作    者：李明(女） 

工作单位：湖南城建职业技术学院 

　　关键词：电子文件 纸质文件 法律效力 

　　电子文件是纸质文件发展到一定程度为适应档案信息化发展的一种新型的信息记录形式，是纸质文件的发展与传承，促进了档案信息化的飞跃发展。电子文件的利用给人们的工作与生活带来了极大的便利，但也因其自身信息的安全性、稳定性等因素削弱了电子文件的法律效应，电子文件法律效力的认可度明显低于纸质文件法律效力。 

　　一、电子文件法律效力的影响因素 

　　电子文件在输入、保存、传输、提供利用过程中往往伴随信息失控、污染、丢失、干扰、窃取、病毒攻击等内在与外在不安全因素，使得电子文件容易失真，引起人们对电子文件的信任危机，因而难以成为合法证据，提供可靠的法律效力。 

　　（一）影响电子文件法律效力的内在因素 

　　文件的法律效力通常都由其载体的相关性来确定，而电子文件虽没有固定载体，虽然从此方面来看，电子文件就失去了其强调原件的意义，但电子文件作为文件的一种仍具有文件本身所具有的价值与功能。研究电子文件法律效力的内因，大部分也是从电子文件本身属性与特点出发。 

　　一方面，来自于电子文件内容的原有属性问题。一份文件的法律效力说到底还是以文件最初的原始信息记录为主。纸质文件由于其文件生成后具有的不易变更性，即便更改也易留下痕迹，因此很大程度上保证了内容记录的原有属性。而电子文件的内容则往往存在以下特点：(1)内容本身易于修改。因为电子文件的普及率大，同一份电子文件也可在各种不同储存设备中储存，因而其内容本身被修改的可能性大；（2）内容形式易于变化。电子文件的格式、软件的升级等技术手段均可以引起电子文件内容形式的变化，同一份电子文件在不同存储设备中存储格式的不一致可以引起电子文件内容形式的变化，软件的更新升级其信息内容的存在方式也会相应随之变化，升级过多导致原有电子文件不可读现象也可能发生；（3）内容字迹可变更性。与纸质文件内容字迹的唯一性相比，电子文件的内容字迹是可以随意变更的，在法律认证的文件的原始唯一性上，电子文件是很难从字体、字号、版式上辨别其原有属性。 

　　另一方面，来自于电子文件的应用管理方式。与电子文件相比，由于纸质文件有其更为严格的管理制度以及更为完善的相关法律法规相关制约，因此纸质文件保存了较好的原有属性，而电子文件则通常采用如下应用管理方式：（1）存储载体的不确定。文件的原有属性对文件内容与文件载体均有要求。而电子文件由于其可以随意将内容复制粘贴任意储存变换载体形式，因而其原始属性难以保证；（2）电子文件所处环境的不确定。机遇与挑战并存，在信息技术日新月异，档案信息化飞速发展的同时，电子文件所处环境也存在很多不安全因素，如存储设备故障、病毒侵入等因素均可能破坏电子文件内容的原有属性；（3）电子文件管理制度与方法的不完善。电子文件作为一种新型的信息记录形式，其管理制度与方法仍存在很多的弊端，至今我国尚未形成一套完善的电子文件标准化管理方法，虽然2007年《电子文件归档与电子档案管理规范》、1999年《CAD电子文件归档与光盘存储办法》作为国标出台，但多是原则性描述，实际性操作难以借鉴，因电子文件形成、存储、保管、利用等很多方面均没有具体的制定与界定，档案部门也只能根据自身工作实际来操作执行。同时，在现行很多单位采取的“双套制”的文件管理的形式中，如果牵涉到对文件进行法律原始文件认定的话，人们也倾向于应用管理健全、安全性、稳定性更强的纸质文件而非电子文件，纸质文件的法律效力优势明显。 

　　（二）影响电子文件法律效力的外在因素 

　　通常情况下，电子文件法律效力低于纸质文件法律效应，这不仅与电子文件的原有属性与特点有关，而且与信息行业的发展、相关法律法规的规范、人们对电子文件的接纳程度等外在因素有关。 

　　第一，信息行业的技术发展。电子文件本身安全风险的降低有赖于信息行业技术的发展与进步。信息行业的技术革新能够帮助电子文件更好地解决电子文件易于修改、软件升级黑客攻击、病毒入侵等问题带来的困扰，确保电子文件安全，进一步保证电子文件的原有属性；第二，法律的规范与政策支持。在影响电子文件法律效力的外在因素中，法律的规范与政策的支持是非常重要的。在法律的相关认定中，由于人们对电子文件的认识不深，加之当前技术水平有限，导致现行法律对电子文件的关注度不够，缺乏有效的法律机制体制予以保障，我国2005年颁布实施的《电子签名法》虽然填补了这方面空白成为了我国真正意义上的首部信息化法律，但是内容的仍较抽象实际可操作性不强，电子文件的法律效力缺乏法律体系的保障。同时，法律支持电子文件的法律效力也要建立在政策支持，电子文件各项法规、管理均规范化的前提之下，只有当电子文件管理各方面都规范合理了，电子文件在法律上的效力才会得到进一步认可；第三，人们对于电子文件的认可程度。当前，电子文件由于其操作简单、易于修改、易储存等特点已成为大多数人的信息记录形式，已广泛应用于企事业单位文件的生成与信息公开共享、学校学习考试、报告、论文、科学研究等各种应用中来，但当提到文件，人们往往第一时间想到的却仅仅是纸质文件，大多数人只认可纸质文件，并将“纸质文件作为信息记录的主要载体”。因此，要提高电子文件的法律效力对人们进行电子文件的相关宣传、推动其发展，提升电子文件的认可度是很有必要的。 

　　二、强化电子文件法律效力的措施 

　　电子文件的信息失控、污染、丢失、干扰、窃取、病毒攻击等内在与外在不安全因素，使得电子文件的法律效力认可程度远低于纸质文件的法律效力，但是笔者相信通过采取加强安全技术的创新和实践、加强法律法制建设、合理有效整合资源加大投入与宣传、加强跨区域部门间合作与授权等措施，电子文件的法律效应是能得到保证的。 

　　（一）加强信息技术的创新与实践，确保电子文件的真实与完整 

　　国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件指南》中提出，电子文件中的 “元数据”（即关于电子文件的技术数据，其有助于说明电子文件的内容、结构与上下文关系）和“背景信息”（即关于电子文件业务与行政背景方面数据，其有助于证明文件的真实性，其有助于让使用者理解文件内容）这两类信息应予以记录和保存[1]。对于电子文件来说，保证其本身内容的真实与完整是至关重要的，这也是保障电子文件法律效力的根本之道，这就需要加强元数据等信息技术的创新与实践。（1）利用元数据与背景信息的管理，确保电子文件的原有属性。元数据能够忠实记录电子文件的形成等整个管理过程，不仅可以确保其文件的原有属性，也可以判断电子文件在进行法律认定时与其原始信息内容是否一致。而通过对背景信息的管理，能够监控电子文件的整个业务活动流程，确保电子文件在各项工作中的正常记录与存储。因此，结合元数据与背景信息的实际功用，我们可以充分利用对元数据和背景信息的管理来确保电子文件法律效力；（2）加强电子文件的应用管理，确保电子文件的正常运行。及时为电子文件配备合适的系统环境，能有效避免系统的不兼容，在系统升级或更新时提前做好电子文件的格式转换、存储、归档、加密、解密等工作；（3）加强信息安全技术创新与实践，确保电子文件的安全。电子文件的法律效力与其信息安全密切相关，因此，需加强信息安全技术的创新与实践，采取有效的安全技术保障措施，以防范黑客攻击、病毒入侵，加强反病毒软件、防火墙等技术的研究。 

　　（二）加强法律法制建设，提升电子文件的法律效力 

　　电子文件的法律效力最终还是应专门的法律来对电子文件进行界定，电子文件的法律效力除了加强信息技术的创新与实践来确保电子文件的真实与完整外，还应加强电子文件的法律法制建设，这是档案信息化的必然趋势。（1）加快电子文件的立法工作，确认电子文件的法律效力。目前，我国仅发布了《电子文件归档与管理规范》国家标准，该标准规定了在公务活动中产生，具有保存价值电子文件的形成、积累、归档、保管、统计、利用的一般方法，对电子文件的管理应用提供了较为详实的参考。2003年颁布的《电子签章条例》也首次确认了电子文件与电子签章的法律效力，而2005年正式颁布实行的《电子签名法》则成为了“中国首部真正意义上的信息化法律”，对电子签名做出了法律明文规定，也为电子文件管理法制化提供了基本依据[2]。在《档案法》中也明文规定国家档案馆所保管的电子文件具有法律效力是可行的，但专门针对电子文件的立法还未有出台，因此应加快电子文件的立法工作，在我国档案的相关法律法规中专门增加涉及电子文件的法律条款；（2）修改完善现行法律法规，提升电子文件的法律效力。目前我国已有法律法规规定的传统证据类型中，还未有完全认定电子文件的法律效力，这与当时制定这些法律法规的时代发展和科学技术水平的有关，而根据现在的情况来说，完全可以结合实际工作在已有立法的基础上对相关法律法规进行修订和完善，明确电子文件的法律地位，并制定法律法规相配套的切实可行的电子文件相关法规及细则。 

　　（三）合理有效整合资源、加大投入与宣传，加强电子文件的法制建设 

　　电子文件的法制建设离不开档案的信息化建设，无论是档案。信息平台的建设还是基础数据库等建设，都需要大量的人力、物力、财力的投入。由于各地资金投入与重视程度的不平衡导致档案信息化建设步伐的不协调，影响了档案信息化工作的整体均衡，也不利于电子文件的法制建设。因此，笔者认为可从以下方式来进行开展：（1）加强政府对电子文件的法制管理与重视程度，加大对电子文件的资金投入力度；（2）合理有效整合资源，加强社会化合作。有效吸收优质资金投入到电子文件的法制建设中来，拓宽资金来源渠道，提升电子文件的社会与经济效益；（3）加大对电子文件的编研工作。加大对电子文件的开发与利用，根据对电子文件相关产业的需求构建独特的电子文件相应产品，将电子文件的法律效力与电子文件的知识产权有效结合。同时，加强相应的理论与实践应用研究，为电子文件的法律效力提供论证依据；（4）重视专技人员的培养，促进技术的交流与共享。拓宽专技人员的培养领域，采用多渠道培养具有综合职业能力与法律化、信息化的专业复合型人才，同时，不断促进各部门间的技术交流与共享以达到优势互补；（5）加强电子文件法律法规的相关宣传力度，提高民众对电子文件的利用与认可程度，提高电子文件的法律效力。 

　　（四）加强跨区域部门间合作与授权，推进电子文件的法律认证体系建设 

　　当前，电子文件实现法律效力主要通过两种方式，一种是通过文件制发单位按照法定程序来确保电子文档的法律效力，另一种是通过授权第三方（如档案馆等公共机构）赋予电子文件的法律效力。在过去传统的纸质文件时代，若当事人要取得完全有法律效力的文件就必须取得发文单位的主管签名并加盖公章，这种方式不但手续繁琐而且效率低下，也容易受到人为因素干扰，而随着信息技术的发展加强跨区域部门间合作与授权则能够改变这种局面。权利相关认证部门可通过签署法律形式认证文件将已具有法律效力的官方电子文件授予档案馆等公共机构的第三方，民众只需要对公共机构中的电子档案进行查询，由该第三方机构对电子文件进行认定后即可确认其法律效力，这样既简化了电子文件法律认定的工作流程又避免了人为干扰维护了法律公正。随着互联网的发展，民众已可以足不出户通过电子签章等技术的支持在政府的信息公开网站查阅就获得到关乎自身利益的具有法律效力的信息。因此，各区域部门间应加强合作与授权，构筑法律的电子政务平台，整合各类信息资源，促进电子政务信息的公开与共享，通过法律的电子政务平台的认证授权，确保电子文件的法律效力，推进电子文件的法律认证体系建设。 

　　参考文献 

　　[1]王向东.国外电子文件管理咨询服务研究[J].档案学通讯,2010(2):66-70. 

　　[2]陈勇,张文茜.论电子文件证据的法律效力[J].浙江档案,2012(10):11-13. 

　　[3]冯惠玲.电子文件风险管理[M].北京:中国人民大学出版社,2008. 

　　[4]向立文.电子文件风险管理机制的构建[J].档案学通讯,2009     (2): 66-69. 

　　[5]王少辉.论电子文件法律证据效力的影响因素和保障对策[J].档案学研究,2003(4):27.