高职院校档案网站建设现状分析与对策研究（第十九次论文评选二等奖）
高职院校档案网站建设现状分析与对策研究
郭玲，张艳红 湖南环境生物职业技术学院
摘 要 本文通过对湖南省高职院校档案网站建设的抽样调查，分析整个高职院校档案网站建设的现状，并提出了初步建议。
关键词 高职院校 档案 网站建设
高职院校档案网站建设是高职院校档案信息化建设的最重要指标，也是展示信息化建设成果的重要平台。为了进一步提高我省高职院校档案网站的水平，更好利用现代网络技术为学校档案事业服务，有必要全面了解和掌握我省高职院校档案网站建设的现状。笔者通过对湖南省60所高职院校档案网站建设的抽样调查，分析现状，提出解决途径，为实际工作决策提供参考。
一、调查分析
为了更全面地了解湖南省高职院校档案网站建设情况，笔者利用百度搜索引擎，通过直接访问高职院校网站，对省内60所高职院校档案网站建设进行抽样调查摸底。基于客观的调查结果表明，当前的实际状况不容乐观。所有高职院校都建有校园网，但很多却没有档案网站，档案网站的发展速度跟不上校园网的发展速度。调查显示，抽样的60所高职院校没有一个学校建立了独立的数字档案馆（室），10所在学校的管理机构或教辅机构中没有设置档案馆 (室)；33所可以通过站内搜索找到与档案相关的信息或新闻；另外,17所学校根本没有找到关于档案的任何信息。
而对抽样调查中5所国家级示范性高职院校进行调查显示，建立档案网站数量为0，基本不存在档案网站建设，有3所在部门网站中设置了档案相关信息：长沙民政职业技术学院党政办公室网站的规章制度栏目中设置了学院档案相关规定；湖南工业职业技术学院、湖南交通职业技术学院党政办公室网站的服务指南栏目中设置了学院相关档案信息。用户可以通过这些信息对档案部门有一个初步的认识，并不能对该学校的档案部门和档案工作进行全面了解。而永州职业技术学院、湖南铁道职业技术学院主页根本没有找到关于档案的任何信息。
这说明大部分高职院校还停留在传统的档案利用方式上，没有通过网络扩大档案利用的受众面，创新档案服务方式。而这也从侧面上反映出，在我国高职教育迅速发展的同时，存在严重的文化缺失。“档案”作为文化信息的重要传承者，用最真实可靠的手法记录着教育发展的全过程。“档案网站”作为档案信息的新型载体，用最清晰直观的脉络演绎档案文化的内涵，却没能引起高职教育者的重视。
二、现状分析
1、主观原因
唯物主义认为，物质基础决定上层建筑。档案资料的原始积累就如同物质基础，直接决定“网站建设”这一上层建筑的层次水平。然而，一大批高职教育的管理者们在扩大办学规模的同时，并没有意识到档案对一所学校发展的重要性。在不少高职院校里，“档案”一词还鲜有耳闻，甚至有些高职院校对“档案”一词的最早追溯也就是源于近几年的各类大型评估，评估所需要的大量资料数据，让高职院校的管理者们意识到了“档案”的价值，高职院校的档案网站建设之所以如此落后，正是源于高职院校档案工作发展的滞后性。
2、客观原因
大部分高职院校建校历史只有30-60年，甚至更短，其中又有一部分是从中职转变过来，既没有高校规范的模式，又没有优秀的管理队伍，机构变动频繁，职能不清；另一部分则由中央各部下放过来，在教育改制的过程中，由于其改制前的非独立性，也直接导致了关于自身发展的史料积累甚少，档案工作依附性强，没能形成体系化。
三、建议
高职院校档案网站建设，是档案信息化的一个重要方面，为了保证其健康的发展我们建议采取如下对策：
1、转变思想意识
很多时候，观念意识同经济实力一样重要。信息时代的社会，高校管理者要深刻认识到信息化大潮的必然趋势，转变思想意识，高度重视档案网站建设的必要及重要性，把网站建设纳入学校日程。高职院校档案网站代表学校及档案部门的形象，也是学校和档案部门一种很好的宣传方式。高校管理者要重视档案信息网站建设工作，加大资金投入，给予大力支持，为高职院校档案工作的开展提供物质保障。加快档案信息数字化进程，把档案网站做到实处，切实发挥档案的校内及社会功用，实现档案的真正价值。
其二是全体教职工的档案意识。档案事业是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，是学校事业发展的一个不可缺少的方面。学院在改革与发展的双重背景下，势必产生大量的特色鲜明的教学、科研、管理及各项活动中直接形成的对学校和社会都有保存价值的文字、图表、声像等资料，而这些都将以“档案” 的形式保存备查，为广大用户提供服务。因此，在档案网站的建设中，有必要同时提高全体教职工的意识，使其更好地认识档案、档案工作、档案人员以及档案事业，认识到自身与档案相关工作的密切相关性，从而为促进档案事业的长远发展创造良好的意识条件。
2、了解广大档案用户需求
档案工作的根本目的之一是满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求，高职院校档案部门建设网站应必须打破档案工作历来收集什么就提供什么的被动利用方式，进行换位思考，首先高职院校档案用户是全体师生，我们就要了解师生需要什么，关心什么。针对行政管理部门，档案部门可以将校内规章制度、部门职责、组织沿革、大事记等进行数字化处理，方便学校领导决策和行政管理部门工作查考；针对教学、科研部门，可以建立相关本校的教学和科研方面的档案信息库，为他们进行教学、科研等提供参考；针对校内学生，可以通过反映学校发展历史和教学科研成果的照片、录像片利用多媒体在线点播，增强学生对所学专业学习的自信心和对学校的自豪感。
其次，校外用户也是一个不容忽视的网站访问群体。通过建立毕业生学籍数据库，用户可以查询毕业生的姓名、性别、籍贯、专业课程、学习成绩、奖惩情况等，大大方便了毕业生查询成绩和用人单位的学籍验证工作；网上视频教学、科研成果等对于校外的用户来说也是珍贵的专业信息资源。
另外，我们可以借助留言板或在线问卷调查等网络互动的方式，对校内外用户进行需求调查，在调查的基础上，有针对性的开发档案信息资源，提供特色服务，以丰富、个性化的内容吸引他们的关注，满足他们的需求。高职院校档案工作，包括档案网站建设都应该抓住“职业性”这一特点。高职院校可以充分利用档案网站建设，在具备传统功能的基础上，开发特色服务。一方面，高职院校的档案文化突出记载和延续了其特有的校园文化、管理文化及特定时期的社会文化。利用档案网站的网络优势和充足的信息资源优势，借助数据、图片、声音等多种媒介加强对高职院校职业教育的宣传力度，可以以“项目”、“专题”等形式进行深层次信息整合、编研，为受众提供更为系统科学的服务；另一方面，应该积极以“档案网站”为门户，努力开拓电子文件管理功能，彻底转变服务模式。
3、做好档案部门的自我宣传
高职院校档案部门应积极地推进档案网站的宣传工作，而不是被动地坐等被发现。具体来说，档案部门可以利用自身优势，通过发文、Emall等方式将档案网站的相关信息告知各兄弟院校，同时请求与其进行交换链接。档案部门也可以将档案网站信息发送到各讨论组、论坛等，使更多的人知道或了解该档案网站。同时，档案部门也可以登陆注册到著名的搜索引擎网站，如百度、搜狐、谷歌等，这样一来，注册的搜索引擎越多，网站被搜到、被访问的几率也就越大。此外，在政府信息公开日益提上日程、走向民众的情况下，档案部门也可以与各政府网站进行交换链接，这样，大量用户在关注政府网站的情况下，也能发现档案网站的存在。
4、加快档案信息数字化进程，加强档案信息基础资源建设
高职院校档案网站是一个信息类网站，充足的内容是其核心。高职院校档案部门应对现存档案信息，主要是将馆藏档案进行全面的数字化处理，这是高职院校的馆藏信息向数字式化转化的重要基础性工作。档案部门还应扩大档案信息的覆盖面，并及时收集电子文件，加快纸质档案的数字化进度，加快档案信息的数字化进程。注重数字化档案的收集、编研、管理、利用等工作，真正使高职院校档案信息在改革中发挥其应有的作用。把自己的网站通过校园网联入国际互联网，拓展档案利用服务范围，实现学校档案信息资源服务社会化，实现真正意义上的信息资源共享。
5、加强档案工作队伍建设
高职院校档案网站的建设涉及档案知识、计算机知识和网络技术。在档案工作部门，很少有档案专业理论知识深厚，网络技术又很精通的人。当前高职院校档案网站建设需要多种专业人才的群策群力，档案部门要利用高校师资的优势，积极学习和引进网络技术，培养具备图书、情报、档案学专业知识，又兼备现代计算机技术、信息技术和网络技术的复合型人才。
四、结论
通过对我省高职院校档案网站建设的剖析，笔者认为档案网站建设势在必行，这将是一项漫长而艰巨的任务，这些需要高职院校领导及各部门的重视与支持，加大对档案网站建设的人力、物力的投入。要从网站规划开始抓起，最大限度地发挥高职院校档案网站在教学、科研、管理中的全面应用。
参考文献：
[1]周亚.档案网站建设分析及对策研究[J]兰台世界,2009,（3）:16-19
[2]钟其炎,范园园.我国高校档案网站现状的调查与分析[J]湖北档案,2009,（1）:30-32
