黄美春同志在省直机关已公开现行文件利用工作暨档案移交工作会议上的讲话

湖南省档案局 hnsdaj.hunan.gov.cn 时间:2006-07-05 【字体:
  

(2005年6月29日)

同志们:

  刚才姜儒振副秘书长传达和宣读了中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对国家档案局中央档案馆开展已公开现行文件利用工作的重要批示,宣读了省委常委、省委秘书长于来山同志关于进一步做好我省现行文件服务工作的重要批示,省委副秘书长钟万民同志代表省委就如何全面推进我省已公开现行文件利用工作及档案移交工作作了重要指示,提出了明确要求。这体现了省委、省政府对我省档案工作的高度重视与支持,为我们做好新时期档案工作指明了方向。下面我就如何认真学习领会中央和省委领导的批示,万民副秘书长的讲话,深入贯彻落实“两办”文件精神,认真做好已公开现行文件利用工作以及档案移交工作讲三个问题:

  一、开展已公开现行文件利用工作,是档案部门实践“三个代表”重要思想,全面落实科学发展观的重要举措。

  近些年来,各级档案部门在实践“三个代表”重要思想,全面落实科学发展观,更有效地为党和政府服务、为各部门服务、为广大人民群众服务方面进行了积极的探索,在推进档案工作服务机制与体制改革方面有了新的举措,开展已公开现行文件利用工作,就是这一改革与探索中的成功实践。档案与现行文件本来是一个事物的两个方面,长期以来,特别是受计划经济体制的影响,档案与现行文件在管理分别归属不同的职能部门,管理难协调统一的现象。随着现代社会的发展,特别是信息时代的来临,办公自动化的推进和电子公文的产生,使文件管理和档案管理结合得更紧密。一方面办公自动化后,文件的产生、运行、归档和电子档案的管理利用都是在一个系统中完成,实现文档一体化管理是时代发展的必然趋势。另一方面作为信息载体的“文件”社会的需求量越来越大,透明度、公开化的要求越来越高,档案部门正是顺应这一形势发展要求,按照文档管理一体化的发展方向,积极开展了已公开现行文件利用工作。这项工作全国是深圳市档案部门率先开展,到去年年底,全国各级国家综合档案馆已建立现行文件服务中心达2367家,占全国各级国家综合档案馆的76%。我省是常德市、株洲市档案部门于2002年率先开展,到现在为止全省140个国家综合档案馆已有79家建立了现行文件服务中心,占51.4%。截到2005年3月,全省现行文件服务中心累计接待利用者达到5525人次,13717件次,网上点击查阅29843人次。省现行文件服务中心,是根据2004年4月中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅颁发的《关于进一步加强新时期档案工作的意见》的要求组建的,于2005年元月7日在省档案馆正式挂牌。虽然起步比其它省晚一点,党有省委、省政府领导的高度重视,有参加这次会议的厅局办公室领导的大力支持,我省现行文件利用服务及档案移交工作一定能迎头赶上,全面推进。[$page$]

  实践证明,现行文件服务中心的建立,为广大人民群众了解党和国家方针政策开设了一个新的窗口,为密切党和政府于人民群众的联系架设了一座新的重要桥梁,为维护广大人民群众的合法权益提供了一个新的重要渠道,对推进党务政务信息公开搭建了一个新的重要平台。中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志先后两次批示,对各级档案部门开展已公开现行文件利用工作给予了充分肯定和高度评价。从我省开展现行文件利用工作情况来看,现行文件利用工作受到了人民群众的普遍欢迎,受到了社会各界的普遍关注,一度成为新闻媒体的热点。如株洲市“档案文件超市”曾被省多家新闻媒体作为热点新闻播放。但是,我们不能不看到在已公开现行文件利用工作方面,我省与其它兄弟省市有差距,全省有近一半的国家综合档案馆还没有挂现行文件服务中心的牌子,更没有有效地开展现行文件利用工作。省现行文件服务中心年初才挂牌,可以说还是一个空壳子,没有多少现行文件。因此,最近省委办公厅、省政府办公厅专门下发了《关于向湖南省现行文件服务中心报送现行文件的通知》,希望省直各单位大力支持与配合,积极按照文件要求报送好文件资料。

  在开展现行文件利用工作过程中,也有人提出:有了政务公开网、公众信息网等信息公开的窗口,还是否有必要再建立现行文件服务中心?我们认为这是一种误解。现行文件服务中心同其它信息公开的窗口是一种互补关系,而不是重复关系,两者既有联系又有区别:一是分散与集中的区别。文件中心可以通过报送、征集、链接等多种方法,把各种政府信息整合起来,形成信息资源优势,真正做到推进公务服务,实现资源共享;二是实体与虚拟的区别。到文件中心既可查阅纸质文件信息,也可通过网络查询利用网上信息,做到各有所需,弥补了其它网站的不足;三是了解与取证的区别。再其它网站和某些机构查阅文件资料,只能起到了解文件内容的作用,而《档案法》则赋予档案馆有出具凭证的职能;四是历史与现行的区别。文件中心由于是依托档案馆建立起来的,在那里不仅可以查阅现行文件,还可以查阅历史档案信息,省时省力,一举多得。由此可见,建立现行文件服务中心是很有必要的,其作用是其它信息公开窗口无法替代的。[$page$]

  二、认真贯彻落实“两办”文件精神,全面扎实推进省直机关已公开现行文件利用工作。

  省直机关开展好已公开现行文件利用工作,既要靠省现行文件服务中心的精心运作,也要靠省直机关各单位通力配合与支持,关键是要按照省委办公厅、省政府办公厅湘办[2005]19号文件狠抓落实。

  (一)领导重视,形成报送制度。开展已公开现行文件利用工作是一项新事务,需要省直机关各单位领导的重视、关心和支持。特别是各单位的文档部门要把这项工作作为一项重要任务,纳入工作计划,纳入本单位公文运作程序,明确专人负责。文件资料的报送工作,要订立规章制度,严格程序与责任。开展已公开现行文件利用工作,文件资料的报送工作是基础,各单位要将文件资料报送工作作为日常工作的重要一环落实到位,使之经常化、制度化、规范化。缺乏报送条件的单位,要尽力创造条件,要在人力、财力、设备等方面提供必要的保障。

  (二)严格要求,确保报送质量。首先,要明确文件资料的报送范围。省现行文件服务中心主要收集不涉及国家机密、能够对社会开发的非保密的现行政策性、法规性、公益性和服务性的文件资料。主要包括省委及其工作部门制定的非保密性的政策性文件;省人大及其常务委员会通过并发布实施的各类地方性法规和决定、决议;省政府及其组成单位、直属机构、部门管理机构以及具有行政职能的厅(局)级事业单位、各人民团体制发的涉及经济建设、社会发展和人民群众密切相关的政策性、规范性文件;省纪委制定的有关党纪、党规的条例、办法、规定等文件;省高级人民法院、省高级人民检察院颁发的需要党员群众周知与遵守的规定、办法和最高人民法院、最高人民检察院颁发的需要党员群众周知与遵守的规定、办法和最高人民法院、最高人民检察院有关的司法解释、补充规定及批复;中央在湘部分单位和省直属二级单位制发的人民群众的生活密切相关的业务性、规范性文件及其汇编。其次,要明确文件资料的报送时间与方法。凡2001年1月1日至2005年5月底形成的现行资料原件(不能报送原件的,可报送加盖文件形成单位印章的原件复印件),各单位务必于2005年7月底前做好清理和报送准备工作,省现行文件服务中心于2005年7月底前做好清理和报送准备工作,省现行文件服务中心于2005年8月上旬开始到各单位接受。从2005年6月1日起,各单位应将省现行文件服务中心列为普法性公文的收文单位,在分发文件资料时向省现行文件服务中心报送文件正本2份。在送交现行文件资料的同时,应根据文件要求,统一采用“湖南省现行文件管理系统”在线报送同版本的电子文件资料,以推进电子政务信息化进程,更快捷地提供现行文件服务,方便在线查询服务。会后,我们将及时印发统一采用“湖南省现行文件管理系统”软件报送同版本电子文件的实施方案,并给每个单位一个唯一的代码号,各文件报送单位可使用软件,通过政务外网或互联网,从本单位客户端点对点向省现行文件服务中心服务器端传送现行文件。[$page$]

  (三)理顺关系,明确工作职责。开展现行文件利用工作,是档案工作的一个创新,大家都没有经验,在工作中难免会遇到一些问题与不足。我们一定会加强与各部门之间的配合,在工作中不断探索、总结,使现行文件服务工作在实践中不断完善。在这里,我解释下几个容易混淆的问题。第一,关于文件报送与文件归档问题。请大家注意,这两者的概念是不同的,文件报送不能替代文件归档,前者是即时产生即时报送,文件形成单位不需要进行整理,而后者则需要按归档要求进行整理,被报送的文件同样要根据文件归档要求进行归档,否则将会使档案的完整性遭到破坏。第二、关于报送文件的鉴定问题。“两办”文件明确规定,报送单位应对报送的文件资料是否涉密,能否公开利用从严审查把关,确保报送的文件资料准确、及时、规范。现行文件服务中心,没有权力也没有能力判断文件是否适宜公开,所以文件报送单位的出口关就尤为重要。负责文件报送的同志要认真分析文件是否属于报送范围,而且应经领导签字同意后再进行报送。第三,文件的解释权问题。现行文件解释权属于文件形成单位,文件服务中心只负责保管与提供利用,无权对文件内容进行解释。第四,文件效力问题。报送的文件资料修改、补充或废止时,应在文件变更后的15日内以书面形式通知省现行文件服务中心,以便文件中心及时对相关文件进行相应处置。

  (四)强化服务,展示窗口形象。做好现行文件资料的报送工作,说一千,道一万,其最终目的还是为了利用。因此,省现行文件服务中心一定要强化服务意识,要以“广泛收集、科学管理、全面开发、简捷便民”为原则展开服务工作。首先,省现行文件服务中心要夯实服务基础,完善服务条件。一方面要加强与各有关报送单位的沟通和联系,保证文件中心的基础信息资料。另一方面要积极探索现行文件资料收集的其它途径,丰富可利用的文件内容。如注重收集些社会关注的热点重点问题的相关资料;拓宽收集渠道,通过新闻媒体和网络等平台进行收集;还可以根据利用需求定向收集。要进一步完善硬件设备,配齐各种服务设备,设置便民角,实行人性化的服务和管理,千方百计为利用者营造一个文明、舒适、温馨的阅览环境。其次,要树立“架文档之桥,连百姓之心”的服务观念,以“强化服务,让您满意”作为服务的基本要求,制定文明服务规范。公民只要持合法证件,都可到文件中心免费查阅利用,需要提供文件复制件的,也只收取相应的复制工本费。要根据用户的不同需求,采取多种服务形式。可提供函电代查服务,解决外地利用者及本市年龄较大、行动不便或工作繁忙等特殊群体利用中的实际困难;开展跟踪服务,对因种种原因查不到文件的利用者,文件中心要及时与有关部门联系,并向利用者反馈情况;开通服务热线和网上查阅服务,用户可以打电话了解情况,也可以通过网上利用有关文件资料;实施亲情服务,以亲切的话语,耐心周到的服务,使每一位利用者真正感受到亲情般的温暖,使利用者成为我们的朋友,争取让所有文件中心来查阅的人都能高兴而来,满意而归;建立回访制度,要定期通过电话等方式,详细了解利用效果和利用需求,增强服务的主动性和针对性。再次,省现行文件服务中心还要注重加强宣传推介,提高公众知名度,扩大社会影响力。目前服务中心的宣传力度还不够,以前群众是想查文件,没有地方可查,现在有地方可查了,群众却不知道应该去哪里查,怎么查。这就需要我们加大宣传工作的力度,向社会具体明确地宣传文件中心的有关信息,如服务中心在什么位置,什么时间开放,需要什么证件,有些什么文件可供利用,有哪些服务方式,热线号码、网站网址等等,都要予以公布,让群众“心中有数”。要采用新闻报道、新闻发布会、典型事例报道等方式,通过报纸、电视、电台、档案管理网络等渠道对现行文件服务中心进行宣传,树立中心的品牌形象,让更多的群众知道,请更多的群众进来,让更多的群众感到满意,使现行文件服务中心真正扎根于群众心中。[$page$]

  三、加强档案信息资源建设,依法做好省直机关档案移交工作

  今天的会议还有一个重要议题就是省直机关到期档案的移交问题。现行文件的报送和到期档案的移交都属于档案信息资源的整合问题,目的都是为了社会的利用。按照档案法规的要求,省直机关各档案室的档案自形成之日起满20年即向省直档案馆移交。省档案馆是永远保管省直机关档案的基地,集中保管各机关到期档案,是省档案馆的法定职责。定期移交档案,这是国家法律法规赋予我们的责任和义务,是档案事业得以健康发展的基础和保障。同时,通过移交,也能减轻机关档案室工作的库藏压力,减少保管保护档案资料的运作成本,促进机关工作的有序运转。去年11月,王刚同志就中央、国家机关档案移交工作做出重要批示,在批示中强调:“依法向中央档案馆移交档案,是中央国家机关的一项重要职责和任务。做好这项工作,对加强国家档案资源建设,确保中央档案的完整和安全促进档案的开发和利用,为党和国家工作大局服务,为建设中国特色社会主义事业服务,具有十分重要的意义。”王刚同志的批示,对档案移交工作的意义、作用作了高度概括,它不仅对中央国家机关档案移交工作,同时对省级国家机关乃至全国的档案移交都具有十分重要的指导意义。这里,根据王刚同志的指示精神,结合我省的实际,就省直单位档案移交工作再强调三点。

  (一)要明确这次档案移交的范围与任务。最近,省档案局根据目前省直单位档案移交的实际情况,下发了《关于依法做好档案移交工作的通知》(湘档发【2005】11号),对档案移交的范围与质量要求以及移交的时间与步骤都提出了具体规定。省直机关这次向省档案馆移交档案,主要包括到期档案、撤销单位档案以及与档案有关的资料、立档单位组织沿革、全宗介绍以及其他有关检索工具三大部分。关于到期档案的接受,其中包括撤销单位档案的接收,这里主要是指省直机关1970年至1989年间形成的档案,俗称第二个20年移交档案。再省直机关有关领导的大力支持下,经过省档案局馆及省直机关档案室的共同努力,到目前为止,省档案馆以顺利接收了44个单位计45227卷册档案,占应接受单位的44%。这些都凝聚了移交档案单位各级领导的大力支持和档案部门工作人员的辛勤工作成果。我谨代表省档案局向已移交档案单位和正在积极筹备移交档案的单位的领导、办公室负责人移交档案部门的同志们表示衷心的感谢。但是,现在还有多数单位第二个20年的档案没有移交,有些单位第三个20年档案都已快到移交期限了。因此,目前尚未向省档案馆移交第二个20年档案的省直机关单位必须抓紧做好移交工作。省档案局、馆计划用二年半的时间,完成这些期满档案接交任务。通过初步摸底拟分三步完成:省人大办公厅等11家单位于2005年底前完成移交;省委统战部等25家单位于2006年底前完成移交。省委政研室等19家单位于2007年上半年完成移交。撤销单位档案的移交,要按湘档发【2000】24号《关于省政府机构改革后加强档案管理与移交的意见》办理。已撤销单位如原省石油化工厅、原省电子工业局、原省政府财贸领导小组办公室等单位的档案按要求全部向省档案馆移交。[$page$]

  (二)明确档案移交的标准与要求。省直各单位档案部门要按照省档案局最近下发的《关于依法做好档案移交工作的通知》以及省档案局湘档发【1985】15号文件《关于印发<湖南省档案馆接受档案的若干规定>的通知》要求,做好移交期的准备工作。在正式移交前,各单位要严格按照15号文件和省档案馆征收人员上门进行质量鉴定时提出的要求对不合格档案进行重新整理。要努力做到全宗划分清楚,分类科学合理、文件材料齐全完整、案卷质量符合要求、检索工具方便实用。要认真按照有关规定和标准,对应移交的全部档案进行质量检查和鉴定,强化质量管理,务必将档案质量问题解决在进馆之前,确保本单位档案能够在规定时间、按规定质量移交省档案馆。根据新时期档案工作信息化发展的要求,各单位移交进馆档案必须打印《卷内文件目录》、《案卷目录》以及全宗说明,并装订成册,向省档案馆移交2套。同时还需报送同版本的电子目录。已按15号文件精神打印完目录的,就按已打印的格式报送电子目录,尚未打印的目录,须由省档案馆派专人上门安装统一的打印软件,待输入完后,一并移交纸质及电子目录。

  (三)省档案局馆要认真搞好移交与接交中的服务工作。省档案局各业务处室,特别是省档案馆要改进工作作风,加强对基层档案室的业务指导与服务。馆室之间要紧密结合,要确保馆室业务标准的连续性和一致性。如保管期限及分类方案的编制应前后一致,不能随意改动,为进馆后的实体管理打好基础;全宗指南、全引目录、专题目录、分类目录的编制要正规,为档案馆编写档案馆指南,建立科学的检索体系打好基础;要按《全宗案卷规范》的要求去形成和累积全宗案卷内材料,为进馆后继续进行整理、鉴定、统计、保护等提供依据。省档案馆要积极主动地做好移交后的开发利用工作。为了消除有些单位担心档案移交后是否会造成利用不便的疑虑,一定要尽最大的努力,不断改进服务条件和服务手段,简化利用手续,提高工作效率,保证做到让大家移交档案放心、利用档案省心。省直单位合法利用本单位移交进省馆的档案,绝不能受到任何限制,要按移交单位的查档要求及时提供利用。同时,省档案馆的工作人员,要尽快熟悉进馆档案,尽快将新进馆档案机读目录纳入馆藏档案计算机检索系统,科学整合馆藏全部档案信息资源,全面做好利用服务工作,不断加强国家档案资源建设,为全面建成小康社会作出积极贡献。通过大家共同努力,互相协作,紧密配合,确保省直机关第二个20年的档案移交顺利、圆满完成任务。

  同志们,抓好已公开现行文件利用工作和到期档案移交工作,都是充分利用文件档案信息资源为党和政府服务、为各部门服务、为广大人民群众服务的工作,我们要以“三个代表”重要思想为指导,坚持科学发展观,开拓进取,真抓实干,扎扎实实地把这项工作落到实处,为构建社会主义和谐社会,推动我省社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设作出新的贡献。

  


黄美春同志在省直机关已公开现行文件利用工作暨档案移交工作会议上的讲话

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