摘要：随着时代和企业的发展，企业核心档案的收集工作也日益变得重要和紧迫，本文旨在结合本企业本档案部门的实际工作情况，归纳总结，浅谈如何做好这方面的工作。 

　　关键词 ：企业 核心档案 收集    

　　档案，承载着历史、服务于当下、启迪着未来。随着时代的高速发展、电子信息化的高度普及，它的内涵和外延也与时俱进发生着深刻变化。 

　　2010年4月14日中央企业档案工作视频会议的召开，标志着“中央企业档案工作正式进入了由国资委履行指导职能的新阶段，同时也进入整体性、系统化、标准化的新阶段”。国务院国资委党委副书记、副主任李伟在讲话中指出，“中央企业档案是国有资产的重要组成部分…”这些重要会议的召开标志着企业档案的地位的提高，参加会议的档案人员都戏称“档案人员的春天来了”。 

　　我所服务的工作场所是中石化长岭分公司档案馆。档案，作为这个企业的一个“全息缩影”，在几十年的厂史中为企业的决策部署、生产经营、工程建设、技术开发、员工身份各种求证、员工福利等方面起到了重要的作用。然而。随着企业本身的发展，一些核心档案的内容也在扩展，使用范畴也越来越广泛，作用也越来越重要，如何更好的提高全员的档案意识，加强核心档案的收集，保证档案本身的完整性、规范性，也成了我们档案工作人员的一个重要的工作内容 

　　目前的核心档案大致可以粗略的分为：1、重要决策和重大事项的文件材料。2、行政、党群、经营和生产技术管理类的文件材料。3、经济合同归档管理。4、专有技术、专利及科研成果的文件材料。5、企业权证、重要声像、奖牌证书等信用档案。6、工程、设备、产品更新换代的文件材料。7、与现实相符的油气管网，隐蔽工程总图及更新调整的依据文件。8、安全事故调查处理的文件材料。9、干部职工的人事档案，与干部职工聘用、辞退、定岗考试、奖罚、职工保险、房产出售的相关文件材料。10、企业重要人物、典型人物的有关材料。11、企业合资、合作项目的有关文件材料。12、境外机构重要档案资料。 

　　目前，笔者所在的是文书岗位（本馆按照档案的类别不同分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案五大类）。下面，笔者结合本公司的工作实际和本人近几年的工作总结和体会，就如何加强文书档案方面的核心档案的收集做一个表述。 

　　近几年来，本岗位人员本着高度的工作责任感，较强的业务能力在总部档案部门的领导下，在本公司主管部门的支持协助下，在核心档案的收集方面取得了一些成绩： 

　　1、“填补空白”——企业核心权证（国土使用证和房产证）的收集：作为企业国有资产的一个重要组成部分，国土证和房产证历来都是存放在本公司工程处的。对于工程方面的有关人员来说，由于在工作中要经常性的使用到这些重要的证件，如果移交到档案馆后，查借阅要办理相应的手续，还要受限于时间、场地（来回跑动），显然是麻烦很多了。当时考虑到这些实际情况，我们和工程处的负责人沟通协调并取得他们的支持同意后，采取在工程处成立二级分室的办法，实物原件还是存放到工程处，台账、目录等资料按时移交归档。工程处的兼职档案员购置了新的铁柜、装具等物（由于场地的关系，无法是专室铁门），按二级分室的标准制定了相关的规章制度。这样试运行了近一年的时间。后来，因为正逢本公司的办公大楼要翻修(后因故未实施)，本岗位人员本着高度的职业敏感度和责任心，同时也是为了保证重要资料的安全性和管理的规范性，本馆人员及时上门和工程处的同志沟通协商，取得一致的意见，该批次的国土证(资产分公司部分198份)和房产证（股份分公司部分628份）顺利归档入库，纳入了档案的专业管理流程中，也填补了本馆在核心权证收集方面的一个空白。在近几年的工作中，这些证件也多次发挥重要作用。 

　　2、“如虎添翼”——借助信息技术加强合同档案电子版的收集： 2013年中石化在全系统中推广石化盈科研发的新的档案管理系统，新的档案管理系统比我们之前使用的神舟数码系统（简称神码系统）功能更加强大、使用更加便捷，几乎是同时，本公司的法律部、经理办也在总部的统一部署下使用新的合同管理系统和公文处理系统，本馆人员抓住这一有利时机，向在本馆做前期调研和安装调试工作的石化盈科人员提出要求增加合同和公文处理的两个接入端口（中石化的别的一些分公司也有此需求），后在本公司信息技术专业人员的大力支持下，目前本档案管理系统顺利的接入了合同管理和公文处理两个端口，在法律部和经理办的相关人员支持下也完成了后期的数据流转流程和数据测试工作。目前，合同系统中的合同的电子版基本上可以同步的流转到本档案管理系统中，这极大的改观了合同资料的电子版的的归档。同时也为今后的进一步的开放档案系统后的在线查阅打下了基础。这是利用信息化加强加大合同等资料收集的一个很典型的例子。 

　　3、“以史为鉴”——安全事故方面资料的收集：石化企业普遍高温高压、有毒有害、易燃易爆。“安全”的准则是石化行业的最高准则。“安全”的理念也经多年的教育深入每个石化员工的血脉中。本公司作为总公司的安全先进十连冠单位，近十多年未有上报集团公司级的事故发生。这个成绩的取得是和本公司一贯的严格的要求和精细的管理作风密不可分的。但是，“天有不测风云”，由于诸多因素，导致本公司在2014年发生两起报集团公司事故。一起为承包商备案事故，另一起为一般事故。事故发生后本公司积极反应，本岗位人员也及时和安环处兼职档案员联系。收集到了2014年度安全事故台账。里面详实的记载了事故发生简况、原因分析、事故等级、处理结果等内容。现在的事故固然掩盖不了曾经的光芒。但是，如果不从现在的事故中吸取经验和教训，今后就还会发生更加严重的事故。尊重事实，同时“以史为鉴”。作为档案人，要做的就是及时的捕捉、收集到这些重要的档案资料，收集、还原、保留真实的企业资料，为企业的决策、规划等一系列工作提供参考和凭据的作用。 

　　4、“穷追不舍”——企业合作、合资的有关文件的收集：因企业机构撤并或企业重组改制、承包、租赁、兼并、破产等产权关系变化，企业原有档案和处理产权关系形成的档案，我们目前暂统称为“清理整顿”档案。这些资料也属于企业合作、合资等有关文件的一个重要的部分。本公司是中石化旗下的子公司，历经多次机构改制、企业重组，其间产生了一些三产联营公司。2015年之前，本馆存有约一些清理整顿资料，还有一些因国有产权注销登记工作尚未办理完毕未归档。2015年初，本岗位人员再次和财务处有关人员取得联系，重申了清理整顿资料及时归档的必要性和重要性，在财务人员的协助下本馆又追回近10多家清算公司的资料总计20本。目前还有些暂时无法及时归档，但是本岗位人员也在及时的关注跟踪中，馆领导也高度重视，开出了工作联络单并取得了公司主管领导的支持。一旦资料的收集条件具备后就会及时的收集归档。 

　　5、“铭记历史”——2011年10月18日对中石化长岭分公司的员工来说是一个终身难忘的日子。因为这一天，要召开规模盛大的长岭炼油改扩建项目全面投产暨厂庆四十周年庆典仪式。改扩建项目是长炼的“希望工程”。从2008年奠基到2011年的8月投产，在中石化总部和湖南省政府等各级部门的关心下，经过建设者艰苦的努力，在本公司全体员工的殷切期待下顺利开工。光是围绕着庆典仪式，参与的部门就有经理办、工会、宣传部、团委、综治保卫部、会议接待中心、小车队、医院等诸多单位。所涉及的材料更是牵涉到诸多部门，类别也繁多，要在短时间内收集齐备也是有困难的。档案馆员工积极和经理办沟通，争取到他们的认同和大力协助，由经理办出面，将各个单位部门应该收集的资料一一列举出来，并要求他们在规定的时间内尽快的上交。文书岗位人员也及时的跟进，在较短的时间内将此批资料，包扩举办庆典的请示报告、表彰人员名单、议程安排、到会贵宾的珍贵签字、贺信贺电、重要讲话、焰火燃放和安防措施、会议表演节目、各类书籍、光碟、画册、请帖、宣传册等40多件资料基本上都网罗一空，尽入囊中。这次之所以在收集面广且杂的情况下能够很圆满的完成任务，为公司重大事项的档案收集增加一个重要而又意义远大的部分，一是在于档案人员高度的责任心和较强的业务能力，再就是方法得当，借助庆典的主要组织部门经理办的力量出面协调，档案人员及时跟进，多方联络和催交，最后才在短时间内圆满完成收集任务。 

　　6、“服务至上”——档案的收集整理、归档入库，整个流程下来，所有的这些最终都是一个目的-----“有用”。能够服务社会、服务企业、服务个人。并且利用价值越大越好。在核心档案中，有一部分是行政、党群、经营和生产技术管理类的文件材料，这部分内容在本馆的业务流程中属于文书岗位范畴，还有一部分的核心档案是属于人事档案业务范畴的干部职工的人事档案的收集。这两个岗位的人员在长期的文件资料的收集中，兢兢业业，及时准确的收集。尤其是对于一些档案意识比较淡薄的单位在收集的过程中，档案员凭借良好的业务素质，在收集范围中指向明确，坚持原则，及时跟进，确保了档案的完整性。2014年，原属于本公司的石化职业技术学院要移到到省政府，文书、人事两岗位人员提供了大量的原始资料和重要文件，为学院的顺利移交提供了很大的帮助，现摘录他们送来的感谢信中的一部分：“……一年来，在湖南石化职院整体移交省政府管理的过程中，贵馆给予了大力支持，在学院历史资料查询、现有人员的岗位痕迹记录，员工薪酬调整、学院财务资产、部门机构设置、管理干部任免文件这些方面提供大量原始档案。。。。学院历经多次搬迁和合并，档案遗失、缺失现象严重，贵馆迎难而上，帮助我们提供了从1978年最早的长岭石油学校的建立、1982年的职工大学成立的批复、1991年长炼党校的建制指导、2003年的三校合一的组织变迁。这些历史沿革的凭据材料，为湖南省编委确定人员、机构事业编制提供了历史依据…… 尤其是在2013年，为了落实国家教育局等六部委联合下发的《关于妥善解决国有企业职教幼教退休教师待遇》政策，贵馆配合市教育局、社保局、国资委等部门查找诸多人员人事档案。此次任务时间紧、工作量大……”。红彤彤的一份不是很特殊的表扬感谢信，是对档案工作的一种肯定。然而，也许他们还并没有意识到，对于我们来说，这次的查阅调档范围所涵盖的时间跨度长，情况较复杂，牵涉的人员情况也复杂。在此次的查阅中，尤其是人事档案资料牵涉到近300人，而我们之所以能够在短时间内提供周到齐备的服务，在于我们长期的在收集方面的严谨的态度和扎实的做风。严格的按照归档范围来收集，同时还根据实际情况的变化不断的改进，在收集的工程中坚持原则，不合规的要整改补充，长期的坚持下来使库存较为齐备和规范，从“收集”这个源头上保证了“货源充沛”……象一个家底殷实的人家，才能够顺利度过各种难关，更象一场不期而遇的考试，能够圆满过关的学生都是功底扎实，平时就努力勤勉的。 

　　当然，由于种种原因，目前我们还有些核心档案的收集未圆满完成，有客观原因，例如在专利收集这一块。本公司目前的环氧丙烷项目是国内自主研发的先进项目，由于还在专利保护期内目前也还无法收集齐备。也有些主观因素的，这些在今后的工作中都是我们要加强和努力的一个方向。再一个因为笔者所在的是文书岗位，工作范围都是文件资料类别，对于科技档案、会计档案、声像档案中的一些核心档案在本论文中不做表述。人事档案的因为有一些和本岗位有重叠部分在此略为表述。 

　　档案工作繁杂琐碎又默默无闻，尤其收集这方面还要和相关部门打交道，协调沟通。而全员的档案意识提高还需要比较漫长的过程。本文仅是本人这几年在收集核心档案工作方面的一些心得体会，希望起到抛砖引玉的作用，和同行互相学习，提高，不断的进步，将默默无闻又任重道远的档案工作做得更好，做赋有职业操守的合格的兰台人。 

　　参考文献：  

　　1. 李伟.中央企业档案工作视频会议上的讲话   2010.4 

　　2. 中石化档案评价标准体系   2010 

　　作者姓名：白惠芳 

　　性别：女 

　　工作单位：中石化长岭分公司档案馆 

　　专业：工业企业管理 

　　职称：档案馆文书员兼标准化责任师