重要瓶颈。因此争取得到州委、州政府的支持，对于取得法院档案信息化建设专项资金具有重要意义，也是全州法院档案信息化建设得以健康运行的基本保障。

　　（二）、档案信息化建设应坚持加强组织领导。

　　应把档案信息化建设作为长效工作重点计划来抓，成立档案工作领导小组，由主管院长为组长，形成以院领导分管、办公室主任主管、专职档案员具体管理的组织网络，明确责任和分工，形成合力，让大家充分认识到加强法院档案信息化建设对于服务司法审判业务，提高审判质量和效率，实现为民服务的重大意义，逐步把法院建设的战略重点扩展到档案信息化建设上来；认真做好全院干警的思想工作，统一认识，取得广大干警的支持和配合，为档案信息化建设打下坚实的群众基础。

　　（三）、积极交流，学习经验，弥补技术力量不足。

　　全州法院档案室人力、技术资源十分有限，很难满足于档案信息化建设工作的需要。

　　因此首先，我们一方面需要借助州档案局的人力、技术资源，相互合作，做好档案信息化建设工作，为以后档案室升级做好准备。

　　其次，诉讼档案作为一种专门档案，相对于文书档案而言，它具有自身的特殊性，我们应该向已完成档案信息化的法院学习考察，特别是省高院及长沙各区县法院学习，交流档案信息化建设经验，以解决电子诉讼档案的特殊性问题，真正做到结合实际开展档案信息化建设。

　　（四）、加强法院档案信息标准化和规范化建设，为档案信息化建设提供必要条件。

　　法院档案主要以诉讼档案为主，它具有自身的特殊性。因此，全州法院档案信息化标准规范建设必须是诉讼档案信息化标准规范建设，它的主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对诉讼电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对文件档案信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

　　法院档案信息化必须建立在上述有关标准规范的基础上，才能保障档案信息化建设工作的有序和谐发展。因此，档案信息化建设必须加大制定标准规范的力度；对已经出台的信息管理共用标准、纸质文件档案管理标准和电子文件管理专用标准及规范（如《磁性载体档案管理与保护规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《诉讼档案数字化技术规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》等），加以不断完善和改进。全州各法院也应结合本县市实际制定相应的管理办法和措施，遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准和规范的术语进行规范整理。

　　（五）、增强保密意识，采取有效措施，构筑档案信息网络安全防护体系。

　　全州法院应树立科学正确的档案信息安全观念，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本院档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息安全防护体系。

　　我们需要采取有效的安全保障管理制度和先进的技术手段，确保档案信息安全。一是加强内部管理，对现有制度进行认真清理，完善档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的制度，建立档案部门和信息部门人员专项管理制度，加强督促，定期考核，确保各项制度能够正确执行；二是不仅采用传统的纸质档案的保护修复技术，而且还采用电子文件和电子档案的密码技术、访问控制技术等，这些技术共同构筑档案信息的安全保障，以提高安全防范能力。利用加密技术确保不可公开的电子文件内容的非公开性，这是多数情况下保证电子文件机密性的唯一方法；利用访问控制技术主要是保证包括电子文件信息在内的网络资源不被非法访问和非法利用。

　　（六）、加强高素质创新人才的培养，为档案信息化建设提供人才保障。

　　针对全州法院档案信息化人才队伍的现状，根据档案信息化发展的实际需求，必须以人为本，培养高素质创新人才，为档案信息化建设提供人才保障。

　　首先要改变观念，树立正确的档案人才观。人才是档案信息化建设的关键，因此，法院要把培养档案人才，建设档案队伍，提高档案管理人员的素质放在首位。其次是通过各种渠道，加快信息化人才的培养工作。根据本院档案工作特点，对档案管理人员进行档案业务及现代化管理方面的培训，培养和造就一批既掌握法院档案管理知识，又了解信息技术等现代科技知识的复合型人才，档案馆工作人员逐步向“专家型”转化，它更多地需要一批素质较好的“档案信息专家” 和“网络专家”，以更好地应对信息化时代法院档案管理工作的发展需要。

　　总之，随着诉讼档案业务向着专业化、信息化方向发展，诉讼档案管理工作在信息时代的审判活动中将会占有越来越重要的地位。法院诉讼档案管理体系如果能够及时改进组织架构，实现科学有效的统一领导、分级管理，及时抓住科技强院的有利时机，真正实现诉讼档案信息化，将不仅会给法院档案管理工作自身带来便利，还能够将全社会稀缺的法律资源实现共享，在更高层面上推动审判工作的公平、公正与高效，进一步推动全社会的法制化进程，为构建和谐社会做出积极的贡献，这正是当代法院档案管理工作人员的职责所在。

　　

　　

　　

　　参考文献：

　　【1】傅荣校，档案管理现代化，浙江大学出版社，2002年8月

　　【2】卫建萍、高忠伟，上海法院：实现电子诉讼档案跨院查询，人民法院报，2010年4月1日

　　【3】余建华、孟焕良、王莉，浙江杭州中院加强档案信息化建设、创新司法管理机制，人民法院报，2010年6月21日

　　【4】吴宏斌，关于人民法院档案信息化建设之我见，岑溪法院，2011年3月2 日

　　【5】人民法院诉讼文书立卷归档办法，1984年1月4日

　　【6】人民法院诉讼档案管理办法，1984年1月4日

　　【7】关于人民法院诉讼档案保管期限的规定，1984年1月4日