为加强档案的接收征集工作，维护党和国家历史真实面貌，丰富档案馆藏，提高馆藏档案质量，满足社会各方面对档案的需求，特制定本制度。
　　一、档案接收征集工作人员要认真执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》及党和国家有关档案征收工作的方针政策。
　　二、本馆接收档案的范围主要是：省级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案；省级机关的、具有全省意义的、需要由本馆保管的革命历史档案、历代王朝和民国时期地方政权、企业、事业单位档案以及有关的历史资料；省委和省政府决定接收的档案；其他有重要保存价值的信息资料。
　　三、有计划、有目的地接收征集本省经济建设、科学技术、著名人物、疆域沿革、名胜古迹、名优特产、典籍掌故、风土人情等地方特色档案，重大事件、重要活动等专门档案以及胶片、磁带、磁盘、光盘等各种载体形式的档案，努力改善馆藏成分和结构。
　　四、资料的收集范围主要是：各种文件汇集、资料汇编、统计资料、大事记、组织机构沿革、传记、回忆录、机关出版的报纸、刊物和书籍、图片、年鉴、史志、族谱、家谱等。
　　五、接收征集工作人员要对本馆接收范围内的有关机关、组织、团体和个人形成的档案的内容、种类、价值，以及数量、整理、保管等情况进行调查，编制好本馆档案接收名册和接收计划。
　　六、要加强与机关档案室的联系，做好馆室衔接工作，合理安排进馆档案的步骤、数量和时间。
　　七、接收档案之前要认真对档案形成单位档案的分类、整理、装订、排列、编目和保管期限划分等进行检查，发现问题要提出改进建议，督促移交单位予以纠正，切实把好进馆档案的质量关，并协助档案移交单位作好各项移交准备工作。
　　八、接收进馆的档案应注意全宗的完整性，确保进馆档案的齐全、完整。
　　九、与档案有关的资料、立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起接收。
　　十、从2001年起，接收纸质档案的同时，应将同版本的电子文件及机读目录一并接收。
　　十一、建立和完善档案资料接收和移交入库的登记制度。交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。案卷目录应一式三份，其中一份由本馆签收后退回移交单位保管。
　　十二、随时掌握机关、企业、事业单位改革及行政区划变动的信息，及时做好撤销机关档案资料的接收工作，防止有关档案被分散、销毁或丢失。
　　十三、注意做好失散历史档案、建国后非国有档案收集的宣传和线索调查、登记工作。这些档案的收集可以是接收、个人捐赠、代存、有偿征集，必要时，经馆领导批准，可以收购或者征购。本馆急需而保存者一时不愿交出的，可以先借阅，掌握信息，条件成熟后再行收集。
　　十四、在接收历史档案的同时，组织一些有亲身经历和熟知某段历史的知名人士，口述或撰写回忆录，以补充历史档案的不足。
　　十五、对自愿捐赠档案和资料以及文献的有功人员，由本馆适当地给以精神的和物质的鼓励。