陈冬林  石门县档案局

摘要：本文阐述了县级综合档案馆如何开展数字化档案馆建设工作。从目前县级综合档案馆的现状、认识、面临的困难以及应采取相应对策措施进行剖析研究，结合本县实际提出了建设构想。

　　关键词： 数字化 档案馆  建设  构想

　　

　　国家档案局对"十二五"期间全国档案信息化建确定的目标任务是：贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设。可见，档案数字化是档案工作"十二五"期间的主要内容，数字化档案必将成为档案的主要存在形式，数字化档案馆将成为档案馆发展的新方向。笔者以我县为例对中西部欠发达地区建设县级数字档案馆进行了认真调研，并对当前的现状、存在的突出问题以及应采取的对策措施进行了深刻剖析和思考，提出了适合我县实际的建设构想。

　　一、现实状况发人深思

　　当前，改革不断深化，经济在不断发展，社会在不断进步，各行各业都在改革、创新，档案事业是社会机体的组成部分，它必须与社会建立起共存、互助和协调的关系，因此，档案工作也必须打破陈旧的工作方式，步入创新之路，这就是时代的必然要求。

　　一是人们的档案意识越来越强的需求。随着社会的进步，人们的档案利用意识越来越强，对档案内容的要求也越来越多，要求提供利用的档案，不仅是文书档案，更需要科技档案、专业档案、声像档案、实物档案以及具有民族、地方特色的档案等等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。随着档案贴近社会，贴近群众，人们更需要档案馆提供有关政策性、法规性、公益性、服务性等与人民群众关系密切，又能够公开的现行文件。他们要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，这就给档案部门和档案工作者提出了更高的要求。

　　二是加强档案资源建设的需求。一方面，随着社会档案意识的普及，经济核算、经济效益观念的增强，许多非国有企业、社会团体、民间新经济组织乃至个人，都将十分珍视自己的档案资料。他们或因规模小，不具备建立专门保管档案的管理机构的条件，或因经济效益考虑，为了达到既省钱、省力，又能安全妥善管理档案的目的，都希望国家综合档案馆能为他们代管本属于他们自己的档案。另一方面，随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案馆不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案。

　　三是提高档案服务机制的需求。随着计算机网络的发展，档案利用者希望能通过网络查阅利用档案资料，可少跑腿、少花钱、少抄写，过去那些落后的服务方式必然淘汰。

　　目前我县档案馆未建馆藏档案目录数据库，检索还是通过案卷目录途径查找纸质档案，工作人员凭经验查目录、再找到库房和档案资料存放柜取得档案利用；网站情况虽建立了档案信息网站，但网站设置不够科学全面，内容更新不及时，信息量不大，浏览受众面不大；局内服务器，系统软件、数据库系统及其它第三方应用软件都还不很完备，还远远不能适应数字档案馆建设的需要。针对以上问题，采用文字识别、存用分离、纸质、照片、声频、视频档案数字化加工、制作相应数据接口等手段，建立电子档案及现行文件数据中心，实现对档案文件级的管理和现行文件的在线接收。

　　二、科学建设任重道远

　　笔者认为一个真正的数字化档案馆就应该具备下列几个基本形态特征：

　　1、要有丰富的数字化档案信息资源。数字化档案馆是以计算机技术为基础，方便迅速地为用户提供详实的有价值的数字化信息。它首先利用存贮量大的信息存贮技术把各种门类的馆藏档案信息加工成计算机可识别的数字化档案信息资源，从而利用高效的信息检索及浏览技术把信息资源提供给使用者。随着网络技术的发展，馆际间的交流不断深化，馆室之间、室室之间、多馆联合的、跨区域的数字化档案馆将会在Internet上、政府网上、局域网上实现共享。

　　2、要有相应健全的信息资源管理。数字化档案馆与传统的档案馆一样，也具有对保管范围内的各类档案信息的收集、整理、编目、保管、利用等基本功能，对信息资源的管理应有一定的系统性、完整性、成套性、动态性等具体要求，成为服务社会档案信息集合的中心。

　　3、要有完整的信息提供系统。建数字化档案馆的目的就是为档案利用者提供档案信息服务，必须具备完整、快速、简便的大众化信息提供系统。不仅要提供简单的编目信息和二次档案信息，还应提供完整的档案内容。数字化档案馆的信息提供系统应包括两个部分：一是以提供检索服务为目的档案信息检索技术系统；二是全文档案（包括文字、照片等）的信息资源保障供给系统。

　　4、要有保障信息化开展的专业队伍，明确档案信息用户至上为根本的服务宗旨。这就要求专业人员的业务素质，在考虑和处理问题时，要处处以档案用户的使用方便为基础，这与我们以前传统的档案自动化不同。数字化档案馆面向档案信息用户实现数字化，而不是单纯面向档案馆工作人员的自动化。

　　5、要有开放友好的共享接口。数字化档案已经逐步溶入互联网中，必定要突破单一的系统结构，与社会其它信息服务系统融合，走向开放的网络化大系统。因此单一的数字化档案馆必须具有开放友好的共享接口，能随时随地与任何系统相互交互，实现无限的信息交流与共享。

　　6、要有安全可靠的档案信息管理系统。一是保障档案馆数据库和信息传递中的安全：二是数字化档案馆要确保档案信息的真实性、可靠性，要与一般的信息提供者相区别，能够给档案用户足够的可信度与安全感，使用户把档案馆当作信息服务的权威机构。因此，一个数字化档案馆只有完全具备了上述的几项基本形态特征，才能称得上是真正的数字化的档案馆。

　　根据以上要求，笔者认为我县数字档案馆建设的思路应该是：明确一个目标，处理四个关系，遵循九条原则。

　　（一）明确一个目标：总体目标是：在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则上，立足最先进的信息技术、网络技术和全新的发展思路，逐步建立起全县档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和政府、企业、事业、社区、家庭等档案管理的模式，建立县直机关、乡镇、村级三级档案目录资源库、现行文件资源库、电子全文资源库，最终形成基于各种网络（局域网、政务网、公务网、因特网）平台上并覆盖全县的档案信息资源共享的具有一定规模的分布式数字信息系统，不断满足档案利用者和档案管理者需求。

　　第一期（2011--2012年）

　　1、对我县的档案信息化建设基本情况进行调研，全面掌握和分析县内多个立档单位和部分企事业单位的档案信息化现状，在此基础上完成我县“数字档案馆”项目的整体规划和分期建设方案。

　　2、研究建立数字档案馆相关标准体系，在充分调研的基础上确定标准化建设总纲，搭建基本框架，同时在参照国家和市档案局有关标准的基础上结合我县的实际情况制定《各类档案（包括专题）数据结构标准》、《脱机电子文件移交要求》、《电子文件归档技术规范》、《纸质档案数字化扫描规范》、《OA系统和业务系统归档接口标准》等标准。

　　3、结合县档案局局域网的应用情况，本着“先进、合理、节俭、适用”的原则规划相关硬件设施建设，配备必要的主机服务器、核心交换机、网络存储系统、备份系统、安全系统及相关系统软件，确保应用系统稳定、安全、高效的运行。

　　4、按照国家有关标准要求，完成机房功能改造，做到合理规划和部署。

　　以档案馆应用为主体，开发建设“档案馆信息资源管理系统”、“数字化加工处理系统”、“电子阅览室”、“触摸屏导读系统”等应用系统，实现馆藏信息资源全方位的收集、管理和利用。

　　5、加强资源数据库建设，完成档案目录录入、档案扫描加工、音像带模数转换和DVD光盘处理的工作，不断丰富和完善档案信息资源。

　　第二期（2013--2014年）

　　1、对公务网、政务网的基础设施进行合理规划，结合实际情况在不同网络上配备必要的主机服务器、核心交换机、网络存储系统、备份系统、安全系统及相关系统软件，确保应用系统稳定、安全、高效的运行。

　　2、以信息服务和数据共享为目标，依托公务网、政务网平台，建立面向全县政府部门的档案应用，开发建设“虚拟档案室”、“馆室交互平台”、“档案利用服务平台”、“电子文件中心”、“数据接收管理平台”系统，逐步规范全县各级档案部门的应用和管理模式。

　　3、继续加强资源数据库建设，完成档案目录录入、档案扫描加工，不断丰富和完善档案信息资源。

　　4、通过精心组织、合理宣传、狠抓培训，切实推进各种应用系统在全县档案部门的应用，确保取得实际效果，充分发挥档案的社会价值和经济价值。

　　第三期（2014年--2015）

　　1、对公务网、政务网、因特网的基础设施特别是安全设备进行配置，保证系统及数据安全；重点更新因特网的设备配置，以更好支撑门户网站的运行。

　　2、开发建设档案馆“行政事务管理系统”，实现档案馆日常事务的全方位规范化、自动化管理。

　　3、开发建设“档案利用服务平台”，实现档案信息面向全县政府部门的推广应用。

　　4、对档案局“网站信息门户”进行升级改造，实现内外网信息交互、网上信息采集、网上办事功能，更好为社会公众服务。

　　5、继续加强资源数据库建设，完成档案目录录入、档案扫描加工，不断丰富和完善档案信息资源。

　　6、切实推进各个应用系统的部署实施，加强培训，确保取得实际效果，使档案部门人员、县直机关人员和社会公众都能实现网上档案信息共享利用。

　　（二）处理好四个关系：

　　1、处理好现实与发展的关系。重点做好如下几方面工作：一是注重总体规划，形成近、中、远三套发展策略，有计划、有步骤地开展档案信息化建设；二是做好基础设施的规划和建设工作，为档案信息化工作奠定基础；三是注重各类标准的制定工作，标准先行，确保档案信息化的顺利进；四是有计划地开展档案应用系统的建设，形成完整、实用的分布式应用

　　系统；五是做好相关政策导向、档案理论、组织机构、人员等方面的规划与建设。

　　2、处理好规模与效益的关系。主要做好如下几方面的工作：一是各级档案馆应设置专门机构，负责本地区档案信息化建设，形成直上至下的管理、指导、合作、协同体系，保证规划和建设项目的有序进行；二是本着资源节约的方针，合理规划和利用现有网络资源、硬件设备、软件系统等，避免浪费；三是在购置新的设备和开发新的应用系统时，要注重统筹考虑，按现有实际情况办事，充分考虑人员、资金等现实情况，避免盲目投资。充分发挥现有设备和系统的效率，使其产生实际的社会效益和经济效益，避免隐性损失。

　　3、处理好传统与现代的关系。主要做好如下几方面的工作：一是做好传统档案的管理，同时充分运用现代技术，改造传统管理；二是大力研究电子公文、电子文件的归档及管理，逐步过渡到以无纸化办公为主体的模式。三是注意做好传统管理和现代管理的结合，使二者相互补充和完善。

　　4、处理好硬环境与软环境的关系。主要做好如下几方面的工作：一是档案部门在做好本职工作，以成绩赢得上级部门的认同的同时，应注重做好上级主管部门的工作，争取得到领导的理解和对档案信息化的有利政策支持；二是注重各类档案信息化标准的制定，做到标准先行，为档案信息化奠定基础；三是注重建立合理的档案信息化机构，形成直上而下负责体制，充分档案信息化；四是注重档案信息人才的培养，形成培训、引进、交换等人才培养机制；五是注重与上级部门的协调，取得资金支持；六是注重档案信息安全，研究和制定安全解决方案、在物理层、系统层、应用层、管理层几方面做好档案安全管理工作；七是注重多学科的综合研究，在研究总结基础上，不断形成档案信息化的新理论、新方法、新思路，推动档案信息化向更高层次发展。

　　（三）遵循九条原则：

　　在系统方案设计中，主要遵循以下原则：1、可行性和经济性。在不突破投资规律的前提下，充分利用现有网络资  源、硬件资源和其它相关资源，尽可能地选用当今先进的方案、技术和产品，以有限的资金投入，达到最佳性能价格比和最优平衡点，最大程度地发挥投资的社会效益与经济效益，以最佳途径切实可行地提高档案的现代化管理水平和提升社会和个人的服务水平。2、系统的先进性。所建设的系统采用目前IT领域中稳定高效、应用广泛的计算机、网络、档案数字化加工设备，和先进成熟的信息采集、处理、存储、管理、发布与安全技术、数据库技术等作为软件集成环境，充分吸取和利用先进成熟的、富于生命力的技术成果，建立一个高起点并有良好伸缩性的系统，能满足档案管理工作今后一个时期（至少3~5年）内不断发展的需要。3、系统的实用性。系统设计以业务需求为主导，以完整地实现系统预期功能为目标，无论是在实施方案规划、应用平台构建、功能模块设计还是在产品选型方面必须做到能够满足档案管理的核心业务逻辑需求和实际运作情况，力求专业而实用、具更高的工作效率和可操作性，具备正确、及时、完善的信息采集、处理和管理、综合利用、统计分析等强大处理能力。4、系统的规范性。系统设计参照或遵循电子档案管理的专业技术标准、通用业界标准和档案管理实际需要，在业务规范、业务流程、数据格式、保密性能等方面确保系统使用既方便又安全、既规范又灵活。5、灵活性和可扩展性。系统设计中要考虑整体系统有足够的灵活性与可扩展性，采用流行的模块化结构设计思想，能通过自扩展的方式适应图片资料信息的变化，便于扩展升级、延长系统的生命周期；加强可移植性与接口规划，提高效率和缩短开发周期，在业务需求变化时能在最短的时间内实现新的需求。6、系统的安全性。信息管理工作是一项严格的工作事务，所设计的应用系统应在信息的处理、存储、管理、分类和安全分级和授权查询方面提供安全的、有效的、统一的、细致的权限管理、身份认证和审核机制，确保系统安全，确保信息的原始真实性；提供完善的数据备份方案以及集中的系统监视与系统日志，使运行状态一目了然、有完善的事后监督记录文件。7、系统的稳定可靠性.稳定可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。系统硬件宜选择高速、稳定、可靠的档案数字化加工设备和计算机、网络设备，软件系统建立在稳定、可靠的操作平台和数据库平台上，同时为数据库系统提供严密的备份机制和灾难恢复机制，充分保证数据系统的流通透明性及安全可靠性，保证整个系统在发生外界干扰、用户操作失误及其他局部环境影响时，仍能正常工作。8、易维护性与易操作性。系统要有较好的易维护性和较低的维护费用，而且操作简单、直观，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术。采用B/S、多层体系结构，在保证用户基本操作的前提下，给档案馆管理员有更多的自主管理功能；同时配有完备的人员培训体系和技术支持体系，完美的售后服务计划，让系统的维护与操作更加快捷和简单。9、系统的开放性。系统坚持开放性，无论是网络操作系统、网络协议、软件体系结构，还是传输介的格式按国家档案局制订的元数据标准格式定义，保障在将来较长时间内可以达到通用的目的。