民营企业档案工作管理体系和管理方法的探讨

作    者：邓海洲

工作单位：桃源县档案局

摘  要：伴随民营经济的发展壮大和社会管理的日趋规范，民营企业档案工作的重要性日益显现。因此，民营企业档案工作是新时期档案工作的重要内容，也是当前档案工作研究的重要课题。笔者鉴于目前民营企业档案工作现状及档案部门的工作难度，论述了民营企业档案工作管理体系和管理方法。民营企业档案工作管理应为各级党委政府；各级档案行政管理部门、有关职能部门、工商联；各民营企业档案组织管理机构；各民营企业档案工作部门；民营企业内设部门这五个层面的网络管理体系。前两个层面为外因，后三个层面为内因。在民营企业档案管理方法上，本文从以上五个层面各自如何进行管理分别作了阐述。

　　关键词：民营企业   档案工作    管理体系   管理方法

　　民营企业是推动国民经济发展，构造市场经济体制，促进社会稳定的重要力量。2000年以来，民营经济已占国民经济总量的四分之一，对中国GDP总的贡献已经占到50%以上；每年提供就业机会5000多万人。可见，民营企业在社会经济中具有重要的地位和作用。伴随民营经济的发展壮大和社会管理的日趋规范，民营企业档案工作的重要性日益显现。企业的现代化管理和持续发展需要档案这一载体作支撑；社会的文明进步对档案部门赋予的历史责任也愈来愈迫切。因此“民营企业档案工作是我国档案事业的一部分” ①。是新时期档案工作的重要内容，也是当前档案工作新领域中研究的重要课题。因而，笔者鉴于民营企业档案工作现状及档案部门工作的难度，试图在民营企业档案工作的管理体系和管理方法上作些探讨，以飨广大同仁。

　　一、民营企业档案工作管理体系

　　（一）、民营企业档案工作管理体系模式

　　根据我国社会主义市场经济体制和我国档案工作现状，必须要建立起符合我国国情的民营企业档案工作管理体系。这样，才能行之有效地抓好民营企业档案工作，使民营企业档案工作做到切实为企业的生存、发展服务，为党和国家积累宝贵的档案资源财富。那么，我国应该建立怎样的民营企业档案工作管理体系呢？笔者认为，要建立各级党委、政府搭好平台，档案部门唱好主角，有关职能部门和工商联当好配角，民营企业做好老板，形成上下左右齐抓共管、整体联动的网络管理体系。

　　按照上述管理体系，可形成五个层面的网络管理体系图。

　　上述五个层面，一、二个层面是做好民营企业档案工作的外部条件，三、四、五个层面是内部因素。

　　（二）、确定民营企业档案工作管理体系的依据

　　民营企业不同于行政事业单位和国有企业，完全用行政、法律的手段去进行管理，显然是不可行的。确立民营企业档案工作管理体系，必须充分认识其本身固有的特性。在我国民营企业是一个巨大的社会经济群体，其特性是：第一，数量大。在第四届中国民营企业投资与发展论坛上全国工商联党组书记，第一副主席金哲洙指出，2007年我国共有私营企业515万户，个体工商户2741.5万户。第二，分布地域广。从全国民营中小企业分布看，自上而下的内生型、外资带动型、外资嵌入型的企业主要分布在沿海地区和经济比较发达的省份且相当集中，而部分内生型和政府设计推动型的企业在全国各地都有零星分布。特别是随着产业结构调整和经济转型这一战略的实施，“把建设资源节约型、环境友好型社会放在工业化、现代化发展战略突出位置”②，许多民营企业正向经济不发达、人口稀少、偏远地区发展。第三，个体之间差异。由于民营企业有独资的私营企业，股分制企业、有限责任公司等，它们之间的发展是不平衡的，在管理模式、经营理念、文化底蕴、经济效益等因素都具有差异性。第四，财产私有制。根据《中华人民共和国私营企业暂行条例》的规定，私营企业是企业资产属私人所有雇工八人以上的营利性的经济组织。由于财产私有，只要不违反党纪国法，在经营管理上存在很大的自主性和随意性。

　　民营企业的特性决定了民营企业档案工作的管理体系。如果民营企业的档案工作由档案部门单枪匹马、遍地开花、蜻蜓点水地去抓，无论是在人力、物力、财力上，还是在行政能力、人文关系等方面，都有很大的制约性。要把民营企业档案工作真正落到实处，抓出成效来，必须在党和政府的领导下，与相关职能部门和工商联互动，工作才能凑效。

　　二、民营企业档案工作管理方法

　　（一）、各级党委、政府要加强对民营企业档案工作的领导和扶持

　　各级党委、政府搭建好工作平台，是搞好民营企业档案工作的前提条件。第一，各级党委、政府成立的非公有制领导小组或建立的领导联系非公有制经济制度，要有助于企业制度创新和体制创新，强化对民营企业档案工作的领导和监管，把民营企业档案工作列入议事日程，专题研究、专题部署、专题督办。第二，各级党委和政府在抓民营经济发展的同时，要将民营企业档案工作纳入发展规划和管理范畴，要经常听取有关民营企业档案工作情况汇报，帮助解决在开展民营企业档案工作中遇到的一些困难和问题。第三，各级财政要把民营企业档案工作经费列入档案行政管理部门预算，做到专款专用。

　　（二）、档案行政管理部门要在民营企业档案工作中发挥主导作用

　　随着市场经济条件下经济社会的发展，档案工作的内涵和外延在不断的扩大，做好民营企业档案工作，是历史和实现赋予的一种不可推卸的责任，也是档案法律法规赋予的一项义务。档案行政管理部门发挥其主导作用，应从以下几个方面着手。

　　1、加大宣传力度，提升民营企业档案意识。开展民营企业档案工作，首先要从宣传发动入手，扩大档案对社会的影响，增强企业的档案意识。一是利用会议的形式进行宣传发动。以党委、政府的名义，档案行政管理部门牵头，组织召开有关职能部门和民营企业负责人、档案员参加的民营企业档案工作会议。二是印发档案法律法规进行宣传发动。把《档案法》和《档案法实施办法》及地方性的法规、规范编印成册，发到本区域内的民营企业。三是利用各种媒体进行宣传发动。把民营企业档案工作搞得好的突出典型及档案的法律法规、方针政策、上级精神和要求在电视、电台播放，在报刊上发表。四是举办档案展览进行宣传发动。把本地馆藏珍贵的档案、民营企业和民营企业档案工作发展成果、民营企业档案典型利用等拍摄成图片，制作成展牌，在城镇、在当地有影响的民营企业厂区内进行展示。

　　2、培育典型，带动民营企业档案工作的发展。民营企业档案工作是档案工作中的新事物，过去没有统一标准和固定模式，档案行政管理部门应选择基础条件较好有代表性的民营企业办好试点，起到以点带面的作用。

　　3、制定相关业务技术标准，为民营企业档案工作的科学管理提供依据。档案行政管理部门要加强调查研究，制定出适合本地民营企业且操作性较强的档案管理办法、技术规范和业务标准，促进民营企业档案工作逐步向制度化、规范化发展。

　　4、创新服务机制，完善档案工作社会化服务体系。各级档案行政管理部门要把民营企业档案工作作为重头戏来抓，对档案的业务指导和业务咨询、档案的代管寄存、档案人员培训等方面要有所倾斜。如，针对民营企业档案人员兼职过多、调动频繁、难以脱产参加培训的特点，档案部门可以采取上门指导、远程教育等形式，帮助民营企业档案人员掌握档案管理的基础知识和基本技能。根据《档案法》的规定对于那些不具备档案保管条件的民营企业、档案馆可以为其寄存代管，双方签订安全保管保密协议，明确各自的权利和义务。

　　5、加强行政监督，维护民营企业档案的完整和安全。根据《档案法》的规定，档案行政管理部门对民营企业中涉国家利益和安全、关系公共利益、记录社会重大事件和活动等方面的档案有监督权和执法权。档案行政管理部门在积极引导、扶持的同时，要加强对这部分档案的监管。

　　（三）、有关职能部门和工商联要积极配合切实履行好职责

　　有关职能部门是非公有制经济发展的统一协调、指导、服务和管理的工作机构，要把民营企业档案工作纳入日常协调、指导、服务和管理的范畴，做到与日常工作一并部署，一并检查考核，一并总结表彰。要在申报获取有关荣誉或证书时，把档案工作规范管理作为申报的条件之一。各相关职能部门之间要建立民营企业档案工作联系制度，定期不定期地召开联系会议，保持部门间的经常性沟通与联系。各级工商联要主动发挥党联系非公有制经济的桥梁和政府管理非公有制经济的助手作用，积极配合档案行政管理部门，在档案行政管理部门联系民营企业中起到牵线搭桥的作用。

　　（四）、各民营企业要把档案工作作为一项重要的基础性管理工作来抓

　　唯物辩证法认为外因是变化的条件，内因是变化的根据，外因通过内因而起作用。做好民营企业档案工作，外部条件只是激励、督促、催化的一个过程。关键是靠民营企业本身这一内因发挥作用。根据民营企业的性质、档案法律法规的要求和目前我国档案工作实际，抓民营企业档案工作，必须坚持民营企业自主管理的原则，民营企业如何自主管理好档案，笔者认为应从以下五个方面去进行。

　　1、建立档案管理机制。各民营企业要根据自身的发展需要，建立档案工作组织机构，明确分管责任人和档案工作人员。也就是要设立档案室，成立档案工作领导小组，把档案工作纳入相关人员的职责范围，作为工作业绩考核奖惩的内容之一。选拔好政治、文化素质好，工作责任心强并热心于档案工作的人员担任档案员。建立健全档案工作规章制度，把档案工作制度纳入企业管理总体制度之中，使档案工作与企业管理有效地结合起来。

　　2、建立适合本企业的档案管理模式。“企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式，它具有综合性、动态性与多元性的特征” ③。我国民营企业档案管理模式的基本形态按档案集中统一管理程度划分有以下几种。

　　第一，集中管理式。指由档案部门对本企业档案实行集中统一管理。该管理模式从理论上讲，适合一切类型的民营企业，其优点是便于维护档案的完整与安全，有利档案信息资源的综合利用。

　　第二，分级管理式。指在企业内对档案实行分级管理。这种方式适用于由多法人组成的集团公司，实行以法人为基础的分级管理，对上规模的单一法人企业也可选用这种方式。其优点是管理灵活、职责明确、利用方便。

　　第三，分散管理式。指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。部分民营企业由于创业初期各项管理没有跟上，或因保密、或因对档案工作规律认识不够，企业形成的文件材料、图纸等档案保存在不同部门。这种管理在民营企业特别是在民间资本形成的民营企业中占有相当的比例，许多家族式企业核心档案由企业老板自行管理。该管理模式的优点是分工明确；不足之处是对企业管理缺乏整体规划，容易造成档案的流失。

　　第四，集中与分级或分散管理相结合式。指在企业内一部分档案由企业档案机构管理，一部分由企业下属机构或内设部门管理。很多民营企业正处于传统企业向现代企业的过渡期，还没有真正建立起现代企业的管理机制，对价值重要或易管的档案实行了集中统一管理，对利用频繁、价值一般的档案由企业下属机构或有关部门保存。该管理模式有上述三种模式的优缺点。

　　各民营企业要根据自身的规模、自身的管理形态、自身的技术水平，选择适合本企业的档案管理模式。从企业的科学管理、持续发展和对档案工作的要求上看，宜选择第一、第二种管理模式。

　　3、加强档案硬件建设。做好档案工作必须要有物质条件作保障，各民营企业要根据自己的经济势力，给予档案工作一定的投入，添置必要的设施设备，确保档案实体的安全和长久保管的需要，使档案工作逐步向管理现代化迈进。

　　4、密切企业部门间的配合。民营企业是一种非公有制经济实体，人力资源来源于社会的各个层面，人员属于雇请，有很大的流动性。再加上个体之间的素质、工作责任心、归档案意识等有一定的差别。如果不强化管理，很容易出现文件资料不整理归档，甚至于会出现档案丢失、销毁、自行带走等违法行为。因此，企业行政综合管理部门要密切与各部门的联系，不定期地检查档案归档、保管等情况，每年进行一次档案的统计，掌握档案动态变化情况。

　　5、注重档案资源的开发利用。档案工作的最终目的是为社会各方面服务。民营企业档案部门必须紧紧围绕企业的行政管理、生产经营、技术科研、提高社会竞争力和工作效率、维护企业合法权益等方面开展档案工作。增强服务意识，提升服务水平，注重档案资源的开发利用，使企业档案更好地为企业发展服务。在档案利用手段上，除“你来我查”这种被动的方式外，要采取多方式、多途径深层次地开发档案信息资源。比如，编纂档案利用事例汇编及相关档案信息供企业决策者参考；建立网站在网上发布相关可公开的档案信息；整合企业信息资源，实行档案、图书、情报、资料等信息资源一体化管理，从而达到资源共享；建立展室或举办展览宣传企业形象和企业品牌，扩大企业对外的影响力等。总之，民营企业档案工作要以开发利用档案为宗旨，促进档案工作良性循环。

　　注释：

　　①王  刚：1998年在一份关于开展民营企业档案工作报告上的批示

　　②胡锦涛：在中国共产党第十七次全国代表大会上的报告，2007.10

　　③宗培岭：《民营企业档案管理模式研究》，《浙江档案》2005年第2期

　　参考文献：

　　①《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》

　　②《中华人民共和国私营企业暂行条例》