作　  者：陈　冬　林

　　工作单位：石门县档案局

　　2014年5月10日

　　大数据时代中西部地区县域档案资源建设对策思考

　　〔摘要〕本文大数据时代档案资源建设面临的挑战进行了深入的分析思考，并提出了大数据时代档案工作应从顶层设计、创新平台、改革机制、培训人才等四个方面入手的应对策略。

　　〔关键词〕大数据　档案资源建设　档案改革

　　伴随互联网技术的风生水起，庞大而复杂的网络技术将地球浓缩为一个小小村落。互联网技术的广泛应用，不同角色间所输入与输出的海量信息衍生出来的巨大数据量再一次颠覆云时代，堂而皇之地迎来了信息量暴增的崭新时代——大数据时代。这给档案管理工作带来了翻天覆地的变化。

　　大数据有四个“V”字开头的特征即Volume(体量)、Variety(种类)、Value(价值)、Velocity(速度)。一是数据体量巨大。全球2010年正式进入ZB(1ZB＝1024EB,1EB＝1024PB,1PB＝1024TB,1TB＝1024GB)时代，预计到2020年，全球将总共拥有35ZB的数据量。二是数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。三是价值密度低，商业价值高。四是处理速度快。需要实时获取需要的信息。这是区别于传统数据最显著的特征。

　　县域档案资源是国家档案资源的重要组成部分和重要基础，是构筑“中国记忆”数据资源库的基石。笔者拟以中西部地区为例在大数据时代背景下抓好县域档案资源建设做一些初步探讨。

　　一、面临的挑战

　　大数据时代来临，给传统档案资源建设尤其是县域档案资源建设将带来颠覆性的变化。在经济欠发达、档案工作基础相对较为薄弱的中西部地区表现尤为突出，至少面临以下几方面的挑战：

　　一是档案资源观念的变化。档案资源建设从传统的以文书档案为主，转变为以民生档案和行政机关、企事业单位管理职能和核心业务档案为主。如湖南省石门县档案馆馆藏档案16.7万卷(册),其中文书档案占到70%以上。未来的档案将呈现两大趋势：一是大（泛）档案。将一切具有保存价值的文件、数据、音视频、实物等都视为档案。基于信息系统的电子文件在形成之后“一秒钟”即形成“电子档案”。二是大服务。大数据时代档案服务将朝着社会化、多元化、开放性和先进性发展，档案服务以民生、企业、客户个性化的需求为导向，提供网络化、智慧型的服务。

　　二是档案存储条件的变化。传统的档案以纸质文件管理为主，已远远不适应信息发展的需求，同时随着文件的急剧增加，库房资源也成为档案资源存储的瓶颈。因此，只有保存电子文件才能全面的、完整的、准确的将各项活动数据保存下来。中西部地区包括晋蒙豫鄂湘桂琼川贵云藏陕甘宁青新皖赣吉黑等20个省区，土地面积占全国58.9%，全国592个贫困县均分布在这片区域。由于经济欠发达、财政实力较薄弱，县域档案馆（室）基础条件都相对较差，绝大多数馆库都处于“胀库”状态。大数据时代，除进一步改善中西部地区县域档案馆的基础设施条件外，还要按照要求建设数字化档案馆、以云平台为基础的智慧型档案馆。

　　三是档案管理技术手段的变化。在传统的管理手段下，档案管理主要基于手工整理、编目，馆藏档案主要是纸质。在计算机管理时代，在计算机辅助下进行档案管理，馆藏主要是纸质文件与电子档案管理并存，归档的电子档案主要是与纸质相对应的单位收发文、合同、报告等。在大数据时代，档案管理将是云平台上建设云档案系统，实现云储存。将单位的各类有保存价值的信息资源整合、分析、挖掘，形成档案的智慧分析库，为单位和区域决策提供服务。

　　四是档案业务环节的变化。可以从档案的收集、整理和利用三个环节来看：在传统管理方式下，“收”是各部门各单位移交；“管”是手工管理，手工查询；“用”是提供被动的查阅服务。在信息时代，“收”主要是部门移交与系统推送部分电子文件相结合；“管”主要是电脑代替手工劳动；“用”是利用现代信息技术进行操作、加工、传播、转换和二次开发。在大数据时代下，“收”将是数据实时的、自动归档；“管”将采用云平台存储、计算、分析；“用”就是分析发现与预测，为社会为单位为企业提供服务创造价值。

　　二、对策与思考

　　大数据时代来临给档案工作尤其是档案资源建设带来诸多变化。我们不要把它看成洪水猛兽，它既给我们带来了严峻挑战，也给我们带来了难得机遇。我们应该要以冷静平和的心态，睿智昂扬的姿态，牢牢把握机遇，沉着应对挑战！

　　（一）审时度势，搞好顶层设计

　　档案，是人类进步的光辉足迹，是人类文明的真实记录，是人类历史的信息宝库，是人类前进的可靠依据。档案是人类社会的宝贵资源和共同财富，档案资源的开发、建设、管理、利用是全人类的不朽事业和共同福祉。真实(T)、完整（I）、安全（S）、效能（E）是档案的生命。档案应当也必将以与时俱进的品质、价值成为全球经济和社会发展、世界文明进步的有生力量，成为责任政府、诚信社会的基石而促进国际友善、经济合作、文化交流、世界和平。档案以真实记录和准确发布资质资格资历资本等有效信息实现其依据、评估、证据、咨询功能，为政府决策服务，为社会发展服务，为公正评价服务，为民生权益服务，为全人类服务。随着大数据时代到来，档案资料时代必然迈向档案资讯时代，这是社会、时代、市场的迫切要求，也是档案自身发展和价值实现的迫切需要。基于纸质的分类立卷、柜架存储的档案管理已经无法适应现代社会的要求，资源分散、管理粗放、形态单一、利用简单的现状，严重制约了档案价值的形成和释放。档案资讯时代呼吁构建现代化档案资源体系。建设全覆盖全天候全社会共享的现代化档案资源体系，是大数据时代背景下档案资源建设的目标。这就是我们对未来大数据时代档案资源建设预期研判。在此基础上，审时度势，对大数据时代档案资源建设进行顶层设计。面对当下尤其是中西部地区县域内出现的纸质档案正在加速萎缩、档案资源分化瓦解继续加剧、行业分割、行业强权不但不会放手，而且拼命抢夺，而我们或毫无察觉或麻木不仁或束手无策、或力不从心、或怨天尤人、或干着急的严酷现实，我们要以“踏石有印、抓铁有痕”的胆识和勇气，加大改革力度，整合资源，建立大档案、大数据、大资源、大平台，实现档案资源社会化、集约化、数字化、网络化、标准化。

　　（二）顺势而为，打造崭新平台

　　档案的资历、资格、资质与资财、资产、资本的特性，是在大数据时代通过档案资源转化为资讯来精彩呈现的。在档案资料时代，人们注重的是档案的自然属性，把档案仅仅作为一种历史记录，档案躺在深宅大院、金匮石室；在档案资源时代，人们发现了档案的社会属性，把档案视为重要的信息资源、战略资源，开始像对待矿产资源、森林资源那样，用经营的理念与手段来建设、管理档案资源。我们已经告别了档案资料时代，正在苦苦探索档案资源时代，向往并别无选择地迈向大数据档案资讯时代。档案资讯时代的目标是适应信息时代的新特点，满足人民群众的新期待，将丰富的档案资源转化为社会最需要的鲜活资讯，为经济和社会发展、人民的生产生活服务，真正实现档案的价值。我们要客观分析中西部地区的各省省情、各县县情，因地制宜，稳步推进，按照传统档案馆——数字档案馆——智慧型档案馆这一路径，逐步打造适应大数据时代的县域档案资源建设平台。当务之急就是，借助现代存储技术与传播手段，以数字档案馆为主体，以数字档案室为基础，建设多门类多功能的档案资源体系。如石门县数字档案馆建设目标是建设石门县文件、档案基础数据库，建成全县档案系统内目录数据库、全文数据库、多媒体数据库中心基地，按照全国和湖南省档案信息化建设总体规划，依托县电子政务网，实现电子档案现行文件的在线、离线移交接收工作，完成馆藏存量档案资源的数字化处理工作。通过县档案信息网站，加大档案信息资源对外公开力度，以服务县域各级各部门和社会大众。总体建设任务：一是建立馆内电子文件、档案数据中心系统，实现对电子文件、电子档案的离线接收、管理和利用；二是对存量纸质档案、照片、音频、视频档案进行全文数字化，为利用者提供全方位服务；三是建立专业档案信息网站，提高档案利用率，加强公众对档案的了解。

　　（三）创新思维，改革体制机制

　　面对新形势新变化，我们要创新思维，打破技术壁垒，改革现行的体制机制，形成数据共享、数据流通、数据分析的机制和模式，通过资源共享、协同开发，不断发挥大数据时代档案资源的巨大效能。

　　中共中央办公厅、国务院办公厅在今年二月印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[中办发（2014）15号]中指出：“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展。”这一表述充分揭示了我国档案工作管理体制的内在含义和档案工作运行机制的本质要求。体制主要表现在工作机构的设置、领导隶属关系和管理权限的划分；机制主要表现在工作方法或工作方式的应用。科学的管理体制、灵活的运行机制，是实现档案事业科学发展的基础保障和必要条件。在工作基础相对较薄弱、思想意识相对较落后的中西部地区县域范围内，以贯彻中办发（2014）15号文件精神为契机，加大改革力度，不断完善体制机制显得更为重要。

　　完善档案工作体制机制，就是要真正做到档案工作由党委和政府统一领导，档案部门归口负责。一是要遵循“统一领导，分级管理”原则，明确各级档案部门既是党的工作机构，又是政府的工作机构，切实履行档案事业行政管理和档案保管、利用两种职能。各级党委和政府要为本级档案部门履行职能提供支持、创造条件。在新形势下，各级档案行政管理部门的行政执法职能不仅不能削弱，而且更要加强，行政执法能力不仅不能降低，而且更要提高；各级档案行政管理部门的监督指导范围不能囿于党政机关、国有企业，还要延伸到非公有制经济组织和社会组织。二是要以加强县级国家综合档案馆建设为重点，突出县级国家综合档案馆在县域档案事业发展中的主体地位。在接收档案范围上，不仅要接收文书档案，而且要接收包括电子档案在内的其他档案；不仅要接收一级单位的档案，还要接收二级单位档案。在馆舍建设上，要把国家综合档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心。三是要正确处理县级档案部门与各专业档案馆的关系。各专业档案馆必须接受同级档案行政管理部门的监督指导。有条件的国家综合档案馆可以通过档案资源整合、机构整合等形式，调整和理顺与各专业档案馆的关系，实现档案资源的科学配置。

　　完善档案工作体制机制，就是要真正形成各部门各单位共同参与档案工作的工作格局。一是要以加强档案室建设为基础，突出档案室在县域档案事业发展中的基础地位。各党政机关、企事业单位（包括境外派出机构）、社会组织要根据工作实际需要，设立档案工作机构，配备专（兼）职档案工作人员，做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级国家档案馆移交档案；要把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。二是要创新机关档案工作机制。从“精简、统一、效能”的原则出发，有条件的地方对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。如成立文件（档案）中心、机关联合档案室等，实现档案的前置管理、多个机关的档案集中保管及档案资源的整体利用，达到人、财、物的有效配置和科学使用。三是要在村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织中建立档案工作，设立档案室或指定专人负责档案工作，确保建档无盲区、存档有处所、管档有专人。

　　完善档案工作体制机制，就是要制定和完善相关管理规范，引导并支持社会力量参与档案事务。内因是变化的根据，外因是变化的条件。档案工作的开展，不能仅靠各级党委和政府的重视和支持，不能只靠各级档案部门的自身努力与拼搏，还要有社会力量的广泛参与和积极投入，形成人人重视档案、人人支持档案工作的良好社会氛围。要冲破思想观念的束缚，突破利益固化的藩篱，打破一亩三分地的惯性思维，以改革创新的精神，制定相关管理规范，引入社会力量积极参与档案事务。要积极稳妥地推广政府购买服务，凡属档案事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买，如在遵守国家保密规定的前提下，实行档案数字化加工外包、档案整理外包等；要支持档案中介机构、专业机构参与档案事务，如对不属于国家档案馆接收范围单位的档案，允许有条件的档案中介机构、专业机构开展档案寄存等服务；要支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金，充分利用国家有关设立公益基金的政策支持，引导社会资金服务于档案工作的开展；要支持有条件的家庭建立家庭档案，支持个人保管、展示其收藏的档案，并向国家档案馆捐赠或寄存档案等。

　　（四）放眼未来，大胆培养人才

　　要实现中华民族伟大复兴的中国梦，离不开中华民族的档案强国梦。要实现档案强国梦，离不开代表文化软实力、构筑“中国记忆”数据库的档案资源世界大国地位的确立。要加强大数据时代中西部地区县域档案资源建设关键在人才。因此，我们要放眼未来，从战略高度，大胆培养选拔优秀人才。

　　1、制定人才队伍建设规划

　　要围绕“培养、吸引、使用”三个环节，加强高素质档案人才队伍建设，培养和造就一大批政治强、业务精、作风硬、纪律严、掌握现代科学技术和现代管理知识的复合型人才和各类专门人才，推动档案事业又好又快发展。具体可从以下方面着手：一是对中西部地区县域范围内档案系统队伍现状进行调研，全面掌握全省档案干部队伍学历层次、职称情况、培训情况和任职履职情况，尤其是熟悉掌握大数据时代急需的信息技术、网络技术等方面情况。二是加强档案教育和人才培训制度建设。要贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》关于档案人员具备专业知识和参加专业培训的要求，落实《国家档案局关于加强档案业务人员培训工作的意见》，制定完善档案人才培养制度，包括人才教育考核制度、高级人才选拔制度、专业人员聘后管理制度、人才培养投入制度、教育奖励基金管理办法等。三是明确档案教育培训的目标。按照构筑终身教育体系、创造学习型社会的发展方向，以提高档案人员整体素质和能力水平为目标，围绕档案事业“三大战略”实施的具体要求，分长期、中期、短期确保档案人才队伍高学历比例和专业职称比例达到要求。

　　2、整合人才队伍培训资源

　　要盘活档案培训中心现有资源，并拓展其功能。培训中心不仅要开展档案系统的各级职称考评培训，还要承担档案系统干部轮训、新招干部上岗培训以及各专业骨干的集训任务，力争实现其社会效益的最大化。要优化师资队伍，发挥好局（馆）长和业务骨干作用，吸纳和充实外聘客座专家教授进入，着力打造专兼结合、对外开放的档案干部教育培训师资队伍格局。要对培训授课形式进行拓展，充分借助档案杂志、档案学会和档案网站的优质资源，开展高层论坛和学术研究交流活动，扩大社会影响、满足学员实际需求。

　　3、创新人才队伍培训形式

　　在培训内容上求“新”。如果仅仅停留在过去的知识点上，不努力学习和接受新知识，调整充实知识结构，就不能适应当下经济社会发展对档案工作的新要求和新任务，也不能满足档案事业发展战略的客观要求。在培训方法上求“活”。在人才培训上要打破陈旧的观念，利用多媒体教学手段，编制多媒体教学课件，采用讲解、观摩、案例、互动等形式，采取请进来走出去、高层论坛、以岗带训、轮岗互训、特岗特训、讲座交流、集中培训等方法，不断提高档案干部队伍整体水平。在培训效果上求“特”。“就是在人才队伍培训上，不能炒大锅饭，而要根据工作需要，因材施教。要找准人才队伍建设的“瓶颈”和“短板”，具体情况具体分析，走有针对性的特色人才培训之路。

　　4、落实人才队伍培训机制

　　要建立和完善干部教育培训档案，如实记载干部参加培训的时间、学制、班次、内容、考核结果等情况。对各种各类培训班精心组织、加强管理、悉心指导、加强保障；对培训时间、内容、教师、教材、后勤保障、效果等方面的情况进行及时有效的评估，形成专题分析材料以备今后考察和借鉴。要建立健全干部教育培训的考核和激励机制，落实培训评估制度，将干部的教育培训情况作为干部考核的内容和任职、晋升的重要依据之一。还要加大档案教育执法检查力度。要把档案人员参加专业学习培训的情况列为县级档案局（馆）年度执法检查的内容和考核达标项目。

　　参考文献：

　　1、孙洁 当前我国档案馆馆藏建设的挑战及策略分析 <档案学通讯>2013第3期

　　2、冯惠玲 档案记忆观 资源观与中国记忆数字资源建设 <档案学通讯>2012第3期

　　3、徐拥军 建设中国记忆数字资源库的构想 <档案学通讯>2012第3期

　　4、施永利 大数据时代背景下的档案利用服务探讨 <商>2012第11期

　　作者简介：陈冬林，男，湖南石门县档案局　农业经济管理　　局长　电子邮箱：smxdaj@163.com 　邮编：415300　　电话：0736－5323163