摘要：随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用,电子档案顺应而生。电子档案与纸质档案相比有诸多优势，但现阶段看来也存在很多不足之处，如何充分发挥电子档案的特征与优势，攻克或避免电子档案在使用和保管过程中的不足，是新时期广大档案管理人员亟待研究和解决的问题。本文主要通过纸质档案与电子档案的对比，找出电子档案存在的优势，并且分别针对电子档案存在的不足，提出一些对策性的建议。

　　关键词：电子档案  归档管理  网络安全  县级档案馆

　　随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用,档案管理也随之由传统的单一“纸质档案”逐步向“纸质档案”与“电子档案”并重转化,由于我国各地情况千差万别，特别是中小城市和中西部区县，资金、设备、人员等条件还不成熟，使得这个转化将是漫长的、持续的。在未来很长一段时间内，纸质档案和电子档案都会是并存相依的。不过可以肯定的是，随着时间的推移，电子档案会逐渐取代纸质档案。现阶段，档案管理人员必须深入研究电子档案的保管和利用，才能更加从容地迎接档案管理“电子时代”的到来。

　　一、电子档案的特征与优势

　　电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质如磁带、磁盘、光盘上的档案。与之相对应的则是以纸张为信息记录载体的纸质档案。当前,作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视,正是因为它有其不可替代的特征和优势。

　　1、体积小容量大。电子档案的载体多是磁带、磁盘、光盘等形式,打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言,电子档案容量大、体积小,可以大大节省库房存储空间 ,这就解决了保存档案与存储空间的矛盾。这一优点对于资金和实力都相对缺乏的县级档案馆来说，无疑是相当有价值的。

　　2、信息可“变”性强。电子化的档案，使得修正错误和更新资料都十分方便，使利用者可以把获得的信息变活, 对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制,将这些信息转换成自己需要的形式,让它们为自己的各种需要服务。而纸质档案不具备这些优点。

　　3、重复利用度高。电子档案重复利用不会在“身”上留下老化的痕迹,一份电子档案即使无数次在计算机屏幕上显示或打印,都不会使它受到任何损失和破坏,正当的利用活动几乎不会对电子档案的信息寿命产生伤害，而纸质档案在重复利用上则不如电子档案,利用过程中很容易受外界因素的影响而遭致破损甚至毁坏。

　　4、成本低效率高。电子化的文稿从形成的整个环节都是通过计算机网络完成的，纸质档案所需要投入的复印、打字、装订等费用都可以节省下来。另外，传统的纸质档案的利用,需要利用者亲自到档案馆查找、阅读,这就免不了人力、物力、财力的浪费。而电子档案所依托的网络技术和数字技术使得远距离、大容量传输和通讯成为可能,这一特点让电子档案利用起来极为方便，利用者不用到档案馆来,在任何一台联网的计算机上,都可以利用档案馆的开放档案。如果低成本的电子档案能在县级档案馆广泛应用，那么这将成为其“开源节流”的一个大项目。

　　二、现阶段电子档案归档管理存在的问题

　　电子档案的产生一方面使人们在档案保管、开发与利用的上更加方便，一方面电子档案管理方面存在诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整和不可靠，影响着其效力的发挥。

　　1、原始性难以保证。纸质档案存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定 ,这也是其作为凭证作用的根本原因所在。而电子档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，文件随时产生、随时更改，而且改动后不留痕迹，因此很难界定文件的“定稿”与“正本”、“原件”和“复制件”。而随着计算机软硬件系统的更新换代,必须将原文件在新的软件中转换格式,以保证其可读性，这样一来,“原件”的概念变得更加难以定义。同时，电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输入，无法从字迹辨其原始性。

　　2、依赖性难以克服。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，可能成为过时的技术，不少旧版本的电子档案因此无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文件的整理、归档及长久的保存带来许多问题，也加大了档案管理投入和建设的难度。

　　3、安全性难以达“标”。电子档案安全管理面临的风险主要有两个。一是网络因素。电子档案在计算机中产生并存储于光学磁性材料等载体上，是“无形”的，任何人都能通过计算机进入网络。非法网络用户进入档案管理网站后，窃取电子档案内容，造成档案泄密；合法网络用户则有可能未经档案管理方同意，为了自己的需要，将正当渠道获取的档案信息进行随意篡改、伪造。加之，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防，而一旦网络毁坏，电子档案的内容和形式很容易被非法改动、复制甚至删除。二是物理因素。电子档案的存储载体材料主要是磁性物质和光盘，对保管环境的要求更高。电子文件的载体尤其是磁性载体，即使在良好的保存环境下，经过长时间的保存．载体的老化、粘连和磁性的自然衰减，以及光盘矫变和保护膜遭受划伤等现象，都会使电子文件发生信息丢失或读出错误的现象。

　　4、档案管理人员素质难以适应。随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性，档案管理变得更加复杂，加之电子文件对计算机技术和网络系统有很强的依赖性。从目前看,许多档案部门缺乏了解并掌握现代计算机软件和应用管理的高技术人才,大部分档案管理人员现代互联网技术水平偏低,甚至有“网络技术文盲”, 档案工作人员老化、青黄不接的现状更是减缓档案工作人员素质提高的速度，多数档案管理人员借助计算机编目、归档的水平达不到要求。尽管引进了现代化设备,仍恐不能充分发挥作用,就更谈不上档案信息电子化了。对于相对落后的县级档案馆来说就更加如此了，因为技术专业素质跟不上很多地区很少甚至完全没有接收电子档案，使得电子档案迟迟发挥不了其作用。

　　三、电子档案归档管理的几点建议

　　在实际工作中，可能大多数特别是中小城市的县级档案馆并未开始接收电子档案，所以看似不存在什么问题需要解决，所以许多档案部门和档案工作人员忽略或弱化了对电子档案的管理。在新形势下，面对电子档案的诸多问题，我们不能消极等待，甚至守旧拒新，必须积极行动，从长远出发，高瞻远瞩，未雨绸缪，不断适应新形势，学习新知识，探索新方法，采取新措施，解决新问题，积极应对，适应发展大势，以迎接档案工作的“电子时代”的到来。

　　1、严格授权管理，建立电子档案管理台账。一是通过制定电子文件各类参与人员的责任制度，分工到人，责任到人，来堵塞信息失真的隐患。二是依靠信息技术的支撑和制度的支持，严格授权利用，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。三是在电子档案查阅利用的过程中，要建立管理利用台账，实时记录每一次利用查阅电子档案的过程，做好登记管理。县级档案馆一般都要求建立了纸质档案保管利用台账，但是电子档案管理台账却没有做要求，所以建议有条件的区县可以先试行并完善电子档案管理台账，若实在没有条件，可以在本单位内试行，即首先在本级档案局（馆）办公室试行，摸索出一套完善的办法或制度，然后再接收其他单位的电子档案。

　　2、提高建档规范率，确保电子档案的长期可读性。在信息新时代，应用软件的更新很快,许多早期形成的档案在新的软硬件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。所以，在电子档案接收进馆前，档案管理部门就应规范各文件形成部门使用的软件和存储电子档案的载体。接收进馆后，还应对所保存的电子档案载体，进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。同时，当操作系统或硬件设备更新时，及时更新档案支持软件或存储载体，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构或载体，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读性。

　　3、完善防护措施，保证电子档案的网络安全。档案管理网络系统防护必须在技术和管理上同时下功夫，实行综合治理。一是储存电子档案必须使用专门的电脑终端，并且必须与互联网实行隔离，禁止与国际互联网进行任何连接。二是每个电子档案储存终端必须设置开机密码，通过密码认证用户是否有权使用该终端，用户进入终端后，还要进行身份认证，以确认用户是否有权通过网络系统处理电子文件。三是安装正版杀毒软件，对计算机系统实时进行扫描和检测，防止计算机病毒进入网络系统。四是制定应急预案，完善应急机制，建立应急分队，提高预警反击能力，确保网络系统持续安全稳定运行。

　　4、加大培训力度，培养适应电子档案管理的人才。档案工作人员要适应信息技术和档案事业的发展，除了要利用好组织上给予的学习机会之外，还要加强自学，努力学习钻研档案业务，掌握做好新形势下档案工作需要的新知识、新技能，注重知识更新、引进、消化，适应信息技术更新的成果。档案管理部门特别是县级档案部门则要贯彻以人为本的战略，加大档案管理人员继续教育的力度,提高档案管理人员的专业化程度及信息管理水平，提高档案管理人员的综合素质，或者与相关高校联系配合，培养高素质的专业人才，确保电子文件档案化管理工作顺利开展。

　　5、创新保管模式，建立适合磁光介质的保存环境。电子文件从理论上讲能够长期保存，但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。目前，我们还是应采取严格的安全保管措施。一是采用去湿机、空调调节系统等措施调节库内温湿度，通过搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制，并定期采用物理或化学方法对电子档案进行消毒。二是做好避光措施，利用窗帘等设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度。三是采用密封保存，做好防灰、防尘的工作。四是存放时应尽量避开磁场和电厂，防止存储介质消磁，并尽量保持电子文件保存载体的平直度，使电子档案保存载体避免受到压力、扭力、冲击力等机械力的影响。

　　总之,鉴于纸质档案与电子档案各自的特点,结合目前县级档案馆电子档案管理的实际状况,我们应该跟上科技发展的步伐,以电子档案归档工作为重点，在电子档案建设上抢占制高点,实现电子文件的规范化管理，这样,才能使纸质档案与电子档案在发展中相辅相依,使档案工作在新时期的建设大潮中发挥出其应有的价值。

　　

　　

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