数字信息的易变性对档案的稳定性构成极大冲击，究竟什么样的电子记录才能够成为档案？这是电子档案走上法治化管理之路时需要面临的首要问题。新修订的档案法第三十七条给出了明确答案——“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”

“来源可靠”中的“来源”是一个综合性的概念，包括责任者、活动、时间、系统等多个方面。其中，责任者是档案学经典理论“来源原则”中来源的本义，是指电子档案的法定形成者，包括机构或个人。活动则是“新来源观”中的“概念来源”，指产生电子档案的职能活动，活动来源赋予档案原生性信息的特征。时间是指电子档案的形成时间，明确电子档案来自何时，是对责任者和职能活动的重要补充。系统是指创建、处理、传输电子档案的软硬件系统，是电子档案特有的新来源，责任者、活动、时间等来源都需要通过系统来授权、确认、记录和证明。“来源可靠”是指电子档案由经过授权和确认的法定形成者，在既定的业务活动中，在特定时间，使用安全可靠的系统形成。《电子档案管理基本术语》规定：“具有真实性的电子档案由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或者误用过的情况，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。”

“程序规范”是指电子文件形成、归档、保存和利用服务的过程遵循一定的制度规范要求，符合国家相关法规标准的规定。由于数字信息的记录特性和信息技术环境的快速变迁，一份电子文件在形成到归档、保存的整个生命周期中，不可能不发生变化，其存储载体、存储格式、编码构成甚至构成要素都可能发生变化。在这种情况下，不能强制性要求电子档案的“不变”，而是化对象控制为过程控制，通过对管理过程的规范化控制实现对管理对象的控制。电子档案是否以及如何遵守规范的程序要求，可以通过详细的背景元数据和过程元数据来记录和审计。因此，元数据是电子档案管理规范必不可少的关键内容，背景元数据和过程元数据则是电子档案元数据的重要组成部分。

    “要素合规”是指电子档案构成要素合乎规范要求。不同种类的电子档案，其具体的构成要素不同，相关的规范要求也有所区别。比如《电子文件归档与电子档案管理规范》要求“电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整”；《政务服务事项电子文件归档规范》规定政务服务事项电子文件组件包括“归档办件形成和获取的表、证、单、书等文本、数据及图像、音频、视频等多媒体文件”。“要素合规”并不强求所有要素的完整，而是允许管理者根据规范要求和实际情况进行一定的取舍，比如《政府网站网页归档指南》指出“网页信息收集时应完整收集页面中的可视静态内容，包括文本、静态图片等,页面中的动画、音视频、脚本、URL等内容，在保证真实性、可用性和安全性的情况下也可以进行收集”。

根据新修订的档案法，满足“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案即可获得档案的法定身份，获得“与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”的法律地位。