谭军辉    常德市人民检察院

　　

　　摘  要：近年来，作为检察信息化建设重要组成部分的检察档案信息化建设取得了明显成效，但也面临一系列现实困境,这些困境影响了档案信息化的进一步推进及其对检察工作服务功能的充分发挥。针对原因，本文最后为检察档案信息化走出困境提供了意识、体制和机制、技术、人员四个层面的路径选择。

　　关键词：  检察档案    信息化   现实困境    路径

　　

　　检察档案既是检察事业发展的重要见证者，更是检察事业发展的推动者。随着我国司法体制和检察制度改革的深化，检察档案工作越来越受到重视。作为检察信息化建设重要组成部分的档案信息化建设取得明显成效，逐步由纸质档案向电子档案转变，实现纸质档案、电子档案双套管理。

　　一、检察档案信息化的现实困境

　　检察档案信息化在推进过程中，面临一些问题，影响了检察档案利用效率的提高和检察工作的科学发展。这些问题主要表现在以下六个方面。

　　（一）思想认识不适应档案信息化发展。档案的生命在于利用，利用的好坏、利用率的高低直接决定着档案的价值高低。传统的档案管理模式，不利于档案的利用，逐渐形成重保轻用、利用不足的状况，使大批有利用价值的检察档案束之高阁，变成了真正的废纸，造成了严重的档案浪费，也违背了档案保存的目的。随着社会的发展，信息化技术的运用和普及，检察信息化的推进，只有使档案数字化、信息化才能冲破档案利用的种种局限，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，提供高效、优质的服务，真正发挥检察档案对检察工作发展提供有效的辅助决策作用。现在，仍有相当一部分检察干警档案意识比较薄弱，认为只要把案子及时准确地办结了，组织和领导交给的工作任务就完成了。在日常工作中，只对如何准确把握犯罪事实、运用证据证明犯罪关注得多，而对档案材料完整规范、及时准确归档注重得少，造成档案用时方恨少的不利局面。另一方面，许多检察干警尤其是老干警，已经习惯了纸质档案的查询，对于档案信息化不是很适应，一些领导、甚至档案工作者不能与时俱进的认识档案信息化建设的重要性，不能充分认识档案信息化建设的作用和迫切性，对档案信息化建设不够重视，加之检察档案信息化建设任务艰巨，部分同志和档案工作者产生畏难情绪、应付心理，不仅使信息化建设难以达到应有效果，更是使得档案设备安装、使用推广都比较困难，检察档案信息化理论和实践难以成熟。

　　（二）档案信息化管理体制和工作机制不健全。检察档案信息化建设虽然高检院有部署、档案部门有要求，但由于尚未形成权威、统一、有效的检察档案信息化管理体制，其在规划建设、推进应用、协调关系、督促落实等方面缺乏统一的指导和规定。信息化建设需要资金的投入，当前检察机关的经费保障与本地经济建设和财政收入关系密切，许多基层检察院难以在办案经费外拿出一笔资金来进行检察档案信息化建设，即使拨出专项资金，由于缺乏系统的规划，有限的资金没有用在刀刃上，造成浪费。同时，应对纸质档案管理的工作机制不完善，如档案的借阅制度，很多单位对诉讼档案与其他档案不加区分，对档案的密级不加鉴别，没有严格的审批程序，由档案员直接借出。至于信息化条件下的新型档案的阅卷归档、保管、保密及电子文档的管理等方面的工作机制就更加不健全，甚至没有，信息化档案管理缺乏制度保障，无章可循，不仅使检察档案信息化建设处于无序随意状态，难以提高档案的利用效率和利用质量，更是给密级档案留下严重的安全隐患。

　　（三）档案信息化基础网络设施不完善。网络宽带、安全保密等基础设置还不能完全满足日益增长的检察档案信息化发展需求。硬件方面，档案信息化建设,需要购置计算机、扫描仪、打印机、复印机等硬件设备。但电子产品更新换代速度快,生命周期短,不可能一次性投入终生使用。档案信息化建设面临设备落后、老化等问题,并制约档案信息化建设步伐。电子产品和技术的更新换代,也造成了一对矛盾:一方面,为适应信息化建设的步伐,急需对硬件进行维修、更换、升级;而另一方面,不断更新的计算机技术,又给读取老版本电子文件带来了困难。现在很多单位出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。软件方面，档案管理软件利润高,价格贵,各软件企业各自推销产品,造成全国各检察档案部门的档案管理系统不统一、规范,检察机关其他软件与档案管理软件的数据不通用;随着信息技术的发展,检察档案部门使用的软件先后进行过更换,造成档案数据不通用,影响了档案信息化建设的整体进度。一些档案管理系统软件性能低下,在实际应用中出现问题多、使用不方便,急需完善和升级。

　　（四）档案信息化专业人员短缺，系统运行维护力量薄弱。档案信息化建设,要求档案工作者既要精通档案业务知识,又要精通计算机、网络技术应用,对人的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。然而,长期以来,档案工作被看作是简单的整理、装订,并不需要多少知识,档案部门也被看作是“准退休”人员的安排场所,这样就造成了档案工作人员的素质偏低。此外,档案部门工作繁琐、待遇偏低,受传统用人体制制约,优秀人才吸引不来,来了又留不住,致使档案部门人员老面孔,工作老方法,进步不快,活力不强。以常德为例，全市检察机关十一个单位，没有一个档案专业毕业或者计算机专业的档案员，除市院档案员为专职档案员外，其余十个单位档案员都为兼职档案员，并且变动较为频繁，档案员一旦通过司法考试就被调整至业务部门，新进检察系统人员接替档案工作，很长时间难以上手。系统运行维护依赖软件公司，工作被动受牵连。检察档案软件依赖软件公司开发制作，技术专利属软件公司，出现技术问题非求他们不可。在竞争激烈优胜劣汰市场经济环境下，必然使某些公司面临倒闭或转营的命运,由此造成技术维护脱节，当档案软件出现故障，档案工作者就束手无策,望机叹息。随着档案业务不断发展，原有档案软件版本不能满足新形势档案发展的要求，又无法升级改版，因此不得不放弃使用。

　　（五）档案信息化规模效益没有完全凸显，信息资源开发利用不足，共享程度低。资源重复建设,形成“信息孤岛”。传统的检察档案管理部门普遍存在着“大而全、小而全”的现象, 各档案室信息资源重复建设。各检察档案管理部门之间、各检察档案管理部门与其他部门之间还普遍存在着各自为政的现象,相互之间联系甚少,形成了一个个的“信息孤岛”。这样的问题在目前的检察档案信息化建设中依然存在。各检察档案管理部门在对本院档案进行信息化时,又对之前重复建设的档案资源再次“拷贝”,如以前上级院下发的纸质文件,现在每个下级院都要再数字化一次。目前建立的网上数字档案查询系统也只对本院服务,各级检察院之间、本院案件管理系统与档案管理系统之间仍未能实现资源共享,造成了人力、物力和财力的巨大浪费。服务功能单一,档案利用率不高。由于检察机关诉讼档案封闭管理的机制沿袭时间较长,在利用开发工作上则显得投入不足,服务质量不高,仅能满足简单的档案查阅,编研工作处在低水平、低层次的文件汇编、摘录阶段。在信息化建设初期,由于多数档案还未进行数字化,检察档案信息服务手段也还停留在以手工查找实体档案为主,计算机检索目录为辅的阶段。目前开通的网上档案系统,一般也只提供查阅服务,功能单一,档案利用率不高。

　　（六）检察档案信息化建设发展不平衡且任务艰巨。当前检察档案信息化发展的无序状态，使得检察档案信息化发展呈现明显的区域发展不平衡的现象。整体上讲，经济条件好的地区优于经济条件一般的地区，沿海地区快于内陆地区，上级检察机关规范于下级检察机关。同时，检察档案信息化建设任务艰巨。一是数量庞大、门类众多、载体多样化的老档案亟待保护，新档案需要及时归档。就内容和载体而言，检察档案有诉讼、文书、会计、基建等多个类目，文字、图表、照片、声像等不同载体。这些档案不仅记录着1979年恢复重建以来的检察工作，还有的是文革前的检察工作情况，现今保存的最早的检察机关档案是从1955年开始。由于天气条件的影响，加之以前的许多档案库房不符合建筑规范,档案保护的设备设施较差,致使档案纸张出现不同程度的老化、发黄、字迹褪变现象,有的滋生大量细菌，亟待保护。另一方面，检察工作的发展产生大量档案，尤其是诉讼档案呈高位增长趋势，有的一个案件，诉讼案卷达到几百本，这些新增档案需要及时数据化处理、归档。二是档案信息化要求高、周期长。在档案信息化建设进程中,要利用档案处理软件按照标准要求对数据进行规范录入、整理,便于检索利用;要对现存档案资源进行数字化处理,通过扫描、导入等手段,将文书、音像、照片等转换成电子文件。其中,数量庞大的纸质档案须逐一拆开进行逐页扫描,再从新装订成册保存;要对档案信息进行校对、修改、管理、维护;要采取电磁屏蔽,内外网物理隔离、数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改,防止信息丢失失密,确保档案信息安全;要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对档案信息数据库进行转换升级,使其处于可用状态,防止因技术升级而失去效用,造成资源毁损;要双管齐下,在档案信息化建设完成之前,实行的是纸质档案与电子文档并存,既要按老方法管理纸质档案,又要按信息化要求管理好电子文档,工作量是双倍甚至是多倍的;要建立网上利用平台,为检察干警及其他需求方提供检察档案信息服务。欠账太多、任务繁重,受财力、技术力量等因素不同程度的影响,注定档案信息化建设时间周期长。

　　二、检察档案信息化的路径选择

　　造成当前检察档案信息化困境的原因是多方面的，既与信息化是个系统工程要求较高、变革深远及其技术是否成熟、高效等方面密切相关，也检察机关推进档案信息化的体制、机制是否健全及档案员的素质等因素紧密相连。追本溯源，条纹缕析，在现今条件下，推进检察档案信息化建设可以从以下四个层面加强。

　　（一）意识层面。强化对档案及档案信息化的宣传，提高检察干警档案意识。胡锦涛同志说：“档案是全党、全国人民真实活动的各方面的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，它不仅对深化改革、发展经济，推动科技发展，提高国民素质有促进作用，而且对维护祖国统一，加强民族团结，保持社会稳定具有重要意义。”检察事业要发挥其应有使命就要充分发挥检察档案的价值，检察档案信息化是发挥检察档案价值的重要途径，更是检察信息化建设的重要组成部分。通过形式多样的宣传，强化档案知识的普及教育，增加全体检察人员对档案、归档的自觉性和责任心，使全体人员树立起“档案服务办案”的理念，真正提高档案资源的利用率；促进领导对档案工作的重视和支持，调动各方面的积极性，强化部门之间的沟通和协作，加大投入强化信息化基础设施建设，为档案信息化建设提供强力的组织保证和资金保障。

　　（二）体制、机制层面。高检院在与国家档案局建立检察档案与国家档案相衔接的机制基础上，对检察机关检察档案信息化建设进行统一规范和部署，建立权威、统一、有效的检察档案信息化管理体制。各级检察机关根据检察信息化的总体要求，按照档案信息化与检察信息化统一规划、统一规范、统一设计，统一实施要求，分阶段、有步骤地推进档案信息化建设。以规范化为目标，强化网上档案归档、查询、统计、共享等方面制度建设。由于档案自身的保密性，特别是检察档案的特殊性，在一定程度上限制了档案信息资源的共享，因此，在实行检察档案信息化管理中，要处理好保管与利用、保密与开放的关系，坚持内外有别、等级有序，防止泄密事件的发生。考虑到档案信息数字化后，在利用时，所涉及的有关保密的问题，必须设置查阅权限、出台档案保密等相关制度，进一步明确岗位责任和操作规程，加强档案工作的有序运作和规范管理。同时，大力推行检察档案责任管理机制，将案卷归档的及时性和规范性纳入执法状况考评的范围，加强对档案工作的检查和考核。

　　（三）技术层面。使用统一的检察档案软件和信息网。据了解，人事部门和相关单位一直都是统一使用由人事部门自己研制开发的工资管理系统。每次工资变动，都是由软件研制部门根据工资变动内容和标准增加相应数据，并制作成补丁发至各单位，从而在很短时间内完成涉及面广、繁琐复杂的调资任务。这种简便、廉价、高效，不设技术壁垒的做法值得检察机关学习借鉴。建议高检院在解决检察档案与档案管理部门档案接入的技术障碍后，组织技术力量研制开发一套与检察统计软件一样的适合检察档案管理实际的档案软件和信息网供全国检察机关统一使用。使检察档案信息化建设从目录录入、文件材料扫描、电子文档或微缩处理、数据储存转换接收、目录封面打印到档案鉴定开放、检索查找利用等环节实行“四统一”（即全国检察机关统一、软件网络统一、标准统一、操作技术统一）。确保档案网络及计算机安全。加强防火墙技术、加密技术、数字水印法等技术，确保检察档案网络安全。加强检察档案计算机的日常维护，做好数据备份工作，系统在设计之初要充分考虑系统的安全应急措、数据的异地备份或者双机“热备份”等备份管理策略及做好防潮、防尘、防高温、防盗等措施，确保电子数据及硬件设施安全。

    （四）人员层面。目前检察机关都缺乏新型的档案人才，无论是意识还是素质都与档案信息化要求相差甚远。由于检察档案的特殊性，检察档案室档案员不仅需要档案专业知识，也需要法律专业知识，尤其是刑事诉讼法知识，还需要计算机、管理等方面的知识。只有具备这些知识的复合型档案人才，才能保障检察档案工作的质量与信息化建设的推进。所以，加强教育培训，加强人才引进，建设一支高素质的检察档案队伍是奠定档案信息化建设长足进步的根基。引进专业档案人才，通过积极争取政策，筑巢引凤，把技术精、有责任心和热爱检察事业的信息技术人才充实到检察机关中来，并努力营造一个适合技术人员发展的空间，保证信息技术人才进得来、留得住、用得好、有发展。强化教育，使档案工作人员树立高度的职业责任感和坚定明确的事业心。强化学习和培训，提升档案人员的理论水平和业务能力，掌握利用现代化科学技术继续档案管理的方法和技能，特别是熟悉电子档案保护技术和现代管理的基础知识、基本原理，以适应档案信息化的需要。同时，检察机关档案员要强化责任，消除案卷归档不完全、不及时，案卷立卷整理不规范、内部管理不严格等问题；在院党组的支持下，在基础实施保障到位的前提下，加大对电子档案的归档力度，采取聘请人员或者其他方式争取在尽快短的时间内将检察档案全部录入电脑，为最终实现检察档案处理信息化、管理规范化、信息传输数字化、服务网络化奠定坚实基础。