作者姓名：郭 紫

工作单位：邵阳市档案局 

　　档案作为经济社会历史发展的记录，在进行公共服务、学术研究，政策指导方面有着重要的使用和参考价值。我国目前的档案事业得到了飞速的发展，信息技术的进步，大数据、云计算等新兴技术的应用将传统的档案工作也拉入到了新时代的节奏中来，但是，由于信息技术革命而出现的信息高效快速跨区域性的广泛传播，使得档案信息的保密性工作也面临着许多挑战。 

　　一、当前档案开放利用信息保密工作存在的不足 

　　1、安保措施有待完善 

　　目前，档案馆室普遍采用的安保措施是采取人工巡逻与电子监控系统相结合的方式，这也是目前较为有效的措施。但遗憾的是，这两项上的配备都还存在一定程度的缺位：第一，一般不配置专职安保人员，而是主要依靠普通工作人员兼职安保。由于日常业务工作占据了他们大量时间，实际投入到安保工作中的精力相当有限，往往“心有余而力不足”；第二，电子监控设备的配置和使用情况也不容乐观。一是有些馆室监控摄像头布局不完整，不能实现无死角全覆盖，存在监控盲区，二是存在设备维护管理不到位的情况，没有对监控设备进行定期维护检查，甚至出现部分监控设备发生故障没有及时更换的情况。以上这些安保措施的疏忽对于档案的信息保密工作来说是一个很大的隐患。 

　　2、社会公众对档案保密性的重要性认识不足 

　　在笔者的工作经历中，经常会碰到这两种情况：一是部分来档案馆查阅档案的利用者认为档案都是到期公开的可以随意查阅，当工作人员提出需要办理某些手续或者是某些特定档案资料不能随意查阅时表示不理解，有的甚至质疑工作人员态度；二是一些利用者提出要对档案进行拍照摄像甚至是借走原件，并且认为这是应该被允许的。虽然经过工作人员的耐心解释说明，一般都能得到利用者的理解，但此类情况多次出现，暴露出目前社会大众对于档案信息保密的重要性还存在认识上的很大不足。从更深层次考虑，实质上是档案行政管理部门对于档案安全保密的宣传工作做得还不够到位。 

　　3、档案数字化加工过程中的不规范现象依然存在 

　　当前许多机关事业单位包括国家档案馆的档案数字化加工工作都采取了外包方式。由于外包的档案中介服务机构本身在人员、技术等方面的局限性，也会出现一些问题。第一，人员缺乏培训、流动性大。中介公司一般会临时聘请一部分具体操作人员负责档案的拆卷等工作，这部分人员多半没有进行过专门的培训，有些甚至原本没有接触过档案工作，很难保证其操作的规范性。而由于临聘人员流动性大，也会出现部分人员信息管理清查不及时不到位，造成了一定的信息安全道德风险。第二，监管工作不到位。部分甲方工作人员由于对新技术不熟悉或者是忙于其他业务工作等原因疏于对信息化加工流程的监督管理，甚至干脆做起甩手掌柜，只关心进度而不关心过程，在档案加工前的出库和加工后的入库这两个阶段尤为突出，甚至有些地方存在将加工过和待加工的档案混在一起散乱放置。监管不到位无疑增大了档案遗失和档案信息泄密风险。 

　　二、问题产生的原因 

　　1、档案主管部门工作的缺位 

　　不管是安保措施的不足，还是档案利用者对于档案保密性重要性的认识缺乏，抑或是数字化加工过程中出现的不规范现象，归根结底，都是由于档案主管部门工作上的缺位，没有做到规范化管理而导致的。档案工作是一项对信息安全保密要求极高的工作，一旦难以做到规范化管理，档案安全也无从谈起。 

　　2、制度还有需要扫除的盲区 

　　任何一项制度都是在发现和解决各种问题中逐渐完善的，所以必须承认现在的制度并不是十全十美。档案工作正在不断向前发展，在发展的过程中完全可能出现现有制度解决不了的新问题，例如档案数字化加工的安全性问题等，这种情况的发生即为制度出现了盲区，这些盲区的存在会对档案安全保密工作的开展带来一定的阻碍，而如何针对这些出现的新问题制定、完善应对的制度和措施，逐步缩小甚至是扫除其中的盲区，是处理档案安全问题，做好档案安全保密工作的一项重要任务。 

　　三、措施和建议 

　　1、完善档案安全保卫机制 

　　⑴、详细做好档案出入库登记制度。对于每一件档案出入库情况都做好详细的记录，并且定期对档案库存进行清点检查，对于是否有缺损遗失的情况及时进行记录，保证对档案库存有准确的把握。 

　　⑵、完善档案馆室的安保系统。加大对档案馆室安保设施和安保人员配置的投入力度，实现24小时实时无死角监控，从源头进行防控，保障档案的安全。 

　　⑶、加强数据加密保密工作。针对一部分数字和多媒体形式的档案资料，对其数据实行加密以及采取结构稳定的存储载体等手段是较为可行的途径。可以选择采用不易被损坏破解的存储载体对数据进行存储，如硬盘等。同时考虑到数据保存的延续性，定期对存储载体中的数据进行备份也是必要的环节。 

　　2、规范档案数字化加工流程 

　　进行档案的编研开发和数字化加工，是最接近档案资料的一项工作，这个环节中的保密工作是重中之重。因此，加强监管，防范风险是重中之重。 

　　⑴、谨慎选择外包企业。进行业务外包时，要选择有官方授权和保密资质的企业，确定其参与的工作人员都必须要具备档案开发加工专业技术资格和工作经验，并在签订购买服务协议的同时将所有的相关事项进行约定，并签订保密协议，划分好权利和义务，明确法律责任。 

　　⑵、做到全程把关。档案部门必须要对需加工开发的档案内容进行全程把关，确定能进行开发加工的内容范围，并在档案资料出入库时分别做好时间和数量登记，建立实名负责制，档案出入库必须由经手人签字确认，同时对加工全过程做到全程把控，这么做的目的一方面是防止档案内容遗失，另一方面也是为防止档案信息外流。 

　　⑶、考虑引进第三方监理机构机制。制定第三方监理资质准入门槛，由上级档案主管部门制定相关标准对其资质进行认定授权并定期公布授权机构名单。有条件的档案部门则可以聘请这些有资质的第三方监理机构来协助其做好档案加工的监督和管理工作。 

　　⑷、引入质量检测反馈机制。本级档案主管部门对于加工完成后归库的档案和加工的成品要进行质量检测，质量检测的内容包括：第一，检查档案原件内容的完整性，看是否出现内容缺损或遗失；第二，检查加工成果的内容和质量，看是否夹杂有暂不适合开发加工的内容。并形成检测报告反馈给参与加工的档案中介服务机构，同时上报到上级档案主管部门以做参考。 

　　3、完善档案查阅利用程序 

　　⑴、完善查阅登记制度。首先是规范利用者信息登记制度，对于每一个来档案馆室查阅档案的利用者的个人信息以及查阅目的和内容都要做好详尽的记录；其次是规范查阅手续，对于查阅不同类别的档案资料所需办理的手续和携带的证件要有明确的公示，并且要严格做到按规定办理，保证利用手续的规范性，让档案的利用合法合规。 

　　⑵、规范查阅利用流程。对原有的档案利用流程规范进行进一步完善，增加关于对档案资料摄影摄像方面的内容。增加的部分可以这样规定：首先，原则上利用者不能对档案资料进行拍照和摄像，这样的规定一方面是出于对档案本体的保护，另一方面更重要的也是防止档案信息的外流；其次，如有特殊情况需要对档案进行拍照摄像，必须经档案形成单位或其上级主管部门批准并开具证明材料，并且在档案馆工作人员的全程监督下进行。 

　　⑶、明确档案查阅利用范围。考虑在日常查阅服务工作中使用开放档案目录。开放档案目录的内容包括现行档案法规规定的能进行公开利用的档案资料的案卷级目录和文件级目录，但开放档案目录的内容也不能一成不变，还需要定期根据上级主管部门的规定对开放档案目录的内容进行更新。在日常的查阅服务中则向利用者提供此套目录供其查阅使用，避免出现因与利用者的信息不对称而引起的纠纷和不理解以及由于对于内容把握不定而出现重要档案信息泄露等问题。 

　　4、优化外部环境，为档案安全工作提供政策机制保障 

　　外部环境对于一项工作的顺利开展也至关重要。制定有效的政策机制，提供良好的外部环境和政策保障，让各项工作在制度的保障下实现系统化、规范化，进一步推进其有效、稳定、健康发展。 

　　⑴、完善档案保密法规制度及奖惩机制。完善相关法律制度，加强档案保密法规制度建设，做到与时俱进；同时完善奖惩机制，对于那些危害档案信息安全的行为做到零容忍，严处罚，提高违法成本，构筑强大的“高压网”，让那些试图触碰档案安全底线的人和行为无处遁形，利用法律为档案安全工作保驾护航。 

　　⑵、完善对档案中介服务机构的规范化管理。档案资源开发工作非同小可，因此对于承担档案开发利用工作的第三方机构的选择必须严格把控。应进一步制定完善审核机制和标准，建立两套审查制度，除了对于有意向开展档案加工服务业务的企业的资质进行严密审核外，还应对已获得资质的档案中介服务机构建立定期审查公示制度，通过参考其承包业务的档案保管部门的反馈情况以及对主管部门其的定期检查来审核其是否继续拥有档案加工服务工作的资质，并将审查结果定期在其门户网站或其他正式媒体进行公示。 

　　⑶、加强档案保密工作宣传。档案主管部门可以通过多种方式相结合的手段，加强档案安全保密宣传工作，让档案安全的重要性问题更加引起社会关注，提高民众对档案安全的认识。可以选择开展公开宣传活动，制作印发宣传资料，举办公益宣传讲座，以及在公开媒体上发表文章视频等方式，让档案安全保密知识和法律法规更为人所熟知和重视。 

　　5、提高档案工作者职业操守 

　　任何一项工作开展的核心离不开一个“人”字。这里的“人”，指的便是档案工作者。作为档案开发利用工作的直接参与者，档案工作人员能最近距离地接触到档案资料，自然也是承担着档案保密工作的重要角色，因此，培养和提高档案工作者自身的职业操守也是做好档案保密工作的关键一环。 

　　⑴、加强自我修养，增强责任意识。现代社会是一个经济社会快速发展、各种价值观涌现的时代，这样那样的诱惑不断地向我们“招手”，试图将我们引入歧途。但是，作为保护档案信息安全的档案工作者，越是在这样的环境之中，就越要经得住诱惑。为了更好地抵御外来诱惑，档案工作者自身必须要重视内心的修养和锤炼。一是要摆正心态，始终提醒自己要戒骄戒躁、谦虚谨慎、保持一颗平常心，淡泊名利，以平和的心态对待升迁，以豁达的胸怀处理得失，以奉献的精神服务社会。二是要不断加强学习，提升自我修养。在平时的工作中要始终保持学习的习惯，自觉、主动地加强对各方面知识的学习，提升自己的眼界，扩充自己的知识面，并且要做到有深度地学习，不停留于知识的表面，还要挖掘其内核，不仅是将其过眼，还要使其入心，让其内化为自身的素养，提升思想境界，进而提高自身的责任意识。 

　　⑵、开展职业道德培训教育，引导档案工作者提升职业道德修养。档案部门在开展档案教育培训的过程中，可以适当加入职业道德教育方面的内容。通过加强对档案安全法规的学习，观看警示教育片等方式，加强档案工作者对于职业道德修养的内涵的认识和理解。这样的方式对档案工作者职业道德修养的提升能起到一定的引导作用。 

　　结语 

　　“档案安全是档案工作的底线。”，在2017年全国档案安全工作会议上，国家档案局局长李明华同志曾提出这样的论断，这足以说明档案安全在档案工作中的地位。档案安全从来都不是小事，加强档案安全工作，守好档案工作的底线，是所有档案工作者以及档案主管部门应尽到的职责；维护档案安全，也需要全社会的共同参与和努力。让档案在合情合理合法的前提下得到开发利用，最大程度地发挥其应有价值，为社会的进步和发展不断注入强大动力。