作  者： 崔鹏燕 

工作单位： 岳阳市人力资源和社会保障局档案管理中心

　　摘  要：职工人事档案是对一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，是职工享受各种社会待遇、解决劳动纠纷的凭据，关系到职工的切身利益，是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据。随着市场经济发展，原有的企业职工档案管理办法已经不能满足社会和市场需求，尤其是企业改制后，大批职工档案移交档案中心管理，实行档案数字化加工是档案中心创新管理模式、实现信息化建设的必由之路。本文以我市人社局档案中心数字化项目为例进行分析如下。

　　关键词：职工人事档案；信息化；数字化加工；档案管理系统

　　Abstract :

　　Employees 'Personnel Records is the original record of a worker's personal study, work experience, life status and work performance. It's the credential for workers enjoying all sorts of social treatment and resolving the labor dispute. It's related to the vital interests of workers, and is an important basis for employees to continue insurance and enjoy the welfare benefits. With the development of market economy, original archives management for employees 'personnel records can't longer meet the needs of society and the market. Particularly, after the system-changing of state-owned enterprises, a large number of employee files transferred to the Archives Management Center. The implementation of archives digitalization is the Archives Management Center management mode innovation realize the only way which must be passed of information age.

　　Key words: Employees 'Personnel Records；Information；Digital processing；The archives management syste

　　综述

　　人力资源和社会保障局档案管理中心的主要职责是负责全市国有企业破产改制后职工档案托管和为托管对象办理退休、档案查询、工龄认定、年检年审等服务。作为人力资源和社会保障局档案保管利用机构，所保管的档案具有重要的价值和不可替代性，是信息资源开发利用的枢纽机构之一。传统纸张为载体的保存方式，不利于信息资源的利用查询，随着时间的推移与材料借阅，还面临着老化、资料损失等问题，迫切需要进行档案数字化管理。档案数字化建设是档案部门的一项基础性工作，是档案工作迈向现代化的必由之路，是档案部门落实科学发展观的重要举措。2015年，档案中心根据档案事业发展的客观需要，结合自身实际，始终把加强档案数字化建设作为一项重要工作来抓，适时规划，突出重点、有序推进，在基础设施建设、档案管理系统软件建设、数字化加工等方面取得了一定的成绩。

　　一、背景简述

　　全市国有集体企业改制后，大量改制企业职工的人事档案办理了托管手续，档案中心接收了八万多卷档案，为办理退休、档案查询等业务工作提供依据。然而，企业职工档案管理存在诸多问题，档案中心的档案管理模式滞后，亟需进行数字化以改善管理模式，提高工作效率。

　　（一）弥补企业职工档案管理缺陷

　　现行企业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应[1]。职工档案没有统一管理，部分国有企业改制为私有企业，对档案管理的重视程度逐渐减弱，职工档案无人问津，甚至丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里，有的企业负责人为达到控制职工的目的扣押档案，使职工办不成调动手续。这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了职工个人利益。

　　企业职工档案整理没有统一标准。档案中心接收了近10万人的职工档案，其中1/3以干部人事档案标准整理（例如：长炼、巴陵石化），大部分以企业职工档案标准整理，标准不一、执行不严，企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。 

　　档案整理不规范。移交进来的档案有的整理有的没有整理，大部分档案材料只是打捆摆放在档案密集架上。档案材料的分类五花八门，归类章模糊不清，归类号缺号、漏号、重号，纸张破损严重。此外，仅仅移交了档案实体，没有电子档，甚至没有目录和花名册。

　　（二）档案中心工作创新发展的需要

　　目前，对人事档案进行数字化、开发人事档案管理系统的单位不多，改制企业职工人事档案数字化项目对中心而言既是一个挑战也是一个创新工作模式的机遇。

　　一方面有利于堵塞管理漏洞，防止工作环节对接时造成档案遗失、损毁等，确保档案实体安全。另一方面确保档案真实性，数字化加工后没有权限不得修改信息，信息变动皆有记录可查，能有效保证档案原始状态，防止通过不法手段谋求私利的违法行为发生。

　　此外，传统的档案实体管理模式耗时耗力，效率低，人工检索费时间，不能高效率的满足档案托管人的利用需求。人工管理无法全面掌握档案状态、及时更新档案信息，办理退休、认定等工作时，筛选档案难度大。多次翻阅和复印档案会加速纸张老化、破损，不利于档案长久保存。

　　信息化是时代发展的方向，档案数字化管理是现实需要，亦是建设智慧岳阳的重要举措。

　　二、数字化加工的重点、难点解析

　　（一）明确加工范围和加工标准是工作重点

　　为进一步加强档案中心数字化工作的领导，成立了档案数字化建设领导小组，制订《岳阳市人力资源与社会保障局档案数字化工程项目实施方案》，积极开展档案数字化建设的宣传工作，将档案数字化建设作为政务建设的一个重要内容，努力提高工作水平和工作效率，提高服务质量。同时积极与岳阳市档案局及相关部门沟通，加强协作，共同推进全市档案数字化建设工作。

　　由于库藏量大，而人力、物力有限，加工之前进行统筹规划和鉴定是必不可少的工作。首先，对所接收的库藏档案进行分拣装盒，使无序的散材料得以有序摆放，根据档案实物制作花名册。其次，对档案进行鉴定，为节约成本的同时满足工作需求，决定剔出死亡档案和资料不齐全的问题档案，只加工材料较为齐全、规范，有利用价值的档案。

　　企业人事档案整理没有统一的标准，移交来的档案比较凌乱。档案中心在《干部档案工作条例》基础上，结合自身工作需求，制定统一的《档案整理分类标准》，将人事档案材料分为十大类，其中第四类和第九类进行二级分类。为方便加工工作的开展，又制订了《岳阳市人力资源和社会保障局档案数字化著录质检标准》、《数字化加工成品验收标准》。

　　在界定扫描范围时，考虑到退休人员档案利用率较低，仅对重要材料进行扫描，如招工材料、买断材料、退休材料，而在职人员档案利用率较高，进行全扫。项目中期鉴于资料较少，对退休人员的档案也进行了全面扫描。扫描图片要求清晰、完整，与档案实体一致，在今后利用过程中大大减少纸质档案的利用率，有效保护实体安全。

　　（二）档案数字化加工的难点

　　1、系统建设模块

　　档案中心没有配套的人事档案管理系统，在多方考察比较后，确定了上海中信公司的“光典管理系统”，由于该系统功是纯粹的文书档案管理系统，需要二次开发，改动较大。软件建设方案制定前，先收集了各部门业务工作需求加以整合，同时学习中石化的人事档案管理系统，基本确定了“岳阳市人力资源和社会保障局档案管理系统”的框架。系统分为档案收集、档案管理、档案利用、数据管理、应用管理、系统管理六大板块，可实现档案信息录入、电子全文扫描挂接、档案检索、浏览、数据统计、权限分配等基本功能。

　　档案管理系统是管理档案的重要工具，是档案开发利用的重要平台，利用档案系统管理档案，可以及时更新档案信息，掌握在库档案的状态变化。系统可根据档案托管人出生日期，准确筛选某年某月到龄退休人员名单，避免人工筛选遗漏问题。人工制作统计报表，报表种类多，计算量大，耗时长，易出错，系统可根据所存数据自动生成统计报表，包括库存档案数量、条目图片数量、办理退休认定等业务的数量等，节约时间，提高了工作效率。前台利用系统办理业务，可以在系统直接登记信息，也可以直接打印退休证等所需材料，大大缩短档案托管人等待时间，提高服务水平。

　　软件建设之初，由于缺乏经验，又没有范本做参考，软件建设成为档案数字化的一大难点。一是著录项目不符合人事档案管理需求，如文号、责任者、保管期限都属于文书档案范畴，而人事档案所需要的参加工作时间、离退休日期、离退休类别等项都没有体现。二是统计报表不符合规范，一方面报表关联错误导致统计数据不准确，另一方面报表样式粗糙，不能直接打印，不方便使用。三是浏览方式不友好，浏览一本档案需要逐条点开，操作繁琐。四是在线挂接与离线挂接不一致，系统采用在线与离线两种挂接模式，大批量加工采用离线效率较高，但离线挂接是利用office上的套用模板著录条目、打印目录，用扫描仪在系统外扫完图片后批量挂接到系统，而在线挂接可以直接在系统档案收集模块著录信息，测试后发现系统自带扫描功能无法使用，系统使用华表工具所打印的目录与离线打印的目录格式不一。

　　如果系统建设不规范，达不到使用需求，数字化加工成果将大打折扣。为解决该问题，档案中心多次邀请信息中心、档案局的专业人员前来指导，并与中信公司积极协调。在系统日常使用和数字化加工过程中发现的问题及时提交系统管理员和项目负责人收集整理，由系统管理员整合后分阶段提交中信软件开发方修改，对反馈回的问题修改情况逐条测试，确保系统功能最大限度的符合利用需求。

　　2、档案整理模块

　　将一份份散乱的资料整理成分类清晰、装订整齐的档案，是一向简单而又繁琐的工作，需要工作人员仔细、耐心，严格按照分类标准进行分类，按照时间顺序依次排好，对破损的纸张进行修补，褶皱的纸张展平，把数字化工作与破损档案的抢救修复工作结合起来，借助数字化的东风，把档案基础工作做的更扎实。

　　档案整理需要工作人员具备基本的档案分类知识，因而档案中心专门请来从事多年人事档案管理工作的专家进行指导，对档案整理人员进行培训，在标准制定和分类方法制定过程中多次咨询档案局意见。由于整理过程中需要拆卷，容易造成纸张遗漏、分类错误，或把这个人的资料不小心放到另一个人档案中，在后期流水作业的扫描、著录中很难发现问题。为解决这一难点，在加工前设置复核环节，安排人员对已经整理好的档案进行复核，对整理出现的失误进行整改，确保送到加工现场的档案规范、有序。

　　3、档案加工模块

　　从数字化成品来看，著录、扫描问题较多。一是张冠李戴，不是同一个人的资料方到同一个人的档案，档号与内容不符等。二是题名不能准确揭示案卷内容，如某档案人的材料原题名是“湖南省岳阳县人民法院民事裁定书”，但并不是处分材料，而是法院对档案托管人所在企业破产还债的裁定，材料中还有一份职工安置金发放名单，如果按照原题名著录则不能准确表述内容，可改为“企业破产还债及职工安置金发放表”。又如题名“关于解除XXX等人的劳动关系的决定”，材料附职工名单，从题名看不出具体谁的材料，没有检索价值，可改为“关于解除XXX等人的劳动关系的决定（档案人姓名）”。三是缺漏现象，包括著录条目缺漏、著录项目缺漏。四是著录错误，如错别字、日期错误、页数错等。五是部分老档案字迹潦草、模糊，还有繁体竖版，如前期处理工作中不能逐渐核查，将会影响最终的数据质量。著录信息一定要有检索意义，完全按原有的卷内目录录入是不可取的[2]。

　　数字化的最终目的是为了方便利用档案，如果因为著录、扫描失误出现诸多问题，使得数字化成果无法使用，则会浪费人力物力，前功尽弃。著录、扫描工作内容复杂，对人员要求较高，这项工作可以说是整个数字化工作的重点和难点，也是决定数字化成果质量的关键。为此，我们对著录、扫描人员进行了档案知识培训，同时安排质检人员对成品进行质检，发现问题及时提出进行修改。为了确保质量，我们将质检分为一次质检和验收抽检，制定《数字化质检考核方案》对加工人员、质检人员进行考核，通过奖惩制度严把质量关。

　　4、档案流动过程中的安全问题

　　人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，维护档案安全是档案管理的重要工作。档案加工过程中需要出库、还库，期间还有档案借出、调走、归还，档案一直处于流动过程中，如果各环节衔接不当或工作人员疏忽，就可能造成档案、档案材料丢失或信息泄密，安全问题成为档案数字化加工的一个难点。

　　档案安全是一切档案工作的前提，在数字化过程中，要时刻把“安全”放在心中。一是谨慎选择合作公司，对方必须有保密部门颁发的备案证书，选定公司后，与之签订保密协议，项目完工后所使用的电脑硬盘等存储设备全部交档案中心封存保管。二是加强人员管理，工作人员必须签订保密协议执行保密制度，手机、相机等电子设备严禁带入加工现场，门禁采用指纹识别，严禁无关人员进入现场，禁用明火，水和实物禁止带入现场等。三是制定严格的档案借阅制度、档案出、入库制度，档案借阅、出库、入库、调出，皆要登记，使档案去向明了，有台账可查；加工方借卷、还卷，都要填写借卷单和还卷单，验收的档案还需填写验收单，档案出入库都需要加工方、库房人员、项目管理人员三方清点档案数目，核对档案名单；业务审档需要借卷时，不论档案在库房还是在加工现场，都要业务代办员填写借卷单，注明档案编号、姓名，并签字写明借卷时间，档案归还后需填写还卷时间，确保每一本档案都有借有还。四是设备保障，一方面档案中心配备了温湿度控制仪、消防报警装置、灭火器、消毒柜[3]，项目负责人每日填写《档案数字化现场安全检查记录》，综合室负责设备的定期检修，确保设备正常运转；另一方面在楼道、库房、加工现场安装监控设备，尤其是库房和现场做到不留死角，监控视频每四个月备份一次，视频数据由信息室保管。

　　5、档案数据存储问题

　　电子设备虽然使用方便却存在隐患，一旦设备故障或其他原因，可能导致数据丢失，如何有效存储数据成为数字化的一个难点。档案中心加工了八万多卷档案，其中电子全文三百多万张，著录条目两百多万条，数据庞大，档案中心使用两台服务器支持系统运行。有效保障数据安全还需要数据备份。若采用传统的刻盘方式保存，所需光盘数量较大，因而选择了存储方便、容量较大的硬盘作为备份数据的介质，每周五下班前由系统管理员对系统数据进行备份，更新系统索引。备份数据的硬盘贴好标签，按照时间顺序排放，由信息室保存。

　　6、新增档案与新增材料问题

　　人事档案与其他档案不同，人事档案会随着档案人的人生经历而变动，库存的八万多卷档案中有四万多卷属于在职人员，当这些人到退休年龄时就会陆续办理退休，所产生的相关资料需要归入档案。此外，档案中心接收的不只是单位移交的档案，还有个人托管的、灵活就业人员的、补建补缴档案。这些资料和档案在加工结束后依然会不断产生，如何将这些资料和档案归档又不影响已经加工的档案，需要从长远的角度考虑。

　　为解决新增档案问题，在单位编号中单独设置三个编号用于个人托管档案、灵活就业人员档案和补建补缴人员档案，并相应制定了《新增档案托管流程》。为确保档案真实性，避免日后档案托管人对材料产生异议，托管时由档案整理人员进行整理打印目录，前台人员与托管人核对档案材料无误后，托管人在档案目录页签字确认。新增材料大多是档案托管并进行了数字化加工后才产生的，系统不具备增补材料的功能，增加该项功能技术难度大，成本较高，最终决定在档案十大类之后增加“十一类 新增材料”，档案管理系统在著录项中增加第十一类。新增材料通常是劳动能力鉴定结论书、年龄认定表、工龄认定表、买断材料和退休材料，与档案托管人退休及退休待遇息息相关，为确保这些材料在交接中不遗失，档案中心制订了《新增材料转递流程》，规避各项环节的风险点。

　　三、人事档案数字化的意义

　　（一）档案生命延续的方式之一

　　岳阳市人力资源和社会保障局库存档案以实体形式存在，其主要形式为纸质形式，这些具有实体性质的档案，其保存空间、环境具有很高的要求。档案是具有不可再生性的，很多实体类的档案在经过几年、十几年甚至几十年，已经呈现了“老态”，如何使这些档案“焕发青春”呢？通过本次项目对实体档案进行全文数字化扫描，是档案生命得以延续的方式之一，档案在经过相关采集设备进行数字化转换，形成电子文件后，使实体档案的利用风险大大降低，同时在今后的利用中可以直接使用电子文件，实体文件可以通过技术手段进行真空压缩封存等手段来进行保存。

　　（二）档案利用不再受环境的限制

　　传统的档案利用手段具有约束性，只能在一定的范围内进行档案的查阅。同时在调卷、阅卷、还卷的过程中，档案存在破损、遗失等风险，从一定程度上加速了档案的“衰老”。通过本次项目对实体档案进行全文数字化扫描处理，在今后的档案利用过程中，可以根据应用系统的权限控制策略使用扫描后的电子文件来实现利用档案的目的，这样就不存在对实体档案的调卷、阅卷和还卷的问题，降低了实体档案的风险，延长了实体档案的生命。另一方面，查档和阅档通过浏览终端即可实现。同时，由于是电子文件的形态，在权限允许的情况下，电子文件可以通过网络进行传递，实现档案的利用不再受环境的限制。

　　（三）丰富数字化资源的重要手段

　　档案应用系统是新技术条件下档案管理和利用的新模式,具有非常广阔的发展前景。其建设包含了硬件、软件、网络环境和数字化室藏等多方面,其中“数字城建档案馆”的建设是重中之重,在我国已实现网上档案管理的机构单位中，某些单位存在着档案信息资源匮乏、信息深度不够、指引性信息多，实质性信息少的通病，因此若没有丰富的数字化馆藏作基础,数字档案馆就只能是无源之水。将岳阳市人力资源和社会保障局档案管理中心现有档案中的信息通过扫描等技术手段,使之转换成为数字信息,是建立和丰富数字化馆藏的必要措施,。

　　（四）单位管理成本控制方法之一

　　传统档案管理方式在发现工作量较大时，比如对库房的档案进行盘点，较为常用的方法是增加或调配其它档案管理人员，这无疑增加了单位的人力成本。通过档案全文数字化扫描，实现实体档案和电子档案的“双轨制”管理[4]，使档案管理人员日常工作时，完全可以通过应用系统进行档案管理的工作，这不仅节约了人员成本，而且在查档、调档和复印档案的过程中，通过查询电子文件，能够提高档案工作效率，从而避免因为查档、调档等造成档案破坏后的修复档案的成本。

　　参考文献：

　　[1]王玉红.企业职工档案管理调查思考[J].档案管理,2015(2):91-91

　　[2]李淑芳,杜海波.档案数字化加工的几点体会与思考[J].山东档案,2013,4

　　[3]郭莉珠主编.档案保护技术[M].北京:中国人民大学出版社,2008(2):143-176

　　[4]冯惠玲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006(2):126-137

　　标准：

　　1.DA/T 18-1999 《档案著录规则》

　　2.组通字[1991]13号 《干部档案工作条例》

　　3.中组发〔2009〕12号 《干部人事档案材料收集归档规定》

　　4.组通字〔1991〕11号 《干部档案整理工作细则》