浅谈档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用

　　

蒋刚生、蒋国新    永州市档案局

　　[摘要] 档案信息化建设是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是开展档案工作规范化管理必要条件，在当前形势下，档案信息化建设滞后，是阻碍档案工作规范化管理上水平、上台阶的重要因素，开展档案工作规范化管理活动时，要树立档案信息化与档案工作规范化相辅相成的观念，必须要利用信息化手段促进档案信息资源现代化，促进档案工作规范化管理有序健康开展。

　　[关键词]信息化  档案工作  规范化

　　档案信息化建设与档案工作规范化管理，是各级单位和组织加强档案资源建设和业务建设的两个重要方面，永州市自去年以来，在开展市、县（区）直和辖区业务管理单位档案工作业务指导和监督管理时，将档案信息化与档案工作规范化管理有机地结合起来，通过搭建信息化建设平台推动档案工作规范化管理上水平、上台阶，以档案信息化建设促进档案工作规范化管理，取得了较好的效果，2010年全市、县（区）直和辖区业务管理单位档案工作规范化管理达到125个。在这些单位档案工作规范化管理活动中，领导重视、管理有力、设施先进、业务基础较好固然是其中的重要原因，同时，我们认为档案信息化建设在档案工作规范化管理工作中发挥了重要作用，档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件，是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，也是推动实施档案工作规范化管理活动的重要因素。

　　一、档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件。

　　随着社会的进步，经济文化建设和科技的发展，档案载体目前正面临着一个新的变化阶段，大量电子文件、电子签名、电子档案的涌现已经对档案工作产生影响，档案工作规范化管理的重点也正在在经历变革。我市在去年对市直单位档案工作规范化管理过程中，所涉及的20个市直单位，如市委党校、双牌水库管理局、住房公积金管理中心等单位文件的起草、签发、办理、归档等运作过程都可在计算机和网络中进行，这样使得档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这使得档案工作规范化管理的内容必然要向档案信息化的方向发展，没有档案信息化建设的有效管理，就谈不上档案工作规范化管理，而要实现这一转变，最有力的推手就是对开展规范化管理的单位电子档案进行有效管理，借助计算机技术、数据库技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术，按照“湖南省档案工作规范化管理地方标准”（以下在本文中简称为“标准”）的要求，加强信息化建设。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，档案信息化建设具有广泛的内容，在这里我们取其狭义的概念，只针对《标准》中涉及的档案信息化内容，就档案工作规范化管理而言，从我市去年6个晋升省特级单位的信息化建设情况来看，信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节，在推进档案工作规范化管理时，目录数据库、全文数据库和多媒体数据库以及单位文档一体化、自动化管理工作、利用服务网络化工作的好坏，是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素，现代档案管理工作，没有信息化的参与，就没有规范化的档案工作，档案信息化建设已成为档案工作规范化管理的必然要求。

　　二、信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素。

　　统计去年我市档案工作规范化管理开展的情况，按照湖南省《档案工作规范化管理标准》的要求，尽管各单位达到省级相关标准的因素各不相同，但从统计数字来看，档案信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素。单单就市直单位来说，年初我们纳入全市档案工作规范化管理的单位有35家，在这35家单位中主要领导表态要加强档案工作的达到100%，档案工作组织管理到位、制度健全、拟定了档案工作规范化管理方案的有29家，占总数的83%，档案经费和人员到位的有市经委、市政法委等12家单位，占总数的34%，场所具备、档案业务工作符合要求、开发利用效果较好的有市林业局、市住房公积金管理中心、中心血站、市工商局、三七四处等5家单位，占总数的14%，档案信息化建设达到要求的有市委党校和双牌水库管理局2家单位，占总数的5%，由此看来，按照湖南省地方标准《档案工作规范化管理》的要求，档案行政管理、业务建设、设施设备和开发利用四个方面40个小项对照，档案信息化建设是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素，档案信息化建设上不去，档案工作规范化管理上不来，如市银监局年初准备达到省特级标准，后来就是因为信息化工作跟不上步伐，档案工作规范化管理也就没有达到相关标准。目前在我市已经达到省特级标准的8个单位中，虽然按照湖南省地方标准的要求，信息化建设达到了一定的水平，但按照《全国档案信息化建设实施纲要》和湖南省实施档案信息化建设的要求，还有相当差距，有的还没有一个机构来统一规划协调本单位的档案网络化建设和资源共享工作，这对巩固档案工作规范化管理的已有成果也是不利的。在档案工作规范化管理过程中，信息化水平的高低是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素。消除档案信息化滞后的问题，不仅可以使档案的规范化管理水平迈上一个新台阶，档案信息化更为本单位档案管理和利用带来更大的便利。

　　三、以信息化建设推动档案工作规范化管理的主要措施。

　　1、树立信息化管理和规范化管理相辅相成的观念。湖南省档案工作规范化管理地方标准所拟定的项目中，除了三个数据库的明确要求外，其它项目多数也与信息化有关，如档案检索项目、归档整理、编目编号、统计台帐等都与信息化有关，做好这些项目的信息化工作，也就是对档案工作的规范化进行管理。如永州烟叶复烤有限公司在档案工作规范化管理达到省特级以前，档案管理处于较为封闭的管理状态，档案资源难以实现信息社会最有效的共享与服务，档案工作规范化管理达到省特级过程中，通过先进信息技术在档案领域的应用，构建档案信息资源体系、档案信息服务体系、档案信息保障体系，充分开发和利用档案信息资源，加强档案数据的组织加工和专题数据编研工作，有力地促进了本单位档案工作的发展。在信息技术时代，无论是档案行政管理部门的业务工作人员，还是一个单位的档案工作者都要树立信息化与规范化二者兼顾的意识，树立以信息化推进档案工作规范化的工作理念。去年我市住房公积金管理中心在档案工作规范化管理开始之前，为了拓宽思路，中心领导会同档案部门业务工作人员，远赴岳阳等地参观学习信息化建设，汲取先进地区的信息化、规范化建设经验，切实感受到信息化建设对档案工作发展带来的巨大变化，充分认识到信息化建设在促进规范化建设中的重要性和紧迫感，参观回来后，从抓室藏档案的著录和各部门新产生文件的电子化管理两个方面入手，齐头并进，大力推进档案信息化建设。室藏档案通过条目著录和全文扫描分别建设目录数据库和全文数据库，逐步实现馆藏档案文件级机检和部分全文机读，对档案工作规范化管理达到省一级起到重要作用。

　　2、按照规范化管理的要求配齐档案信息化设施设备。《标准》中规定了要配置电脑、档案管理软件、扫描仪、照相机、摄像机、速印机、复印机信息化设备。在日常工作中，我们认为，一方面要加大档案管理软件的开发，应用的档案管理系统软件须具有检索、浏览、查询、统计、归档、借阅等方面的功能，省档案局推荐的档案管理软件起点要高、合作期要长，同时也应是界面清晰、便于掌握的软件。另一方面加大档案基础设施的投入，开辟出专门办公室和档案库房，其中包括陈列展览室和阅览室，做到办公、阅览、库房三分开，配备计算机、打印机、密集架、复印机、去湿机、空调等设备，以满足磁盘、磁带、光盘等特殊档案载体长期保管的环境要求。档案信息化是项高投入的事业，不仅要投入大量的人力，而且需要投入大量的资金，事实上在我市开展档案工作规范化管理的单位中，各单位安排的经费有30%用在档案信息化人工方面，一半以上用在了配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施上，只有这方面的经费得到保障，档案工作规范化管理才有保障。

　　3、提高基础工作水平，促进规范化管理科技信息含量。信息化建设为规范化管理提供了技术支撑，如何利用规范化管理所要求的有效设备，使信息网络发挥应有的功能，最终要落脚到档案基础工作上。开展档案工作规范化管理的单位在日常工作中要注重加强基础工作，规范组卷，保证案卷和归档文件质量，规范分类号，为确保检索的完整性，在分类过程中，要根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分，打牢信息化基础。同时在做好档案工作规范化管理过程中，发挥网络优势，强调信息化应用，我市在档案工作规范化方面做得较好的单位，有部分是在网上进行归档文件的前期管理，一般文件、工作动态、信息简报、会议通知、工作安排等日常工作在网上发布，档案室根据工作人员的工作职责分别设置个人权限，将信息发布系统按模块授权给各部门负责人，发表、审核科室文件。与此同时，档案室根据文件办理的情况，相应归档，确定档案的保管期限，开展档案的备份，按照规范化管理的要求，开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号、编目，档案工作规范化管理在信息化环境下不知不觉得到加强，也使大家感受到这种模式给规范化管理带来的不可替代的优越性。

　　总之，档案信息化建设与档案工作规范化管理是一种相辅相成的关系，档案信息化是档案工作规范化管理的必要条件，在现代社会，讲档案工作规范化管理必然包含了档案信息化工作，当前，推动档案工作规范化管理达到相应级别，绝非轻而易举，主要原因是档案信息化建设的制约。探索以档案信息化促进档案管理规范化，要以理念、设备、数字化等因素多管齐下，加快档案的信息化进程，发挥档案信息资源的作用，大力开展档案工作规范化管理，促进档案事业的发展。