从档案定义变化谈档案收集工作 

　　廖明辉  常德市档案局 

【摘要】本文通过对“档案”定义的变化的解剖分析，再论档案的收集工作，并提出档案收集的理念与应对措施，目的是为了进一步提升档案收集工作重要性，为做好档案收集工作提供参考。 

【关键词】档案定义   档案收集 

　　一、档案定义的发展变化 

　　“档案”溯源 

　　“档案”是什么？“档案”不是近代或现代才有的，“档案”作为一种人类社会创造出来的物质财富，其起源可以追溯至远古时代。 

　　据考古发现，大约在公元前3000年前后，苏美尔人开始在两河流域（幼发拉底河和底格里斯河）建立了一些奴隶制的城邦国家，他们用纸草或泥板作为书写材料，从而使象形文字变为楔形文字。因而，古代“档案”起源于两河流域和埃及。在埃及曾经发现公元前3000年的纸草档案，在叙利亚北部曾出土公元前2400多年的大量刻有楔形文字的泥板档案。我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。 

　　据考证，外文“档案”一词最早起源于希腊文（Archeion），当时是指处理和管理公务文件的机构或场所。随后，罗马人参照希腊文创造了拉丁文，又出现了拉丁文的“档案”（Archivum）由于欧美各国的文字都起源于希腊文和拉丁文，所以当今外文档案一词，成了国际通用词。“档案”概念经过许多国家档案工作者的研究，逐步形成了档案基本术语体系，确定了“档案是有永久保存价值的全部信息记录”基本定义。 

　　在我国，远古时代没有“档案”这个名词。文字是形成档案的重要条件之一。但是在文字产生之前，人们用“结绳”和“刻契”方法来记载和表达意思，并这种记载保留下来。“结绳”和“刻契”等可以说是档案的前身，但没有固定专门的名称，也没有确切的定义。我国几千年来各个时期对“档案”的叫法不一样，秦汉以前时期称“中”或“册”，秦汉时期称“典籍”，汉魏以后时期有叫“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“薄书”、等。据考证，“档案”一词在我国始出于清朝初期。清朝杨宾的《柳边纪略》中叙述：“编外文字多书于木，往来传递曰牌子，以削木片若牌故也，存贮年久曰档案，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、为档子。”早期“档案”的定义，仅指一个活动或一个事物现象的记载。随着时代的发展进步，人们对档案的认识也进一步深化，逐步有了“档案”的定义。我们今天所说的“档案”，从内容到形态，都有新的含义。 

　　“档案”定义搜索 

　　1、国外 

　　外文“档案”一词是一个多义词，最初只指保存档案的机构。由于这种机构也管理档案，因此后来发展成为专指档案机构和其中所藏的档案文件。随着历史的演变和在各国家的传播，“档案”这个词的用法起了变化。在美国“档案”概念扩大了，它既包括公共机构也包括私人机构的文件。此后，“档案”一词通常还包含两层含义：一是负责对档案材料进行鉴定、评价、接收、保管、整理、编目、提供咨询服务和有权批准销毁暂时性文件的一个机关或行政单位；二是收藏档案资料并为档案工作者和档案利用者提供办公地点和设施的一个建筑物或它的一部分。 

　　英国的档案定义：1922年出版的《档案管理手册》（英国档案学家詹金逊著）中提出——档案是在某种公私管理或行政事务过程中拟制使用的，并构成该事务过程的一部分，事后由该事务过程的负责人或其合法继承者加以保存以备查考的文件。 

　　意大利的档案定义：1928年出版的《档案学》（意大利档案学家卡萨诺瓦著）中为档案下的定义——档案是文件的系统积累物，此文件为某一机构或个人在其活动过程中所创作，并由这个机构或个人为现实其政治、法律或文化上的目的而收藏和保存的。 

　　德国的档案定义：1953年出版的《档案学：欧洲档案工作的理论与历史》（德国档案学家布伦内克著）中提出——档案是产生于某一自然人或法人的法律性或事务性活动中，作为以往活动之查考资料和证据存放在特定场所以备永久性保存的文件和文献的总和。 

　　美国的档案定义：1956年出版的《现代档案——原则与技术》（美国档案学家谢伦伯格著）中提出——档案是经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。1975年美国出版的《美国大百科全书》中定义——档案是在执行法律和处理各种事务中产生或收到的、具有永久保存价值的、已进行整理分类的包括文件、簿册、地图、录音和其它材料的各种记录物。 

　　法国的档案定义：1970年法国出版的《档案学手册》提出——档案是任何一个行政机关、任何自然人或法人，在其活动过程中形成的，必然联系在一起的、任何性质的、有永久保存价值的文件。1979年颁布的《法兰西共和国档案法》对定义——档案是任何自然人或法人，任何国家机关和组织，或任何私人机构和组织，在执行自己的职能时制作的到的全部文件，它不受其形成日期、形式和制成材料限制。 

　　前苏联的档案定义：1968年出版的《简明档案术语词典》中提出——档案是机关、个人、家庭、家族活动中形成的文件材料。档案材料就是档案馆（室）中保存的文件材料。1980年前苏联部长会议批准了《苏联国家档案全宗条例》，确定国家档案全宗包括立法文件、管理、设计、结构、工艺、制图、测绘和其它专门文件；程序、算法、机器定位（机械给图）文件；影片文件，缩微胶片、照片文件、录音文件、电视录像磁带；科学、文学、艺术、音乐和其它手稿；绘画、日记、回忆录、来往书信及其其它种类的文件。 

　　联合国教科文组织的档案定义：档案是来源于一个机构或组织的，由于其永久价值已经或者应该保存起来的所有非现行文件（不再为现行事务所需要的）。 

　　2、国内 

　　在我国近代北洋时期，制订的《外交部保存文件规则》、《外交部编档规则》和《外交部编纂规则》中，对“文书”和“档案”的定义，即“文书者，谓文书及一切附属于文书之件”，这里所说的“文书”即指现代意义的档案。而“档案”则是经“删繁摘要”编辑纂修的“专档”。 

　　民国时期档案学者认为:“档案”是已经承办完毕为备查而保存的文书；或者是人们经过鉴别挑选保存起来的，备作查证、参考的材料。甚至有些学者对“档案”的认识已超越了由公务文书转化的狭隘局限，扩大到政务机关以外的社会生活的各个领域中无论何种制成材料形成的历史记录。 

　　1959年国家档案局局长曾三《在全国档案资料工作先进经验交流会上的报告》中说：档案是本机关在工作和生产中形成的文书材料、技术文件、影片、录音带等经过一定的立卷归档制度而集中保管起来的材料。 

　　1982年出版的《档案工作基本知识》一书提出：档案是各机关、企业、事业单位和某些个人，在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件材料，包括技术图纸、影片、照片、录音带等。 

　　1987年《中华人民共和国档案法》第二条规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 

　　1988年出版的《档案工作手册》中提出：档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形成的原始记录。 

　　2000年颁布的中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中规定：“档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” 

　　3、归纳 

　　从上述档案定义中可以看出，世界各国虽然没有共同的档案定义，但为档案下的定义都是以文件的定义为基础。因此，我们可以从各国不同时期对档案定义的变化看出，随着档案实体本身的发展变化，档案定义也在不断修改和完善，并使之更适合和反映档案的客观实际。同时，我们也可以看出，各国档案定义有着共同的三个基本特点：一是档案必须是机关或个人活动过程中为达到某种目的而形成的；二是档案必须是经过整理、分类、鉴定交到档案馆或者特定场所保存起来，以备查考使用的；三是档案必须是有保存价值的，这种保存价值可以是体现在各种方面。 

　　“档案”定义变化聚焦 

　　从人类社会产生“档案”时刻起，由于“档案”所起的作用不断突显和扩大，人们对“档案”的认识也在不断发展变化。在古代和近代时期，各国虽然没有对 “档案” 给予准确定义，但实际上“档案”一词的内涵及外延都在发生极大的变化。直到现代，各国才对“档案”一词有了明确的定义。 

　　从“档案”定义的发展变化过程看，我们从两个方面分析。 

　　一是“档案”外延的扩大。 

　　“档案”一词指向的变化：国外“档案”是从专指文件处理机构或保存文件的场所演伸到指档案本身及档案工作。我国“档案”则是从源指文书档案本身发展到包含档案机构及档案工作。 

　　“档案”产生对象的变化：最初仅指国家机构，逐步扩大到指私人机构或组织和个人，再到任何国家机关和组织、或任何私人机构和组织，到现在定义为过去和现在的国家机构、社会组织以及个人。 

　　“档案”形成材料的变化：最初仅有“泥板”、“纸草”、“竹简”、“羊皮纸”、“金帛”等，到“纸张”、“胶片”、“磁性材料”、“光盘”等，到现在定义为“不受制成材料限制”。 

　　二是“档案”内涵的丰富。 

　　“档案”一词从仅指“公务文件”，扩展到“文献总和” 或“全部文件”，再到“系统积累物”或“全部记录”，到现在定义为“各种形式记录”。 

　　“档案”属性特征从仅指“活动中形成”，到“活动直接形成”，到“原始记录”或“ 历史记录”，到“ 必然联系在一起的、任何性质的、有永久保存价值的文件”，到现在定义为“活动直接形成的对国家和社会有保存价值的”和“具有永久保存价值的、已进行整理分类”。 

　　“档案”内容反映从最初的“公务文件”，到“公私管理或行政事务”，到“机关、个人、家庭、家族活动”，到“事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动”。 

　　“档案”表现形式从仅指文字记录，到“文件、簿册、地图、录音”，到 “ 影片文件，缩微胶片、照片文件、录音文件、电视录像磁带和科学、文学、艺术、音乐和其它手稿及绘画、日记、回忆录、来往书信及其其它种类的文件”，到“各种文字、图表、声像等不同形式”。 

　　“档案”保存目的从“应该保存”，到“以备查考”，到作为“证据”和“研究”之用，再到“为现实其政治、法律或文化上的目的而收藏”，到现在定义为“对国家和社会有保存价值”。 

　　小结： 

　　从“档案”定义变化聚焦，我们可以把“档案”定义变化概括为三句话，即从档案形成机构的狭隘到档案形成者扩大；从档案内容的简单到档案内容的丰富；从档案种类的较少到档案门类的多样化。 

　　二、档案定义变化对收集工作的影响 

　　由于档案定义的不断发展变化，使档案收集的覆盖越来越广，收集方式越来越复杂，收集数量越来越大。一方面对档案收集工作提出了新要求： 

　　一是时间上要求连续性。所谓时间上要求连续性，是指档案收集工作要保持长期连续，收集的档案要形成时间上的关联体系，不能出现时间延续上“断裂档”（时间档位有空白），对各项时期、时间所产生的有保存价值的档案都力求做到应收尽收。我们现在的收集工作，不仅要收集好当前形成的档案，同时还要加大对过去形成的尚未收集保存的历史档案的收集力度。 

　　二是空间上要求多样性。所谓空间上要求多样性，是指档案收集的领域要足够宽，收集的种类足够多，收集的档案要形成空间上完整的纽带体系，不能出现空间角落上的“断带”（空间范畴有空白），对各个阶段产生的各种形式的档案都力求纳入收集范畴。在现代社会，档案门类的多样性非常重要，缺乏档案门类的多样性，可能会导致档案作用的效力，甚至是某一方面档案内容的残缺。尤其是新型行业或产业的出现和计算机技术的广泛应用，对于新的档案种类和新载体档案要建立完善收集方法。 

　　三是地域上要求完整性。所谓地域上要求完整性，是指档案收集工作要注重本地、本单位形成档案的收集，从工作职能和所辖范围上保持档案的完整，不能出现地域范围上的“断层”（所辖地区层级有空白），对区域内各个地域层级和各个层次产档单位形成的档案要尽力收集穷尽。我们可说，反映档案的是否完整，最能够印证是一个地方所产生形成的完整齐全。只要每个地方都确保了本地所形成档案的完整齐全，国家档案一定是完整齐全的。因此，对于档案的收集，我们要求要把本地、本单位形成的档案收集摆在第一位，形成完整的地方档案特色。 

　　另一方面，随着社会和科学技术进步发展，尤其是计算机技术的普及应用，使得档案信息的扩散、传播速度加快，给档案收集工作带来了新问题：一是档案产生的速度越来越快，对于形成的档案收之不及，我们目前的收集手段和设施设备需要不断更新；二是档案产生的数量越来越大，对于形成的档案收之不了，我们目前的库房条件和管理现状相对滞后；三是档案产生的领域越来越广，对于形成的档案收之不全，我们目前的机构人员和经费保障不能满足工作需要。 

　　三、档案收集的应对措施 

　　虽然档案定义随着社会发展进步在不断变化，但档案收集工作的根本宗旨仍然没有变，那就是“完整齐全”。“完整齐全”包括时间上、空间上和地域上，具体讲就是过去的和现在的、各种载体形式的和各种门类的、各个档案形成者的档案。档案收集工作很重要、有学问。恩格斯曾在《致路德维希·库格曼》信中说：“您自己知道，送去的只应是这篇文章的抄本，但我还是要请您把全部原稿保存下来，因为事先无法知道它们还会有什么用处。”列宁在《给尼·彼·哥尔布诺夫》中说：“对待每一项‘旧’工作或新工作，都应当有系统地把所有的文件和材料收集一起，以便随时容易找到所需要的东西。”毛泽东在《农村调查》一文中说：“中国幼稚的资产阶级还没有来得及也永远不可能替我们预备关于社会情况的较完备的甚至起码的材料，……所以我们自己非做搜集材料的工作不可。” 

　　因此，我认为应把握好三个方面： 

　　收集齐全是前提，价值重要是关键。我们对保存档案的第一要素是齐全，也是我们做好档案收集工作的前提。在各方面各种档案收集齐全的前提下，我们要把好档案的质量关，收集来的档案一定要具有保存价值，尤其是反映重大活动、重要事件、重点工程的档案必须要全部收集，每个细节都不能放过。现在，我们收集档案有这样情况，以档案形成单位的职权大小来衡量档案的保存价值，以对今天和明天是否有用来判断档案的保存价值，防止出现“厚古薄今”或“厚今薄古”情况。 

　　丰富内容是前提，门类齐全是关键。档案内容的丰富是档案齐全重要表现，也是我们对档案收集工作的基本要求之一。档案内容不仅是对档案内容完整性的要求，还是对档案内容表现形式多样性的要求。在收集所有形成档案齐全的基础上，对反映同一内容不同形式或载体的档案也应收集齐全，尤其是在当今这个技术快速发展的社会更为重要。现在社会对档案的利用需求，更注重能够提供档案门类的多样化。 

　　档案丰富是前提，防止重复是关键。所保存的档案丰富是我们的希望，也是我们的目标。但是档案丰富不是盲目的，不是随心所欲的。我们不追求不讲原则的无限“丰富”，这就要求档案收集工作要建立在理性的基础上，在科学的规范要求下进行。我们发现在档案收集上有不按归档原则或过分追求数量的问题，使得有一些档案层层保存，出现多处重复，这是不一个不可忽视严重问题，不仅给档案库房带来压力，还给今后档案鉴定工作增添了巨大的麻烦。因此，档案收集一定要讲求原则、遵循科学规律，让我们的收集工作从从“宁多勿缺”中解放出来，让我们的保管工作从繁重的负担中解放出来。 

　　另外，档案收集工作要注意方式多样化。一是收集途径多样化。除了传统的接收、征集、移交等手段，还可以利用现代网络、传真、复制等手段收集。二是收集设备现代化。除了以纸质、实物等载体形式收集，还可以利用现代科技设施设备收集电子、音像等形式的档案。三是收集工作应提前介入。譬如：注意文件形成，把好文件流转关。主要是掌握文件材料在形成过程中的各个环节，及时做好平时归档。关注重大活动，把好收集督导关。主要是保持与重大活动具体经办人的联系与沟通，并提出明确要求，及时督导重大活动资料移交归档。参与档案管理，把好归档整理关。主要是档案人员要切实担当起责任义务，最好亲自做具体的档案归档工作，及时发现并解决收集上存在的问题，不要聘请其他人员完成归档整理工作。 

　　参考资料：①《外国档案工作概述》；②《外国档案管理参考资料》；③《中国档案事业简史》；④《欧美档案学概要》；⑤《档案法规与标准选编》。