——在省直单位档案工作会议上的讲话

（根据录音整理，节录）

胡振荣

二、2013年省直单位档案工作基本任务

2013年省直单位档案工作总的指导思想是：以党的十八大精神为指导，紧紧围绕本部门的工作大局，积极推进档案工作规范化管理，努力提升档案服务能力，充分发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊作用，为全面推进“四化两型”、“四个湖南”建设作出新的贡献。

档案工作上有《档案法》，下有《湖南省档案管理条例》和国家出台的一系列规章规范。如最近国家档案局颁布的8号令、9号令、10号令。8号令是解决机关单位文件材料归档范围和保管期限的，9号令是解决各个单位的档案怎么向国家档案馆移交的，10号令是解决企事业单位档案工作归档范围的，还有今天下发的30号令，由监察部、人社部、国家档案局颁发的《档案管理违法违纪行为处分规定》，是对档案违法违纪行为处理的若干规定，除此之外，还有大量档案工作的规范、标准，档案工作是一个标准很高、专业性很强、并且是个不断更新的工作，做好这项工作不容易。今天来参会的一部分是分管档案工作的领导，一部分是分管档案工作那个部门的负责人，还有一部分是档案员。今天天气不好，稍微有点迟到，但来得很齐。我到这个部门来了11年，来之前我没有做个一天的档案工作，但是做了10年的档案工作后，我对档案工作有感情、有体会、有认识，我想结合我的工作体会和大家谈6个方面的问题。

一、关于对档案工作的认识问题。档案工作容易被忽视，因为它是一个基础性的工作，是一个服务性的工作，不显山、不露水，不容易立竿见影，短视者常常忽视它。但实践证明，忽视不得。这里，我讲四句话：

1.档案是一个单位的血脉。血脉，就有贯通之意、也有传承之意。档案不全就好比这个单位血脉不活，档案没有、档案空缺就好比这个单位血脉中断。一个单位连档案都没有了，可以想象这个单位还有多少生气？一个国家、一个民族也是这样，档案是这个国家、民族共同的资源，如果有档案就容易形成共同的向心力，凝心力，我们无论形容哪个地方历史悠久，我们讲五千年文明全赖于档案，没有档案，文明悠久就是空谈，从国家来讲，档案是一个国家的主权象征，我们现在讲钓鱼岛问题，争论的实质就是档案，依靠的是什么，是一个国家的实力。讲钓鱼岛的问题，档案，日本讲我们不赢，连它自己的档案都证明钓鱼岛是中国的，前一段，国家图书馆公布了一部分钓鱼岛的档案，足以把日本拨回去。我们中央档案馆还有很多钓鱼岛的档案没有公布出来。笔墨官司打的就是档案，依靠的还是国家的实力。档案与国家的命脉密切相关。中国的家族史传承几百年上千年的很少，为什么？就是不重视档案，唯一的只有孔子、孔府，因为大家只把孔老二的家族传承记录下来。像很多历史事件，就是近现代，甚至发生在眼前，包括发生在文革的事情，现在都无法辨别是非。为什么？没档案。所以，档案对一个单位，对一个国家，对一个民族就是命脉，没有档案就是一个传说，传说是不足以为凭的。档案工作者就是守脉把脉之人。

2.档案是一个单位的内涵。第一点讲深度，第二点讲广度。内涵就是指内在的涵养和素养，是指内在的，不是外在的。我们讲一个人有内涵就是讲他有学识，有文化，有礼貌，有水平。我们讲一个单位有内涵，就看它的档案丰不丰富，有没有积累，文化氛围浓不浓厚，有积累就有档案，有氛围就有内涵。一个单位，楼房建得再漂亮，里面是空的，显现不出你单位的厚度。我们现在评文明单位，拿出来看的全部是档案资料。高校评估评的是什么？做的是什么？评的做的基础工作就是档案工作，这个工作做好了，其它的都容易得很。企业很多国际项目的争取、贷款，老外不凭你怎么说，而是看你怎么做，他要看档案做得怎么样，看单位的内涵怎么样。现在中央要求机关建设不要搞得富丽堂皇，不要摆奇花异石，你可以摆档案，老照片，老档案，在走道上、在休息室摆一摆，显示出你单位的历史厚度，文化氛围，用档案说话。我到过外交部，外交部的走廊里都是历届部长，分管总理的外交工作的照片，看起来就是一个时光隧道，这个装饰体现了一个单位的文化氛围和内涵。

3.档案是一个单位的知识资产。知识资产是无形资产，也是一个单位的核心资产，是特有资源，是唯一的不可替代的资产。如：可口可乐公司，它们公司宣称，公司即使一日之间全部毁掉了，它们也不怕，为什么？因为它们有可口可乐的配方，这个配方就是它的救命稻草。这个档案上百年来都是在专门的保险库里，公司里只有两个人知晓，公司其它所有人都不知晓，保险柜的钥匙只有董事会全体成员到场通过才能打开，几分钱的水配合起来卖几块钱，这就是它的核心资产，而不是设施设备。档案一定要当财富来看。

4.档案是人生的最终归宿。人生最终归宿，最多是两种方式，一种是回归青山绿水，回归自然，青烟一缕，肥土一把，这是所有人都避开不了的一种方式；还有一种方式，就是档案馆。人生有限，档案可以永存。为什么很多老同志写回忆录？包括我们省级领导、厅级领导。写回忆录并不是领导的权力，普通老百姓也可以修家谱、写家史，写回忆录，都是为了流传。档案馆是我们精神的领地，要说人生的价值就是怎么争取在档案馆留有一席之地，档案一定要具备正能量，在档案馆有一席之地，让你的子子孙孙上百年上千年还查得到，那时对你这个老祖宗就会很敬奉，进了国家档案馆就会永久保存下去，现在的人讲爷爷的名字大多数还讲得出来，但要你讲出你爷爷的爷爷的名字就没有几个了，不知道自己是从哪里来的。没有档案，我们过去把修族谱当成封建的东西，批斗了一些，但是现在，很多人可以修族谱，修家史，体现社会发育文明变迁的过程。古时说，人有三不朽：立德、立功、立言。立言就是留下档案，留下永久传承的档案。三讲的时候江泽民讲了三句话：参加革命为什么？当官应当做什么？今后身后留什么？我现在体会第三句话，留什么？就是留档案，留口碑。现在社会传媒这么发达，好的口碑要用好的证据来说。留下档案，作为身后事是最大的事，档案是人生的最终归宿。我是学历史的，过去我们讨论一个命题：谁创造了历史？是英雄创造历史还是人民群众创造历史？理论界回答是人民群众创造历史，为什么会产生疑问。因为人民群众没有档案，英雄才有档案，实事上还是英雄创造历史。当今时代是可以为老百姓建档案的时候，现在的方针、政策、原则、方法都是要为普通人建立档案，普通人的档案没有建好就是档案工作者的责任。档案工作讲这么四句话：深度、广度、核心、归宿。一个单位不可能永久不变，一个人不可能长生不老，都有一个结点，都要在档案馆有留存，才是我们的价值追求，才是价值所在。

为此，我还得出这么几个结论：①重视档案工作的领导是有眼光的领导；②重视档案工作的领导是有责任的领导，第一解决眼光问题，太短浅肯定不会重视，第二责任问题。一种历史责任感、社会责任感；③重视档案的领导是有品位的领导；④重视档案的领导是重视他人也重视自己的领导。

二、关于档案工作的位置问题。谈了认识，现在谈位置。档案工作的位置怎么摆？我不要你摆得很高的。但要有适当的位置，应有的位置。

1.要有专门的机构抓。机构都没有你怎么重视？机关至少要有档案室（有移交任务的机关要设档案室）。企事业单位没有移交任务的就要有档案馆，档案是积累，是不断增加的，你连阵地都没有，机构都没有怎么增加？谈什么重视？企事业单位原则上要建档案馆。

2.要有专门的人才抓。我是讲的人才抓，抓档案工作不容易，规范标准文化程度低了看都看不懂，我们要求至少是本科以上文化。我们验收的标准是大专以上，现在至少要要求本科以上，你才能做好这项工作。我们档案系列有职称，现在有些企事业单位，档案系列的职称只设副高以下，不设正高，他认为档案工作是一个边缘的，无足轻重，这是错误的。我们省直高校，二本以上的高校档案馆至少要设一个正高职位的岗位，你有没有人才是另一回事，设不设是体现你领导重不重视的问题。

3.要有专门的条件抓。档案室，你的阵地，我们要求机关档案室至少三分开，做不做得到？档案用房、档案工作者的用房显然要超过一般工作人员的用房，企事业单位建档案馆，就要按《档案馆建筑设计规范》和建筑标准来保证，设施设备要投入。一点不投入、不保障怎么建得起？

4.要有专门的机制抓。领导机制，要有领导分管，要有领导来协调，要纳入考核机制，督导机制，甚至全员参与机制，这方面的管理，这些做到了，位置就摆正了。

三、关于档案资源建设的问题。档案资源建设这是我们的本钱。有以下几方面：

1.要重视职能活动形成的档案资源。一个单位为什么要设立，是它的职能需要，这种职能活动形成的档案是单位最基本的档案资源，实践中，我们有些单位只把红头文件，上面发的红头文件和本单位产生的红头文件才作档案，而把职能活动形成的档案资源没有归档，甚至不归档案室，这是不对的，职能活动的档案是一个部门职能活动的主体。

2.要重视人的档案资源。过去，我们重视领导人的档案，当然领导人的档案要抓好，名人档案要抓好，但是，普通人的档案现在也要求抓好。我们今年准备做些工作，还需要组织部、人事厅的配合，就是人事档案，我也不想参予到你们的权力管理和形式，我们只想要所有死亡人员的档案，都没人要的时候，放进档案馆。外省有这个做法，我想今年和两个部门协商一下。死亡人员档案，人死了，一份档案丢这丢那，多大一块地方。我们把它收好，对他的后人也是一个安慰。也许他这一代是下岗职工，第三代也可能就是党和国家领导人呢。档案工作也要体现以人为本，普通人的档案最好在档案馆都要找得到一席之地。另外，我们今年准备建设湖南名家书画档案，以前没有专门接收进来，书画也很重要，我们档案馆设一个专库，专门管理名家的书画档案。

3.重视民生档案资源的建设。特别是职能部门，和老百姓切身利益打交道的部门，如民政、社保、医保，这些部门的档案，管理要高度重视，老百姓的切身利益就是靠你那几张纸，这些部门的档案管理员千万不能请临时工。

4.要重视具有行业特型和个性特色的资源建设。这几天看新闻报道，铁道部要撤了，老百姓排着队在这块牌子前照相，我是搞档案的，就觉得这块牌子不能丢，要收进档案馆，这块牌子是唯一的，这是几十年铁道史的一个见证，计生委撤了，牌子也不能丢，章子要收回来，卫生部也是这样，这些是具有个性特色的档案。如：检察院，他们把各个时期的服装，徽章，都收好，管好，这是实物档案。

5.要重视用声像手段记录的档案资源。现在条件改善了，用这个手段，每个单位每年干两件事，一是把你单位一年来的工作拍成专题片，15分钟，把领导的讲话，各个主要部门的活动、作，搞一个解说词，保存起来，10年之后再拿出来看，你看有没有意义？二是把你单位一年活动形成的照片，筛选出来，归档整理起来，10年回头看，你看还有没有意义。我们有些单位不是没有照，而是没有归，没有整。我到有些部门去检查，看他们的照片档案，要么是一次活动的照片，大的小的都有，要么是几年没有。声像档案不可放弃，不可忽视。从今年开始，我们准备搞一个《湖南百年记忆》图鉴系列，照片也就是一百多年的历史，我们把反映各行各业的照片收起来整理好，现在还来得及，希望省直各单位配合我们把这个湖南百年记忆图片系列工作做好。

四、关于档案住处开发利用的问题。档案收也好，管也好，主要是利用，怎么用好，关键是为领导当好参谋，为社会提供利益。今年，我们省档案局档案馆想做洞庭湖的档案工作。洞庭湖与湖南人的联系已经渗透到我们的血液。现在省委、省政府正在积极争取将洞庭湖生态经济区纳入国家区域经济发展战略，那么，我们对洞庭湖的前世今生了解多少？这个就要靠档案说话。我们要为省委省政府当好参谋，搞好服务，我们档案局计划将洞庭湖方方面面的档案资料系统收集，建立洞庭湖专题档案，围绕洞庭湖的发展、变迁、生态等各个方面开展档案编纂工作。希望省直各有关单位积极配合，主动参与到洞庭湖档案编研工作中来。

五、关于档案信息化工作的问题

1.办公自动化不要遗忘了档案信息化。很多单位搞办公自动化时没想到档案这一块，甚至这一模块也没有，甚至连接口都没有。因为搞设计的有的是信息部门，有的是综合部门，对档案特性了解得不是很充分，没有把档案考虑进去。

2.电子政务过程中要考虑电子文件转化为电子档案的问题。电子文件不等于电子档案，但是它毕竟是文件，重要的电子文件要转为电子档案，它不比纸质东西存一份就可以了，电子文件必须在程序上要规范，在管理环节上要到位。

3.档案信息化过程中要高度重视数据安全问题。有些单位在档案信息化、数字化过程、在扫描时，只注重保密环节，只审查涉不涉密。这固然是应该的，但数据整体是一个资源，千万不能被别人带起走。现在搞数字化加工，就出现类似的情况很多。同志们，现在有很多公司是专门做信息内容产业的，就是拥有数字资源，你的一万份数据虽然可能不涉密，但是它是你单位的核心资源，不能随便让别人牵起走。一定要重视数据加工过程中信息整体安全问题。这次，我们下发了《湖南省规范档案中介服务规定》的通知，特别是对档案数字化加工有严格的要求，也希望各个单位按规范操作，我们是为了保护你们数据安全。再一条要求就是要因地制宜，量力而行，同步推进。要与管理者的接收能力，与管理水平相适应。

六、关于档案工作抓落脚的问题

1.大力推行机关内设机构文书处理部门归档的制度。各个单位要推行，要推行档案工作全员化的管理。档案工作从2000年以来，推行的就是这个制度，就是各个处室的工作人员要把文件资料归好档。而现在，很多单位的档案都是到年底了交给一个单位的档案员，想起来就丢一些，这是从程序上不到位的。各个处室、内设机构一定要有兼职档案员，一定要进行专业培训。

2.要将档案工作纳入绩效考核和目标管理。要加强检查督促，特别是要加强行业内的监督和指导。按照我们档案工作的规律，每年6月底前归档到位，下半年，进行检查，今年，我们会在各个单位自检自查的基础上组织检查。相互检查，相互学习。

3.要切实解决好人、财、物的问题，档案工作要不了多少钱，但必须保证。

4.要处理好档案室与档案馆的关系。及时移交到期的档案和现行文件。特别是我们省直机关各个单位的档案最终的流向是我们省档案馆，到期了就要移交。再就是现行文件，我们档案馆设立了政府信息公开查阅中心，编办已经批复了这块牌子，作为政府信息公开查阅的场所，我们担负起这个社会责任，各个部门如果想少一点麻烦的话，特别是对群众的解释工作要想顺畅的话，把你们的文件送交到省档案馆来，再指导他们到这儿来查，也减轻你们的负担。

5.加大档案法律法规的贯彻力度，依法查处档案管理的违法违纪行为。这次下发了30号令，对到期档案不移交的、应归不归的、责任不到位导致档案损毁损坏的、出现安全事故的、管理不善的，等等，都要给予警告以上的处分，一直到撤职，这对公务人员是一视同仁的，包括档案员，分管档案工作的领导，包括一把手，都有责任。大家回去后要认认真真学习好30号令，要全员学习，它不是档案人员的事。比如，有些机关人员把一些重要档案不移交，说自己要用，有价值的肯定要用，这就是典型的违规违纪行为，咱们依条例就可以给予处分。我们今年准备对高校系统贯彻国家教育部、国家档案局27号令的情况进行执法检查，还对农村土地延包，山林权属改革档案的管理进行执法检查，还准备对部分重点工程项目的档案管理进行执法检查，问题严重的我们会依纪依规提醒处罚，现在有些单位罚钱不在乎，一处分人就麻烦。但30号令就是要处分人，没讲罚钱。我们原来的处罚规定有些是量化了的，我们也不要这个钱，就是要处分人。

同志们，档案工作谈了这些，是我的一些感受和体会，有些是今年工作的要求，做这项工作确实很平凡，很琐碎，也确实很辛苦，不容易。今天来的领导请重视一下档案工作，加强一下对档案工作的领导，我们档案员要提振信心，认真做好这份工作，只要我们档案人员齐心协力，共同努力，一定会开创我们湖南档案工作新的局面。

谢谢各位！