1、进馆档案必须以全宗为单位整理编目，分阶段移交。每个阶段的时间为15年。撤销单位的档案，从撤销之日起6个月内完成移交。

　　2、2001年以前形成的档案按湖南省档案局湘档发[1985]15号《湖南省档案馆接收档案的若干规定》进行整理，2001年起形成的档案按湖南省档案局湘档发[2002]41号《湖南省档案馆接收文书档案质量标准》进行整理。

　　3、在移交档案、资料的同时，应移交下列相关材料：　　

　　①立档案单位的全宗说明（包括立档单位职能、组织沿革、档案整理情况等）打印件一式两份，并装订在案卷目录的首页；

　　②案卷目录和卷内文件目录的打印件一式两份；

　　③从2001年起，移交纸质档案的同时，应将同版本的电子文件及机读目录一并移交。