平江县档案局

　　关键词：县级档案馆   信息技术 服务民生能力 途径

　　摘要:文章对应用信息技术开展档案利用的优势进行了简要分析，指出了档案服务民生存在的问题，并阐述了县级档案馆应用信息技术提高档案服务民生能力的途径：转变思想观念、强化档案管理、创新利用方法等。

　　“民惟邦本，本固邦宁”民生问题是各级政府高度关注、着力解决的主要工作,档案部门应该主动融入民生领域，做好民生档案工作、提高档案服务民生能力。随着社会的发展和科学的进步，信息技术的广泛应用促进了各行各业的发展，使世界发生了深刻的变革，信息技术的应用对传统的档案工作也产生了巨大的冲击，档案工作面临着前所未有的挑战，县级档案馆如何参与解决民生问题、应用信息技术提高档案服务民生能力已成为亟待解决的问题。

　　一、应用信息技术开展档案利用服务的优势

　　现代社会，信息技术极大改变了传统的档案工作模式，档案服务能力倍增，信息技术在档案服务社会、服务民生、服务群众工作中有着无与伦比的优势，其优势主要表现在以下几点：1、档案利用范围宽，通过信息网络的普及，真正实现档案资源的全覆盖，使档案馆真正成为全社会的资料库；2、档案利用内容全，借助信息技术，档案部门海量储存的档案信息、无处不在的信息网络能够为社会提供多地多个部门内容更全面的服务，真正实现档案信息高度共享；3、档案利用速度快，计算机检索和网络传输的高效，能实现“鼠标一点，信息立现”；4、档案利用手段多，社会各界可以运用查档窗口、平板电脑、手机查阅等各种各样的方法查阅档案；5、档案利用方式简，每一个普通群众都可以通过简易的计算机搜索查找所需的资料；6、档案利用成本低，依靠遍布城乡的信息网络，利用者不用花时间花路费长途奔波，省时省力省钱，零支出就可以找到所需的档案资料；7、档案查全查准率高，应用信息技术可以帮助查阅者“毫厘不差”准确找到所需的齐全完整的档案资料；8、档案利用安全系数大，查阅利用使用纸质档案的电子版，能够避免出现档案原件损坏、丢失等人为损坏现象、能够防止库房外不适宜温湿度的影响。

　　二、档案服务民生存在的问题

　　县级档案馆服务理念滞后，传统的档案工作一直 “重藏轻用、秘不示人”，档案利用“重机关、轻个人，重业务、轻民生”，民生档案利用服务被忽视。技术的不断更新给档案服务带来了许多挑战，县级档案馆对信息技术应用信心不足，有畏难情绪，对信息化建设重视不够，只是运用传统服务方式应付来馆查阅者。

　　县级档案馆在资源建设、法规制度、安全工作、基础设施、人员管理等方面存在着许多不足之处。县级档案馆民生档案资源匮乏，存在注重文书档案的收集的现象，县级档案馆文书档案的比重占80%以上；民生档案数量庞大、门类繁多，分散在多个不同的涉民单位，档案收集齐全完整难度大。民生档案整理归档法规制度不健全，不同种类的民生档案的归档范围、保管期限的划分有待规范；民生档案数字化、电子档案管理是新任务，标准少。民生档案安全问题突出，民生档案分散保存的居多，前端安全管理点多面广，档案安全保管难度大，电子档案的收、管、用是档案工作的新课题，安全管理方法少。档案专业人才稀少，档案工作平凡普通，被人称为”三线工作”，被认为是轻松悠闲的工作，很难吸引信息技术专业人才；现代信息技术日新月异，而档案工作人员知识陈旧。基础设施短缺，档案部门是“清水衙门”由于资金缺乏不能购置齐全的信息化建设设备，影响档案服务民生工作。

　　县级档案馆档案利用方式单一，大多数采用传统的窗口服务方式，以实地实体服务为主，网站大多只有民生档案利用指南，远程查档工作还没有开展；县级档案馆窗口查阅一般还只有目录数据库的检索，全文数据库只能检索一部分重点档案的内容。

　　三、提升档案服务民生能力的途径

　　1、转变观念，增强档案服务意识

　　思想是行动的先导，做好档案服务民生工作应该从转变观念做起。民生档案与群众的工作、生活息息相关，直接关系到人民群众的切身利益，且民生档案涉及面广、涵盖内容多、社会影响大、利用率高、价值高，做好民生档案利用服务是档案工作的重要内容。县级档案馆应树立“收藏并重”、“机关利用与个人利用并重、业务档案利用与民生档案利用并重”的利用观念，充分发挥档案不可替代的重要作用，为解决普通群众有关山林权属纠纷、工龄计算、办理特殊工种提前退休手续等实际问题提供帮助，想民生之所想、做民生之所需。现代社会信息技术不断创新，信息产业持续发展，信息网络日渐普及，信息化水平则成为一个行业现代化水平的重要标志。县级档案馆应该充分认识应用信息技术开展档案服务的优势，重视信息技术的应用，树立“以信息技术促发展、以信息技术促服务“的理念，及时掌握前沿的信息技术，引入新的信息技术，勇于探索应用信息技术开展利用服务的新方法，做到思想不守旧、观念不落伍、行为不落后，为社会各界提供方便、快捷的档案利用服务，充分发挥档案服务社会、造福民生的重要作用。

　　2、强化管理，夯实利用服务基础

　　县级档案馆应该在法规制度、档案资源、基础设施、档案安全、人才队伍等方面强化管理，夯实档案服务基础。

　　（1）健全法规制度

　　县级档案馆应该加强档案法规制度建设，使档案利用“有章可循，有规可依”，使档案利用规范化、标准化，为档案服务民生提供制度保证。首先，县级档案馆应该健全基础业务标准规范，做到“以改善民生为重点的社会建设延伸到哪里，民生档案工作的触角就延伸到哪里”，完善多种门类民生档案的管理规范，规范民生档案归档范围、归档要求、保管期限划定、查询条件等，确保档案整理规范，以便有效利用。其次县级档案馆应该制定民生档案数字化、电子档案管理标准，档案数字化、电子档案管理是全新的领域，面临许多新的技术难题，且民生档案门类繁多，必须制定纸质档案数字化、电子档案信息管理规范及纸质档案数字化、电子档案技术标准规范，如《各类档案元数据标准》、《档案数字化工作流程、质量检测标准》、《各类档案数字化标准》、《电子档案接收标准》等，制定详细的规定和要求，采用统一的标准作为指导和依据，在电子档案收集、储存、纸质档案数字化的时候实行标准规范先行，避免出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象，确保档案信息可用。

　　（2）整合档案资源

　　档案资源整合是档案工作的前提条件，如果没有档案资源，档案工作就成了“无源之水、无本之木”，县级档案馆应该整合档案资源，为档案服务民生提供资源基础。首先，县级档案馆应该做好馆藏民生档案数字化工作，民生档案应优先数字化，且应优先数字化与民生关系密切、社会急需的民生档案，主要包括：有关保障和维护群众权益的档案（如工龄档案）、有关保障社会弱势群体权益的档案(如低保档案)、有关农业农村的档案（如山林权档案）、有关社会热点问题的档案（如拆迁档案）等，逐步实现民生档案“存量档案数字化”。其次，县级档案馆应该积极开展民生档案收集工作，将民生档案的收集列入档案馆收集范围，制定工作计划，统筹安排，有计划、有步骤的收集本行政区域内的各种门类民生档案进馆，收集内容包括各涉民单位的纸质档案、电子档案、或与各涉民单位交换电子档案或档案目录。将与民生关系密切的、社会急需的档案列入档案收集工作的重点，档案收集采取先重点后一般，先目录后档案的方法，完成民生档案收集任务。

　　（3）重视安全工作

　　档案安全是档案工作的重中之重，县级档案馆应该加强档案安全管理，做到“未雨绸缪”、“防患未然”，为档案服务提供安全保障。电子档案是一种新型载体档案，电子档案的读取、传输依赖于计算机等设备，档案信息安全工作面临许多新课题，县级档案馆在工作过程中应注重档案保管、档案利用、档案收集、档案数字化等各个工作环节中档案信息的安全管理，采取多种技术措施和管理制度全方位的保证档案安全。档案工作各个工作环节都应制定严格的安全制度，如开放档案审核制度、档案备份制度等，用制度管人、管物、管事，做到制度不仅挂在墙上、说在嘴上，还落实在行动上，消除安全隐患，保证档案信息的安全。县级档案馆要采取身份认证、访问控制、密级控制、日志管理等多种技术措施，堵塞安全漏洞，确保档案信息的安全。

　　（4）完善基础设施

　　县级档案馆应该不断完善基础设施，为档案服务民生提供物质条件。县级档案馆应该采取多种方法积极筹措资金，添置完备的信息化设备，不仅购置信息化足够的服务器、计算机、扫描仪等设备。还要购置机房必要的防电磁辐射、防静电设备、不间断电源等，数量足够的设备能够加快馆藏档案数字化步伐，机房必要的设备能够为档案数字化创造良好的安全环境。

　　（5）建立高素质的人才队伍

　　县级档案馆应该建立高素质的人才队伍，为档案服务民生提供人才支撑。县级档案馆需要大量的档案专业技术人才、信息化建设专业人才，应该积极引进人才，提供良好的发展空间和福利待遇，增加素来以“清贫”与“清闲”著称的档案工作岗位的吸引力。现有的档案馆工作人员应该加强学习培训，全面掌握信息技术新知识、新理论、新技能，补齐知识短板，做到“一专多能”，提高综合素质，打造档案管理复合型人才队伍，以适应档案事业的发展要求。

　　3、创新方式，增强档案服务实效

　　县级档案馆应该不断创新，积极探索应用信息技术服务民生的新方式，使繁琐的实地手工查阅真正变成快捷的远程计算机检索，使单一的档案利用变成多样的查阅服务，满足人民群众的档案利用需求，增强档案服务实效。

　　（1）窗口查阅服务

　　县级档案馆接待查阅窗口是传统的档案利用方式，历年不计其数的普通群众在这里查找所需的档案资料，档案馆应该积极开展计算机检索、函电代查、预约服务、延时服务、热线服务、邮寄档案资料服务等多种档案利用，在档案利用时间上提供多种选择，在档案获取方式上提供多种选择，充分发挥传统的档案馆窗口服务的作用，切实为社会各界提供群众所需的档案利用服务。

　　（2）档案网站服务

　　县级档案馆网站是服务民生的重要方式，网站服务内容应该不断丰富，积极开展民生档案查阅指南、档案咨询、预约服务、开放档案查询服务、在线服务等多种档案利用服务，根据“分步实施、利用优先”的原则，逐步增加网站可检索利用的馆藏民生档案开放目录、开放档案全文数量。县级档案馆采取自助服务、代理服务等方式，利用档案网站主动提供各类民生档案信息，将档案信息推送到用户面前，让档案信息多跑路，查档群众少跑路，为群众提供方便、快捷、高效的档案利用服务。

　　（3）同城跨馆服务

　　县级档案馆应该积极借助政务网开展同城跨馆服务，使行政区域内的民生档案可实现就近查询。县级档案馆与涉民单位、基层乡镇、社区等单位协调后，与这些单位经过相互授权，在授权范围内按照协议做好档案查阅服务。县级档案馆通过政务网，突破部门间的信息壁垒，实现区域内的档案信息共享，方便群众在家门口的社区、乡镇的档案室等场所查档，实现就近查档、就地出证，实实在在为社会各界提供优质的档案服务。

　　（4）异地跨馆服务

　　县级档案馆应该通过互联网与其他档案馆实现信息共享，成为名符其实的档案查阅利用中心。采取签订服务公约、开放档案目录信息、在审批后利用档案全文信息、出具档案证明等方法方便群众利用档案。档案服务不局限于一个档案馆的馆藏，不局限于一个地区的档案，多地多个部门档案信息都“一应俱全”，逐步实现“一站式”查阅利用模式，让“信息孤岛”现象成为过去时，让档案服务取得实效。

　　（5）档案移动服务

　　无线网络技术的发展和移动终端设备的普及，互联网的重心开始向移动端转移，预计移动服务成为档案部门的新型服务类型，县级档案馆应该积极探索移动服务的技术构想和服务内容，利用手机、平板电脑、笔记本等移动终端，通过手机短信、手机网站、社交媒体、移动应用程序等模式开展档案利用服务。档案移动服务较注重个性化、智能化，使利用者不受时间、空间的限制，通过便携式移动终端以无线接入的方式实现档案信息的查询，能够为社会各界提供更便捷、高效、广泛的新式服务，满足公众的档案实际利用需求。

　　 “民生所想，就是档案工作之所向；民生所需，就是档案工作之所趋。”县级档案馆必须充分发挥信息技术的优势，积极探索服务民生的新途径，有效开发、利用档案资源，促进信息共享，真正做到为民、便民、惠民，提高档案服务民生的能力。

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