建立健全南县民营企业档案工作的探讨 

作    者：侯湘晖

工作单位：南县档案局

[摘要] 目前南县大多数民营企业对档案管理工作重视不够，没有意识到企业档案管理工作在生产、经营和维护企业权益等活动中发挥的重要作用。本文通过分析南县民营企业管理现状，指出其在档案管理工作中存在的系列问题，并就如何建立健全民营企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，实现有效利用想出相应对策。

　　[关键词] 民营企业  档案工作  现状  问题  对策

　　民营企业档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历程，是民营企业科技创新与管理创新的真实记录。建立健全民营档案工作对提高企业管理水平，维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有非常重要的作用。目前，与民营企业的发展相比，民营企业档案工作的发展相对滞后，成为制约民营企业管理水平和效益发挥的重要因素，加强民营企业档案管理需要引起档案行政主管部门和民营企业自身的高度重视。

　　一、南县民营企业档案工作的基本现状

　　近年来，南县民营企业按照产业化经营的方向迅速发展，传统产业进一步改造，纺织、食品、化工等工业产业和第三产业有了一定的发展。但由于民营企业受生产分散，规模偏小，整合效应较弱，自身竞争力不强等因素影响，大多数民营企业疏于档案管理，不同程度地存在档案收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便等问题，民营企业档案工作相对滞后。目前，南县规模以上民营企业66家，其中生产型企业48家，房地产企业6家，商业服务型企业12家，县档案行政主管部门通过多方努力已帮助6家民营企业规范了档案管理，这些民营企业共有文书、会计、生产经营、科技档案1.1万卷册，建档率不到10%。

　　二、南县民营企业档案工作存在的主要问题

　　通过对南县民营企业的追踪调研，我们发现其民营企业档案工作发展极不平衡，建档率不高，大多数民营企业档案意识薄弱，档案所有形式表现出较强的“私有”观念。档案工作处于“无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的状态。档案业务活动难以开展，档案工作的信息支撑作用发挥不理想。综合而言，存在以下几个问题：

　　（一）档案意识不强。民营企业是自主经营、自负盈亏、自我发展的法人实体，注重的是企业发展，始终把经济效益放在第一位，普遍存在档案意识淡漠，档案专业知识知之甚少等问题，他们不仅不懂得档案对反映企业历史、维护企业和职工权益等方面的重要性，甚至有的认为：企业的情况自己心里最有数，何必花钱费力去整理档案。有的甚至错误地认为，建立规范的档案会给企业带来不必要的麻烦，担心工商、税务、监察等部门找到经营管理资料会给企业增加费用。

　　（二）档案宣传、指导不到位。民营企业与国有、集体企业相比，管理体制上有很大的不同，它无主管上级，享有充分的自主权，国有企业和集体企业那种“条块结合、齐抓共管”的档案管理模式在这里已不适应。县档案局曾组织召开民营企业档案工作会议，民营企业想来就来，不来也没有办法约束，大多数单位没有参加。档案部门派人上门去指导、宣传档案工作，有些民营企业疲于应付，不主动配合工作，有些单位宣传指导了也没有人去贯彻落实，工作没有成效，档案行政管理部门对民营企业档案工作处于一种一厢情愿、遭受冷遇的境地。

　　（三）档案管理较为混乱。民营企业目前普遍呈现两种档案管理模式：一是规模较小的家族企业，档案分散在家族成员中保管，特别是科技档案只由“家族内部人”封闭管理，以防泄密。二是虽有一定规模但内部管理与企业发展规模脱节，企业档案分散保管在各职能部门内，如财务方面的档案分散在财务部门，科技材料分散在技术部门，经营材料分散在经营部门，综合材料在办公室或经理室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案员又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。

　　（四）缺乏监督制约机制。民营企业主一般认为企业属于私人财产，档案当然也是私人物品，可不受行政干预，档案部门无权过问。档案行政主管部门在较长的一段时期内也认为对民营企业的档案监督指导只有服务职能，不具备约束力，致使民营企业档案工作监督制约难以到位。再加上民营企业发展迅速，档案部门缺乏精力过细研究和考虑其档案工作管理问题，只好顺其自然，放任自流，导致有的民营企业形成的材料“自生自灭”。同时因民营企业内部缺乏档案管理制度和责任机制，企业档案材料散失现象也频频发生，严重影响了民营企业档案的完整与安全。

　　三、抓好我县民营企业档案工作的对策

　　民营企业作为独立法人，具有很强的独立、自主性，这种特殊性质决定了政府只能对其负有引导服务、监控职能。档案行政管理部门作为政府职能机构，要改变传统的工作模式，在坚持企业自愿，主动服务的原则下做好以下几项工作。

　　（一）加强法制宣传，坚持依法治档。《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量的政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。”民营企业形成的档案，既是企业自身的无形资产，也从另一个方面反映国家和城市历史发展的轨迹。从这个意义上说，民营企业档案是社会的共同财富，依法管理好民营企业档案，是我们的责任，也是对社会的贡献，同样也是《档案法》赋予的义务。所以，加强对民营企业档案法规的宣传是我们的首要任务。但档案意识的提高要经历一个认知过程，一个通过实践检验的过程。民营企业经营者们不是一开始就认识到档案的作用有多大，要通过企业树立品牌、市场竞争、技术改进、处理经济纠纷等工作实践，才能使他们意识到档案在其中的重大作用。如：南县福十二食品有限公司在一次税务稽查中，税务局认定该公司有漏税行为，要对公司进行处罚。该公司财会人员几经周折，在存放杂物的废纸中找到公司的完税凭证，公司才避免处罚。该公司老总意识到了档案归档管理的重要性。于是，请县档案局业务骨干对其档案工作进行指导，将档案进行了规范化整理。档案行政主管部门要抓准有利时机，贴近民营企业档案工作，为企业送技术、送服务、送经验，让档案为其生产、经营发挥作用。可通过编写《民营企业档案管理工作指南》、《民营企业档案信息化通讯》、《民营企业年鉴》等让民营企业之间相互交流、相互了解，让他们从档案的规范管理中尝到甜头。

　　（二）加强部门协作，形成共管合力。档案行政管理部门要认真贯彻《民营企业档案管理条例》，积极与各经济管理部门加强联系，齐抓共管，确保民营企业的档案得到及时、科学管理。应针对民营企业分布面广，规模不一等特点，遵循属地监管原则，与工商、税务和劳动行政主管部门一道，把档案管理工作纳入行业检查范围进行监督和管理。同时，每年还联合开展一、二次档案工作执法检查，对民营企业建档、档案流向、档案管理等情况及时监督和指导，充分发挥部门联动作用，共同抓好民营企业档案管理工作。

　　（三）通过典型引路，实现逐步提高。要树立典型，增强企业建档意识和工作主动性。按照自愿、扶持、服务的方针，有针对性地选择一些具备一定生产规模、有较好管理基础、有规范档案管理愿望的民营企业作为试点。重点指导，抓大扶强，树立样榜，达到典型引路，以点带面，共同提高的目的，从而促进民营企业档案工作深入广泛地开展。南县档案局在贯彻民营企业档案工作按照自愿、扶持、服务的方针方面取得了成效。如：南县新源房地产开发公司因保管出现问题，丢失了一份土地补偿协议，给公司带来了不必要的纠纷。该公司领导意识到了档案工作的重要性，下决心规范好本公司档案，安排了一名新录用的大学生从事档案工作。县档案局根据该公司的申报，及时派人上门指导，帮助该公司整理了各门类档案98卷（盒），并将档案文件条目输入计算机，同时建议该公司添置了必要的档案设备。现在该公司的档案查阅快速、准确，档案查阅率和利用率明显提高。

　　（四）健全服务体系，提升管理实效。要适应民营企业档案工作的特点，遵循市场经济规律，探索走档案服务市场化道路。将民营企业纳入县档案管理协会成员单位，通过档案学会的桥梁和纽带作用，加强对民营企业档案工作的服务、协调和指导。县档案局要强化服务意识，突出服务主题，以不同形式、不同渠道为民营企业提供档案法律、法规、规章、规范性文件和工作标准等业务信息咨询和服务，逐步建立起适应民营企业自身需求的档案工作服务体系。

　　（五）创新管理模式，不搞千篇一律。引导南县民营企业建立档案和开展档案工作，不能完全照搬国有企业档案工作的做法。民营企业在档案管理方法、保管要求、技术手段上可以采用国有企业的方法，但是在管理体制上、管理制度、指导方法和各种规范要求上也要有自己独特的档案管理方法。建档工作要根据企业的规模和实力，制订符合各自特点要求的建档方案。如：有的民营企业是一个县的骨干企业，员工多到上千人，机械化程度高，又是当地的纳税大户，产品种类繁多，而有的企业只有几个人或几十人，手工式生产多，产品单一，其档案分类、编目就要区别对待，但共同的要求是必须将各门类材料收集齐全、完整、并妥善保管。

　　（六）加强培训指导，提高队伍素质。为加强民营企业档案工作自我完善的自律机制和构筑自我管理的运行机制，档案行政管理部门要强化工作措施：一是举办培训班，讲授企业档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入企业，现场指导和培训。要利用检查指导等时机，针对每家企业的经营性质和档案形成规律，深入到各部门现场指导。作为行政主管部门，有必要主动服务，帮助制定适应民营企业特点的档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给企业专兼职档案人员上培训课，使民营企业档案工作走上规范可行的高效健康发展的管理之路。