基于前端控制原则的诉讼案卷同步数字化探讨

徐小平1  史寒君2  于淑丽3

1湖南省人民检察院 2长沙市人民检察院 3长沙市开福区人民检察院

【摘  要】近年来，各级检察机关结合自身实际，从程序控制、质量控制等视角进行案件管理改革。加强程序监督，实行监督与办案相分离，是案件管理机制的精华所在，也是案件管理机制的基本定位。如何实现“全程管理、动态监督”，已成为检察机关当前急需解决的问题。

【关键词】诉讼档案  同步数字化  前端控制

　　2003年6月，最高人民检察院发布了《关于加强案件管理的规定》，明确要求“建立科学的办案流程管理机制”、“对办案质量进行动态监督，建立办案质量预警机制，逐步实现案件管理工作的规范化和现代化”。截至2012年5月，全国共有1541个检察机关设立了专门案件管理机构。从现有案件管理机构运行看，“统一受案、全程管理、动态监督、案后评查、综合考评”[1]，是其主要职能和任务。为充分发挥案件管理工作职能，实现办案情况收集、传输、存储、处理的计算机网络化，充分运用信息网络技术，推进诉讼案卷同步数字化是必然趋势。

　　一、检察院案件管理工作现状

　　（一）案件管理工作具体实践

　　案件管理机构全程管理与动态监督职能的实现，达到对案件及相关业务程序监督的目的，就必须依托一个功能完备，以规范办案流程、深化内部监督为核心的案件管理软件。从各地的实践情况来看，检察机关在这方面做出了积极的探索，取得了明显的成效。

　　检察日报在2008年11月22日以《案管中心全程监管办案行为》报道了福建永安市检察院借助办案软件系统将法律文书的制作、签发在网上完成的方式，实现了对办案过程的全程监管。2009年2月16日报道辽宁锦州铁路运输检察院从2005年起实行将收到案卷制成电子案卷向科室负责人、院领导同步流转的方式，建立起了同步审查案卷的事中监督和事后辅助审查内卷的全面监督。2012年1月2日报道了海南省检察院自2009年12月通过将每个案件卷宗里有价值的信息都录入网上办案系统中，自动生成法律文书或部分法律文书扫描上传的方式实现全流程共享和监督，防范执法办案风险。

　　（二）案件管理工作存在的问题

　　实践证明，借助完善的案件管理软件及网上管理系统，将案件由实体管理变为程序管理，由静态管理变为动态管理，在一定程度上可以加强对检察机关自身执法的监督，提高工作效率。但是从真正实现案卷管理的基本功能及电子信息资源的长期利用来看，目前案件管理工作仍存在如下问题。

　　案件流程管理易出现脱节、空档现象。案件管理对受案、立案、侦查、批捕、起诉、判决到结案的案件流程进行监督控制。在案件承办流转的过程中，各个办案环节只是简单的将部分重要法律文书摘抄、录入到案件管理系统上，承办案件的第一手材料及结果等办理活动并没有在网络上得到实际的呈现，案件的具体状态就不可能全面、真实的体现在管理系统上，这种情况下极易产生管理、监督上的脱节、空档现象，导致案件管理出现“盲区”。

　　案件管理的信息化水平有待深入。案件管理软件、网络系统衔接不成熟的原因，导致多数检察院并没有实现网上办案。即使实现网上办案的单位，案件的全程、动态监督也没有做到同步。目前，对案件管理研究仍有待深入，案件管理停留在办案流程节点的监督和管理，对案件实体质量、程序质量管理工作没有有效、实质的展开，案件全程、动态的管理作用和优越性还没有全部体现出来。

　　缺乏对电子信息统筹规划的管理意识。随着全国各地检察院案件管理机构的成立，将会产生大量的电子信息，将来必然要面对电子案卷内容真实可靠、完整安全、长期可用的问题。各地在案件管理系统设计中，对电子信息的储存格式、数据交换格式、长期利用等问题缺乏足够的统筹意识，电子信息的管理具有强烈的自发性及分散性特点。从总体上看，案件管理工作属于新事物，国家层面管理系统的整体设计、战略部署、方法指导及注意方面的缺失，将对电子信息的完整程度、真实性、长期利用及安全流转带来很大的风险。

　　二、诉讼案卷同步数字化的必要性

　　数字化是通过计算机信息处理技术将语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。数字化的内容包括两方面：一是对纸质材料通过扫描、加工和处理，进行数字化转换；二是对正在形成的电子文件进行及时的保存与归档[2]。

　　基于案件管理的基本定位及诉讼案卷真实有效、齐全完整的凭证作用要求，诉讼案卷同步数字化是指将办理案件中形成的每一份文件都进行扫描，及时形成数字化案件材料，便于案件管理中的审查及对案件审理进程进行监督、调取利用及管理。推进诉讼案卷同步数字化有利于案件管理实现其职能的基本定位——“全程管理、动态监督”。

　　（一）兼顾形式审查与实质审查。案件管理的全程管理与动态监督实质上是对执法办案整个过程的跟踪监督，将办案过程中形成的每份材料同步数字化，案件管理部门人员及领导可以通过审阅案件的全部电子卷，对检察办案中各种法律文书、办案期限、强制性措施的适用等实施形式上的审查，更重要的是可以通过完整、全面、直接展示的法律文书扫描件对案件进行实质审查，将案卷内容进行前后联系、审查，审核检察办案是否存在不规范、不文明、侵犯当事人合法权益，乃至定性不准、适用法律不当的现象，真正发挥流程管理的同步监督效用。[3]

　　（二）保障案件监督信息的真实、完整。办案过程中形成的一些电子文件，如审查逮捕案件意见书、委托辩护人告知书、起诉书、讯问笔录等，由于没有手写签字及盖章，并不能作为真实情况的反映。诉讼案卷的同步数字化扫描严格依照法律规定的诉讼程序同步形成，具有规范性、标准性，由于电子案卷如同纸质文件一样严格依照程序法、实体法制作，所制作的文件具有一定的法律效力，其真实、完整完全可以将案件管理的目的发挥到最大，也有利于检察机关对办案情况快速形成比较全面的认识和判定，由此也增强了反应的灵敏度。

　　（三）增强可操作性。通过开通公检法专线网，借助信息化手段的运用，实行案件材料的同步数字化，推进执法机关办案数据的网上流转和案件流程管理。这可以实现网上统一受案、登记和分流，使办案信息更加透明，对办案全程进行动态监督；可以通过计算机对主要法律文书和印章统一管理，防止检察机关法律文书和强制措施的滥用；可以通过网上统一接受公安、法院移送的办案信息和相关法律文书，以及送达的执行回执、判决书等，避免重复建设，便于全面掌握了案件情况，又依法进行监督，推动了办案工作规范化。

　　推进诉讼案卷同步数字化，实现办案情况收集、传输、存储、处理的计算机网络化，加强对办案情况的程序管理和动态监督，可以增强办案工作的规范化、透明度，可以对案件进行不间断的管理，增强检察干警依法办案的自觉性，增强检察机关统一指挥协调能力，有效加强对检察机关自身执法的监督，实现检察权的正确行使和实体公正。

　　三、诉讼案卷同步数字化的基本原则——前端控制原则

　　前端控制原则是对电子文件整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学结合,把需要和可能在电子文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。[4]电子文件前端控制是现代文件档案管理理念的重要内容，主要是针对电子文件易流失、易更改等特性而言的。前端控制原则控制电子文件从生成、流转到保存的技术、方法及规则，可确保电子文件的长久真实、完整可读、可用。

　　前端控制原则之所以是案件管理机制设计必须考虑的因素，是为了保证程序监督中形成的电子文件内容的真实性。全程管理、动态监控是要实现对执法办案整个过程的跟踪监控，是在统一案件进出口的基础上，通过完善的软件平台和网上管理系统，将业务部门正在办理案件的各个环节形成的材料客观全面地呈现在内部联网电脑，使监督工作在正常的案件流转过程中随时进行，又能做到不中断办案活动，不占用办案时间，及时发现违法信息，发出办案预警，追求的价值目标是通过真实、可靠、完整的信息对案件流程进行监督。目前全国各地的检察院在案件管理的实践中，基本上是依靠人工录入、软件根据录入信息自动生成逮捕意见书、起诉书的途径进行网上流转监督，对于办案流程中形成的提押证、讯问笔录、起诉书底稿等并不在流程监督的要求中。录入的信息、形成的文书其文字尤其是批复、签名等文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别，相应的监督信息的真实、完整难以保障，进而导致程序监督的缺失，案件管理就浮于表面、流于形式。真实、完整的办案流程信息是进行案件全程管理与动态监督的前提，也是电子案卷作为凭证、查考利用的前提。要保证电子案卷内容的真实可靠、完整安全、长期可用，就要把保障案件管理流程中形成真实可靠、完整可读的信息措施附加于文件形成的最佳时期，即电子文件的形成阶段。前端控制原则作为保障案件管理全程监督信息的真实就显得十分必要了。

　　四、诉讼案卷如何进行同步数字化

　　诉讼案卷同步数字化，需要对案件管理及归档流程进行统一调研，深入分析检察院办案及归档流程的各个阶段，摸透诉讼案卷的形成阶段及相对应的案件管理目标与任务，确定案件管理各个节点的设定，以便制定具体的诉讼案卷同步数字化的主体、标准、内容及相关具体操作细节。

　　（一）明确诉讼案卷同步数字化的处理主体

　　案件进入到检察院，经过侦查、批捕、起诉、判决等流程，涉及到多个业务部门，在各个业务部门设置高速扫描仪进行同步扫描上传，将会带来一定的资源闲置、操作不规范及重复建设等问题，结合目前案件管理机构设置的情况，可以设置一个扫描中心，配备专门人员和高速扫描仪，案件的同步数字化操作都到扫描中心进行，而数据的上传工作由案件承办人承担。

　　（二）系统设计要做好标准化建设

　　诉讼案卷同步数字化的最终目标是实现检察机关内部甚至是公检法系统的案卷信息资源共享，降低资源重建及浪费现象，而标准化建设是实现诉讼案卷同步数字化的前提。在整个诉讼案卷同步数字化过程中推行标准化管理，制定诉讼案卷同步数字化的程序和规范，使管理者和被管理者都有统一标准可循。

　　在进行案件管理软件及网上管理系统设计时，业务工作者、档案工作者应主动参与到系统设计，根据前端控制原则，对案件管理的各个模块、工作环节的管理、监督功能如何实现标准化、智能化等问题向系统设计者提出具体的设计要求。其中重点考虑的问题在于电子数据的标准化问题。数据的一致性，诉讼案卷电子数据应与纸质实体档案的内容保持一致；数据的完整性，电子数据应保证数据完整，不得有缺卷、缺页的情况；数字化图像格式的规范，图像数据格式应为统一的TIFF格式或者JPG格式，分辨率不应低于300dpi，具体要求可参考国家档案局颁布的DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》；数据录入责任标准，根据数据化工作的需要设定岗位，明确人员和权限，同时对于责任追究的范围、方法、幅度作出统一明确规定，办案人员如果不按要求录入或上传数据，将无法进入下一个操作环节，数据未录入完全将影响案件的结案。

　　（三）建立诉讼案卷数据的共享机制

　　将检察机关档案信息管理系统与案件管理系统、办公系统整合在一起，形成一套完整的信息化管理系统，打破信息孤岛现象，通过诉讼案卷数据在各类信息管理软件的流转，实现机关内部共享。这样既可以减少各种基础设施的重复建设，又可以方便干警借助现有的区域网络平台操作各类信息管理系统，更有利于对检察机关信息化建设资源的优化整合。

　　对全国检察机关案件管理系统建设进行统一规划，制定统一的标准，使用统一的管理软件，建成一个上通高检院、省院，下通基层院的计算机通信网络平台，并能与法院、公安在物理上对接，实现诉讼案卷数据在严格审批制度下的外部共享。这便于实现政法机关之间办案数据的网上流转，保证上级检察机关对基层院诉讼案件信息的有效采集，达到诉讼案卷信息资源的有效管理和共享之最大化利用。

　　（四）诉讼档案同步数字化后归档流程重新梳理

　　目前案件管理软件从受案到结案的各个环节和步骤都设定科学的操作规程，在承办人对完结的文书材料进行同步数字化，上传到案件管理系统之后，案管机构人员对其进行形式审查，审查合格后方可进行下一步的操作环节，即同步数字化文书材料的上传，可以作为办案时限预警的标志，防止案件承办人在程序上出现故意或过失的违法现象。

　　在案件办结后，案件承办人按照档案归档质量要求，在规定的时间内，将诉讼文书材料整理成案卷交至案件管理机构。由案件管理机构审查合格后，只需要在案卷的备考表标注“检查合格”，辅以签名或者部门盖章即可，在这里需要说明的是案卷备考表的具体填写立卷人是承办人，检查人则填写案件管理机构相关的检查人。案件管理机构在收到诉讼案卷后，在案件管理软件作已接收诉讼案卷的标志。最后，诉讼案卷的电子案卷及纸质案卷全部完整的集中到案件管理机构，案件管理机构将电子案卷及纸质案卷一同做移交清单移交至档案管理部门。至此，案件管理的全程管理方告结束。

　　总之，诉讼案卷同步数字化，既可真实、全程对案件办理流程进行形式及实质管理与监督，也能直接将形成的电子数据直接作为电子档案进行移交，避免重复工作，确保信息资源的长期利用。

　　[1]日深化认识 扎实推进 不断开创山东省案件管理工作新局面[J].案件管理工作情况，2012，（3）．

　　[2]王学平. 浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J]．档案学通讯，2011，（6）．

　　[3]向泽选 葛琳.案件管理：强化内部监督的又一抓手[DB] ．高检内部网，2012-02-08．

　　4许爱香.电子文件前端控制原则与机关档案工作[J].山西档案,2003，（4）．