浅析农业科研档案的管理现状与发展策略

作    者：唐赛文

工作单位：常德市农业科学研究所

摘  要：农业科研档案管理是现代农业科研管理工作的重要组成部分，科学有序的管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于科研项目的持续发展和科研成果的转化。本文笔者简要地概括了农业科研档案的特点，并针对本单位科研档案的管理现状及存在问题，提出了农业科研档案的发展策略。

　　关键词：农业  科研档案  管理  发展策略

　　农业科研档案是农业科研活动中形成的原始材料，它以档案的形式为新的农业科学知识、成果、经验的产生和增加，做了真实的记录和反映，它是重要的农业生产信息资源。农业科研档案管理的科学化、规范化，直接影响科研工作效率和水平的提高，因此，规范农业科研档案管理、合理利用农业科研档案资源、最大限度地挖掘其潜在价值，对于推进农业科学技术研究、促进农业科研创新成果转化和新技术的推广等都具有十分重要的意义。

　　一、 农业科研档案的特点

　　1.政策性  农业作为中国的基础产业，在不同时期，政府部门均制订了相应的惠农政策予以支持。特别是2004年以来，连续七年的中央一号文件，党中央、国务院对“三农”问题高度重视，出台了一系列直接、有力、有效的重大政策和措施，毫不松懈地抓好农业农村工作，极大地调动了农民的生产积极性。通过档案，人们可以了解这些政策的时代特征。

　　2.专业性  专业性是农业科研档案最突出的特点，它不仅使农业科研档案区别于其它档案，而且使不同课题、多种专业形成的档案彼此之间相互区别，形成不同的内容和特点。农业科研档案中有很多的科研成果、论文、专著，是可开发、利用的重要信息资源。

　　3.实用性  由于农业科研、生产活动具有极强的连续性、适用性、继承性和间断性，决定了农业科研档案不同于一般档案只用于历史查考的功能，大多数进入档案部门的农业科研档案，仍具有现实的使用价值。

　　4.连贯性  一个科研课题从立题到完成过程中，所形成的文件、资料之间是相互联系密不可分的有机整体，它真实地反映出该课题整个研究过程的全貌。假如一个研究课题的档案中，只有原始记载或试验数据，而缺少总结或结论，就不能反映出这项研究工作的结果；反之，如果只有结论，而没有试验阶段的必要记载和数据等事实材料，那么人们就会怀疑其正确性和可靠性。

　　二、农业科研档案的管理现状

　　1.归档率低 

　　①由于科研管理工作体制不完善，有些单位没有按照档案管理的要求，把科研档案管理纳入科研管理工作的环节中，在业务管理体制上割断了科研管理和科研档案管理的内在联系，造成了科研档案和科研管理工作的严重脱节。

　　②由于缺乏知识产权保护的相应措施，科研档案的完整、准确和系统性得不到保证，所以有些归档的文件材料中缺乏原始数据，有的科研成果甚至成了个人专有技术，造成了科研成果档案的流失严重。

　　③出现了“三多三少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；文字性材料多，光盘、照片、录像等材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了科研档案的收集和管理工作以及科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

　　2.归档的材料不齐全

　　①部分科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的论文发表与获奖，轻视科研项目实施过程中的文件、资料的移交、归档，或只收集成果阶段材料，轻视原始材料的归档，造成了档案的不完整。

　　②由于农业科研课题周期长，参与人员多，合作单位多，形成的科研材料以关键技术保密为借口，在科研过程中或科技成果获奖后应当归档的资料不愿上交或找理由不主动上交，导致归档材料不齐全。

　　③科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，管理把关不严、力度不够，或对科研档案的管理在时间上存在滞后现象，只注重归档后的档案管理，忽视入档前科研档案建档工作的业务指导、监督和检查。

　　3.档案利用率低

　　①由于从事科研档案管理的工作人员素质参差不齐，专业水平有限，或管理手段落后，出现归档混乱、原件磨损或被毁坏、缺头少尾、文件部分丢失等现象，导致查阅不方便、部分档案失去利用价值。

　　②管理方法、检索手段落后，大多停留在手工检索，以翻阅目录为主，查阅起来既耽误时间又浪费人力。尽管目前已开始使用计算机等信息设备，但使用范围仍局限于文档目录著入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。

　　③科研档案管理上没有充分发挥其效能，利用范围狭窄，利用者一般都是利用奖状和鉴定证书，即使是使用了一些科研档案，也只限于利用者已知的狭小领域，甚至有的是科研成果随研究工作结束而进入档案室，无人问津，造成了资源得不到有效的开发和利用。

　　三、农业科研档案的发展策略

　　1.规范农业科研档案管理

　　①农业科研档案管理工作是农业科研的重要组成部分，应列入研究课题、科研计划和成果管理的工作之中。科研材料的归档工作质量应作为科研人员考核、晋级、受奖和评审、聘任技术职务的条件之一。

　　②档案部门与科研主管部门要很好配合，按照集中统一管理的原则，研究课题在开题之前，课题组要明确专人具体负责本课题的资料收集工作，然后交单位档案部门统一归档。

　　③要坚持成果性与记录性并举。“有利用价值”是保存科研档案的重要原因和主要依据，因此必须坚持科研档案的成果性。同时，科研档案的记录要强调其完整性、凭证性，有些科研档案或许没有成果性和利用价值，但是它反映了该项技术研究发展的现状和历史，这些档案也应妥善保管。

　　2.拓宽农业科研档案信息资源

　　①破除单一的科研档案的传统存档模式，完善农业科研档案内容，从以科研课题档案为主题，逐步熟透到科研基地、科技开发、科技推广、科技市场、科技示范区等为相关内容，构建农业科研档案的多功能工作模式。

　　②丰富档案的制作和管理手段，档案管理部门要充分利用计算机、因特网等现代手段进行档案管理，把纸质媒介的档案转化为数字化的形式，使档案信息的储存、检索、分析、复制、利用达到方便、快捷、先进、高效的要求，构建农业科研档案的网络化工作模式。

　　③加强信息化网络建设，通过网络平台，实现资源共享；加强开发力度，对实用性强、有推广价值的科研项目、专利，将其推向科技信息市场，使科技信息市场化、产业化，构建农业科研档案的智能化工作模式。

　　3.改进农业科研档案服务方式

　　①档案工作人员要转变思想，破除过去等待利用者上门的传统服务方式，走出档案室，到科研生产第一线，抓住农时季节，把握需要，主动送档案上门，开展灵活多样的农业科研档案开发利用工作。

　　②必须从提供案卷检索转变为网络化的信息服务，在知识产权保护的前提下，由专向服务转向开放式服务，使农业科研成果以现代信息形式迅速推广，尽快转化为现实生产力，使其产生更大的社会和经济效益。

　　③建立反馈机制，及时追踪农业科研档案利用情况和利用效果，总结出其档案利用的规律，通过利用――反馈――再利用――再反馈的方式，循环往复，不断完善档案内容，及时采取有效措施，调整和控制农业科研档案工作的各业务环节。

　　作者简介：唐赛文（1965―），女，农艺师，目前主要从事档案管理工作。联系电话：0736-7133010

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