档案信息化是指档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案信息化的基本内涵包括：档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。就其微观含义而言，档案信息化就是运用现代信息技术管理电子文件，对物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化。就其宏观而言，档案信息化是一项复杂的系统工程，它不仅包括信息技术在档案管理中的广泛应用，还包括信息技术应用过程中的观念基础和人文基础建设。

档案信息化建设是一项系统工程，要提高档案信息化建设的效率，应系统分析档案信息化建设的构成要素，厘清相互关系，在此基础上确立档案信息化建设的基本内容。档案信息化的构成要素归纳为档案信息网络、档案信息资源、档案信息化专业人才、信息化技术及装备、档案信息化法规标准等五个方面。档案信息网络是数字档案信息传输、交流的平台，是档案信息化最基本的设施，包括专门构造的档案局域网、区域档案网等档案信息专用网络和政务网、互联网等公共的或一定范围内共享的信息网络平台。档案信息资源是指存储于各种介质中的各类在线或脱机的数字资源，包括电子档案和档案数字信息。档案信息资源是档案信息化的核心要素，档案信息网络化的根本目的是档案信息资源的充分共享，离开档案信息资源，档案信息化就成为无源之水，无本之木。档案信息化人才是所有具有信息化专门知识和专业技能，能够以其创造性的劳动为档案信息化建设作出贡献者，具体可分为管理型人才、技术型人才、技能型人才和研究型人才四种类型。档案信息化人才是推动档案信息化发展的动力，是档案信息化建设最宝贵的资源。信息技术及设备是指支撑档案信息化建设的现代信息技术及基于现代信息技术的物化手段，包括数据处理技术、网络通信技术、信息存储技术及设施设备等。信息技术及装备是档案信息化建设的物质基础。档案信息化法规、标准是推动档案信息化发展、规范档案信息化建设必需的法律、法规、规章、规范性文件及标准等，包括国际、国家信息化公共的法规、标准和档案信息化专门性法规、标准。