关键词：供给侧 项目档案管理 结构性改革 

　　李克强在十三届全国人大一次会议上的政府工作报告明确提出，坚持以供给侧结构性改革为主线，提高供给体系质量和效率，强调“推进结构性改革，是适应和引领经济发展新常态的重大创新，是适应国际金融危机发生后综合国力竞争新形势的主动选择，是适应我国经济发展新常态的必然要求”。在国家大力推进供给侧结构性改革背景下，项目档案管理作为项目管理重要组成部份，同样需要优化项目档案管理的供给侧，对其进行结构性调整，实现项目档案管理供给效能最大化，才能适应不断更新发展的大环境。 

　　1、项目档案管理体系的现状与不足 

　　项目档案管理体系，是由项目管理现状为出发点，依据项目管理体系化建设理论，从项目管理本质着手，对项目管理整体运行进行研究，保证体系的完整性、可执行性和持续改进性特点。项目档案管理体系，也含概了项目档案管理的组织机构、管理制度、档案收集、整理、保管及利用等环节和内容。其体系是否健全直接影响到项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 

　　某研究所在近五年，受益于国家对科研的重视，先后完成多个固定资产投资项目，包括实验室、信息化、科研大楼等国家投资及自筹资金项目，在行业内颇具代表性。通过数据统计（见表一）和分析，可发现该研究所的项目档案管理体系存在以下不足：   

　　（表一） 

　　1.1需求模糊，供给薄弱 

　　在项目档案管理日常利用中，时常存在盲目借阅、单一供给的现象。实例（一）：负责办理房产证的同事多次到档案部门借阅资料，需要借阅规划许可证、规划许可证的附件、规划核实证明文件、竣工图中的总平图等相关文件，就同一问题反复到档案部门往返了几次，可归结为：利用者需求模糊、档案资源供给薄弱。如果需求者在办理房产证时明确政府部门的需求（利用现有的信息平台解读办证流程和具体要求），档案管理者也明确办证者的需求（在项目档案资料收集时了解办证所需资料），两者都在供给端做好工作，便不会导致低端或无效供给。 

　　1.2共性问题反复出现 

　　观察表一，每个项目的案卷数、文件数都反映了收集人员饱满的工作量，存在问题数和整改次数，也体现了档案收集工作的难度。档案收集案卷数与文件存在问题数呈同一递增趋势，从存在的问题（篇幅原因未上传具体问题统计表）的属性上进行统计分析，有规律可循，它们具有普遍性或是共性，针对共性问题可以找出相应的对策，说明项目档案资料收集与供给侧的关系成正比，收集资料越完整供给效率就越高。 

　　1.3利用率相对稳定 

　　一个项目的生命周期中，从立项到竣工再到投入使用，项目档案提供利用主要包括报建、专项检查、结算资料参考、竣工备案、房产办证、特种设备的报备、管线管路图日常查阅等情况。通过表一数据分析，并结合实际工作中具体查阅记录情况，得出结论，项目档案的查阅和借用次数，资料数量对其影响不大，并不会随着项目档案案卷数递增而增加，利用率保持相对稳定，说明每个项目档案资料的供给侧保持相对稳定。 

　　1.4缺乏总结，低效供给 

　　国防科工局对固定资产投资项目的管理情况会进行多次检查和验收，项目档案资料为其提供原始数据和材料支撑。从表一中对项目财务审计检查天数的统计情况看，天数相差不大。在审计过程中，由于资料数量庞大，提供利用响应时间差较大，导致财务审计效能低等现象。如果相关部门联合项目档案管理部门提前整理所需资料和数据，站在供给端做好迎检工作，将事半功倍。 

　　2、从供给侧角度优化项目档案管理体系 

　　通过以上分析，可以看到现有项目档案管理体系的许多问题体现在供给侧。因此，档案管理人员可以让档案收集走到管理的前端，让供给端融入项目档案管理的各阶段工作，以供给侧为工作核心辐射项目档案收集、利用等各个环节，从而达到优化项目档案管理体系（见图一）。   

（图一） 

　　2.1 创建微信工作群—精准收集 

　　在项目档案收集方面，存在挤牙膏式的零星归档，拖延、反复整改等，制约供给侧效能。如果档案收集人员作为项目合同乙方的供给侧，站在供给侧的高度更容易发现收集链的问题所在，由合同乙方充分供给，达到精准收集，通过实际案例说明。 

　　实例（二），某围墙施工项目，开工前建设方、监理方、设计方、施工方组织召开了第一次工地例会，与会人员签到并创建了项目管理微信工作群，由此开启了项目管理微信工作群的模式，微信群记录每天的施工照片、天气晴与否、施工进度、技术上协调沟通交流、设计变更的下达、工程签证的请示与批示、材料进场、任务节点要求、隐蔽工程照片、资料归档协调、监理旁站记录等等。项目档案管理人员在微信群中全程了解项目管理情况，掌握资料的同步情况，并要求施工方、监理方按周期在微信群中反馈资料的形成和收集情况，借助几方责任主体共同监督并推动项目档案资料的收集工作。创建微信工作群打破了“线下工作”在地域和时间上的限制，真正做到项目工程与管理同步、资料与项目施工同步。 

　　创建微信工作群，项目档案管理站在供给侧角度掌控项目档案的收集，避免表一中出现的高频率整改次数，精准收集，减轻收集权重增强供给侧，加强供给侧又推动了精准收集。 

　　2.2构建信息化空间—优化利用 

　　在很多人的印象中，档案部门不过是收集部门，实际上，项目档案部门不仅仅是要把项目档案收集好，更要利用好。构建项目管理信息化空间，用虚拟网络连接多个责任单位，信息资源共享，相互交流及时把控项目动态，项目管理服务于项目档案管理，项目档案管理服务于项目管理，充分达到优化利用。 

　　实例（三）：某项目需要档案部门全程配合财务审计，即需求侧摆在项目档案管理部门面前时，应该努力做好供给侧。档案部门应该将财务审计时需查阅的资料和数据纳入项目档案收集中，与项目负责人共同构建信息化空间，根据项目初步设计建立项目综合计划管理信息平台，由项目技术负责人阶段性将数据录入，档案管理人员收集日常信息并归纳信息。比如：招投标阶段资料归档时，需要采集招投标单位名称、招投标时间、中标时间、合同签订日期、评标专家名单、评标记录、招投标金额、技术指标等信息；基建工程需要采集规划许可面积、规划核实的面积、材料报价单、楼层标高、设计变更工程量签证、结算书等信息。项目信息采集的同时能提高资料归档的有效性，项目技术负责人在信息输入能及时发现归档资料的低级错误，也能督促资料的完整性、成套性归档，梳理项目信息，为项目财务审计提高服务效能。 

　　通过构建信息化网络空间，连接相关单位，将信息资源的输入、输出紧密接起来，比如技改部门、资产部门、保卫消防部门、动力能源部门、基建等部门共同输入项目信息并确保了信息的准确性，项目档案管理端作为信息输出端（供给端），为项目管理提供个性化、高水平的档案信息服务。优化利用方式，调整供给侧结构，促使项目档案管理顺利、高质量推进。 

　　2.3深度挖掘档案信息资源 

　　在构建项目管理信息化网络空间的基础上，项目档案管理者必须加强时效性，紧紧围绕项目档案管理的需求和发展，筛选、提炼、延伸档案资源，最大程度地开发参考价值和使用价值，想需求者之所想，立足供给侧深度挖掘项目档案资源。 

　　实例（四）：某大楼的基建工程项目，形成了100余卷大约2000份的竣工档案资料，收集与整理工作已经完成，但项目档案管理人员重点工作才刚开始。如何将这大量的文件资料最大程度地转化或开发成有参考价值和使用价值的项目档案资源，亟待深入研究。第一步：编写档案形成说明书，任务来源、工程概况、施工情况、监理情况、质量情况、档案案卷情况、工程照片等信息的采集；第二步：提炼重要的工程模块信息，比如工程报建信息包含报建流程和所需资料清单、办理房产证信息包含办证流程和所需资料（解决实例一中低效能供给）、竣工备案信息等等，信息内容涵盖时间、单位、承办人、工作流程等；第三步：将项目档案信息与虚拟网络空间超链接，借助信息技术，突破“线下服务”在地域和时间上的限制。 

　　通过深度挖掘项目档案信息资源，以专题研究为牵引，达到提供个性化、高水平的档案服务，提高项目档案自身价值，提升项目档案供给侧效能。 

　　2.4整合档案信息资源 

　　深度挖掘档案资源是在原有档案资源的基础之上，而整合档案资源是在放眼跨门类、跨学科的知识之上，整合开发档案资源形成项目档案资源信息合力，达到减少无效和低端的档案服务供给，加大档案资源的整合开发力度，更好地服务项目档案供给侧。  

　　实例（五）：某工程项目实行“EPC”管理模式，总承包单位承揽整个建设工程的质量、安全、工期、造价等全面总负责，设计、采购、施工总承包的管理模式对项目档案资料的收集和管理提出了新的要求。总承包方指定的专人负责项目资料管理，并不代表全面精通各个专业的资料管理，所以必须依赖多方力量整合项目资源，依据工程项目具体情况整理分部工程、分包工程、分专业、分阶段等施工文件细化归档要求，通过监理单位、施工单位甚至建设单位本身的专业技术资源整合项目档案资源。比如压力管道的施工与安装工程，需要了解压力管道相关知识、特种设备安装报建、基础施工等管理知识，加强与专业技术人员的沟通和学习，整合各专业相关资料归档细则。所以，不管是单位工程还是“EPC”项目工程，都可以根据整合的施工文件归档细则来促进项目档案的收集和管理工作，同样也可以通过收集各专业项目档案资料，来促进项目档案施工文件归档细则的完善和优化，相互促进相互融合相互发展。拓展领域，提升整体格局，跟踪建设项目进度，提炼大数据，加强资源的整合、分析和研究，优化项目档案管理。 

　　3、结语 

　　本文通过日常档案管理工作中产生的数据与案例分析，梳理了制约项目档案高效供给的主要影响因素。其次，以影响因素为突破口，提出具有针对性解决问题的方法、途径。在项目档案管理收集量日益繁重的今天，我们需要站在供给侧的角度，减少收集环节中反复整改的次数，扩大有效和高效供给的途径，优化项目档案管理体系，增强项目档案的管理能力，扩大档案工作影响力。 

　　参考文献 

　　[1] 刘淑华，周爱武.以供给侧改革推动档案工作发展[J].中国档案，2016(6)：38-39. 

　　[2] 朱雅珊，马荣春.供给侧结构性改革视角下审计档案信息资源开发利用研究[J].档案学研究，2017(4)：54-60. 

　　[3] 王成琴.基于“供给侧”改革理念下的档案信息供给机制的优化[J].北京档案，2016(10)：24-25. 

　　[4] 张步东.推进供给侧改革做好“加减乘除法”[J].档案与建设，2016(8)：72-75.