罗立春   桃源县档案局

　　摘要：高新技术发展的时代，信息化已经深入到社会每个角落。随着办公自动化电子政务的推广应用，电子文件成为党政机关，企事业单位文件生成的主要形式，进而成为国家档案信息资源的主要源头。如何证实当前电子文件管理现状，跟踪保存“电子化历史”防止“历史失落”、“记忆断代”，加强电子文件的管理是档案部门的重要工作内容。

　　主题词：电子文件管理   

　　一、当前电子文件管理现状分析

　　今天的电子文件就是明天的电子档案，和纸质档案一样同样记载历史，继承着文明，在电子政务发展的时期，跟踪保存“电子化历史”是档案部门的责任，今年4―5月我们桃源县档案局结合每年一度县直单位等部门档案工作的年检年审工作对全县200多家单位的办公自动化系统、文档一体化、电子文件规范管理等工作进行了调查，调查发现普遍存在着责任不明，信息封闭，管理不到位，安全隐患等问题。

　　1、责任不明。这些年来我县大力推行电子政务，全县各级各单位按照县政府信息化建设要求，购置设备，配备人员，承担本单位信息化工作职能。大多数配备的人员不具备电子文件管理的能力，对电子文件的管理处于有心无力，股室交什么就接受什么的被动状态。县直单位是如此，县档案行管部门也是如此。县档案工作行政管理部门档案局由于没有法律依据，没有管理电子文件的底气，导致档案部门建立电子文件中心的要求不是被县政府领导敷衍就是拒绝，这也在客观上形成了档案行管部门、县保密局、县工信局（原县信息化办）多个机构管理电子文件，实际上没有管理的局面。

　　2、信息封闭。随着信息化社会的高速发展，电子政务的稳步推竞，县直各部门行业都采用信息技术提高社会服务的质量和水平，大都建立了各种各样的信息系统。象从中央到地方的统一业务流程和系统的金融行业，象在本管理内实行分片统一的法院，象本区内实行统一的工商部门，但有的没有统一的方案，实施起来各行其是。网络系统的软件品牌放任自流，因此各单位、各行业建设的这些信息化、网络化、办公自动化系统形成了一个个独立运行的系统。由于基本上实行封闭式运行，数据格式不统一，这些系统产生大量的电子文件信息，都只能在本系统运行，造成信息割据的现状，各自为政、各行其是的信息割据局面具有很大的危害性。一是浪费大，信息割据，实际上隐藏着严重的重复投资，重复建设问题，相同的行业、单位以及相关的部门有着紧密的工作和业务联系，在信息化建设项目中少不了根据各自需求设计的应用软件系统。视系统大小其投资单就一项，少则几万，多则上十万、上百万，甚至上千万。二是信息资源共享难，应用系统中的各种文件数据类型，数据格式五花八门，县委、县政府、两办规范性文件就有不同，县委办公室发文采用16开，相应的电子版没有规定其版式结构，采用纯文本格式；县政府办、发文则采用通用国际版A4纸张，其相应的电子公文版式、格式规定统一采用北大方正的格式及字库。三是信息数据交换难，由于部门、行业各自为政，各行其是，所用软件不统一，各类电子文件只考虑本部门单位的需要，其结果必然导致信息数据只能在本单位有效，这就象空中漂浮的朵朵白云，高度不一、大小不一。要想把各部门单位的数据连接起来，形成一个大的信息  ，就要涉及包括系统在内的各系统间的数据问题，我们县档案部门做了一个测算，如果全县200多个单位按照法定进馆时间计算，移交档案的同时同步移交电子数据，且数据格式均可接收，那么档案局需要配备5名专业技术人员，用1年时间进行数据转换工作，否则就需要将所有机关的运行该类数据的应用系统一并接收，显然是做不到的。

　　3、管理不到位。调查的情况来看，除了部分单位对电子文件有相关管理制度规定外，大多数单位处于混乱无序状态，主要问题是：一是短把注意不能治本，没有一个长远的、全面的规则打算，只顾眼前，部门每年形成的资料，文书档案等最终按照《档案法》是要进馆保存的 。而部门单位很少邀请档案部门一起参与应用系统的设计规则，虽然档案部门再三强调，但由于档案部门的职能弱，多数单位在应用系统设计时不征求档案部门的意见，其结果就造成档案移交时的电子文件不能归档为电子文档。它缺乏包括电子文件元数据在内的能保证其原始性、真实性、完整性的数据。二是去向不明的问题，有的部门经常涉及县里的重大活动，从活动的筹备到结束，除了相关的电子文字资料，还有大量的照片，录音录像等媒体资料，这些都是原始的资料，这些资料按常理应该由承办单位的采集人员交单位办公室（档案室）或直接移交档案部门，但大多数没有这样做，都成了个人资料，使国家的信息资源遭受到不可估量的损失。三是缺乏保障，首先，有的单位没有保存电子公文，其收、发的电子公文都随意删除；其次，电子公文的存保着载体为计算机硬盘、移动硬盘、U盘，这些都可以随意增、删、改等，难以保证文档的原始性、真实性和完整性；第三，电子公文处于文秘人员自行管理状态，极易造成硬件环境、软件环境、文件格式等背景信息不全甚至无法利用的问题，而且文秘人员调动频繁，有些电子文件数据也可能随之而去；第四，电子公文没由形成的部门保存，没有按时脱机集中统一保管和异地备份，一旦计算机网络系统出现问题，极易造成数据的丢失；第五，电子公文没有履行归档程序，将来一旦没有纸质档案，就会出现电子公文不可用或不能作为凭证和依据使用的现象，造成无法挽回的结果。

　　4、安全有隐患。首先，脱机载体使用比较随便，很多单位使用这些保存介质时，没有分类、分人、分事，分时，分地使用，有的同一个载体什么内容都有，有的同一个载体什么人都用，什么设备都插，使用的随便性到处都能看见。其次，有些单位对存储载体不择内容、品质、类型，只要可读就用的现象到处可见。第三，计算机的网络系统也不管内外有没有什么区别，网混现象时有发生。这样有可能带来病毒和外部的侵扰，使信息的安全和系统的安全没有保障，造成隐患。

　　二、采取有效措施，加大管理力度

　　通过对电子文件管理的深入调查，分析当前存在的问题，我认为电子文件的管理，要像管理纸质文件档案一样按照《档案法》的要求进行分级集中管理，才能使之落实到实处。为此，要采取有效措施，加大工作的力度。

　　1、地方立法，明确管理的主体。明确各级档案行政管理部门为当地电子文件管理的主体地位。并对电子文件的收、管、用方面进行必要的界定。

　　2、县委、政府出台相关规范性文件。约束下属单位，督促其电子文件管理纳入工作的议事日程，并严格进行目标考核，同时纳入档案局年检执法检查的主要内容。

　　3、建立县电子文件管理中心。行使本县电子文件“收、管、用”管理职责。同时建立全县统一电子文件“收、管、用”的应用系统。电子文件中心要围绕两个方面开展工作，一方面在电子政务和办公自动化环境中生成的电子文件要像纸质文件一样得到永久保存或长期保存。另一方面社会发展的过程中，对国家和社会具有保存和利用价值的电子信息，实行集中采集、分类、整理、归档、统一管理，以便在信息公开时确保资源共享。

　　4、全面考虑总体规划。电子政务总体规划要突出档案信息化建设内容，电子政务的工作内容实际上就包含了电子文件的管理，电子文件的管理又是档案信息化建设的关键。只有档案的信息化建设纳入了电子政务或全县信息化总体规划，才能统筹兼顾电子文件和档案信息资源的整合与利用。

　　5、制定标准规范操作。按照统一的标准将来管理电子文件，由地位标准计量质量监督管理局出台具有较强操作性的电子文件统一规范管理的地方标准，由档案行政管理部门与政府信息化管理部门适时制定配套的业务规范，确保电子文件数据类型、格式的统一，有效防止数据格式在源头上就出现混乱的局面，使电子文件的数据在往后的管理使用过程中系统流畅运行，转换顺便。

　　6、做到文档一体管理。根据当前的网络技术可以实现电子政务平台上的文件交换中心与电子文件管理中心整合，进行无缝连接电子政务平台上党政机构的办公系统、电子文件中心系统、档案管理系统。在内外网设立电子文件交换中心，使其他企事业单位通过文件交换中心与电子文件中心进行连接，经过电子文件中心的规范整理进入档案管理系统，从而全面实行文档一体化的管理。

　　7、与政府信息共同公开，避免电子文件的公开与政府信息公开脱节，重复劳动。采取文档一体化的管理形式公开政府信息，使其政府信息公开内容一旦向社会公开就具有档案的属性。确保其信息的权威性、一致性和完整性。政府信息公开的同时，也要求各单位电子文件管理与政府信息公开紧密结合，与档案管理紧急结合。

　　8、配备专业人员，稳定队伍。目前电子文件管理的各类专业人员在我们桃源可以说是奇缺，单位的档案员调动频繁，人员不稳定。少数单位较稳定的人员则年龄结构严重老化，且从事电子文件管理也半路出家，很难适应信息化建设的要求，信息化人才队伍是档案信息化得以持速发展的前提条件，县组织人事部门要着眼长远考虑，想方设法帮助档案部门配备专业人员。在解决基层单位的档案员待遇问题上采取多途径解决。比如不用提拔升迁解决待遇，可以考虑晋升职称解决待遇。这样稳定好队伍，同时重视信息化人才的培养，结合实际制定详细的培训计划和进人计划。