浅谈企业档案管理中的两个体系建设

作       者：     高      楠

工 作 单 位：  衡阳钢管集团档案馆

[摘要]建立“两个体系”,即建立覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系,是根据我国经济社会发展的新形势,总结档案工作中的新实践,推进档案事业更好地服务科学发展的新要求。随着国际经济大融合的加速、社会主义市场经济的发展,如何深入实施“两个体系”建设战略,完善档案管理职能,提升档案为企业长远发展服务的能力,已成为企业档案管理部门面临的一项重大课题。

　　[关键词] 档案管理  企业管理  体系建设 

　　档案事业“两个体系”建设理论的提出，是我国档案事业建设的一大理论创新；是贯彻以人为本、落实科学发展观在档案事业的具体生动表现；是中国特色档案事业新的伟大工程。

　　我公司作为全球大型无缝钢管生产企业，中国第二大专业化无缝钢管生产企业.是全球无缝钢管生产机组最全、先进机型最多、产品规格最配套的企业，现能生产∮720mm以下各类规格、品种的热轧、冷拔无缝钢管，打造了油气用管、高压锅炉管、机械加工用管三大拳头产品，为中国油气用管、高压锅炉管定点生产企业之一。

　　作为省属大型国有企业，公司档案管理处负责衡钢档案的管理和指导工作，档案管理仍沿袭1991年以来形成的处（馆）合一，两块牌子、一套人马的管理机制。现有档案专职人员5人，档案库房面积651平方米，拥有档案柜、去湿机、复印机、晒图机、空调等多套专业设备和温湿度自动控制系统，基础设施基本能满足档案“十防”要求。2001年在公司内部ERP系统中开发了档案管理辅助模块，实现了档案编目、目录检索、统计、编研等功能的一体化、档案管理的现代化。衡钢档案管理始终保持、完善国家一级档案管理水平。历年来一直为衡阳市档案工作先进集体。

　　当前，国际经济危机的余波仍未完全褪去，经济复苏仍面临着诸多不确定因素的影响。国内，四万亿的基础投资对宏观经济的推动作用显现尚需时日。细分到无缝钢管行业，市场需求萎缩、产能严重过剩、产品供大于求、价格剧烈波动，无缝钢管行业的寒冬已经来临，一场事关企业生死存亡的行业洗牌不可避免。作为企业的档案管理部门，在严峻的市场经济形势下，如何开展好“两个体系”建设，更好地服务于企业生产经营这一中心工作，尽快让“两个体系”发挥其强大的作用，是公司档案管理面临的一个亟待解决的重大课题。笔者认为，要做好此项工作应在三个方面下功夫。

　　一、充分理解以人为本对建立“两个体系”的重要性

　　档案的最大价值是满足最大多数人的各种需要，档案工作的终极目标是为大多数人提供他们需要的档案服务。这就需要做到两点：第一点，档案资源体系应该覆盖所有被档案记载过的人；第二点，档案利用体系应该方便所有想利用档案的人。因此，档案工作必须做到以人为本。

　　首先，这是以人为本思想对档案工作提出的新要求。以人为本思想的提出和在实践中的贯彻，是我们党的指导思想方面的一个重大转变，它带来社会的一系列重大转变，人成了全社会关注的中心和重点，成了发展的中心目标和重点指向。档案工作必须适应这一转变，把最广大人民群众纳入档案工作的体系当中，并作为体系的中心，围绕人民群众这个中心来确定档案工作的终极目标，建立档案工作的各个体系，调整档案工作的发展路径。

　　其次，这是科学发展的形势给档案工作提出的新任务。随着党和国家贯彻落实科学发展观的不断深入，民生问题成为党政领导关注的重点，而大量民生问题的解决，民生档案又起到了关键性的作用。这就把所有涉及人的档案的价值，把有关广大人民群众的档案的价值凸显了出来。没有大量有关广大人民群众的档案，就无法为各级党政领导维护人民群众的权益、以及改善民生去服务。档案工作服务广大人民群众，就是服务党和国家工作大局。只有着眼和立足于广大人民群众来建立档案的资源体系与利用体系，有效及时地服务广大人民群众、服务民生，档案工作才有成绩，才见成效，才能受到重视，得到支持。

　　再次，这是对我国档案工作实践中出现的新趋势的总结。随着我们党执政为民理念和以人为本思想在社会实践中的深入贯彻，档案工作也更加关注人民群众，更加贴近人民群众。建立“两个体系”这一想法的提出，不过是把这种趋势揭示了出来、总结了出来、提炼了出来，从而号召、推动、促进广大档案工作者共同去把握这种趋势、强化这种趋势、扩大这种趋势，把这种趋势变成现实。建立健全适应以人为本新要求的档案工作体系，建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系已是下步工作的方向和必然选择。

　　二、充分认识“两个体系”建设各项薄弱点

　　（一）思想认识不足。企业的档案管理工作，必须服务生产经营这一中心是毫无疑问的。但通过调研，发现不少企业的档案管理部门，对“两个体系”建设认识不足，主要表现在以下一些方面：一是认识有偏差，认为“两个体系”建设是国家档案局、省市档案局的工作，跟企业档案管理部门关系不大；二是不够积极主动，存在着“等、靠、要”思想，等上级领导、公司高层做布置，靠上级档案管理部门政策支持，主动出击不够，缺乏对“两个体系”的探索精神；三是重视程度不够，工作流于表面，疲于应付，对贯彻落实“两个体系”未列入工作日程，更没有主动开展工作。

　　（二）条件限制。一是人员限制，与省市级以上档案行政管理部门相比，企业档案管理部门普遍存在着人员不足、专业人才缺乏的问题。随着“两个体系”建设，工作服务面推广和网络技术应用，人员少、专业技术人员稀缺问题更加凸显。二是科技手段限制，由于经费限制，大多数企业档案馆馆藏保管手段落后，先进设备更新滞后，对于科技手段的利用缺少经验；三是服务条件限制，多数企业档案馆馆务设施陈旧，场地面积狭小，不利于工作开展，无法满足广大员工的查阅需求。

　　（三）保障不够。一是“两个体系”是新生事物，目前还缺少相关法律依据，“两个体系”建设未纳入国家法律法规体系，具体工作实施如资源整合缺乏明确的法律规定的支持，对于档案工作“条块分离、各自为政” 现象缺少资源整合的好方法、好手段；二是缺少具体指导规划，目前“两个体系”建设仅仅停留于理论层面，对于具体操作和实行，档案系统未制定具有权威的，有指导意义的实施意见或规范；三是缺少政策上的扶持，上级部门、企业高层出于种种原因，未出台相应优惠政策加强人、财、物的保障，鼓励支持企业档案管理部门开展“两个体系”的建设。

　　只有充分认识以上存在的各个薄弱点和问题，在实施过程中才会对症下药，确保有效建设“两个体系”。

　　三、正确定位，深入“两个体系”建设的“主战场”

　　“两个体系”建设是一项系统工程，其前提是档案资料的收集，工作重点在基层，基层是档案管理的“主战场”。公司档案管理人员要认真学习、深刻领会“两个体系”建设的重大意义，正确定位自己，深入基层收集原始素材、掌握第一手资料，自觉融入“两个体系”建设的“主战场”。

　　（一）正确定位，深入基层。一年来，公司档案管理人员改变以往“等、靠、要”的工作作风，正确定位自身工作性质和工作特征、深入基层，扩大档案的收集面。通过从办公室“要资料”向生产现场“找资料”的转变、从向领导干部“问资料”到向普通员工、生产现场收集资料，按照以人为本的要求，逐步加强基层档案的收集。

　　针对生产经营是企业各项工作的中心这一特点，为保证档案材料的完整齐全，公司档案人员改被动收集为主动收集，不放过任何有价值的第一手资料。尤其是在重点工程档案的收集上，从立项时就成立重点工程档案收集小组，由分管工程建设的公司领导出任组长，档案专职人员跟踪收集，保证了工程项目档案材料的齐全完整，避免了工程档案材料的流失，为工程建设和工程后期服务准备了全面、客观、真实的第一手材料。2003年成立∮340项目档案收集小组，档案管理处派出人员长驻项目部，收集档案1226卷，底图10748张，光盘311张，照片100余张。2007年成立炼铁项目档案收集小组，至今已收集整理工程档案1681卷，图纸21399张。

　　（二）及时整理，建章立制。档案整理是档案工作的关键环节，直接关系到档案管理的质量及档案的利用。公司档案管理人员通过深入基层，得到了大量杂乱、零散、不成系统的资料后，立即开展档案的整理归档工作。目前公司全部档案分成十大类进行管理，科技档案、会计档案、实物档案沿用以卷为保管单位的整理方法，文书档案改以卷为保管单位为以件为保管单位，取消了案卷和卷内两级目录，适应了档案管理现代化的需要，使检索更方便、更快捷。2007年，制定了《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案保管期限调整为永久、定期（30年、10年）。

　　（三）勇于创新，突破发展。随着企业的不断发展，为适应形势的变化，更好的服务于企业生产经营这一中心，更好的服务广大基层员工，公司档案管理工作也不断创新，勇于突破原有的条条框框。为有效利用档案，充分发挥馆藏档案的作用，档案管理人员积极开发档案信息资源，编研《衡钢基础数据汇编》、《科技成果简介》、《职代会简介》、《党代会简介》等十多种档案资料，充分利用网络、电话及时为档案利用者提供服务。提高了档案的利用效率。通过主动提供档案利用，为企业经营决策、技术改造、改革改制及职工生活等创造了档案的最大价值。

　　“两个体系”建设是档案事业发展的一项重大举措。我们决心，在上级档案管理部门的指导、帮助和企业高层领导的重视、实施下，勇敢探索，奋力开拓，以“大档案、大开放、大服务”为目标，将衡钢档案管理处建设成为钢铁行业档案馆落实“两个体系”建设的示范基地，为衡钢建设世界一流无缝钢管生产企业作出档案人的贡献。