文书档案查找是档案利用的一个重要环节。日常工作中，档案管理员经常会遇到一个普遍性问题：某人要找一份关于政策待遇文件，但提供不了文件的标题、文号、发文时间、发文单位等信息，而档案员也不知道这类文件信息。怎么办，只能盲目地从归档文件目录中逐年查找。那么，有没有一种行之有效的方法来改变这一状况呢，这就是《文书档案查询数据库》（简称《数据库》）所要解决的问题。 

　　《数据库》设计思路：用Excel电子表格搭建平台，将若干年的归档文件目录集中录入平台中，建立关键词语栏目，通过查找关键词语来获取有关文件的存档盒号、内容、日期时间、文件字号、发文单位等信息以及不存在的文件信息。