廖明辉   常德市档案局

档案信息化是档案工作进入信息发展时代必然产物，而且必定随着社会的发展而发展。档案信息化建设则是档案工作适应社会发展的必然需要。什么是档案信息化？根据档案行政管理部门的工作指导范围，界定档案信息化的概念是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，与社会信息化相融合,在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行接收采集、处置、妥善保存和提供利用。即，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以多种形式的数字化档案管理转变的过程。

用“手大笔”的理念构建档案信息网络系统，意思是指在档案信息网络系统建设时，不仅要用与时俱进观念充分考虑档案信息化当前的工作需要，更要用超前的理念充分考虑将来档案事业发展的需要。

1、网络系统结构要大。档案信息化建设要构建强大的网络体系，独立结构与层级结构相结合。要充分考虑本地区档案工作特点、特色及区域性整体结构需要，形成相对独立的区域性网络系统。又要充分考虑区域之外本专业网络系统和相关网络系统的有效融合或无缝对接，形成信息资源可共享的循环性网络系统。同时，网络系统既还要充分考虑层级结构和整体结构的合理性、科学性，以及工作适用和发展拓展的操作性、经济性。

重点注意几个方面融合：

一是电子政务建设。电子政务是指政府在其公共管理和服务职能中运用现代信息技术手段，实现政府职能和行政流程重组，超越时间、空间和部门分隔的制约，建成高效、廉洁、公平、便民的政府运行模式。是政府通过网络直达公众的双向互动、政府部门之间的信息和职能交互、国家机器（立法、司法、行政、政党）的交互。档案部门作为政府的工作部门，档案信息是政府公共信息资源的一种，因此，档案信息网络建设要考虑政府公共信息资源的集成与一体化整合和利用的有效实现。

    二是协同办公系统建设。协同办公系统是机关、企事业单位内部及相互之间网络远程办公的平台，是一种网络公共资源。因此，档案信息网络系统建设要考虑充分享用公共资源，利用协同办公系统平台，构建网络系统档案信息管理模块，实现立档单位档案管理网络化。

    三是电子文件存储备份中心建设。电子文件是一种新型的档案门类，随着社会的不断发展将日益增多。近年来，档案部门正在积极规范电子文件档案的归档和保存问题，探索建立集中统一的电子文件档案存储备份中心。因此，档案信息网络系统建设要考虑电子文件档案当前与未来发展的需要，从接收的数量增长、存储的方式和统一集中备份管理等方面进行预测、分析。

四是档案业务管理系统建设。档案信息化建设是档案部门各项基础业务工作实现由手工向智能转变的重要途径。因此，档案部门要抓住信息化建设机遇，在规划档案信息网络系统建设中将档案业务管理系统建设统筹考虑进去，逐步实现档案部门业务管理网络化、公务办公无纸化。

2、网络系统功能要全。档案信息化建设要构建功能齐全的网络系统，功能要充分考虑展现档案管理和档案局、馆工作需要，以及服务社会需要，还要充分考虑档案事业发展更新拓展需要和满足社会需求发展需要。同时，网络系统功能既要确保从技术上支持、支撑的实现，又要确保从内容上反映、表达的全部。因此，档案信息网络系统要功能设计完备、适应工作需要、符合发展趋势。

重点注意几项专项建设：

    一是现行文件查阅中心建设。现行文件是指国家、省、市各级机关部门制发的正在执行的政策性、法规性、服务性、公益性的非涉密文件。简单说应当是现行有效正在被执行的文件。 包括房改、工资改革、医疗卫生、企业改革、城市建设、交通法规、民政优抚、社会保险、养老保险等方面非涉密文件，政策性、法规性、福利性、服务性的文件资料。开展现行文件利用服务，是档案工作的重大创新，为广大人民群众了解党和国家方针政策开辟了一个新的窗口，为密切党和政府与人民群众的联系架设了一座新的重要桥梁，为维护广大人民群众的合法权益提供了一个新的重要渠道，对推进政务信息公开搭建了一个新的重要平台，为化解社会矛盾、维护社会稳定、构建和谐社会开辟了一条新的重要途径。档案信息网络系统建设要将档案馆现行文件数字化、查阅网络化统筹考虑进去，使现行文件的查阅利用更方便、更快捷、覆盖更广泛，充分发挥现行文件的现实服务作用。

    二是爱国主义教育基地建设。国家档案馆爱国主义教育基地是经各级党委、政府或者相关部门批准命名、公开挂牌，由国家档案馆管理，以馆藏档案为主要资源，向社会开展爱国主义、革命传统教育和国情、省情、市情、区情、县情教育及科技文化知识教育的活动场所。《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》（DA/T34―2005）规定，爱国主义教育基地要用基本陈列、专题展览、网上展览、流动展览、辅助展品等多种形式开展教育活动。因此，档案信息网络系统建设要思考利用网络平台构建网上展览，以网络技术、数字化形式积极推进爱国主义教育基地举办的各项活动的传播。

    三是电子文档阅览室建设。现代社会档案查询正在逐步由传统向计算机转变，档案利用阅读正在由纸质原件向电子文档转变。电子文档阅览室是电子数据档案查阅的必备场所，机读查阅利用将成为未来档案利用查阅的主要方式。因此，档案信息网络系统建设不仅要考虑馆藏档案的数字化问题，同时更要考虑数字档案的查阅利用系统的建设问题。

    四是档案信息发布网络平台建设。档案信息资源是国家公共资源中一种十分重要的信息资源，随着档案信息资源的不断开发和社会对档案信息需求的不断增长，档案信息必须不断创造和提高社会知晓率。建立档案信息发布网络平台是档案信息网络系统建设的重要组成部分，也是实现档案信息社会知晓率最大化的重要途径和满足社会需求最大化重要措施。因此，档案信息网络系统建设要考虑信息发布平台建设。

3、网络系统技术支撑要强。档案信息化建设在考虑网络系统功能建设的同时，必须慎重考虑实现功能的技术支撑要要素。要根据各种技术的性能指标、适应环境和应用案例进行综合分析，作出正确判定。因此，网络系统建设建议考虑使用当前最新、最成熟、运用最广泛的科技成果，充分体现系统的先进性，确保一定时期内不被淘汰。

重点注意几项核心技术：

    一是数据库的结构类型。数据库结构是指用计算机识别语言描述设计的模式，是数据库系统内部抽象结构体系。如Scheme、B树等。数据库的结构将影响数据的跨平台、跨系统交换，对构作系统具有十分重要的指导作用。档案信息数据库一般包括全宗数据库、目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。因此，要慎重考虑数据库选用的结构形式。目前使用较广泛、较稳定的数据库类型有SQL、ORACLE。

    二是数据的格式。数据格式（data format）是数据保存在文件或记录中的编排格式。数字信息数据的构成形式主要有：文本文件、图形文件、图像文件、声音文件、影像文件及其它文件。不同的数据格式对平台支持性能要求不同。数据格式不规范统一将会影响信息资源对接与共享。因此，档案信息网络系统建设要考虑数据的格式。如文本文件有TXT、XML、DOC等格式；图形文件有CAD或绘图等格式；③图像文件有JEPG、BMP、TIFF等格式；声音文件有MP3、WAV、MIDI等格式；影像文件（视频）格式主要有适合本地播放的本地影像视频和适合在网络中播放的网络流媒体影像视频两大类。分别AVI（音频视频交错格式）、DV―AVI格式（家用数字视频格式）、MPEG格式（运动图像专家组格式）、MPEG格式（运动图像压缩算法的国际标准格式）、MOV格式（Apple视频格式）、ASF格式（微软视频格式）、WMV格式（微软独立编码方式格式）、RM格式（Real  Networks音频视频压缩规范格式）、RMVB格式（RM新视频格式）。

    三是数据的备份方式。目前，数据备份的方式主要有光纤磁盘冷备份、双机热备份、远程异地容灾备份等。为确保档案信息数据的绝对安全，档案信息数据备份应考虑多种备份方式并用。

    四是档案的数字化加工要素。数字信息加工主要是档案资料的数字化转换，即录入、扫描工作。它档案信息化建设的重要基础工作。《档案著录规则》、《电子文件/档案存储格式与载体规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音与档案化技术规范》、《档案信息应用系统技术标准》等已明确规定了数字化项目的内容和形式特征。但因各地档案馆馆藏档案情况和平时工作特点的差异，数字化加工应符合国家统一规范，可以保留地方特色。因此，数字化加工要素应综合考虑，包括格式、字段、符号、选项目内容等。

二、用“大档案”的理念集成档案综合管理软件

    档案信息化建设主要有五个方面的基本内容：基础设施建设、标准规范建设、档案信息资源建设、应用系统建设和人才队伍建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，标准规范是档案信息化建设的重要基础，应用系统是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的关键和技术核心，人才队伍建设是档案信息化建设的重要保障。

所谓“大档案”的理念就是强调规模化。其一是提倡在一个城市只设立一个档案中心的发展策略，以全覆盖档案工作各个方面为目标；其二是建设一个“多档合一”的档案资源宝库、一个“多元统一”的现代化档案中心、一个“四位一体”的档案服务窗口、和一个“一主多样” 的档案创新体系。因而，根据“大档案”理念必须开发相应的档案综合管理系统，即档案综合管理系统软件，且该系统应集成档案管理和档案工作各项管理功能的需要。档案信息化建设应与数字档案馆、所属单位档案信息管理和公共信息资源建设相结合，以数字档案馆建设为核心。档案综合管理软件是档案信息化建设基础，也是数字档案馆建设的核心。

软件是指计算机运行所需各种程序及有关文字资料的统称。软件分为系统软件和应用软件两大类。系统软件是指控制和协调计算机及外部设备,支持应用软件开发和运行的系统,是无需用户干预的各种程序的集合。代表性的系统软件有操作系统、数据库管理系统和编译软件。一般系统软件特指操作系统，如Windows、linux、Dos、unix、 mac等。目前世界上流行的操作系统有： Windows、UNIX、LINUX、 DOS等。应用软件应用软件是专门为某一应用目的而编制的软件，较常见的如：文字处理软件、信息管理软件、辅助设计软件、实时控制软件等。档案综合管理软件属于应用软件。

思考提示：

    1、档案综合管理软件应具有数字档案馆的各项管理功能。主要包括档案信息采集加工、档案资料管理、档案资料检索利用、档案资料借阅管理、档案信息编研、档案鉴定销毁、用户权限管理、系统日志管理、系统参数管理等功能。

    2、档案综合管理软件应具有在线归档管理功能。将国家综合档案馆与业务系统档案馆（室）的接收、审核、管理功能及与机关、单位档案室管理功能合为一体，通过网络连接，按照文档一体化、馆室一体化的要求，对档案管理实施前瞻性控制，实现在线集中归档管理。在线归档管理功能一般由包含电子文件中心系统、机关电子文件归档管理系统、机关档案监督指导系统、电子文件和电子档案查询利用系统等构成，其中包含数据导入、数据管理、数据统计、数据利用等模块。

    3、档案综合管理软件应具有档案信息发布功能。建立档案信息发布体系是档案信息化建设的基本目标之一。档案综合管理软件要能够支持和满足各类档案信息发布的需要，按照档案管理权限，通过发布系统功能将馆藏档案的利用开辟为一条新的开放性服务窗口。

重点注意的几项要求：

    一是针对性要强。档案综合管理软件应具有较强的针对性，能够完全适应当前档案管理和各项档案业务工作的需要。档案综合管理软件应以优化和推广应用为基础，以数字档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，强化档案管理的各项应用功能。《数字档案馆建设指南》要求，档案管理系统应当具备对档案及档案工作管理的“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能。

    二是包容性要强。档案信息内容涉及社会各个领域，各领域的档案工作又有不同的要求。因此，档案综合管理软件应尽量涵盖广泛领域，既体现档案工作统一规范化、标准化要求，又兼顾不同领域档案工作的特殊需要。

四是扩展性要强。档案综合管理软件首先应具有优良的先进性，包括功能的完整程度和技术的优越性。同时，随着应用技术和工作发展需要，软件功能及应用技术可以满足扩展或平稳升级需要。《数字档案馆建设指南》要求，操作系统的选择要根据规模和硬件配置等情况来选定，通常选择使用与其软硬件兼容，使用较为广泛的操作系统。应用系统应能够随着信息技术的不断发展和档案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

    三、用“大容量”的理念建设档案信息数据存储系统

档案数量是一个不断增长的变量，这就意味着档案信息数据存储系统应考虑足够的空间，以确保今后发展的需要。用“大容量”理念建设档案信息数据存储系统意思是首先要充分考虑满足当前馆藏数字化信息的存储需要，其次要综合分析预测今后馆藏档案增量幅度、电子文件在线归档和数据备份对存储空间的需求。

思考提示：

    1、可存储空间要大。数据存储系统首先应从档案信息数据的种类考虑存储容量，如文本数据、图片数据、音视频数据等所占用的空间是不同的，并根据馆藏档案门类结构数量进行定量分析。其次应从档案增量和数据备份的需求考虑存储容量，特别是构建容灾备份中心的需要。

    2、可扩展能力要强。数据存储系统除要根据经济能力考虑当前存储容量外，还要认真考虑存储系统今后的扩展能力。要在确保现有存储系统不受任何影响的情况下，可以实施平稳扩容。

    3、技术支撑能力要好。档案信息数据是不断增长的巨大数据体系。因此，存储系统应具有较好的技术承载能力，要从所采用的存储技术的应用案例效果考察其成熟性，杜绝存储系统因技术问题出现崩溃，确保庞大的数据存储系统绝对安全。目前采用较广泛的数据库技术有SQL和Oracle两种。

重点注意两种方式：

    一是数据存储方式。数据存储系统一般应采用多种方式并存，如在线存储、归档存储和离线存储等。在线存储主要存放查询频率较高的数据信息，要求反映速度快；归档存储主要对利用率不高数据信息实施迁移二级存储介质中以索引方式保存，可以节省存储空间；离线存储是采用磁盘或光盘存储方式对已超过一定保管期限的数据信息保存，确保数据信息的安全性。

    二是数据备份方式。数据备份一般可分为硬件级备份、软件级备份和人工级备份。常用的备份方式有服务器双机热备、全光纤磁盘阵列备份、远和异地容灾备份等。为确保档案数据信息绝对安全，一般应多种备份方式并用。

    四、用“大强度”的理念建立档案信息安全保障体系

信息安全问题是档案信息化建设中必须重点考虑的问题，也是档案信息建设的一个重要组成部分。一个好的信息网络系统除要有良好的功能体系外，还应有完备的安全防范系统。可以说安全防范系统的好坏决定整个系统建设成败。信息系统的安全风险主要来自于两个方面：一是系统的“信息资产”，指IT系统存贮、、处理和传输的各类信息。二是潜在的攻击者形成的“安全威胁”，包括自然人、网络病毒等方面。

    用“大强度”理念建立档案信息安全保障体系就是要从硬件、技术、制度等多方面构建安全保障体系，特别是涉密信息的安全防范措施建设，要下在力度建设安全保障体系。通过建立安全保障体系有效防止信息丢失、损毁、失窃、泄密和遭受黑客攻击等情况发生。

    1、安全措施要到位。安全保障体系应充分利用各种先进技术，如数据库加密存储、信息不可更改、操作系统安全访问控制、IP地址锁定、用户权限和查询密码设置、在线用户监控技术、密钥解读、、防下载、数据传输身份和口令验证、防火墙技术、杀病毒软件、入侵检测系统等，从技术防范上达到安全要求。

    2、安全设备要齐全。安全保障体系应配备必要设施设备，如物理隔离、数据备份、不间断电源、网络防护VPN、防雷、消防、供电保险、视频监控、报警系统、电磁控制、机房门禁系统等，从硬件防范上达到安全要求。

    3、安全制度要严密。制度建设是安全保障的一个重要方面。安全管理制度包括机房管理、软件管理、监督管理等，可以从机房管理制度、人员交接制度、保密制度、系统维护制度、操作规程规定、密码和口令更换管理、系统管理日志、用户登录跟踪记录、病毒防杀制度、意外情况应急规定等方面建立各项管理制度。但更重要性的是要坚持严格执行制度，充分发挥制度在安全监管中的作用。

重点注意几个因素：

    一是信息管理上的安全因素。信息管理方面可能存在安全隐患，如信息加工、信息传递、信息发布、信息利用、信息备份、信息销毁等环节，应思考寻找解决措施。

    二是硬件设备上的安全因素。硬件设备方面可能存在安全隐患，如设备的品牌选用、设备的指标与参数、设备的稳定性能、设备的操作程序、设备的固有维护方式等因素，应认真进行市场考察决定。

    三是应用技术上的安全因素。应用技术方面可能存在安全隐患，如技术的成熟性、技术的可扩展性、技术的使用广泛性、技术的可兼容性、技术与功能的对接性等因素，应开展专家评析论证。

总之，笔者认为：档案信息化建设首先要从长远充分考虑，把档案信息化建设规划设计做好，才能做大、做强。其次是考虑经费投入能力问题，如果经费在一定时期内有困难，建设可以分步实施。

[后    语]    笔者不是学计算机专业或信息管理专业的，本文中一些思考肯定存在不够专业或用词不准确情况，敬请专家们谅解，并请专家给予赐教。本文如能够对同行起到一点参考作用，笔者将感到非常欣慰。