中国人民银行张家界市中心支行

　　摘 要：随着知识经济和信息时代的飞速发展，档案管理的信息化建设也被提上了重要的议事日程。本文阐述加强档案管理信息化建设的重要性，指出当前档案管理信息化存在着一些现实问题，从而得出如何加强档案管理信息化建设，引导档案管理信息化建设向有序、良好、健康的方向发展。在经济社会发展的过程中，加强档案管理信息化建设能够为经济社会的发展起到一定的辅助作用，有效帮助政府在重大问题上做出决策，同时档案管理信息化建设也能够有效促进经济社会的发展与进步。

　　关键词：档案管理、信息化建设、促进经济社会发展

　　随着我国经济社会的不断发展和进步，GDP正在逐年上升，财政赤字正在逐年下降，档案管理作为现代社会重要的指标之一，也得到了较为长足的发展。由于受到传统方式的制约和影响，一些地区的档案管理信息化建设停滞不前，仍然采用传统的档案管理模式，给档案管理工作带来一定的局限性。而一些经济较为发达的地区，经济发展速度较快，档案管理信息化建设也较为充分（也就是说，当追朔有关重大事件需要决策时，档案对决策正确与否起到至关重要的作用）。

　　一、档案管理信息化建设的现状

　　1.基础设施的配备不完善，资料库信息较少。档案管理信息化建设需要计算机、扫描仪、以太网或某单位内部的内网等作为基本的设备支持，可是目前在一些企事业单位，相关的基础设施配备不够齐全， 技术支持不足，在很大程度上制约了档案管理信息化建设的发展。另外，由基础设施不足导致的资料库信息相对缺乏的问题也影响了档案管理信息化的建设。到目前为止，据统计，我国档案资料开放的比重还是处于低水平的。

　　2.缺乏统一规范的信息化管理标准。在档案管理信息化建设的过程中，必须制定统一的规范化规则，确保档案管理信息化建设的质量。特别是一些国企单位或机关事业单位的档案，可能涉及到国家或单位的机密信息，因此在对这部分信息整理和管理时，必须首先考虑好资料的安全性和保密性。然而在日常工作中，一些单位没有制定出一套完整的规范化的流程，也没有对涉及机密级的档案做特殊的处理，因此在很大程度上，威胁到了档案的信息安全。一些企事业单位工作人员使用档案管理系统的电脑浏览网页甚至打游戏，这些行为很容易造成黑客入侵，导致本单位档案信息外泄。

　　3、档案管理人员综合素质不高。据调查，现在有一些企事业单位中不难发现这样一种现象，档案管理人员是一些距法定退休年龄2-3年的人员，一些单位领导认为档案管理的工作较为简单，不需要过多的体力和脑力，档案管理岗位成为了一个“养老”的岗位；还有些单位将一些专业水平较低的人员安排到档案管理岗位上来，这都导致档案管理人员的整体素质较低，无法满足档案管理信息化建设的需求。再加上一些人员粗心大意，导致档案信息错漏，不利于档案管理的信息化建设。

　　二、加强档案管理信息化建设的措施

　　根据《全国档案事业发展“十五”计划》明确的提出了档案信息化建设的主要任务是：“制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件：加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全，建立全国档案信息网络，并入国家信息网”。根据以往档案管理信息化建设促进经济社会发展的经验来看，档案管理信息化建设应该从以下几个方面入手：

　　1.制定我国档案信息化发展的目标规划。目标的设定能够帮助和引导档案信息化向一个固定的方向发展，也能够进一步促进档案信息化建设的规范化，没有目标，档案管理信息化建设难免标准不一、各自为政。因此要通过制定相关的总体目标和规划，克服分散的局面，保证档案信息化建设能够健康、稳定、良好、有序的发展。要建立起包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内界的总体布局，引导档案信息化建设规范有序，真正促进经济社会的发展。

　　2.制定规范制度，确保档案真实性。档案的本质特性是原始记录性。因此在加强档案管理信息化建设的过程中，必须保证档案的真实性。国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》中指出，应对电子文件的“元数据”和“背景信息”进行记录和保存。电子文件记录系统是一种自动记录系统，这种“跟踪记录”具有原始性和特征，可以记载元子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等相关“背景信息”，相当于该电子文件的“出生证”和“身份证”，延续了档案的本质属性——原始记录性”。

　　3.拓宽档案馆管理、服务职能，建立和完善档案数据库。档案馆可以说是一座城市的“城市记忆”，其中保存着许多珍贵的档案资料，也保存着很多企事业单位职工的档案，因此不断建立和完善档案数据库应运而生。近代的档案管理是一门较为完善的科学体系，因此我们应尽快利用现有的档案资源加快理论研究的脚步与进程。档案馆既要完成保存历史信息的任务，同时也肩负着保存社会信息文件等信息的职责，因此，档案管理人员要通过不断扩充、完善的方式，增加信息种类，丰富档案数据储备，完善档案信息化建设，逐步实现馆藏信息转输网络化和利用在线化，建立档案馆局域网和广域网，实现资源共享，为研究学者们提供大量的有价值的信息资源，促进新一代档案学的形成。

　　三、档案管理信息化在经济社会发展中的作用

　　档案管理信息化建设具备传统纸质版档案管理不具备的优势，信息化管理档案利用计算机技术，有利于档案的规范化管理，同时加快了档案的检索效率，提升了档案的使用率，简化了档案管理人员的工作。

　　1.管理规范，做出正确决策。档案的规范化管理是新时期对档案工作的基本要求。档案实现信息化管理能够有效避免由于不规范而导致的问题。由于使用电脑输入，因此避免了字迹难以辨认的情况发生，只要清楚完成记录事件的过程，无论以后有什么需要都能够准确的还原事件。一些企事业单位将档案管理的信息化系统做了特殊的申请，一旦人员的基础信息输入出现错误，系统将自动提示，如此一来避免了以后的许多麻烦。统一的管理模式，统一的输入方式，规范化的管理带来更加严谨的档案管理方式和更加真实的档案。

　　如果发生重大事件需要决策，相关人员可以通过调阅档案来了解企业或个人的真实情况，便于做出最科学最正确的“双赢”决策。例如某国有商业银行在向某企业或个人放贷之前，就可以通过征信系统查阅档信用报告来充分了解该企业或个人以往的行为，是否存在不良记录等，决定是否通过该企业或个人的申请。

　　2.提高检索效率。传统的档案管理是将个人或某企业、单位的档案进行编号，然后记录在一个本子上，按照姓氏、行业、成立先后顺序等进行排列，后期需要找到某档案时，档案管理人员需要拿出本子逐个寻找，如果一次需要查找的人员较多，就需要多名工作人员共同“人肉搜索”，不仅检索效率低，也给档案管理人员带来很多工作量。搜索之后再到相应的档案柜里找到该职工的档案。档案管理信息化建设能够改变这一弊端，提高检索效率。如果单位事先将职工的档案信息录入电脑或档案管理系统，只需要使用“搜索”功能，就能够准确的找到需要的档案编号，将该职工的全部档案检索出来，大大提高了检索效率，简化了工作流程。例如某人或某企业要在西安市开发某个景区，就需要查阅该地区的历史档案，可是由于西安市是一个历史悠久的城市，因此可能需要查阅的资料与档案较多，用人工的方式难以应对，办事效率较低，也影响了当地的经济发展。档案管理信息化能够较好的解决这一问题，有效的提升检索效率，只要在当地的档案馆系统里输入该地区的名称，所有有关的档案都会被检索出来，之后再通过关键字的方式，筛查有效信息就可以了。

　　四、结论

　　随着新时期人们对档案管理工作的不断重视，越来越多的人已经意识到档案对职工或单位的重要意义所在。本文从档案管理信息化建设的优势入手，深刻剖析了当前我国档案管理信息化建设的现状，揭示出现行的档案信息化管理方式制约了我国经济社会的发展，进而从加强档案管理信息化建设促进经济社会发展的经验中，得出加强档案管理信息化建设的主要措施。档案管理信息化建设是档案部门参与国民经济和社会信息化的具体体现，也是档案部门进一步深化改革，提高服务效率，推动经济社会发展的必然选择。

　　参考文献：

　　[1] 21世纪初中国档案资源整个的研究.刘婵婵[D].辽宁大学，2012.05

　　[2] 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施.苏红[J].理论观察，2014.05

　　[3] 我国档案管理信息化建设的探讨.洪秋[J].管理研究，2010.06

　　[4] 我国档案信息化建设与发展趋势.李红[J].科技档案.2002 (2)

　　[5] 档案信息化建设及档案管理的探究.廖婉思[J].办公室业务，2012. 10

　　[6] 档案信息化建设若干问题研究.韩东[D].吉林大学，2011.04