湖南省档案局业务指导处    梁毅

　　

　　摘  要  文章分析介绍英、美国家数字档案馆建设实践情况，借鉴英美 “实体论”和“集成论”两种模式，联系我国档案管理的客观实际，提出我国数字档案馆建设新模式：实体集成模式。

　　关键字  数字档案馆  建设  模式

　　

　　

　　近年来，国际档案领域对“数字档案馆”（digital archives）建设模式的研究与实践逐渐升温，并日趋成熟，以美、英两国数字档案馆建设的研究尤为突出。

　　一、英美数字档案馆建设的基本模式

　　（一）英美数字档案馆建设实践

　　20世纪，随着信息技术广泛运用，电子文件种类日益丰富，除了数据文件、数据库之外，还有电子邮件、地理空间数据、数字影像等结构复杂的数据，电子档案管理的难度和复杂程度已突显。面对档案信息化管理繁杂环境的挑战，以英、美两国为主的英美国家经过不断探索，形成两种实践形式。

　　一是以信息共享为基础的数字档案馆。由国家图书馆等机构发起，国家档案馆参与其中。较为典型实例的是美国伊利诺斯数字档案馆，主要由该州的图书馆和行政部门联合建设和维护，参加者有15个机构，包括档案馆、学校、历史研究会、博物馆等文化机构组织。主要目的是在网上为用户提供有关该州历史和现状的信息，同时为参加机构向伊利诺斯数字档案馆上传数据提供工具。还有美国的西北数字档案馆（northwest digital archives），2002年由包括档案馆、图书馆、高校等13个机构共同建立，其数据库分散在13家机构，为各类研究人员提供在线的信息检索和服务的数据共享。

　　二是以实体信息化为基础的数字档案馆。由于侧重的不同，分为重视服务数字化和强调业务活动信息化两类。分别以英国的NDAD（National Digital Archive of Datasets）和美国的电子文件档案馆（ERA）为代表。

　　20世纪90年代，英国国家档案馆为履行安全保管和提供利用电子文件的义务，实施了NDAD。NDAD为保存和利用结构数据集（DATASET）而提供的整套系统和服务，主要侧重于数字馆藏的信息服务，并在网站和系统建设的基础上兼顾了数字档案的保管问题。主要功能包括：接受、存储、保管政府部门产生的需要永久保存的数据，比如每年的农业人口普查、犯罪统计、污染土地面积的报告等，并且提供利用。

　　ERA（Electronic Record Archives，电子文件档案馆）是美国国家文件和档案管理局（NARA）2000年组建，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型电子文件，保证其真实、完整和长期可读。NARA旨在设计一个接收、保管和提供利用的系统，它不只是软件系统，还包括政策、工作流程、标准和必需的技术等。这类数字档案馆没有局限在某个地理位置上，数字技术保证人们能够通过INTERNET在世界各地方获得档案信息。从某种意义上说，ERA在功能上确实等同于传统的实体档案馆。

　　（二）英美数字档案馆建设模式分析

　　英美两国的实践为我们提供了两条数字档案馆建设模式的选择路径：

　　一是数字档案馆集成模式，即以美国伊利诺斯数字档案馆为代表的信息共享为基础数字档案馆。具体描述为：数字档案馆是跨越时间、空间限制的资源集成系统，主体是基于网络的共享数据库系统，它突破了馆与馆、馆与室、室与室之间的物理界限，将分散在不同物理位置、不同载体上的信息联接起来，向用户提供方便快捷的在线信息服务。模型如图示：

　　图例中，数字档案馆是一个整合了各实体档案馆和机关、组织、企事业单位、团体档案室档案资源的虚拟档案馆，利用强大的网络平台为用户提供共享服务，对用户而言，数字档案馆就像是一个看得见的实体，而在这个实体背后，是众多档案馆和档案室档案资源数据库通过网络平台整合共享。

　　二是数字档案馆实体模式，即以NDAD和ERA为代表的实体信息化为基础数字档案馆。具体描述为：数字档案馆是一种信息化实体，是全方位实现信息化得新型档案馆模式，要求服务、管理信息化，档案工作各项业务工作流程信息化，即实现数字化馆藏的存储、维护、传输和提供利用，同时实现了文档接收、征集、整理、著录、鉴定、编研、维护、保管、迁移等各项工作的信息化。模型如图示：

　　图例中，数字档案馆既是电子文档的接收中心，又是数字档案的服务中心，因此，建设的重点在档案馆实体，也就是说，要以实体档案馆为基础建设数字档案馆接收、管理和利用平台，再通过实体档案馆提供数字档案利用服务。

　　由于英美国家数字图书馆、高校和科研机构资源建设体系包括档案馆资源，因此由图书馆、档案馆等多家机构参加的基于信息共享的数字档案馆非常普遍。集成模式的优点是最大化共享社会各类信息资源，实现社会资源的网络共享，从而极大地方便利用者。虽然集成模式的信息容量非常大，但是，由于这种模式的主建方不是单一的档案机构，就无形中降低了从档案专业视角对资源进行价值分析和鉴定，这既不利于对信息资源进行分类、管理和服务，也不能保证所有信息资源真实、完整、有效。同时，由于数据库分散在各机构存放，就不能对信息进行统一管理，无法保证信息资源的安全。因此而导致许多错误信息、无用信息、冗余信息、重复信息不可避免的会被检索出来，一些受安全和保密限制的信息也可能出现的网络被利用，这是极不利于档案信息的安全管理的。

　　实体模式数字档案馆通俗地可理解为传统档案馆实体资源数字化，是以实体档案馆为基础的数字档案馆形式，偏重业务流程建设，对数字档案馆接收、鉴定、存储、管理和安全提出较高要求，因此，这种模式是一个包含了接收平台、分类鉴定平台、分级存储平台、资源平台、管理平台、服务安全平台的集成系统，与之相应的数字档案馆服务利用系统就受限于业务流程系统的规模和集成化程度。可以看出，这种模式具有建设和管理规范、科学，信息真实可靠，系统安全、利用检索方便准确等优点。但是，由于档案资源仅限于档案馆，因此，信息资源容量有限，同时，受到档案馆接收工作影响，实体档案接收具有时限性和周期性，而不可能及时、全面地为公众提供利用服务，造成数字档案信息更新不快，信息在时间、空间上的集成程度不高，这严重的制约了档案资源的利用。

　　二、我国数字档案馆建设模式路径选择与借鉴

　　分析比较英美数字档案馆建设模式，我国应该如何选择其路径呢？

　　（一）英美数字档案馆建设的两种模式不能很好的应用于我国

　　首先，英美数字档案馆集成模式是由众多机构参与，共建共享信息资源数据库。在英美国家，法定的信息资源体系不仅仅包含档案资源，还包括图书、情报、高校、科研等多方面内容，因此决定了这种模式建设的参与机构是多方面的，服务对象也是众多的。而在我国，法律规定各机关、人民团体、企事业单位、社会组织形成的文件材料移交由国家综合档案馆集中统一管理，并提供利用，这决定了我国信息资源的主要内容应该是档案资源，同时，由于档案资源具有法律依据和凭证效力，必须依法安全管理和利用，因此，数字档案馆建设不可能有多家机构参与，只能由档案部门组织。其次，英美数字档案馆实体模式是以实体档案馆或机构为中心建设。我国目前虽然普遍实践这种模式，但在档案资源利用方面，由于开放利用的档案时效性不强，更新缓慢，同时利用范围受地域影响较大，因此，这种数字档案馆建设模式也需要进一步加强和改进。

　　（二）《数字档案馆建设指南》是路径选择的指导

　　2010年6月，国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》，对数字档案馆作了科学定义：数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。其中包含两层含义：一是数字档案馆建设的内容，是建设立足实体档案馆的数字档案信息资源采集、加工、存储、管理系统；二是数字档案馆建设的目标，是为满足社会对档案资源的需求提供利用服务，并为档案资源搭建各种网络共享平台的数字档案资源服务利用系统。定义实质渗透了英美两种模式的思想，其中实体模式表现在建设内容方面：数字档案馆建设首先应注重业务管理的流程，即对数字档案的管理应从电子档案产生之初开始，加强对背景信息、元数据的采集，同时要以接收、鉴定、存储、管理和安全等业务工作为基础搭建管理系统平台；集成模式表现在建设目标方面：要充分利用网络实现各类信息资源的通用、共享，即集成多方面信息资源，利用网络搭建利用系统平台。因此，《指南》成为我们选择路径的指导，根据《指南》要求，我们选择数字档案馆建设模式路径时，既要考虑档案馆实体建设，又要考虑网络集成建设。

　　（三）我国数字档案馆建设选择的新模式

　　我国数字档案馆建设应选择一条既借鉴英美数字档案馆建设模式，又区别于英美模式的新路径：实体与集成结合。

　　第一，实体与集成结合模式符合我国数字档案馆建设的实际。首先，我国国家综合档案馆担负着保管全国各级机关、人民团体、企事业单位、社会组织的各类文件材料，并向社会提供利用的职责，可以说，档案馆所保存的资源是最具有真实性、凭证性和历史记录性的，代表了我国资源体系的主体。而档案资源在管理方面又因需确保其真实、准确等的安全因素，客观上就要求作为资源系统建设主要的数字档案馆就必须以各级国家综合档案馆为主组织建设，进而确保档案信息资源被利用的真实、完整和准确。其次，建设公开透明的政府，保障公众知情权和监督权需要档案馆最大程度为社会提供利用服务。档案馆是政务信息公开的主要场所，数字档案馆可以利用网络集成平台整合档案资源，并分门类、分权限为公众提供利用服务。因此，实体与集成结合的数字档案馆建设模式符合我国国情，方便档案资源集中管理和集成利用。

　　第二，实体与集成结合模式应符合信息化集成的发展一般规律。首先实体与集成结合模式符合信息化发展“整”的规律。“整”是指将英美两种模式有机的整合，这种整合方式，不是两种模式简单的拼凑，而是对英美模式优点的借鉴。将《指南》中数字档案馆的定义包含了英美两种模式的内容，要求数字档案馆建设既要围绕档案馆实体建设业务管理平台，同时，又要围绕网络集成建设服务利用平台。新模式在管理方面结合了实体模式的优点，而在利用方面又结合了集成模式的优点。其次，实体与集成结合模式符合信息化发展“融”的规律。在构架上看，新模式包含了两个部分，即管理平台和利用平台，两个平台对于使用者而言将是一个有机的“融合”。在英美两种模式中，实体模式侧重管理平台，集成模式侧重利用平台，这无形影响了两个平台的互助互补。如果把管理平台比喻成建筑的基石，那么，利用平台则好像建筑的主体，光注重打好基石而轻视建设，这样的建筑不美观，同样地，如果不打好基石就建筑，这就更危险。因此新模式的数字档案馆将两种模式的融合，即在档案馆实体建设基础上，在搭建网络利用平台。

　　第三，实体集成模式具有更广泛的适用性。由于实体集成模式结合了英美模式的优点，因此具有广泛的适用性。其中，模式对比分析如表：

　　数字档案馆建设模式对比分析表

　　表中，集成模式数字档案馆以网络平台为基础，偏重资源整合与共享，因此在档案资源服务利用方面优于实体模式，而在对数字档案馆业务流程的建设方面偏弱：集成模式的主体是各档案馆和单位档案室，业务流程管理方面分散，特别是缺乏对信息资源的鉴定，其真实性、准确性很难保证，此外，对档案资源是否可公开利用，如何公开利用缺少约束，难于保证利用过程的合法性。实体模式数字档案馆以实体档案馆为基础，偏重档案馆管理业务建设，因此，相对于实体模式对维护档案资源的真实、准确、安全方面有保障，而在档案利用服务方面有局限性：受业务处理的时空因素影响，档案资源提供利用在时间和空间上受限制，不能在第一时间发布有用信息。实体集成模式结合两者优点，扬长避短，既吸收了实体模式管理方面的优点，又保证资源利用的最大化，具有更广泛的适用性。

　　（四）实体集成模式的实现方法

　　实体集成模式以档案馆为基础，实现馆际间资源最大化整合共享的数字档案馆模式，其实现方法图如下：

　　首先，以实体档案馆为中心，充分利用和建设各种网络，搭建档案馆与各单位档案室数字档案接收平台，并围绕所接收的数字档案资源建设集分类鉴定、分级存储、资源管理、安全服务等于一体的集成系统，逐步形成以资源为基础、管理平台为支撑有形的数字档案馆。然后，基于各地有形的数字档案馆，建设馆际间网络平台，并在馆际间再次进行分类、整理、鉴定并整合数字档案资源。最终，搭建以有形数字档案馆为主体、基于数据共享和网络服务的数字档案管理集成系统，有效利用网络平台最大化实现档案资源整合与共享，为社会大众提供资源服务。其中，建设的重点是有形数字档案馆建设和网络平台搭建，难点是档案资源的鉴定和安全管理。

　　三、结束语

　　就目前我国数字档案馆建设实际而言，基本上是无章可循、无例可鉴。无论数字档案馆采取什么模式建设，我们都必须坚持从数字档案的安全和利用出发思考问题，重点把握两点：一是数字档案馆建设必须依托实体档案馆，二是数字档案馆建设必须利用网络平台整合资源，围绕最广大人民群众的需求实现数字档案资源利用服务。

　　

　　参 考 文 献

　　[1]国家档案局.数字档案馆建设指南[C]，2010年(6)

　　[2]冯惠玲主编.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社

　　[3]于丽娟.国外数字档案馆建设概况[J].中国档案,2003(3)

　　[4] 张宁.基于国外最佳实践对我国数字档案馆建设的几点思考[J].档案学通讯,2010(4)

　　[5] 傅荣校.陈荣红;数字档案馆模式研究（一）――现阶段不可能有统一模式[J].档案学通讯,2005(4)

　　[6] 傅荣校.陈荣红;数字档案馆模式研究（二）――现阶段不可能有统一模式[J].档案学通讯,2005(5)