作者：魏  红

单位：湖南广播电视大学

　　摘  要：近几年来，我国学校档案建设得到了快速发展，但存在着档案媒介纸质化、档案系统缺乏预测功能、档案应用呈现“僵尸状”等问题。随着“大数据理念”的普及，档案工作难度增加，工作模式被颠覆，也加剧了学校档案工作的“瓶颈”制约。因此，我们应该重视档案数据源头、信息安全与服务功能的建设，积极适应方兴未艾的“大数据时代”。

　　关键词：学校档案  大数据时代   建设策略

　　麦肯锡提出的“大数据”本身是一个商业化概念，它将数据视为一种生产资料，并在当前商业、经济、市场三个维度中发挥着重大的潜力，可以实现提高生产力创新性、竞争性和实践性的功能。2012年以来，“大数据”概念开始在国内流行，但学术界没有提出统一定义，人们对它的理解主要用来描述互联网信息的“爆炸性”、“海量性”特色，但在应用方面则相对一致，纷纷从数据定量研究转移到定性研究上。“大数据”意味着信息数据的数量已经失去了研究意义，信息数据的规模研究、动向研究、分类研究等表现出重大价值，而移动互联网、物联网、云计算等新型技术的广泛应用，将彻底颠覆原有的学校档案建设模式。

　　一、学校档案建设的“传统”

　　我国学校教育系统化模式呈现出僵化性、单一性和陈旧性特征，特别是受应试教育体系的长期影响，学校档案建立、管理和维护明显滞后。随着高等教育的大众化和普及化，扩招、合并、调整、更名等新的改革不断深入，加上教育理念、教学方法与途径等的创新，以学校为主体的教育机构发生了根本变化，原本单一主体管理的大量档案面临重新归档，新的档案又在不断增加，学校档案建设的“传统”性问题充分暴露。

　　（一）档案媒介普遍“纸质化”

　　新中国成立以来，我国档案管理工作普遍重视实体资源，即学校档案存储和管理主要以纸质档案为主，数字档案的内容较少或者完全没有。学校重视纸质档案的原因较为复杂，从历史沿革来说，主要受到两个方面的因素影响：一是档案形成过程因素。我国学校档案主要是由教师档案与学生档案构成，教师档案总量占比不大，学生档案的内容主要包括基本信息、教育经历、政治面貌等，从小学教育到高等教育结束，档案形成基本靠人工填写、存储和传递，最终由用人单位接受或进入市场管理系统，学生本身并不直接管理和操作，这种档案形成机制直接造成了学校档案的“纸质化”。二是传统档案思想影响。在传统教育管理体制下，纸质档案具有权威性、严肃性，学校一般通过纸质档案保存来满足资料原始记录性需求，在国家教育行政管理部门相关政策中也有关于文字档案的要求，这就直接刺激了纸质媒介档案的生成量。

　　随着教育信息化的发展，现代信息技术在学校档案建设中得到广泛应用，但学校教育信息化建设资源主要倾向于服务教育，包括硬件、软件投资都是为了满足办学需要，忽视了学校档案本身的独立价值，在人力、财力和物力供给方面严重不足的情况下，学校档案的主体部分仍然表现为“纸质化”的存在，档案信息化建设步伐比较落后，与“大数据时代”严重脱节。

　　（二）档案系统缺乏预测功能

　　“大数据”和“大规模数据”是两个不同的概念，大规模数据是大数据时代的特征，也是研究“大数据”的基础性材料，当数据规模达到无法用常规模式计算、管理和应用的“临界点”，它所拥有的预测、判断功能就逐渐凸显出来。维托克·迈尔在所著的《大数据时代》一书中提出“大数据”的核心价值即“预测”，忽视大数据的预测价值，档案建设工作就相当于简单的信息“数字化”转换，其应用范围和方向会受到约束。

　　高校档案馆作为学生档案的主要汇集地，不仅规模大、数量多，且呈现出高等专业人才在不同社会发展阶段的需求状况。但纸质档案的流动性较差，加上学校档案管理“各自为政”，本质上是一个又一个“信息孤岛”，学校内外的档案利用率均较低，没有对社会开放的渠道，也就不可能形成有效的预测机制。关于构建学校档案的预测机制，在商业领域已经存在大数据预测的有效模式，例如对电子商务领域结合消费数据对某一类产品的市场情况预测，同样可以用在人才需求分析上，以支持学校教育灵活地调整人才培养方向，更好地为社会人力资源服务。学校作为教育主体，也可以通过对档案的“大数据分析”，规避可能出现的教育问题和教育失误，有效地提高教育质量。

　　（三）档案应用呈现“僵尸状”

　　学校纸质档案为馆藏提供了良好的条件，只要不发生重大安全事故（如火灾、地震、泥石流等灾害），纸质档案大都可以长期保存。但本质上说，这种管理模式只重视“馆藏”，并不重视“利用”，一旦档案进入馆藏程序，等于汇入档案的海洋，很难索引和查找，很长时间内也不会产生调用行为，形成缺乏生命力的“僵尸状”档案，造成严重的数据资源浪费。

　　数据的价值建立在分析和筛选之上，只有对档案信息进行充分的挖掘和整合，才能解除档案资源的“休眠”状态，触发内部和外部的利用动机。可以说，“大数据”的核心价值在于“预测”，通过对未知资源的影响和判断，可以彰显档案资源自身的价值，这是一种动态的“联动”过程。相反，目前大量学校档案应用并不活跃，常常处于“僵尸状”，这不仅是纸质档案自身缺陷所致，也与缺乏信息化意识有着直接关系，甚至后者的影响更大。因此，我们应将“重藏轻用”的错误理念加以修正，转变为“藏以致用”，主动寻求大数据时代学校档案的市场化途径，努力建立有效的开放性档案建设机制。

　　二、“大数据理念”的影响

　　伴随着“大规模数据”的生产、管理和输出，大数据时代已经来临，大数据理念逐步深入人心，有效地促进了新技术、新应用、新模式的融合，实现档案数据价值的深度挖掘和主体的进一步开放，学校档案建设面临着巨大机遇与挑战。

　　（一）增加了学校档案工作难度

　　长期以来，我国学校档案管理部门已经形成了习惯性的收集、保管和转移工作模式，但是，“大数据理念”要求学校档案建设摆脱“固有习惯”。从档案部门分类角度来看，学校档案管理机制建设完全可以“自成一派”，不必拘泥于社会的档案系统习惯，更不应该将自身的意识缺陷归结为社会档案环境的影响，但学校档案工作水平与全社会档案信息化程度息息相关，受大数据理念的影响，传统学校档案工作信息化程度低的局限性充分暴露，这既是整个社会档案机制缺陷造成的后果，也是学校自身缺乏创新意识的“弊病”。

　　“大数据时代”的特点是数据规模化，它不仅包括海量数据，还包括海量数据的有效管理途径，包括数据结构、数据索引、数据范围等，信息化程度越高，数据类型就越繁杂，如果缺乏对这一特点的认识，也就无法对大数据环境下的“动态性”数据流实现有效监控和应用。但是，学校的中心任务是人才培养，档案工作缺乏重视是一个普遍现象，档案管理部门常常被视为一个单纯的消耗部门，而建设大数据时代所需要的学校档案管理模式，需要硬件和软件的较大投入，多数人可能认为这种投入与产出并不匹配，这样，必然延缓学校档案建设的步伐。

　　（二）颠覆了学校档案工作模式

　　传统学校档案工作模式下，档案信息碎片化、零散化，甚至不具备统一的数据标本类型，在应用的过程中往往容易降低效率、增加误差。当前，大多数学校档案工作中之所以仍然“坚守”传统模式，除了经济条件限制外，更主要的是缺乏人员和技术。大数据时代的档案管理工作是建立在信息化基础上，从从业人员能力到技术应用模式，都会颠覆传统的档案工作，尤其是“数字化”背景下，数据的来源、处理、传递、保存、统计等，都要利用“大数据思维”展开，这对于传统的学校档案管理人员和技术而言，显然无法满足要求。

　　大数据理念的“颠覆性”，还表现在学校档案的价值理念上。大数据的“分享”精神是建立在主观意识下的，通过学校档案信息管理系统，与其他院校、用人单位、人才市场等建立分享渠道，缩短人才培养和人才实践的距离，这也是对大数据预测功能的有力补充。在当前学校档案管理模式下，存在地理空间限制、档案流程限制，明显违背了大数据时代的“分享精神”，而传统学校档案工作的“低效率”，将成为大数据理念的颠覆入口。

　　（三）加剧了学校档案工作“瓶颈”

　　学校档案工作的主要“瓶颈”体现在“思维方式陈旧”和“服务意识淡薄”这两个方面，大数据理念加剧了这一“瓶颈”的制约作用。在互联网技术不断向教育领域渗透的时代背景下，档案管理工作者及领导部门负责人依然“固步自封”，局限于校园和教育体系的档案价值观，没有充分意识到学校作为档案生产空间的巨大潜能，造成档案的潜在价值无法显现。在社会主义市场条件下，学校档案工作人员“市场意识”匮乏，没有认识到档案信息的巨大经济价值，缺乏主动开辟市场服务渠道的能力，制约了学校档案建设的水平。学校作为人才输出的“主阵地”，档案服务的主体一般被错误地认为是学生而不是市场，档案工作人员处于一个相对封闭、狭小的空间，基本不参与学校教育工作、行政管理工作，处于严重的“自我封闭”状态。

　　“大数据理念”作为一种外部协同力量，可以促进学校档案工作内部的改革，例如，用户可以从第三方平台上获取完善的档案信息，并形成巨大的市场经济效应，将会刺激学校档案工作的开放，提高共享能力。与此同时，大数据理念也加剧了“思维方式陈旧”、“服务意识淡薄”与现实需求之间的矛盾，我们因此强烈的感觉到，原有的学校档案工作确实难以持续发展，已经到了非改革不可的程度。

　　三、“大数据时代”的策略

　　时代的发展和科技的进步，必然成为促进档案工作的新生力量，学校档案工作将沿着“纸质时代——电子时代——网络时代——大数据时代”的路径演化和前进，越来越强调“数据价值”，学校档案和档案建设模式具有重构的必然性。

　　（一）加强档案数据源头建设

　　在大数据时代，谁能够掌控数据谁就具有发言权，而“掌握数据”的第一步是形成数据生产的规模化、体系化和系统化，并满足数据的连续性需求，主要包括两个方向：一是加强实体资源的丰富性建设。长期以来，我国学校档案在数据方面过于单一、单薄，学生档案构成了档案主体，而师资档案、行政档案、图书档案、后期档案等则相对较少，即便有也采取分散管理的模式，不利于学校档案分享机制的构建。因此，在打破档案范围限制的同时，还应该进一步加强社会层面的档案收集，如人力资源档案、毕业生就业档案等，这些内容基于实体档案的资料较为容易获取，并能够形成规模宏大的原始资料库，提升学校档案文化品牌建设。二是加强数字资源的信息化建设。随着实体档案资源不断扩充和完善，数字资源的信息化建设逐步展开，需要管理者和领导者不断转变观念，将实体档案和电子档案列为同等重要的水平。一方面，构建源头上的学生档案收集模式，例如从小学、中学、大学的各个档案录入着手，直接生成数字化档案，并归纳到统一的数据库体系，在升学、转学的过程中，只需要个别或批量化处理学生档案信息即可，减少实体档案的现实流转弊端，节约人力、物力成本；另一方面，学校应该对现有的实体资源进行数字化处理，不断促进数据库的容量提升。

　　（二）推进档案信息安全建设

　　大数据时代强调数据分享、服务价值的同时，信息安全同样重要，否则，会对档案建设造成不必要的损失。为了推进学校档案信息安全建设，一方面要强化校园内部数据安全架构，建立完善的维护和备份制度，同时实现与实体档案的对应管理；另一方面，在提供社会服务的过程中，加强数据库“防火墙”建设，强化用于身份验证机制，实行用户实名制验证，参照高校图书馆开放系统的IP端设置，以单位对单位的模式确保档案信息安全。

　　（三）搞好档案服务功能建设

　　“大数据时代”的档案服务要社会化、多元化、开放化，以满足用户个性化的数据需求，而要实现这一目标，必须做好档案服务功能建设，既包括查询、统计、打印等基本功能，也包括智能型、远程性服务，吸引更多的社会力量认识学校档案的利用价值。教育行政管理部门应该充分发挥自身职能，建立起统一数字化资源标准，如电子文件标准、格式标准、元数据标准等，以构建社会公共档案服务平台，让用户在同一平台上访问不同学校档案数据库，解决信息碎片化的弊端。学校之间、校企之间应该加强数据的交换与合作，扩大信息分享范围，打破学校档案“信息孤岛”的僵局。

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