面临的困境和应对的原则方法

　　

　　摘要：各级国家综合档案馆转型为数字档案馆，关键是数字档案馆的档案信息资源建设，其主要任务是将档案馆的馆藏数字化。本文在国家综合档案馆的馆藏数字化方面，阐明了目前所面临的困境和机遇，论述了应对这一困境的原则和方法。如何走出困境，提出了把握好价值原则和孤独原则，采取分步实施的方法。

　　关键词：国家  综合档案馆    数字化   论述

　　各级国家综合档案馆转型为数字档案馆，关键是数字档案馆的档案信息资源建设，其主要任务是将档案馆的馆藏数字化。因而，认清目前所面临的困境和发展机遇，探讨一条既科学实用又切实可行的馆藏数字化之道，是摆在我们面前急需研究的一大课题。

　　一、馆藏数字化所面临的困境和机遇

　　现阶段，数字化技术已应用于诸多领域，在办公自动化的文本输入，邮件自动处理，图书、档案信息化等方面，普遍使用一种光学字符识别（OCR）和智能字符识别（ICR）软件，可以将文件资料和图片扫描转换成标准的电子文本，转换的准确率可达99%以上。在“十一五”期间，各级政府加大了对档案工作的投入，全国各级档案局（馆）基本上相继建立了自己的门户网站，可以说，现在全国各级国家综合档案馆信息化基础设施已基本具备，奠定了档案数字化基础。然而眼下的困难不是数字化的技术和硬件设备问题，而是数字化的财力和人力问题。经保守估算，最少每数字化一页档案文件需要经费2元，就拿一个馆藏6万卷（盒）中等县级综合档案馆来讲，假设以平均1卷（盒）100页计算，全部数字化需要投入1200万元，可见其投入过大。在我国目前经济还不是很发达，特别是在县级财政吃紧的情况下，不可能拿出足够的经费来从事档案馆的数字化建设。再说，人力问题。假设每个工作日数字化5卷（盒），一个馆藏量为6万卷（盒）的县级综合档案馆，如果全都数字化则需要12000个工作日，大致要48个人整整苦干一年。而一个县级综合档案局（馆）在职工作人员一般在10人左右，就是全局（馆）人员专门从事这项工作，也要4至5年才能完成现有馆藏档案的数字化任务。所以说，从目前的财力和人力两个方面分析，各级国家综合档案馆特别是县级综合档案馆，建立与实体档案馆藏量对等的数字档案馆是难以现实的。

　　在困境面前，我们面临着社会进步和现代信息技术迅速发展的机遇。2006年12月27日实施的《档案事业发展“十一五”规划》指出：“建设大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源群库，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享。”显而易见，各级国家综合档案馆转型为数字档案馆势在必行，它是档案部门顺应时代潮流、更有效地服务于社会的新举措。作为保管国家档案信息资源重要基地的各级国家综合档案馆，应该抢抓目前的发展机遇，积极有效地加快数字化进程。

　　二、馆藏数字化应对的原则和方法

　　各级国家综合档案馆在馆藏数字化进程中，面临人力和财力两大困境，那么，如何应对困境、走出困境？笔者认为，作为各级国家综合档案馆本身应把握两条原则和采取走分步实施之道的方法。

　　1、把握两条原则

　　第一，价值原则。档案价值原则，就是在选择馆藏数字化对象时，所遵循的一条规则。从微观上讲，即从档案本身的价值出发，来确定档案是否数字化。

　　《中华人民共和国档案法》第二条规定，“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”毋庸置疑，档案的价值是固有的、客观的和普遍的。而从实际馆藏看，在各级国家综合档案馆现行党政机关和人民团体全宗档案中，由于历史的原因，存在着一部分确无价值和无须该全宗保存的档案。那么，怎样来判别某一特定档案的价值和无须该全宗保存呢？档案的价值，从某种意义上划分有三种类型，一是档案的使用价值，二是档案的保存价值，三是人文价值。档案的使用价值，是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的参考和凭证作用，它是通过主体（机关、团体、个人、法人及法人代表等）的运用而实现的。其表现形式，就是档案这一客观存在物对人类社会所具有的实用性或有益性及有用程度。档案的保存价值，是指档案是否具有保存意义，今后是否能起到传承历史的作用。其表现形式为保存时间的长短。档案的人文价值，是指档案对人类所起到的教化、启迪作用，其表现的是文化形式。在上述三种价值中，档案的使用价值是一种实现的价值，处于档案利用的前沿，最受人们的关注，它是档案价值的主要方面。后两种价值是一种潜在的价值，其价值要在一定时期才能显现，往往容易被人忽略。档案的三种价值从数量上看，具有使用价值的档案占整个有价值档案的80%左右，保存价值和人文价值各占10%左右。某一特定全宗无须保存的档案，按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第四条的规定进行判断。

　　第二，孤独原则，即孤单独一无二的意思。在档案工作中其实已用到了这一原则，如在归档文件整理工作中，对重份文件必须剔除，归档的文件就是孤本。这里所说的孤独原则，就是在一个档案馆内，对同一档案进行数字化的就仅此一件。从实际馆藏看，各级国家综合档案馆都存在重份件这一现象。重份件主要藏于现行机关永久卷内。从档案的来源上看，主要是来源于同级机关。如同级组织、劳动、人事等部门形成的有关表册、介绍信、工资福利批复等，这些文件除有关主管部门全宗内保存一套完整的以外，也存在于其他各针对性机关全宗内。除同级机关的文件外，在上级机关、本级机关也有一定的重份件，如上级机关的任免、表彰奖励等；本级机关形成的打印（印刷）件。

　　综上所述，各级国家综合档案馆在进行馆藏数字化时，要把握好以上两条原则，对那些确无价值和某一特定全宗无须保存的档案，为了节约财力和人力，暂且不进行数字化。

　　2、采取分步实施的方法

　　在把握以上两条原则的前提下，从实际出发，分清轻重缓急，采取科学、可行、有效的分步实施方法，是搞好馆藏数字化工作的根本途径。如何分步实施，笔者发表如下见解。

　　第一步，选择急需抢救的档案进行数字化。档案载体，受自然环境、时空、人为以及载体本身质量等因素的制约，会发生一定变化，如纸张破损、发黄变脆，字迹褪变、模糊等。这部分档案如果不采取措施，不仅仅是不能利用，而且面临着消失的危险。眼下当务之急，要一方面加以修复，一方面加紧数字化。这样，既抢救了档案，又实现了档案信息资源社会共享。

　　第二步，选择馆藏珍品进行数字化。所谓馆藏珍品，就是年代久远的和现在稀有的档案。在一个国家综合档案馆内，相对而言，都有自己的珍品。如建国前的民清档案，建国后稀有和专业性很强的档案，编修的史志，有影响的家（族）谱、题词、声像档案等。

　　第三步，选择具有现实价值的档案进行数字化。档案的现实价值相对于其潜在价值而言，是档案正在被利用所表现出来的价值形态。对于这部分档案的选择，具体实施起来很难把握，原因是：不同类型的利用者，其需要的档案信息有不同的特点；不同时期，人们所需要的档案信息也不一样。判断馆藏档案的现实价值，可从两个方面去考虑，一是进行利用统计分析，看那些档案利用的频率高；二是关注时事，贴紧党委、政府的中心工作，看什么类型的档案时下需要。

　　第四步，选择个性化档案进行数字化。个性化档案，就是其他馆没有或不同的馆藏档案信息。保证重点、突出特色是档案馆信息资源建设的基本原则。在网络环境下，各级国家综合档案馆仍然是档案信息资源保障体系的重要组成部分，数字档案馆的建设也应该像实体档案馆一样，走特色馆藏建设的道路，要选择其他档案馆没有或不同的档案信息进行数字化，从而建立起有自己特色的档案信息收藏体系和档案信息数据库。

　　第五步，选择具有永久、长期保存价值的档案进行数字化。这一步，可以说是档案数字化面上的工作。这里所说的永久、长期保存价值的档案，是指上述四种类型以外的档案，它是馆藏资源不可缺少的组成部分。其特点是：第一，价值隐藏。所谓价值隐藏，是档案这一客体自身的价值没有被社会实践活动的主体进行运用，其价值藏而未露。第二，数量多。在一个档案馆内，如果把有价值的（永久、长期保存）、孤独件的档案，看成是一个需要数字化的单位，据量化分析，这种类型的档案大概占80%以上，其余四种类型的大概在20%以内（如图）。 第三，分布在馆藏各全宗内。由于这部分档案的特点，给各级国家综合档案馆馆藏数字化带来了一定难度，使数字档案馆馆藏资源建设要求与工作难度形成了一对矛盾，因为要丰富数字档案馆馆藏资源，就离不开这部分档案，而这部分档案的数字化不是一件谈何容易的事情。如何化解这对矛盾，笔者认为，除得到政府财力和人力支持，有国家综合档案馆数字化技术标准、操作规范等外部条件外。最主要的是靠各级国家综合档案馆的内部因素，要创新思维，以人为本，树立打持久战的观念，寻求一条切实可行、积极稳妥的馆藏数字化之道。做到总体规划、分步实施、梯次推进，努力建成一个高标准、高质量、馆藏信息资源极为丰富的数字档案馆。

　　

　　

　　参考文献：

　　①《中华人民共和国档案法》（1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正）

　　②《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令 第8号）

　　③邱晓威，数字档案馆及其建设模式，《中国档案》，2001（10）

    ④白桦、管先海，数字档案馆如何继承传统档案馆的原始馆藏，《档案时空》2008（2）