数字档案馆信息系统与应用系统建设刍议

　　陈虹蓉  汉寿县档案局

　　摘要：现代信息技术和网络技术的飞速发展使社会信息数字化程度进一步加快，也使档案资源载体发生革命性变化，“数字档案馆”的概念应运而生，究竟何为“数字档案馆”，数字档案馆的构建需要涉及哪些层面和系统的开发和建设，笔者重点就其中的信息资源建设和应用系统建设的内容和模式做了详细论述。

　　

　　关键词：数字档案馆  信息系统  应用系统

　　

　　一、概念的提出

　　二十一世纪是信息技术迅猛发展的时代，计算机网络技术、多媒体技术和远程传输等现代信息技术的应用越来越深刻地影响社会生活的方方面面，我国档案事业的发展也不例外。早在2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》就把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，数字档案馆的建设由此提上日程，数字档案馆的研究也初见端倪。何谓数字档案馆？对这个基础性概念各学者理解的角度不一，说法也众说纷纭，有的学者将档案档案馆定义为超大规模的、便于使用的、没有时空限制的的“信息空间”和“信息环境”；有的则将数字档案馆定义为“信息仓库”、“数据中心和数据交换站”，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问并获取这些信息；还有的学者认为数字档案馆应当是利用数据库技术、数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理、交换与发布数字档案信息的档案信息管理与服务机构。可以说，目前档案学界对于“数字档案馆”尚未形成统一的认识，但学界可接受的观点是将数字档案馆作狭义和广义地理解：广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体；狭义的数字档案馆是指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建，包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立。在这里，狭义的数字档案馆着重于一种实体和机构的概念，主要是馆藏信息的数字化（包括档案业务流程的自动化），其信息平台向外辐射的范围比较窄，与外界数字信息整合和共享的程度不高。广义的数字档案馆则偏重于一种信息共享的虚拟平台的创建，它整合了各个具有相同或相似要素的数字化信息平台，依托强大网络技术的支持，更强调信息的共享和资源的开放性，所面对的是更广大的用户群众，提供更丰富的信息资源和更便捷的人性化网络服务。可以说，广义数字档案馆是狭义数字档案馆发展的高级阶段，从个体机构资源的数字化到社会信息全面的数字化，是数字档案馆发展的必要步骤和规律。目前，由于制度、技术、人员等条件的限制，国内绝大部分档案馆还停留在本馆资源数字化基础上的数字档案馆建设实践，但随着信息技术的飞速发展和电子环境的日益普遍化，突破档案馆实体的数字资源共享是发展的大趋势，本文拟站在长远的高度，就更具有宽泛意义的数字档案馆的建设提出一些拙见。

　　二、数字档案馆建设

　　数字档案馆是信息时代档案馆适应国家和社会各项事业发展需要的必然要求。2010年6月，国家档案局发布 了《数字档案馆建设指南》（以下简称《指南》），对数字档案馆的工作定位、总体要求、系统功能、系统开发与服务平台构建，数字档案资源建设、保障体系建设等方面提出了明确要求。在这个《指南》的指导下，一些发达地区的综合档案馆如北京市档案馆、深圳市档案馆等利用自身优势和有利条件，积极探索数字档案馆建立的模式，将理论研究和实践应用结合起来，取得了良好的阶段性成果，为数字档案馆建设在各个地区推广性应用开发提供了宝贵的经验。总结起来，数字档案馆的建设离不开五个层次建设，一是基础设施建设，二是信息资源建设，三是应用系统建设，四是标准规范建设，五是人才队伍建设。其中信息资源建设、应用系统建设是数字档案馆建设的重点和难点，以下笔者将就这两个方面分述之：

　　（一）信息资源建设

　　在信息化社会的时代，信息资源对数字档案馆的建设而言，其重要性不言而喻，这是一项基础性的长期工程，并随着时代的发展其内容也在不断地更新和扩展，总体来说，数学档案资源的来源主要包括：一是本档案馆传统馆藏档案，二是各档案形成单位的文件或资料，以上档案资源的数字化构成了数字档案馆的庞大信息库的重要途径。

　　1.馆藏档案的数字化

　　档案馆传统馆藏档案的数字化主要包括纸质档案、缩微品档案和照片、音像档案的数字化。馆藏档案的数字化要讲求全面、高效的原则，全面意味着全部馆藏档案的数字化，具体到每个全宗中的每卷件档案的全部数字化。不仅是案卷级和文件级目录的数字化，更要注重案卷级的挂接和文件级的挂接，建立目录条目到电子图片的对应关系。高效则意味着要保证馆藏档案主要是纸质档案数字化的速度和质量，这主要依赖于高性能、多数量的数字化设备。在人员不足的条件下，可借鉴其它档案馆的成功经验，考虑采取由档案馆统一管理数字化工作设备，以劳务派遣的方式聘用员工从事数字化制作，档案馆工作人员负责后期质量控制的工作模式，保质馆藏档案馆数字化的数量和质量。由于数字化工程量的庞大，在实施馆藏档案数字化的过程中，宜结合档案馆自身的馆藏特点，从利用需求和角度出发，采取分步实施的方式逐步实现馆藏档案的数字化，如先目录、后全文，先纸质、后其他载体等，对利用率高的开放档案先行数字化。

　　2.档案形成单位档案的数字化

　　档案形成单位的档案主要以两种形式存在，一是以纸质的形式存在，二是以电子数据的形式存在。特别是后者，随着现代信息技术的快速发展，无纸化办公系统、会计电算化等系统的进一步推广，企事业单位的的电子文件和数字资源呈现出指数增长的趋势，除了常见的在处理公务活动中通过计算机设备形成的公务电子文件外，还包括通过各种业务管理系统形成的电子业务数据，如工商企业登记管理系统、婚姻登记管理系统等产生的电子数据。就档案形成单位的纸质档案而言，其数字化的方式与传统馆藏的数字化方式和过程一致，无需赘言，而对于电子数据形式的数字资源而言，由于这些电子数据本身就是以数字化的形式存在，因此所谓的“数字化”可以看作是对“数字”文件数据的“再数字化”，具体到这些数据的移交归档，其方法和过程远比传统档案的数字化方式更复杂更困难。首先，以电子数据形式存在的数字资源存在易改性、易逝性的特点，档案“原件”在这里难以分辨，一旦背景信息与档案内容相分离，数字档案的真实性将无法得到保证，以电子文件为例，到现在为止，电子文件作为合法凭证的法律性仍然没有明确，即是囿于技术和制度方面原因，其可变性直接影响到其效力，使是它无法像纸质载体与内容那样“一损俱损，一荣俱荣”；其次，以电子档案形式存在的档案资源多存在无序化分布的状况，各系统有各自的平台，信息过载、质量参差，尤其缺乏统一的标准和格式，各种版体的数字资源之前彼此不兼容，各有各自的软硬件环境，给档案馆的数字化档案接收带来很大困难和挑战。

　　（二）应用系统建设

　　数字档案馆的建设离不开各应用系统的支持，离开了应用系统的支持，数字档案馆的建设将成为空中楼阁，各种信息资源的信息化和共享将无从实现。目前，一些地区综合案馆的数字档案馆建设走在了前面，利用当地智力资源和资金优势开发了一系统应用系统平台，为其它地区数字档案馆建设的设计和开发提供了更好借鉴，但总体看来，对数字档案馆应用需求的分析不足，系统的开发存在各自为战，标准不一的现象，需要从更高的全局的战略角度进行应用系统的建设和开发。根据档案数字化信息的采集、处理、存储、组织、发布和利用的全过程，可将应用系统分为信息采集系统、信息存储系统、信息整理系统、信息维护系统和信息利用系统几个部分。笔者仅就信息采集系统、信息维护系统和信息利用系统做重点论述。

　　1．信息采集系统

　　信息采集数字档案馆建设最基础的环节，主要任务就是地将各种档案资源进行数字化并集中归入档案信息资源库。由于档案资源的载体和介质各有不同，因此采集的方法和运用的手段也各有不同，总结起来，一种是对以纸质档案为代表的传统档案资源的采集，另一种则是对以电子文件代表的现代数字档案资源的采集。传统档案资源的采集主要运用到对图片、照片采集的扫描仪，对声音和影像采集的采集卡等。对现代数字档案资源的采集是目前档案数字化的难点，原因是涉及到数字加密、数据提取和传输等多种复杂技术，也受到整个地区社会信息数字化推进程度的影响。对数字化档案信息的采集，当前业界比较认可并力行的方式是对数字档案进行“前端控制”，即从数字档案生命周期的前端就开始控制其归档活动，将归档活动嵌入立档单位各类业务应用系统中，实现数字档案管理系统与与各类业务应用系统的无缝链接。其模式为：将系统产生的有价值的信息资源进行实时数据提取、与背景信息、鉴定信息等元数据一起打包，再直接转入档案管理模块，通过网络转移传输或移交给档案管理部门，真正实现文档案管理一体化。这种“前端控制”的数字化归档模式，其优点是显而易见的，它使信息资源的归档变得自动化，更加快捷、高效，保证了有效资源归档的实时性，大大缩短了过去档案从形成到立卷归档的时间，节省很多重复性劳动，使基层档案管理人员从大量繁杂的整档、立卷、著录事务中解脱出来。但如同科技是把双刃剑，这种更加依赖数字设备和网络技术的管理方式也面临着诸多安全性、稳定性的问题。

　　2．信息维护系统

　　信息安全是保障数字档案馆正常运行的重要条件，在网络环境下，档案信息的安全主要通过计算机技术来实现。可以采取的安全措施有：1.数据迁移、恢复。数据迁移是指在网络物理隔离状态下，将数据从一个数据载体导出或拷贝到另一种数据载体如光盘、移动硬盘中。恢复是指在故障或灾难发生的情况下，利用系统自身提供的功能对对象数据库进行备份恢复。2、安装网络防火墙和防治病毒软件，抵御来自网络黑客的不法侵害和病毒侵袭。3、身份鉴别。即对网上进行的在线档案数据移交、信息检索等进行身份确认来核实真实性。保障信息安全。4、访问控制。即规定用户的操作权，进行功能权限制或数据权限制，防范用户的越权访问。5、信息加密。分为传输加密和存储加密，信息传输加密用来防止通信线路上的窃听、泄露、篡改和破坏。存储加密是指信息存储时对每个数据包进行加密。6、信息完整性校验。可采用数字水印技术保护信息的完整性，防止信息被非法篡改、插入和删除。7、安全审计。利用数据库、操作系统、应用软件的审计功能确保数据信息的安全性和完整性。应该指出的是，仅有完备的安全技术是不够的，还需要制定和实施一系列安全管理制度，加强对操作和使用人员的教育和约束，提高他们对保证数字档案的真实性、可靠性的认识，提高他们科学管理数字档案的素质，增强他们的工作责任感，才能使数字档案真全“安全”起来。

　　3．信息利用系统

　　对数字档案进行采集、整理、维护，最终的目标是要以网络为平台，最大限度发挥数字资源的的优势和效用，运用信息化手段为各类用户群提供方便快捷的档案利用服务。根据不同的服务对象和不同的开放范围，数字档案馆应建立相应的利用服务平台。一是基于局域网面向档案工作人员和来馆查档人员的馆内档案利用服务平台。不单是对数字化信息的检索服务，还包括将数字化服务贯穿至查档利用的全过程，实现从登记检索到调档归卷、复制、审批、统计、阅览、打印全过程的计算机管理。二是建立面向各立档单位的数字资源归档、移交的档案信息共享和交流平台。通过这个平台，档案管理部门可以突破时间和空间的限制，进一步加强与各立档单位的管理和联系，进行必要的技术指导和远程教育，提供满足各立档案单位特殊需求的专题资料，形成延伸至当地所有数字化资源的信息交流圈。三是利用互联网建立面向广大社会公众的公共档案信息服务平台。该平台是各类开放性档案信息资源的发布中心，用户可以在不同时间和地点通过模糊查询、分类查询和专题查询等多种方式，阅览档案机构的档案目录信息、全文数据库以及特色档案数据，还可以通过在线交流平台，向档案管理部门提出自己的意见和建议，通过信息反馈使档案管理部门进一步完善服务，解决用户需求信息和档案部门提供信息不对称的问题。依托这个受众广泛的网络平台，档案管理部门通过与其他涉民部门的合作，可以发布民生档案信息，使用户通过身份证等鉴别信息查询到个人劳保、婚姻状况等个人信息；通过与兄弟档案馆开展联动远程查阅服务，为用户提供异地档案证明，为群众提供方便。以上这些，都能使档案信息在知识经济时代和信息技术时代发挥前所未有的作用，体现档案管理部门建立服务人民群众的档案利用体系的创新思想和与时俱进。

　　总之，数字档案馆的建设是一项涉及广泛、技术复杂的系统工程，除了网络环境的搭建，各种软、硬件设备的购置外，也离不开兼具档案管理和计算机知识人才的培养。尽管我们在数字档案馆的建设上总结了一些成功经验，但离实现跨部门、跨地区、全数字、全功能的数字档案馆的目标还远远不够。从传统的实体档案馆过渡到现代数字档案馆，是一个长期的过程，需要国家到地方各级各类档案馆、“档案人”的不懈努力和积极探索，也需要社会相关部门的支持和帮助，使数字档案馆建设事业不断推向前进，为社会公众提供更好更优质的档案利用服务。

　　

　　参考文献：

　　1．傅荣校：“认识数字档案馆----兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别”，《中国档案》，2001年第5期

　　2．李国庆：“深圳数字档案馆建设的理论架构及阶段性成果”，《中国档案》2003年第3期

　　3．刘东斌：“数字档案馆建设面临的难题”《档案管理》2003年第4期

    4．王勇、王洁、张勇：“北京市档案馆数字档案利用取得突破性进展”《中国档案》2011年第4期