作    者：贺亚兵 

工作单位：株洲市档案局 

 

　　摘要：中国企业连续跨越工业化、市场化，进入信息化阶段，它的发展壮大过程同时也是企业档案资源积累、沉淀、开发与利用的过程。企业档案客观地记录了企业生产活动的全过程，历经多年积累和沉淀成为企业最重要、最鲜活、最有权威性的信息资源。在巨大的竞争压力下，企业越来越重视对企业档案资源的管理工作，通过挖掘档案资源，实现资源的共建共享，帮助企业做出科学的决策。随着技术的发展和时间的推进，企业档案资源利用的模式也在发展变化。企业的发展变化不断为企业档案资源利用提出新要求，同时也推动了这一工作不断向前发展。 

　　在株洲市利用档案资源服务企业发展的现状分析中，从三个方面进行了研究：一是，株洲市利用档案资源服务企业发展取得的成效；二是，株洲市利用档案资源服务企业发展存在的主要问题；三是，株洲市利用档案资源服务企业发展面临的主要机遇。 

　　在加快株洲市利用档案资源服务企业发展的基本思路与对策研究中，一方面，从加快株洲市利用档案资源服务企业发展的原则、目标、重点入手，对加快株洲市利用档案资源服务企业发展的基本思路进行了研究。另一方面，从创新档案资源利用工作机制，加快档案资源数字化步伐，加强企业档案资源建设，提高档案资源利用人员的综合素质四个方面，对加快株洲市利用档案资源服务企业发展的对策措施进行了研究。 

　　关键词：档案资源 利用服务 企业发展 

　　一、利用档案资源服务企业发展概述 

　　（一）企业档案与企业档案资源利用的内涵与特征 

　　1．企业档案的内涵与特征 

　　（1）企业档案的内涵。在企业的组建、成长、发展的生命周期中，产生并积累了与企业筹备建设、规划设计、生产经营、销售推广、科学研究等各项活动有关的大量有查考利用价值的有用信息，这些信息通常以文件、材料、图表、实物等的不同的载体形式归档保存起来，以供今后查找利用。这些按照档案的形成规律，以不同的载体形式保存起来的，客观真实地反映了企业运行发展过程的，有利用价值的信息集合称为企业档案。 

　　（2）企业档案的特征。从企业档案的特定内涵我们可以看出，企业档案有以下三个特征： 

　　第一，是履行了归档手续，并集中保存起来的原始文件材料。它是企业在运行过程中自然形成，经过鉴定、选择和清理后，按照归档制度，集中保管起来的文件材料。企业档案是企业成立、成长、发展过程的直接记录，是这个过程的真实反映。企业档案都是第一手的原始材料，不是事后主观编纂和收集的。 

　　第二，是在企业运行过程中自然产生形成的文件材料。它产生于企业运行活动之中，伴随着企业的产生而产生、发展而发展。 

　　第三，是各类有用信息的集合。没有查考利用价值的文件材料，再好也不可能成为企业档案。企业档案是企业从成立开始，从事生产、经营、科研等活动过程的真实记录和客观反映，具有永久或定期的保存价值，可以用于企业今后的工作查考利用，或作为反映企业发展历程的凭证。[①] 

　　2．企业档案资源利用的内涵与特征 

　　（1）企业档案资源利用的内涵。企业档案资源利用包括档案工作者、档案利用者和档案资源三个基本要素。档案工作者、档案利用者是档案资源利用的主体。档案资源是档案资源利用的客体[②]。目前，企业档案资源利用的内涵有多种多样的解释，其中：具有代表性、普遍性、典型性的表述有两种： 

　　第一，指开发档案资源潜在的价值，以此来满足利用需求的过程。这个工作过程的主要包括档案接收、价值鉴定、文件整理、目录编制、编辑研究等工作环节。 

　　第二，指对企业档案资源中包含的信息进行收集处理、存储利用的全过程。这是充分发挥档案资源的作用，实现档案资源的价值，为企业发展服务的决定性工作系统。同时，也是把档案资源承载的信息由静态转化为动态，提供给用户利用的过程。 

　　不管如何种定义，企业档案资源利用的实质就是充分地挖掘企业档案资源，开发利用档案资源中的信息价值。由此可以得出结论，企业档案资源利用的内涵应该就是指充分发掘企业档案资源中蕴藏的有利用信息，并准确、及时、全面地为档案资源用户提供所需的档案。他的主要任务是获得系统的、集中的、有特定价值的档案信息资源，从而满足不同类型档案用户的利用需求。 

　　（2）企业档案资源利用的主要特征 

　　第一，开放性。企业档案资源利用工作是一个开放系统，要保持系统的平衡，使之充满活力，就要不断与外界进行物质和能量的转换。提高档案资源的利用率，必须克服过去利用传播渠道单一的状况，扩大服务范围，让档案资源进入市场流通环节，参与企业生产过程，这样才能让档案资源转化为企业生产力，促进企业的发展。 

　　第二，超前性。企业档案资源利用要介入企业文件档案管理全程，具有明显的“超前性”特点。在信息化背景下，档案部门只作为单纯的档案提供者，档案资源价值由利用者来实现，这种模式己经不能适应现代企业的要求。这就需要我们强化企业档案部门的开发利用工作职能，使档案资源能为企业赢利做更加出直接贡献。 

　　第三，智能化。这个特点是由档案资源传播媒介、转换设备、档案资源载体形式、用户需求层次的多样性和信息技术的先进性所决定的。信息化条件下，一部分简单的、重复性的脑力劳动和大部分体力劳动渐渐被取代，信息传播速度加快，渠道拓宽，时间缩短。企业档案工作者要按照不同的利用需要，开展调查研究，利用新的档案资源开发技术，将多种档案资源传递方式结合起来，扩展企业档案资源利用的领域，推动档案资源利用工作深入发展。 

　　（二）利用档案资源服务企业发展研究的意义 

　　1．利用档案资源服务企业发展是经济发展的必然要求 

　　十八届三中全会后，各项改革全面深化，企业改革也不断地深入推进。各个社会领域发生了深刻的变化，由此产生了深远的影响。在这种形势下，人们关注的重要问题是以经济建设为中心，充分利用档案资源服务企业发展。档案资源在为领导科学决策、工作查考，为企业参与竞争、研究开发，为农民增加收入，为农业增加量产，为全社会提高劳动生产率等与经济领域关系密切的领域发挥了积极作用。档案资源为经济社会发展服务的作用主要体现在：一方面，是为领导决策提供依据。档案资源提供了真实的历史经验材料，提供了准确、全面的各种数据资料。如：企业档案部门利用档案信息资源，结合企业生产、经营、科研等各个方面资料，编印了各种编研成果、简报、决策参考等，主动地为企业领导和地方的党政领导，以及有关职能部门决策服务等。另一方面，是为企业解决具体问题提供依据和凭证。企业档案资源发挥了客观反映事实，提供法律依据和数据的作用。如：华银株洲火电公司在攸县B厂的建设中利用档案为公司节约建设资金2000余万元。株洲好棒美食品公司在“好棒美”商标的注册过程中，利用档案资源为公司节约资金100余万元等。企业档案资源的利用对经济的发展产生了很大的推动作用，促进了档案资源的持续利用，提高了档案资源的利用效益。 

　　2．利用档案资源服务企业发展是企业自身发展的现实选择 

　　企业档案客观地记录了企业成立、成长、发展的全过程，多年的积累、沉淀使企业档案成为企业最重要、最权威、最鲜活的资源。企业档案资源利用问题在知识经济的发展中，已经提升为决定企业生死存亡和兴衰成败的关键因素。十八大以来，特别是十八届三中全会后，市场经济体制和现代企业制度日趋完善。株洲的企业发展经历了工业化、走过了市场化道路后，现在进入信息化阶段。这个过程同时也是企业档案资源积累、沉淀、开发与利用的过程。在巨大的竞争压力下，企业越来越重视企业档案资源利用工作，通过挖掘档案资源利用价值，实现档案资源的共建共享，帮助企业领导做出科学的决策。企业内外部环境的不断变化，对企业档案资源利用工作也提出了更新、更高的要求。时间的推移，技术的发展，企业档案资源的利用模式也在不断随之变化，固定的标准被打破，统一的模式被分割，确定的目标在不断变化。 

　　3．利用档案资源服务企业发展是档案资源发挥作用的重要手段 

　　使档案资源能真正转化为企业财富是利用档案资源的最终目的。随着我国社会主义市场经济体制的不断完善和发展，企业档案资源的利用需求越来越大，当前档案部门所面临的紧迫任务是，充分利用档案资源，深入挖掘档案资源的利用价值，促进档案资源转化为现实的社会生产力。我们必须明确在整个档案工作中，档案资源利用是极端重要的，以档案资源的利用为龙头，通过快捷、高效的信息交换，实现企业档案资源的共建共享，以此促进档案工作的全面、健康发展。“秘而不宣，用之为宝，锁之为废。”企业档案资源在利用之前，其价值具有较为隐蔽的特点，是潜在的，不确定的，还不能真正发挥档案资源的作用。档案资源的潜在价值只有通过档案资源的利用才能变为现实价值，它的经济效益和社会效益才能充分发挥。如果档案资源不被利用，只是把它堆积起来，锁在库房里，关在橱柜里，那只能是白白地浪费人、财、物力，档案资源就会成为只有投入，没有产出的包袱。 

　　（三）利用档案资源服务企业发展的理论基础 

　　1．供求原理 

　　供求原理是指在假定其他条件不变，如果需求发生变动，会分别引起均衡价格和均衡数量的同方向变动；如果供给发生变动，将会使均衡数量的发生同方向的变动，使均衡价格的发生反方向的变动。如果供给不变，需求增加将会使均衡数量上升，均衡价格增加，需求曲线向右上方平行地移动。如果需求减少将会使均衡数量减少，均衡价格下降，需求曲线平行地向左下方移动。假定需求不变，供给增加将会使均衡价格下降，供给曲线平行地向右下方移动；如果供给减少将会使均衡数量减少，均衡价格上升，供给曲线平行地向左上方移动。档案工作的目的是要为企业发展服务，满足企业对档案资源的需求。门类齐全、结构合理、内容丰富、价值珍贵的档案资源是企业档案馆室开展利用工作的基础。档案资源充分利用的物质基础和先决条件是丰富的馆藏。改变档案馆室门类不全、质量不优的现状，广泛收集质量优良的档案资源，丰富馆藏是档案资源得到有效利用的重要工作。档案工作者要充分掌握档案资源利用的供求原理，通过调查研究，使档案资源供给与利用者需求尽可能吻合。在收集档案资源过程中，使档案资源数量充足、齐全完整、质量优良。征集到的档案资源要按照文件间的历史联系，进行系统的整理，使分类有章可循，查找一目了然。案卷的排列要排架要求，体现档案的形成规律，力争做到规范化、标准化，确保查找顺利，方便利用。 

　　2．成本效益原理 

　　成本效益原理是指通过比较项目的全部成本和效益来评估项目价值。即：针对支出目标，提出多种实现该目标的方案，运用一定的技术和方法，计算出各种方案的成本和收益，运用比较的方法，依据一定的原则，从中选择出最优的方案。成本—效益分析法概念第一次出现在19 世纪，朱乐斯•帕帕特（法国经济学家）在他的著作中，将此定义为“社会的改良”。此后，帕累托（意大利经济学家）对这个概念进行了重新界定。[③]1940年尼古拉斯•卡尔德和约翰•希克斯（美国经济学家）对前人的理论加以概括，提炼形成了成本效益原理的理论基础，这就是著名的卡尔德——希克斯准则。从此以后，成本效益原理分析开始渗透到政府活动中。如：1939年美国的田纳西州泰里克大坝和洪水控制法案的预算就是成本效益原理的典型运用。成本效益分析作为一种经济决策方法，主要用于评估需要量化社会效益的公共事业的价值。非公共行业的管理者也可运用这个原理对一些大型项目的无形收益进行分析。在这个原理中，决策项目的所有成本和收益都被全部列出，并进行量化。随着经济的发展，政府投资的项目越来越多，人们也越来越重视投资项目支出的经济效益和社会效益。将成本效益原理运用于政府部门的投资决策之中，实现以最小的成本获得最大的收益，这就要求我们要找到一种能够比较成本与效益关系的分析方法。在激烈市场竞争中，每个企业都特别关注的重点问题是成本控制。科学分析成本的构成，找准影响收益的关键因素，找出成本控制的核心思路，企业就能更好地适应成本控制问题，在市场竞争中胜出。成本控制不只是的压缩成本和费用，它的最终要求是要与企业生产的宏观经济环境，经营的战略、目标、方向、模式等要素结合起来，通过建立科学、合理的成本分析控制系统，使企业经营者能准确地把握影响企业业绩的决定环节，全面地控制成本费用，保证正确的决策方向，真正实现有效的成本控制，从根本上改善企业成本状况。企业档案资源利用效益不像经济活动所产生的效益那样直接、快速、明白。这种效益也体现在经济效益和社会效益两个方面。其中，经济效益体现在档案资源为企业发展服务所获得的物质效果和经济价值。社会效益体现在档案资源在科研、管理和机关事务等方面的作用，体现在档案资源的情报功能、证据功能、革命传统教育功能、爱国主义教育的功能之中。在档案资源利用中成本效益原理是一个完整、综合、全面的概念。经济效益和社会效益要统筹，当前效益和长远效益要兼顾，直接利益和间接利益要全面衡量。档案资源是国家和社会的重要财富，是与能源和材料同等重要的战略资源，也是一个最活跃的生产要素。紧紧围绕企业发展这个中心工作，是档案资源利用的正确方向。将经济效益作为成本效益原理的重中之重并不是要不顾社会效益或是长远利益，而是要求抓住与生产经营活动密切相关的档案资源，这才是档案资源利用的归宿。 

　　3．产业融合集聚原理 

　　弗朗索瓦•佩鲁（法国经济学家）在20世纪50年代初，最先针对古典经济学家的均衡发展观点，论证了现实经济要素的作用完全是在非均衡的条件下发展的。[④]产业融合集聚原理的内涵，是指在特定的区域内同一产业的高度集聚，在特定的空间范围内产业要素不断融合的过程。这种产业融合集聚经济现象马歇尔从1890年开始就着手研究， “内部经济”和“外部经济” 是他通过研究后，提出的两个重要的概念。之后，产业融合集聚理论不断的发展，出现了许多流派。如：韦伯提出的区位集聚论、熊彼特提出的创新产业集聚论、E•M•胡佛提出的产业集聚最佳规模论、波特提出的企业竞争优势与钻石模型等。档案资源利用的集聚性是指档案资源利用需求与资源累积数量之间的相关性。受到职业、工作权限、教育程度等多方面因素的影响，企业档案资源利用者的需求数量不会一致，他们的档案资源所累积的数量也不会相同， “马太效应” 由此呈现出来——档案资源数量积累丰富者将更加丰富，档案资源数量贫乏者将更加贫乏，档案资源需求数量与累积数量二者之间互相制约，互相促进。随着时间的推移，利用的深入，档案资源需求数量大的用户累积的档案资源数量越多，档案资源需求数量也将越来越高。档案资源需求数量小的用户，随着时间的推移，他所累积的档案资源数量出现停滞的状态，档案资源需求数量反而会越来越低，利用积极性降低。 

　　二、株洲市利用档案资源服务企业发展的现状分析 

　　（一）株洲市利用档案资源服务企业发展取得的成效 

　　近年来，株洲市档案局与株洲市国资委联合，结合株洲企业档案资源利用工作的特点，尝试探索了市场经济形势下加强企业档案资源利用工作的途径与方式，为株洲企业发展作出了新的贡献。 

　　1．档案资源利用工作机制不断创新 

　　株洲市在利用企业档案资源创新工作主要体现在利用制度、利用手段、利用措施三个方面。企业档案资源利用工作从宏观上看，是一个战略管理，从微观上看，是一个基础管理。基础管理工作完善是企业档案资源利用顺利实施的基本保障，也是档案资源利用工作持续、健康、快速发展的关键因素。档案资源利用工作机制则是企业档案利用不可或缺的根本保证。它使档案资源利用工作都得以规范，从而保证了利用工作目标得以实现。株洲南方航空动力机械公司通过档案资源利用工作机制的提升与创新，实现了服务工作的“五变”、“两同”。“五变”就是：档案资源利用工作理念由“关起门来搞档案”向“开开门来搞服务”转变，档案资源利用角色定位由档案保管员向知识提供者转变，档案资源利用工作重点由实体档案管理为主向数字档案管理为主转变，档案资源利用发展方式由自我发展向全面协调发展转变，档案资源利用部门地位由三线部门向二线部门转变。“两同”即档案工作与时代发展同向，与航空工业发展同步。为航空工业的改革发展稳定保驾护航，确保了该公司档案工作在全国的领先地位。 

　　2．档案资源利用管理模式不断转变 

　　企业深化改革的实践证明，完整、准确、系统的档案资源支撑是改革发展目标实现的保障。企业档案工作人员必须紧紧围绕企业改革发展的新要求、新动态、新目标，创新档案资源利用模式，提高档案资源利用现代化水平。株洲市的档案资源利用工作与共和国同步，有着近七十年的历史，特别是国有企业档案资源利用工作积累了丰富的经验，通过不同类型的企业间交流和探讨活动，将中央、省属大中型国有企业先进的档案资源利用理念、观念，经验、做法传递给民营企业，对民营企业的档案资源利用工作起到重要的示范、借鉴作用。株洲市档案学会搭建了企业档案工作交流合作这个平台，使档案资源利用工作置身于宽广的宏观经济背景，紧密围绕企业档案资源利用工作中的热点、难点、重点问题，为企业档案资源利用工作全面、健康、可持续发展提供理论指导。株洲电力机车公司通过多维思考，建立了档案资源利用多维工作体系，很好地适应了企业生产经营的特点、体现了规范化、法制化、科学化档案资源利用水平，使档案工作的发展不滞后于公司发展速度，从而更好地规避和抵御生产经营管理风险。 

　　3．档案资源利用对企业文化“贡献力”不断提高 

　　企业文化之所以重要，是由于它的经济效益和社会效益可以一次投入、多次产出。它的影响力不只体现在现在，更体现在未来。利用档案资源服务企业文化建设，是指在企业的生产和经营中注入档案资源要素，推动企业生产经营发展的模式。档案资源中蕴藏着丰富多彩的历史文化价值，通过广泛地开发和利用，档案资源可以成为企业发展的加油站。档案资源穿透力和影响力提升了它服务企业文化的贡献力。这种贡献力对企业和社会的作用一般是间接的。国家电网湖南省电力公司株洲供电分公司以建设一流档案文化为目标，牢固树立先进的档案文化理念，并依靠切实可行的制度来推动。为实现档案文化理念，制定了档案学习、培训制度，提高档案工作人员对档案工作的认识，使档案业务人员的档案意识与文化素养得到很大的提升，为塑造、培养档案利用工作人才提供了坚强保障，为实现档案人员的价值目标奠定了坚实基础。中国石油株洲石油分高度重视企业文化建设，企业档案直接服务文化建设，并以此来提高企业的竞争力和员工的凝聚力。同时，企业文化建设亦进一步丰富了档案资源利用的内容。[⑤] 

　　4．档案资源利用制度不断完善 

　　株洲市档案局作为全市档案事业的行政管理部门从档案服务制度建设入手，做了三个方面的工作：一是，监督、指导各类企业按照国家档案局的要求，制定了自己的文件材料归档范围和档案保管期限规定。企业档案资源载体形式多种多样、工作内容广泛复杂。在现实中，这些档案资源很长的时期都没有统一的规范和要求。通过档案行政管理部门多年的调查研究，通过广大企业档案工作者的共同努力，企业档案资源的标准、规范，现在取得了新的突破。二是，在株洲全市范围内，全面实施《企业档案工作规范》实施评价管理办法。《企业档案工作规范》是已经颁布多年了档案行业标准，但长期没有得到有效落实。经过广泛调研，株洲市档案局向全市发出了《企业档案工作规范》实施评价管理办法，在株洲全市范围内开始进行《企业档案工作规范》实施的评价活动。三是，在株洲市范围全面实施金融企业业务档案管理规定。长期以来，株洲的金融企业，如：银行、保险、证券、国债管理及资产管理等单位的档案资源利用工作没有统一的规定和标准。国家档案局经过多年的调查研究，制定了《金融企业业务档案管理规定》，使金融企业档案资源管理得到了进一步加强和推进，为企业风险防范提供了坚实的档案资源支撑。 

　　（二）株洲市利用档案资源服务企业发展存在的主要问题 

　　1．与经济发展不协调 

　　经济因素，包括生产力水平、经济制度、经济规模和产业结构等。经济发展是社会存在和发展的基础，在很大的程度上深刻地影响着档案资源的利用。这种影响的主要表现是：一是，社会主义市场经济体制的完善，促进了档案资源市场的形成。以档案资源产品的研究开发为核心，以档案资源市场的需求为导向，以服务档案资源用户为宗旨是档案资源利用的最终目标。档案资源转化为了现实生产力，推动了企业的发展，促进了社会经济的进步，必将进一步得到企业和社会对档案资源利用的保障和支持。二是，经费不足是制约档案资源利用的瓶颈。在档案资源利用工作中现代技术的运用、保护和利用设备的购置、专业技术人才的培养等都需要大量的经费投入。经费捉襟见肘的困境使档案资源的利用工作受到了很大的限制。三是，在知识经济时代，资源、知识和信息是企业发展的重要战略资源之一。资源、知识和信息的处理、传输能力成为社会生产力、企业竞争力的关键因素。档案资源是知识系统中比较独特的、非常重要的组成部分。与其它知识资源比较，档案资源有着不可替代的作用。只有把握档案资源利用的发展机遇，增加利用服务的科技含量，挖掘档案资源的利用价值、开发适合企业发展的档案利用成果，才能使档案资源利用工作的水平、层次和社会地位得到应有的提升。 

　　2．与政策法规不协调 

　　目前，档案资源利用的政策、法规、法律体系还很不完善。《档案法》中虽然有明确的规定，档案达到一定的年限后要向社会开放。但是，档案的数量巨大、种类繁多、密级不同、价值不等。如何正确处理好保密和利用的关系，在实践中不好把握。在档案资源利用中，由于档案法律、法规、政策的实施不到位，一些档案管理部门完全站在自己的角度考虑问题，采取了限制利用的政策，阻碍了档案资源利用工作的进一步发展。对经济、科技、文化等门类的档案，可以根据实际随时向社会开放是《档案法实施办法》明确规定。在对这些门类的档案资源利用中，档案馆（室）、档案形成者、档案利用者的权利和义务关系应该如何届定，与其它知识产权法律关系应该如何处理，相关法律法规并没有作出明确的规定。因此，这部分档案资源利用实际上缺乏具体的，可供操作的依据。除了《档案法》和《档案法实施办法》之外，现行法律法规中，只有《各级国家档案馆开放档案办法》对档案资源的利用方法作了比较具体的规定，《档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》对档案资源的利用范围、密级作了相应的规定。建立起完善的档案资源利用的政策、法律、法规体系，是大力开发利用档案资源重要保障。建立完善的档案法律法规体系，增强现有法律法规的系统性、严密性和操作性，及时制定和完善与档案资源利用相关的法律、法规和文件、政策，充分发挥法律法规对档案资源利用工作的整体调整功能，有效保证档案资源利用工作健康发展。 

　　3．与科技进步不协调 

　　计算机技术、电子信息技术、通讯网络技术的广泛普及，形成了海量的电子文件，引起了档案资源利用工作的革命性变革。这种影响主要表现在三个方面：一是，从档案资源利用方式和环境来看，网络传输技术、光盘存储技术、多媒体融合技术、数据库开发技术等的运用，使得档案资源利用工作变得更加快速、更加广泛、更加深刻和更加持久。过去，档案部门是各自为政，封闭式地进行档案资源利用。现在，档案资源利用工作可以的全面地共建、共享、共用。科学技术的进步，使原来档案资源利用的封闭模式、狭小空间得到彻底地改变。二是，从档案资源利用的介质来看，科学技术的发展提供了新的档案资源存储载体、新的处理方法、新的传输渠道，使得档案资源数量呈几何基数急剧扩大。档案资源载体形式各不相同，使得档案资源利用的难度大大增加。尤其是电子档案所占比重不断攀升，借助网络，拓展档案资源利用的范围，突破档案资源的地域限制和实体界限。数字化、网络化是档案资源利用工作与时俱进，适应科技进步的生存、发展之道。三是，从档案资源利用工作人员的能力结构来看，由于现有人员中年龄老化、知识陈旧，文史类人员多、理工科人员少，一般人员多、专业技术人员少，比较突出的表现出对现代化档案资源利用的技术和手段的不适应。现在很多企业档案馆（室）都较普遍地配备了计算机，但档案资源利用网络化建设跟不上发展的需要，大多数企业只是利用用计算机进行档案目录管理，极大地影响了档案资源的利用。 

　　4．与社会档案意识不协调 

　　社会档案意识的内涵，是指人们对档案资源利用的本质、地位、作用和对档案工作的性质、价值的看法，包括对自己的档案资源利用服务需求，对自己应该承担的档案保护义务的认识。当前，社会档案意识的高低更多取决于公众从档案利用中得到的实惠。现在，株洲市各级各类档案馆室中，馆藏档案普遍存在着多少不均的现象，有的政务类的档案比较多，科技、经济类的档案比较少；有的公务类的档案比较多，私人事务类的档案比较少；有的宏观类的档案比较多，微观类的档案比较少；有的一般类的档案比较多，特色类的档案比较少。如果社会档案意识强，档案资源的形成、积累、利用就有有利的环境和条件，档案资源利用工作得到来自企业和社会支持就会更多。如果社会档案意识不强，档案部门就难以得到社会的理解，难以得到企业的支持，无法与企业和社会充分地进行有效的交流和互动。对档案工作本身来说，要有强烈的社会责任感和服务意识，公民利用档案是受法律保护的基本权利，应该得到充分的尊重。利用档案不是少数人的特权，这个观念要在档案利用工作人员心中牢固地树立起来。通过深入了解各类用户的需求特点，了解企业对档案资源的需求倾向，确定档案资源利用的规划，这样才能充分发挥档案利用系统的整体效应。 

　　5．与档案工作人员的素质不协调 

　　受传统计划管理体制影响，过去档案部门对管理人员的调备，往往只注重政治素质，而忽视业务素质，专业技术素质则差距更大。从而导致了现在的档案工作人员年龄偏大，业务素质偏低，知识结构不完全合理，致使档案资源因人才缺乏，而得不到有效的利用。档案资源利用工作必须有一个长期积累、不断更新的过程。这就要求档案资源利用专业队伍应该相对稳定、具备专业知识、业务素质较高。目前，档案资源利用人员无论在思想、观念上，还是在工作水平、能力上，以及人才队伍的素质结构上，与实际工作要求都有明显的差距。特别是在专业技术上、知识结构上、档案资源意识上、价值鉴定能力上，都需要有较大地充实和提升。 

　　6．与管理制度不协调 

　　传统的档案资源管理制度，受时代的局限，缺乏科学依据，是制约了档案资源的利用工作健康发展的重要因素。如：只注视对档案实体的管理，而忽视对档案资源价值的利用。档案资源缺乏科学的管理方法，查寻检索工具陈旧落后，使档案资源价值利用工作水平不高、质量不优。在实际工作中，一方面，科研人员缺乏档案资源意识，造成科研档案资源流失，科研档案的完整性没有应有的保障。另一方面，为了使用方便等原因，对档案价值的鉴定把关不严，随意延长保管期限、扩大归档范围的现象在不少单位都存在，造成档案资源质量不高、重复内容多。此外，电子文档不断增多，与此相关的制度、标准、技术、要求滞后，很多人还没有形成电子文件的概念，对它的使用心理上也不适应，往往放弃了利用需求。 

　　（三）株洲市利用档案资源服务企业发展面临的主要机遇 

　　企业档案资源利用工作在服务企业发展背景下，在服务对象、服务方式、服务内容等方面发生了巨大的变化，给利用档案资源服务企业发展提供了前所未有的机遇。 

　　1．服务对象更新变化 

　　（1）服务对象需求观念转变。一方面，现代企业档案资源利用者已经进入了互联网时代，通信空间、信息查询和信息发布在全球范围内共享成为可能。在网络环境下，用户对档案资源的时效性越来越注重。社会现代化步伐的快速发展，及时提供档案资源的速度与利用档案资源的效益成正向相关。时间和效率成为档案资源的第二生命。及时、高效的档案资源才能创造出准确、优质的经济和社会效益。完整性、准确性的档案资源，如果没有及时性，将会失去存在价值和意义。另一方面，具有实用性的档案资源受到企业档案资源利用者的特别关注。数字化与企业发展相结合，为企业拓展了广阔的发展空间。海量的档案爆炸式的增长，带来了巨大的数字污染和档案资源混乱，使得档案的价值被淹没、掩盖，造成了档案资源相对缺乏。很多的企业档案资源利用者的目的，是希望在最短的时间内，快速得到档案资源的利用价值，得到最大的经济、社会效益。受到这种思想的影响，档案利用者对抽象的理论信息兴趣下降，对具有实用性的档案资源兴趣上升。对档案资源的系统性、完整性的关注程度下降，对档案资源的实用性的关注程度上升。 

　　（2）服务对象范围广泛分散。进入数字化时代，现代技术的运用打破了传统上的空间和时间的概念，企业档案馆室变成了一个档案资源的集散中心和档案利用的供应中心。档案资源用户无所不在，分散在企业的各个生产、经营和管理部门，任何个人、任何家庭、任何单位都可以利用计算机站点，全天候地对自己所需要的档案资源进行广泛、充分地利用，享受互联网络周到的服务。档案资源可以通过有线方式和无线方式，联系千家万户，亿万客户，延伸到全社会的每一个角落，延伸到企业生产、经营、管理、科研的全过程。档案资源借助现代技术和现代化设备向所有企业员工，甚至向世界各地广泛传播。档案资源利用的形式和内容向着集成化、信息化的方向迅速发展。 

　　（3）服务对象数量急剧增加。信息技术的快速发展，使得人们的档案资源意识不断增强，快速地获取档案资源意味着可以在竞争中，抢先占据了商机，创造出被社会认可经济价值和社会价值。外在的压力，内在的动力使得每个企业都自觉地、努力地、最大限度地获取有用的档案资源。对企业档案资源的利用也成为企业员工，特别是中、高级管理人员日常行为的必需。档案资源利用对象群体不断地发展、壮大起来。与传统利用对象不同的是，这些新型的服务对象目的性、实用性、针对性更强，对利用档案资源的要求也就更高。 

　　（4）服务对象层次参差不齐。主要从两个方面表现出来：一方面，企业各层次管理者因为利用的目的不同，对档案资源需求的层次也各不相同。基层生产技术人员需要的是业务和技术信息，中层管理者需要的是战术信息，而高层领导者需要的则是战略信息。设计人员需要的是反映最新科技成果的技术信息，管理人员需要的是经过提炼、可以作为生产、经营、科研决策依据的综合信息，而营销人员需要的则是准确、及时、新颖的市场信息。另一方面，服务对象本身综合素质的不均衡。企业档案资源利用者的专业水平、地域差异、行业差别、获取信息的能力层次各不相同，有的是只懂得简单的计算机知识和使用技术的一般用户，有的是对档案资源检索和网络较熟悉的专业人员，还有很多是图书、情报和技术方面的学者和专家。这些都会导致档案资源服务对象之间存在巨大的层次差异。 

　　（5）服务对象类型复杂多变。由于对企业档案资源利用的出发点、落脚点各不相同，不同层次的利用者，对档案资源价值的鉴定标准也各不相同，档案资源利用的广度、深度和角度受到了直接的影响，使得档案资源利用的效果也千差万别。从用户的年龄来看，各个年龄层次的人都有。从用户的职位职级来看，有普通工作人员、一般科技人员、中层管理人员、决策领导人员等。从用户的利用目的和受教育水平来看，服务对象受教育程度越高，他们的利用目的越清晰，用户利用频率就越高。知识结构通过学习和实践不断改变，使得这一部分用户类型也不断分化，又重新组合，使得新的用户类型不断涌现，一部分用户又从原来的用户群体中脱离出来，组成新的用户群体，潜在的用户群体也在不断产生。 

　　2．服务方式的更新变化 

　　（1）现代化基础设施和信息技术促进了服务方式的更新变化。以电子技术运用扩大了我们的视野，计算机技术的推广丰富了我们的知识，互联网技术的发展使得知识更新周期越来越短，信息技术的广泛应用使得信息的时效性也越来越强。现代技术革命给企业改革、发展带来的变化，深刻地影响着企业档案资源利用工作。在信息化过程中，现代信息技术和信息技术条件下构建的硬件设施是企业档案资源利用工作发展的基础，现代技术成为档案资源利用、存储、传播的重要手段。 

　　（2）档案资源共建共享促进了服务方式的更新变化。在企业信息化过程中，企业需要高质量、高集成，以及科学有效的档案资源利用管理模式。实现档案资源的有序组织和开发利用是档案资源利用信息化的最终目标，这样才能使企业信息化建设迈上新的台阶，具有更加强大的功能。这是一项与先进的企业档案管理思想结合，把现代信息技术融入档案征集、整理、开发、利用等各个环节之中，使档案资源利用流程更加规范，从而提高企业整体竞争力的一项复杂工程，而不是信息技术的简单应用。 

　　（3）档案资源利用自身的发展完善促进了服务方式的更新变化。随着时间的推进，技术的发展，企业内部环境深刻变化，外部环境日新月异，对企业档案资源利用工作的要求也不断变化发展，使得企业档案资源利用的方式也相应不断随之变化，没有一成不变的标准和模式，也没有固定的目标，推动了档案利用工作不断向前发展。企业档案资源利用工作是一个不断与时俱进，向前发展的过程。这是由现代化本身的动态发展特性所决定的。 

　　3．服务内容的更新变化 

　　（1）个性化趋势。企业档案资源的逐步数字化和网络化，使得档案资源利用者被笼罩在巨大的信息网络之中，其获取资源的能力不断增强。这样档案资源利用者的要求也会更为个性化，更具针对性。因此，企业档案部门应实现按需服务，处处为利用者着想，根据利用者的不同需求，有的放矢，定期将档案精品提供给利用者，实现个性化服务。 

　　（2）精品化趋势。企业生产、经营、科研进程的延伸和规模的扩大，带来了企业档案资源急剧增长。档案资源的消化、吸收问题，引起了我们的高度关注。虽然档案资源不断增加，但资源浓度却被稀释，质量不断下降。垃圾信息、虚假信息、冗余信息大量涌现出来。很多档案利用者不像以前那样十分关心档案资源的数量，但是，对档案信息的浓度值却非常关注。在信息化环境下的企业档案部门将需要集中更多的人力、物力和财力来推行精品战略，确保用户只要进入自己的业务之中，就不再去寻找别的替代物了。 

　　（3）专业化趋势。专业知识是构成档案资源利用价值的关键内容，精品档案资源与专业知识是密不可分的。在信息化环境下，档案资源利用者追求的精品化的档案资源。而行业知识各不相同，存在着巨大差异，这是保护档案资源利用，使之能有效抵御不正当竞争的屏障。因此，企业档案部门要想提高其资源服务的质量，赢得市场，可行的办法就是使档案资源利用服务专业化，利用专业的技术优势来进行信息服务，将目光集中到不同需求类别的用户群上，集中到档案部门自己熟悉的业务领域，通过专业化服务来取得更好的利用效果，以此来提高档案资源利用的质量。 

　　（4）集成化趋势。现代技术的运用，使得各种文件的制发、审批、运行等很多工作，还有各种门类档案选择、归档，以及档案的征集、整理都可以利用计算机来完成，虚拟的档案资源利用系统具有强大的信息管理能力，并且显示出其综合、高效、快捷的优势。档案资源利用工作不能游离于计算机系统之外，在把档案资源数字化的同时，将其列入企业资源管理系统，这样才能使企业档案资源共建共享，形成集成优势。档案管理部门要借助信息与网络技术，把数字化档案、光盘档案、缩微档案、纸质档案、声像档案等多种载体形式的档案资源汇集起来，建立起集档案资源多种利用功能于一体的档案资源利用系统，充分满足企业发展获取档案资源的需求，发挥档案资源应有的作用。 

　　（5）商品化趋势。有偿服务和无偿服务孰优孰劣，要辩证地看待这个问题，不能一概而论。企业档案资源的利用有无偿服务和有偿服务两种形式，无偿服务在现实中占据主导地位。从提高企业员工服务素质的角度出发，档案资源的无偿服务这种方式还需要继续保留。从信息产业发展和信息市场运行的角度出发，应该逐步扩大档案资源利用有偿服务的范围。这就要求我们必须加大信息开发力度，在市场竞争中寻求生存与发展之路，在时机成熟时候适时将其推向广阔的市场。这才是企业档案资源利用工作发展的未来之路。 

　　三、加快株洲市利用档案资源服务企业发展的基本思路与对策 

　　（一）加快株洲市利用档案资源服务企业发展的基本思路 

　　1．加快株洲市利用档案资源服务企业发展的原则 

　　（1）效益优先原则。效益优先，简单的讲就是高产出，低投入。档案资源是一种智力资源，必须以一定的人力、财力、物力投入为基础，才能对他进行有效管理，让档案资源为企业发展服务就是“产出”。有投入和产出，就必然会有经济效益、社会效益问题。市场经济体制的不断完善，使得档案资源利用的频率越来越快，档案资源利用的方式也越来越复杂。如果不注重发挥档案资源利用的引领作用，而只仅仅注重档案资源保管保护工作，就不可能产生良好经济效益和社会效益，只能是浪费人力、财力和物力。档案资源利用越及时、越广泛，产生的经济效益、社会效益就会越大。只有以最小的投入，获得最优的效果，把它运用到企业档案资源利用的每个工作环节上，才能最大限度地满足企业利用档案资源的需求。 

　　（2）优化整合原则。档案资源的原始状态是分散的、零乱的。存放在各级各类档案馆中的档案，虽然进行了一定程度的整理，但从档案资源优化的角度来看，必须对这些档案资源进行合理的整合。合理的开发和科学的利用企业档案资源，就要针对档案资源与企业发展间存在的不相适应问题，按照企业档案资源建设的要求，在利用之前，对企业档案资源进行全面的价值鉴定和加工整理。主要包括以下几个方面内容及要求：一是，对档案资源的真实性进行鉴定。二是，对档案价值进行判定。三是，对有密级的文件进行标注。四是，剔除重份文件，节省人力、财力和时间。五是，开放全部应开放的档案。 

　　（3）特色开发原则。每个企业都有具有本企业行业特色、产品特点的档案资源，优先利用这些档案资源是特色开发原则的重点任务。能够反映本企业生产、经营、科研活动的特色档案资源，是多年形成积累起来的。它使得每个企业的档案资源都有自己特有的风格。有的具有行业特色，有的具有地方特色。在档案资源利用方向的选择上，每个企业都要有自己的特色和重点，档案资源利用在这个基础上才能尽快实现规模化。在档案资源利用的方式方法上，每个企业都要利用自己独特技术，不断创新，形成自己独特的方法。例如，株洲市烟草公司近年来，在公司档案资源利用工作中，积累了自己独特的经验，走出了一条有效开展档案资源利用工作的新路子。一是，开展利用预测。依据当年需求信息和过去的档案资源利用规律，把各类要提供的烟草档案资源精确地预测到利用时间、利用部门和利用者。二是，实行多种服务。在档案资源利用方法上包括借阅服务、投放技术市场、送档上门等。在档案资源利用内容上，包括提供编研成果和提供档案服务。在服务方式上，包括项目服务、咨询服务和跟踪服务等。三是，强化利用反馈。高度关注档案利用者对利用编研成果，利用烟草档案的情况反馈，对档案部门利用工作情况反馈。高度关注批评意见和建议，以此为依据，不断改进烟草档案资源利用工作及业务环节。 

　　（4）广开渠道原则。受传统管理机制和陈旧观念的影响，长期以来，大量的档案资源不能很好地得到利用。这不仅阻碍了档案资源利用工作的发展，也在一定程度上延缓了经济和社会发展进程。这就要求我们必须把握住多渠道有效利用企业档案资源这条重要的脉搏。一是，要建立健全企业档案资源利用规章制度。二是，要加大企业档案资源服务社会的宣传力度，让企业档案资源利用工作走向市场。三是，要做好档案资源利用反馈信息的收集和综合分析工作。四是，要扩大企业档案资源的有偿服务范围。 

　　2．加快株洲市利用档案资源服务企业发展的目标 

　　（1）提高企业核心竞争力和综合实力。竞争与发展己成为企业在市场经济条件下必须面对的永恒主题。现代竞争理念不断发展变化。按照新的理念，企业技术水平的高低和掌握核心技术的人才的多少可以反映出企业竞争能力的强弱，企业所占有的档案资源的数量多少和质量的优劣也可以反映出企业竞争能力的强弱。从近期来看，企业竞争力表现为市场占有率的大小和利润率水平的高低。从长期来看，表现为档案的获取能力的强弱。“兵贵神速”，在激烈的市场竞争中，拥有丰富的企业档案资源，能够及时、有效地利用这些档案资源，企业就可因此领先占领市场，处在有利的竞争地位，获得优先发展的机会。企业掌握了市场的主动权，就能在竞争中立于不败之地。全国统一市场正在逐步形成，外地、外省、甚至跨国公司将不断进驻株洲。株洲企业要想提高竞争实力，取得竞争优势，只能是要及时、准确利用档案资源，超前地把握市场变化的综合性信息。 

　　（2）提高企业档案利用工作的针对性。各种类型的企业数量巨大，长期的积累使得企业档案资源内容是十分丰富。档案资源存在于海量的、分散的、不同类别的档案之中，不便于利用者利用。档案部门需求调查的基础上，对档案资源进行精选、压缩和开发，利用丰富的资源优势，为企业发展和科学研究提供完整的资料、准确的数据、系统的分析，档案资源利用工作就能掌握主动权，增强档案资源利用工作的针对性。 

　　（3）推动企业档案工作的发展。企业档案工作发展的水平和未来发展趋势可以通过企业档案资源的利用现状和潜力反映了出来。对企业档案资源加以利用是企业档案部门在企业生产经营过程中充分展示自己才能的舞台。档案资源利用价值只有得到充分实现，才能真正发挥企业档案工作的作用。数字化为提高了档案资源利用的智能化管理水平，为实现企业档案资源充分利用创造了条件，压缩了档案资源利用的工作周期，节省了企业的人力、物力、财力投入，提高了档案资源利用工作效率，创造出了更好的经济、社会效益。 

　　3．加快株洲市利用档案资源服务企业发展的重点 

　　企业档案资源利用融合在企业各项基础管理工作环节之中。随着企业改革发展的不断深入, 当务之急是积极探索一套创新的具有现代意义的管理方式。全过程、全方位、全员式管理模式是企业档案资源利用的一种既具有创新性,又具有继承性的管理模式,是提高档案资源利用水平，服务企业发展的重点。  

　　档案资源利用的全过程管理,指的是把档案资源利用工作要贯穿于企业文书与科技档案材料的形成、收集、归档和运转的全过程。从这些档案资源的形成阶段开始，到最后归档,都要进行科学、有效的管理和控制。以文书材料为例,在内部行文或者对外发文的拟稿阶段开始,我们就必须严格依照档案管理工作和企业文书处理工作的要求与规定去做。以科技文件材料为例,从新产品的开发研制，到正式批量生产,科研工作的全过程中所形成的文字材料、计算公式和各种图纸,只要是对企业的产品研究开发和生产经营有参考利用价值,都要进行科学的管理和控制,做好这些材料的立卷、归档工作。对基建工程材料的管理, 同样也存在与科技文件材料相同的问题。因为，工程项目子项目众多, 施工周期长，对这些材料的管理，必须要分阶段进行,如果等到整个工程项目竣工时，才去收集档案资源，就难以保证它的完整性。 

　　档案资源利用的全方位管理，即是指企业的所有职能部门在履行其职能活动中形成的，有利用价值的文件,都应当按照企业的规定收集和归档。为了实施档案资源的全方位管理,一方面，企业档案部门要制定各门类档案资源的归档制度,明确归档内容、归档时间和归档要求。这就要求企业档案人员要熟悉企业每个职能部门的职权内容和职责范围,根据企业职能部门的变化和调整, 及时修订和完善归档制度,使各项制度具有更强的针对性，更适用的操作性。另一方面,制度的生命力在于执行。有了完善的归档制度后,全方位管理工作的成败还是要依靠人来执行。企业档案人员要把每个职能部门都作为自己工作的服务对象,学会换位思考、转变立场,在文件材料的形成、积累和归档等各个环节全方位地、及时地给他们提供帮助和指导。如果只是在每年年终，次年年初才去检查指导，发现问题时就已经晚了。档案资源利用工作实施全方位的管理过程中,坚持和强调的科技档案工作的“五参加”、“四纳入”是一项经过实践检验，行之有效的好办法。只有坚持了“五参加”、“四纳入”,科技档案的全方位管理才能实实在在地得到落实。科技档案部门和档案人员“五参加”，就是指要参加科研成果鉴定、参加新产品定型、参加设备仪器开箱、参加基建竣工验收、参加有关科研、生产、基建等方面的会议。科技文件材料的形成、积累、归档工作“四纳入”就是：纳入科技工作程序,生产、科研、基建工作计划,有关部门和人员的岗位职责范围,企业经济责任制考核范围四项工作内容。 

　　（3）档案资源利用的全员式管理。企业中的每一个职工都与企业档案管理工作有着天然的密切联系。每个职工都应当关注和参与企业的档案管理工作。每一个职工签订的劳动合同书,填写有职工履历表,把这些资料保存起来就是档案资源。如果在这些档案资源的形成过程中,不按照规定的要求做，就有可能会给公司或个人带来意想不到的烦脑，有时甚至可以造成无法弥补的损失。我们的科技人员和管理人员是与企业档案资源关系最为密切的人。因为他们在各自的工作中，会源源不断地的产生科技与文书档案资源。这些科技与文书档案中，有很多是应该永久或定期保管的资源。当我们每一个科技人员和管理人员都牢固树立了的档案意识,而且能实际在工作中自觉地支持和配合档案资源利用工作,这样，我们才能够说档案资源利用实现了全员式的管理,档案资源利用才会有扎实的基础。  

　　（二）加快株洲市利用档案资源服务企业发展的对策措施 

　　1．创新档案资源利用工作机制 

　　（1）思想创新。档案资源利用工作与企业的生产、经营、科研工作息息相关，与企业的生存、发展息息相关。企业档案资源利用工作要在数字化背景下，开创新的工作局面，就要与时俱进，更新思想观念，把火热的工作热情与冷静的科学方法结合起来。站在对历史负责的高度，把解放思想与实事求是结合起来，对档案资源利用工作的变化趋势有准确的判断。把锐意进取与科学探索、尊重客观规律结合起来，牢固树立档案资源就是信息，同样产生经济效益和社会效益的理念，密切关注档案资源利用工作中出现的新问题、新情况，坚决克服因循守旧思想的束缚，坚决克服等、靠、要思想的束缚，把档案资源利用间接的服务转变为直接的服务，把档案资源利用静态的服务转变为动态的服务，把档案资源利用低层次的服务转变为高层次的服务，把档案资源利用封闭型的管理转变为开放型管理，把档案资源利用单一的服务转变为多元化服务，把档案资源利用有限的被动服务转变为无限的主动服务，努力做到企业发展到哪里，档案资源利用服务就延伸到哪里。企业发展需要什么，档案资源利用服务就能够提供相应的服务。[⑥] 

　　（2）管理创新。对企业档案资源利用流程进行分工和再造，就要将企业档案资源利用与企业管理流程结合起来。传统的档案资源利用受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，档案资源利用工作既受前道工序影响、又受后道工序制约。档案资源利用流程再造可以完全摆脱这些不利影响。例如，在文档一体化模式中，流程再造后的工作环节、工作岗位、工作步骤都可以的进行一体化集成。新的流程模式具有中间环节少等多种特点。文件不但可以跳转，还可以并行。档案资源利用不但可以分流、还可以交叉、可以循环。在档案资源利用流程创新过程中，可以够始终将档案资源前端控制、过程控制、最终控制的原则，体现在档案资源利用流程设计、运行过程之中。按新的流程产生的文件材料，从一开始就能够符合档案资源利用的要求。在流程中运转过程中，要实施有效的资源监控，建立档案资源流转监控机制，通过资源监控，对档案资源的利用状态进行跟踪。这样，档案资源的形成、流转、利用、开发都可以与企业的资源利用系统完全地结合起来。这样构建起的档案资源利用工作平台，档案资源数量巨大，利用服务参与人员众多，档案资源数据库功能强大，资源价值传递迅速，资源的交换与流向和实际企业实际工作流程完全融合。[⑦] 

　　（3）方式创新。现代技术的运用给档案资源利用工作带来了显著的变化。这种变化主要表现在为档案资源利用工作构建了一种全新的利用方式，拓宽了服务的领域。在特定的背景下，时空被无限的拉伸和拓宽，档案资源利用的方向和方式不断拓展。中国石油株洲分公司将档案资源利用细分为四种模式：一是，档案资源利用单向被动利用模式，指档案资源利用人员根据单向用户的要求被动地为其提供档案资源的过程。如：该公司档案馆提供的科研情报、档案咨询服务等都属于这种模式的利用。二是，档案资源利用多向被动利用模式，指档案资源利用人员根据事先不确定的多向用户的要求，组织、积累档案资源，为其提供档案利用的过程。如：该公司档案馆向利用者提供档案查阅服务就是这种利用模式。三是，档案资源利用单向主动利用模式，指档案资源利用人员根据用户档案资源需求调查结果，将编研好的档案资源提供给事先确定的档案用户的过程。如：该公司档案馆提供的决策支持服务、选题情报研究、特定对象的上门服务和资源策划服务等均是这种利用模式。四是，档案资源利用多向主动利用模式，指企业档案资源利用人员工根据档案工作职责，资源利用计划、有目的地开发企业档案资源，并将编纂成果传递给不确定的用户的过程。如：该公司信息公开栏内对一般性企业事务进行定期公开属于这种利用模式。 

　　2．加快档案资源数字化步伐 

　　（1）充分利用网络技术，实现档案数字资源共享。当前，株洲的一些大中型企业的档案部门已经建立了档案目录机读数据库，取得了一些好的经验，有的甚至已经建立起了档案全文数据库和多媒体数据库，而且对馆藏的全部档案资源进行了数字化。其中，株洲南方动力机械公司档案馆己经率先完成全部档案目录数据库建设任务。利用现代信息技术加强企业档案资源利用工作，核心是加快档案资源的数字化建设步伐。把传统载体形式的档案资源变成数字化形式的档案资源，运用现代技术实现海量存储和多媒体存储，使档案资源能够得到充分的互通共享，传统的档案资源服务方式的局限性将会全面破除。档案资源利用数量巨大，与之相比我们的加工组织管理能力十分渺小。企业档案资源的加工与处理能力如果总是停留在手工管理水平上，在整个社会的信息化建设快速发展的时代，我们面临着被淘汰危险。因此，把档案资源利用与现代技术管理结合起来，实行档案资源利用数字化管理，是企业档案部门融入企业发展，融入社会发展方式和途径。 

　　（2）充分利用档案缩微技术，节约档案资源保存空间。档案资源缩微技术就是把档案资源拍摄在感光材料上，按比例缩小，运用现代技术制成档案缩微复制品，进行保存、利用和传播。档案缩微复制品具有规格统一、保存寿命长、提供利用多样化、适用性强等特点。它不仅可以真实地反映档案资源内容及载体的原貌，而且还可以方便档案资源利用者，节约档案资源保存空间，减少档案在利用过程中造成的破损。运用计算机技术还能够实现缩微档案检索、复制、还原等档案资源利用功能。株洲电力机车公司等一些大中型企业规定，在档案资源利用过程中，提供利用特别重要、特别珍贵、利用特别频繁的档案，要用档案缩微品或复制件代替原件。这些行之有效的规定不但保护了档案资源原件，而且，促进了缩微技术在档案资源利用工作中的应用。 

　　（3）充分利用计算机技术，提高档案资源的整合能力。计算机是运算速度快、存储容量大的信息处理工具。应用计算机技术可以实现对档案资源的编目、检索、统计、借阅等工作进行自动化操作和管理，大大减轻档案资源利用工作的强度。它可以使档案资源的编目、统计、检索、打印、传递、修改等功能，真正做到了一次录入，多次使用，可以拓宽档案资源利用的途径，减少重复性劳动，全面、准确、及时、系统地提供档案资源。有无完备的检索工具在很大程度上决定了为利用者服务时能否及时准确地提供档案资源。如：中国石油株洲分公司近几年在原有的案卷目录、全引目录的基础上，分门别类地编制了文号索引、专题目录等检索工具并熟练掌握，使检索速度和查全、查准率不断得到提高，为查档的开发、利用提供更加快捷的服务。[⑧] 

　　（4）充分利用传统载体，实现档案资源形式互补。传统载体档案的存在具有其合理性，数字化的档案资源并不是对它的全面否定。传统载体档案与数字化形式的档案两种形式的档案可以互相补充。要充分发挥传统载体档案资源和数字化档案资源的不同作用。采用数字化形式的档案资源，可以满足利用者方便、快捷地利用档案资源的要求。采用传统载体形式的档案资源，可以满足利用者真实、生动、直观的要求。应该按照不同的要求，对两种载体形式的档案资源进行科学的保管，合理的组合配置，有效的进行利用。 

　　3．加强企业档案资源建设 

　　总的说来，加强企业档案资源建设要体现在广度、质量和特色三个方面，按照优化馆藏档案资源结构的要求，建立起资源丰富、特色鲜明、形式多样的馆藏体系。从档案资源形成年代上看，不但要有古代形成的档案，还要有现代形成的档案。从档案资源的载体形态上看，不但要有纸质形式的档案资源，还要有音像、软盘、光盘和实物形态的档案。特别是要具有不同民族特色、不同地方特色的档案。从内容上看，不但要有反映企业生产经营的档案，还要有著名人物、有代表性的单位公全宗档案。丰富的档案资源是开发利用档案资源蕴藏的信息价值的坚实物质基础。在档案资源收集的内容上，不但要有反映宏观内容的档案资源，不要有反映微观内容的档案资源，两者要相互结合，相互补充，相互配合，尽最大的能力把散存于社会上的优质的档案资源收齐、用活、存好。一是，充分掌握立档单位保存的档案资源状况，通过广泛的调查研究，制定切实可行的接收计划，属于档案馆保存范围的档案资源，做到应收尽收。二是，要扩大接收范围。在接收档案资源时，要特别注意收集、保存不同时期、不同门类、不同载体、不同类型的档案。对于不同种类来说，分别包括党政机关档案的收集、科技档案的收集、专业档案的收集等，还要特别注意收集散存在民间，具有社会保存价值和利用价值的档案。对于保存档案的集体或个人可以给予奖励和补偿。三是，要以高度负责的精神，从有利于档案保护的角度出发，提前接收档案资源进馆。 

　　4．提高档案资源利用人员的综合素质 

　　现代化设备的应用和现代科学技术的引进，是企业档案部门加强档案资源利用的重要环节。它要求档案人员必须是知识面宽，基础理论扎实，创造胜强和适应性广的新型人才和复合型的人才。企业档案资源利用工作需要传统的学术研究型人才、技术应用型人才、利用服务型人才，更需要现代的参考咨询型人才、技术开发型人才、服务公关型人才。具体来看，应具备以下三种素质： 

　　（1）具有良好的文化素养。不管哪种载体形式的档案都是用语言或文字形式记载的，档案资源利用者时时刻刻都在与语言或文字打交道。档案资源记载着历史事实，不同时期的档案资源，反映了当时的社会历史情况。只有懂得广博历史知识，深刻地了解历史背景，才能准确地理解档案资源形成和产生，才能够完整地鉴定档案价值，准确地鉴别档案真伪，才能管好、用活档案资源，充分挖掘档案资源利用的价值。因此，丰富的历史文化知识和一定的语言文字素养是档案资源利用人员必须具有一项基本功。档案资源利用人员在实际工作中，还要充分与各行各业的档案利用者接触，了解他们的需求情况。档案资源利用工作最基本技能是文字交流、语言表达。世界经济、文化交流的领域日益扩大，档案资源利用的范围也在不断地突破国界的限制，这就要求档案资源利用人员必须具备宽广的国际视野和熟练的外语知识，能够熟悉国际档案资源利用有关规定。此外，档案人员具备一定的国际、国内法律知识，依法依规地利用国际、国内的档案资源。 

　　（2）具有精湛的业务能力。企业档案资源利用工作是一项非常复杂的系统工程，是一项系统性很强的综合应用工作。它对档案资源的收集、管理、利用三个主要环节，对统计、编研、科研等辅助环节都有严格的要求。能够准确地对企业档案资源展开研究和分析，是对企业档案人员的实际工作能力的重大考验。档案资源利用的手段和技术的新发展，也对企业档案工作人员提出了新的要求。这些都需要我们熟练地掌握和运用。进入新的时期，现代档案资源处理技术的不断普及应用，档案资源新型存储介质的不断涌现。出现了数字档案、实物档案等很多新型载体形式的档案。在信息的记录和保存方面，这些新型载体形式的档案资源有各种各样的特别要求，确保这些新型档案资源的完整与安全用传统的档案管理手段和保护技术己无法满足新型载体档案的要求。因此，企业档案资源利用人员要深入研究各种门类新型载体档案的管理方法和保护技术，以确保各种门类的新型载体形式的档案资源内容的安全性、真实性与完整性。 

　　（3）具有熟练的技术本领。互联网的普及应用和深入发展，使全世界范围成为一个“地球村”，档案资源共建共享成为现实。互联网极大地拓展了我们的档案资源利用空间，成为档案资源利用工作提供了技术了支撑，并搭建了档案资源利用的管理平台。现在，湖南省档案馆局（馆）已建立了档案信息网。可以预见，市、县档案馆局（馆）和企业档案馆（室）在不久的将来也都会建立起自己的网站。株洲市的各县市区，各级各类档案馆（室）不仅是档案资源的永久保管基地，是政府信息的公开场所，也是档案资源的利用中心，还可以成为爱国主义教育基地。这就给企业档案资源利用人员提出了新要求，不仅要熟练地掌握互联网技术，还要具备运用计算机技术手段，辅助进行档案资源利用工作的应用软件研发，开发、设计档案资源利用网站的，对数字化档案馆的可行性进行理论研究和实践构建等能力。这就要求企业档案资源利用人员只有具备了熟练的现代技术处理能力，才能够在更高、更深的层次上，更好地利用档案资源，真正实现企业档案资源共享。 

　　主要参考书目与文献 

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　　[3] 李兴山.西方管理理论的产生与发展.中共中央党校出版社，2009年1月 

　　[4] 李兴山.现代管理学（第三版）.中共中央党校出版社，2010年6月 

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　　[10] 向立文,昌珍霞.企业档案文化建设研究 ——意义、问题与对策.档案学通讯2013年第4期 

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