桃源县黄石水库灌区管理局

　　摘要：水利是经济社会发展不可替代的基础支撑，在当今社会信息化建设的大环境中，加强水利档案信息化建设，是推动新时期水利事业科学及经济社会健康、快速发展和促进国民经济社会协调发展的必然选择。本文从水利档案的特点入手，阐述了水利档案信息化建设的重要意义，分析了水利档案信息化建设中遇到的问题，并就如何搞好水利档案信息化建设提出了具体的措施。

　　关键词：水利档案 信息化建设 措施

　　水利档案是水利部门在工程建设管理、防汛抗旱、农田灌溉、生态建设、水资源的开发与利用等综合管理职能工作中形成的历史记录和工作成果，它将为今后的水利建设提供重要的信息资源，对整个水利事业的可持续发展及整个国民经济社会的发展来说具重要的利用价值。在当今信息化社会建设和发展的大潮中，水利行业紧随潮流，水利信息化建设工作进行得如火如荼，水利档案工作作为水利基础工作的重要组成部分，水利档案信息化建设应是水利信息化建设中的重要环节，因此水利档案信息化建设势在必行。

　　一、水利档案的主要特征

　　1、涉及内容广，综合性强

　　水利行业涉及多专业、多学科，工作面广，内容繁杂。如桃源县黄石水库灌区管理局，在管理运行过程中除了日常的内部行政管理以外，其中还涉及到了灌溉、防汛抗旱、天气、水文、电力生产、水土保持、工程建设、水资源保护、水上交通等方面的工作。因此，水利档案不仅仅是某一学科的信息反映，而是以水利行业为中心的多学科、多专业的综合信息，具有多元性和很强的综合性。

　　2、受环境影响，地域性强

　　水虽然广泛存在于自然界之中，但是在分布上具有时、空分布不均衡和水、土资源环境组合不平衡的显著特征，就拿我国来说，我国地域辽阔，跨跃高、中、低三个纬度带，由于东西距海的远近、南北纬度的高低相差大，全国降水量和径流量的地区分布极不均匀，总的趋势是由东南沿海向西北内陆递减，因此不同的环境气候及地形地貌特征造就了每个地区各自不同的水循环规律，每一条河流的水文特征也就各不相同，地区差异非常大，连同一条河流上下游的情况也不可能会相同，因而所形成的水利信息记录也各不相同，（例如：黄石水库（国家大Ⅱ型水利工程）所处的长江沅水流域一级支流白河中上游地带，气候湿润，雨量充沛，水资源十分丰富。）由此可见，水利档案具有非常强的地域性。

　　3、带有随机性，时间性强

　　水利工作本身就是一项对自然环境改造和利用的活动，因此在其过程中必然会受到自然规律的制约和影响，水利管理单位会遵循季节、气候变化等自然规律来科学地开展水利工作。例如：黄石水库灌区管理局在夏季工作就是以防汛抗旱为主，在冬、春季主要开展水利工程设施的岁修工程、除险加固工程建设等工作，在这些工作过程中都会形成大量档案资料，特别是汛期一日多变的水文、气象数据，以及因防治洪涝灾害而抢做的紧急工程的信息、为对抗严峻旱情的抗旱调度信息等，都明显具有一定的随机性，季节时间性特别强。

　　4、价值不衰减，利用性强

　　水利单位在长期的管理工作中积累了大量的原始数据资料，它们真实地记录了水利工程建设、运行管理的历史面貌，为今天水利事业的建设和发展提供了可靠的依据，价值巨大。例如：黄石水库到目前为止已投入运行（1960年蓄水运行）了50多年，经过 50多年的日积月累，形成了大量的数据资料，其中水文、地质、气象等数据资料的随机性很强，年际、年内变化很大，需要长时间且不间断的记录保存才称得上完整，它的利用价值能用“与日俱增”来形容。例如：在黄石水库下游白洋河流域开展河道整治、修建桥梁、开发梯级电站等项目的规划、设计、施工管理工作中就必须用到这些宝贵的历史数据。这些很多年的水文、气象、地质监控等数据资料，都要在原始积累的基础上逐年延续，因此这些资料年代越长、价值越大，越原始，价值就越大，被利用性越强。

　　二、水利档案信息化建设的重要意义

　　1、有利于水利档案信息资源的开发和利用

　　水利档案信息化建设是以数字信息技术、计算机网络技术为基础的建设，将水利档案资源转化为数字化信息后，有利于水利档案信息资源的开发和利用。首先，水利档案资源实现信息化管理后，利用者将不受任何时间、空间的限制，在任何地点、任何时间，只需要有一台联网的电脑，即可进入水利档案信息化管理系统，查询自己需要的档案信息。这使水利档案利用工作变得更为简易、方便、快捷，在最大程度上实现了水利档案资源共享。其次，在信息化平台标准统一的情况下，水利档案信息化系统还可以与其它水利专业信息化系统（如：防汛抗旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等项目管理系统）对接，自动收集相关数据，并进行智能分类处理，形成专业的水利档案数据库（如：水、雨情数据库、水质监测数据库、水库日进、出水量数据库等），为日后水利档案信息资源的综合开发和利用打下了坚实的基础。

　　2、有利于促进水利档案的管理

　　水利档案信息化建设，使水利档案的载体形态和记录方式向着多元化的趋势发展，水利档案现有的管理方式也必然会随之改变。首先，改进和完善了水利档案载体的形式和结构，档案载体类型由过去单一的纸质载体发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案，打破了存储空间和保管期限的限制，使水利档案信息资源的种类和数量得到快速增长，丰富了水利档案信息资源。其次，改变了档案信息的形态，信息化档案管理系统是以数字信息技术和计算机网络技术为基础的，因此档案信息被转化数字化形态，利用时能通过计算机来读取，降低了档案原件被损坏和丢失的风险，通过数字化拷贝可以补偿原件的作用，同时还能减少档案原件的被直接利用的次数，解决档案原件纸张磨损的问题，延长了档案原件的寿命。另外，档案实行信息化管理后，档案信息化系统与水利专业信息化系统能通过专业软件对接，实现专业工作数据收集自动化，不仅大大降低了档案人员的劳动强度，而且还减少了专业档案信息资源的流失，提高了归档率。

　　3、有利于水利信息化的建设和发展

　　水利是国民经济和社会发展的基础产业，随着信息化社会的到来，信息化已经成为社会发展的一个重要标志，因此水利事业的发展与信息化建设有着密不可分的必然联系。近些年来信息化技术已经在电子政务、防汛抗旱、水文系统、水地保持监测系统、水资源调度等一些水利领域开始广泛运用。例如：黄石水库灌区管理局利用“湖南省灌区信息化平台”对灌区供水进行管理和调度；利用“黄石水库自动化监测系统”对大、副坝进行日常监测；利用“水、雨情自动测报系统”对水库水流量、降雨、水位等情况进行自动监测。然而，这些水利信息化管理系统在运行过程中会产生各类数字化信息资料，并且数量巨大，要想及时地将些数字化的信息资料转化为水利档案资源，及时地为下一步水利建设及管理工作提供决策和依据，必须有与之相匹配的水利档案信息化管理系统，由此可见，水利档案信息化建设是实现整个水利信息化建设的最后一个环节，对促进水利信息化建设和发展来说具有举足轻重的作用。

　　4、有利于促进水利与国民经济社会的协调发展

　　国民经济社会的快速、持续、健康发展，在促进和保障了我国现代水利的同时又离不开水利的支持和保障，两者之间存在相互依存的关系。然而在经济社会的不同发展阶段，国家对水利的要求有所不同、有所侧重。“十三五”时期，我国在社会经济的发展路径的认识上必定会有新的突破，水利行业也要创新水利发展模式，支持经济增长方式的变化。面对新要求，水利行业首先要做的是对目前水利与国民经济发展的协调程度进行定量研究，这样才能把握新时期水利行业发展的“方向”和“度”。这需要对过去几个时期及目前我国经济发展和水利发展方面的数据进行科学分析、反复论证，最后得出准确的结论，这一重要工作环节必须依靠档案信息化信系统来完成。由此可见，水利档案信息化有助于促进水利和国民经济社会的协调发展。

　　三、水利档案信息化建设遇到的问题

　　1、观念落后，创新意识淡薄

　　近些年来，档案信息化管理技术虽然已在各行各业的档案管理工作中开始普及，但是水利系统的档案信息化建设离真正的档案信息化建设目标还相距甚远。究其原因有两点：一是对档案工作重要性认识不到位。例如：有些水利单位内部仍偏重于防汛抗旱、工程建设、资源管理等方面的信息化建设，认为这些工作是单位的主要职能工作，属于主业，加强主业方面的信息化建设是理所当然的，而档案管理工作只要过得去就行，没必要投入那么多精力。还没有清楚的意识到综合水利档案管理信息化建设是支持和服务于全局各项职能工作的，如果推进力度不强，会直接减弱档案信息化建设推进全局工作的功能。二是档案人员创新意识不强。有些水利单位的档案室仅限于为单位自身建设、日常工作提供档案材料这一狭隘的服务功能，没有发挥它作为一个水利事业发展历史见证人的功能，没有使其成为一个水利工作者及广大公众了解水利事业历史面貌和发展过程的平台，这与档案人员缺乏资源共享及水利档案信息资源开发创新意识有着直接的关系。

　　2、规划滞后，平台标准不一

　　在信息化建设过程中缺乏统一规划和技术支持，与水利档案信息化的实际应用需求的理想标准有些脱节。例如：水利行业在开发一些专业信息化应用软件时（如：防汛抗旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等项目管理系统），没有同步建设综合水利档案管理系统，各类信息化建设各自为政，难以形成统一、完整的系统。由于规划的滞后，还会造成低水平开发和重复建设，而且软件开发技术规划和标准不统一，难以搭建统一的网络平台，各类数据之间不能自由的传输和转化，这会直接影响到水利档案信息化建设系统中的信息收集、整理、保存、利用等各个环节；与此同时，水利档案信息化建设自身的长远规划和近期目标也不够明确，没有完全将水利档案的主要特征考虑进去，难以确定数据的统一格式和标准。

　　3、基础薄弱，信息资源短缺

　　建立完善的档案数据库是整个档案信息化建设最核心、最基础的工作，从目前水利档案信息化建设的现状来看，大部分单位虽然已经将基础数据库框架搭建了起来，但数据资料的收集、整理、录入等基础工作没跟上来，导致“库内无货”，数据库形同虚设，影响了水利档案信息化系统的整体功能。究其原因有三点：一是系统内各级水利档案管理工作发展不平衡，有些单位综合档案室偏重于纸质文书档案的收集，对电子档案、声像档案、专业技术档案收集的还不够。二是档案信息化建设之前，传统档案管理中形成了大量以纸张为介质保存的档案，这些纸质档案没有进行过数字化处理，完全需要靠手工或借助于一定的方法输入到数据库中，由于工作量大、人手少等原因，数据录入工作相对滞后。三是由于技术原因，已建成的水利专业信息化系统（如防汛抗旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统等）与档案信息化系统还没完全对接，导致大量的数据信息资源没能及时的传输导入到档案信息化数据库中去。

　　4、人才匮乏，技术力量不足

　　水利档案信息化建设存在着“重建轻管”的现象，各级水利部门在档案信息化建设过程中光注重信息化软、硬件方面的建设，忽略了档案信息化管理人才队伍的建设。现代化技术设备需要具有一定科学技术水平的人员去操作和使用，这在业务知识、科学技术知识和管理能力等方面都对档案工作人员提出了新的、更高的要求，它要求档案工作人员既对档案管理工作了如指掌，又对现代化信息设备的应用十分了解。但目前许多基层水利单位档案人员整体水平还不能适应信息时代档案事业的发展需要，在知识结构、人才结构和能力结构方面仍存在着问题，既懂档案专业知识又能掌握现代化信息技术的人才非常缺乏，甚至有些水利单位的档案人员还属于兼职性质，专业不对口，业务不精，计算机和综合素质水平相对偏低，这都严重地制约了档案信息化建设的进程。

　　四、搞好水利档案信息化建设的具体措施

　　1、提高认识，为水利档案信息化建设营造好氛围

　　水利档案信息化建设是档案信息化建设的重要组成部分，加快水利档案信息化建设是整个国民经济和社会信息化建设的大势所趋，也是水利事业自身发展的迫切需要。因此，各级水利部门要高度重视，进一步从思想上提高对水利档案信息化建设工作的认识，把水利档案信息化建设作为本单位的重点工作常抓不懈。首先，要成立专门的管理机构，明确职能职责，制定管理制度，做到档案信息化工作有人抓、有人建、有人管。其次，要加大宣传力度。利用单位门户网站、宣传橱窗、工作会议等向广大干部职工开展水利档案信息化建设有关知识的宣传，让他们了解档案信息化的正确概念和意义，并让他们知道搞好水利档案信息化建设是每个水利工作者的义务和责任，为水利档案信息化工作宣传造势。最后，档案工作者要多与单位领导及各科室的主要负责人沟通、交流，结合他们所分管工作的实际情况，将传统档案管理的弊端和信息化档案管理的好处，用前后（信息化前，信息化后）对比的方式来一一讲给他们听，让他们了解到水利档案实行信息化管理后会给他们的工作提供什么帮助、带来哪些明显的改变，从而提高他们对水利档案信息化建设工作的认识，获得领导层对水利档案信息化工作的重视和支持。

　　2、统一规划，科学指导水利档案信息化工作开展

　　水利档案信息化建设是一项系统工程，要按照“规划先行”的要求，科学规划，在编制规划时要坚持四个原则：一是全面规划，资源共享的原则。编制规划必须级级相连，各级水利单位档案信息化建设都要在上一级水利部门及档案业务管理部门的档案信息化规划宏观指导下进行，建立一个科学规范、标准统一、资源共享的信息化应用平台基础，从而达到网络互联和资源共享的目的。二是突出重点，注重实效的原则。要结合水利行业档案信息化建设的长期和近期目标，以水利工作的实际需求为导向，突出重点，注重实效。例如：黄石水库灌区管理局可以以防汛抗旱数据档案信息化建设为突破口，来带动整个单位档案信息化建设。三是结合实际，分期实施原则。水利档案信息化是一个长期的建设过程，不可能一下子完成所有的任务，要根据实际需要和资金的投入情况来分步实施，在建设过程中不断积累经验，逐步完善和发展。四是实用安全，技术先进原则。在保证系统安全性的前提下，采用先进的信息技术，确保档案信息资源之间的有机联系及硬、软件系统的可扩展性。

　　3、注重应用，建立完善水利档案信息基础数据库

　　水利档案信息化建设的根本出发点和最终目标就是提高水利档案信息资源的利用水平和共享程度，从而促进水利事业及整个经济社会的全面发展。而建立完善的基础数据库是水利档案信息化建设的核心内容，水利档案信息基础数据库的建立和应用，最终要达到“数据收集自动化、资源管理规范化、利用支持科学化”的目的。数据采集自动化是指利用先进的数据采集设备和传输技术，将水情、雨情、灾情、工情、水资源调度及水利工程、设备的运行情况的相关基础信息数据进行自动采集，并将数据自动导入水利档案数据库。资源管理规范化是指对自动采集的各种水利数据信息资源按照功能和类别进行规范化管理，形成规范合理、高效利用、自由共享、立体成熟的数据库。如：工情数据库、水文数据库、供水数据库、电力生产数据库、文档数据库等。利用支持科学化是水利档案数据库运用的最终目的，指的是建立完善的数据分析系统，根据数据库提供的相关资料，在科学分析的基础上，再建立洪水过程、旱涝程度、水资源利用率等各类信息预报模型，为水利行业各项工作的开展提供决策和信息支持。

　　4、强化管理，加大档案信息化技术人才培养力度

　　兴事业，靠人才和管理。要从根本上实现水利档案信息化建设的目的，就必须培养一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才，水利系统要从信息化建设的全局和战略的高度出发，加强信息化技术人才队伍的建设。首先，要抓好档案管理岗位成才工作。加大对信息化人才的培养力度，要针对水利档案信息化人才严重缺乏的状况，制定切实可行的人才培养计划；要通过岗位培训、继续教育等形式，来增强档案人员的档案信息意识和能力（包括操作各类信息设备的能力），使档案人员成为既精通业务，又有创新精神的复合型人才。其次，要创新管理模式，建立考核机制。将档案人员对信息化专业技术的掌握及学习情况纳入到岗位工资绩效考核，从而激励档案工作者积极主动地学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，成为档案信息化建设的行家里手。

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