基于郴州市的调查与思考

　　熊晓红   郴州市档案局

　　

　　【摘  要】  软件是计算机的“灵魂”,缺了它,再好的计算机,也不过是一种摆设。档案管理软件是档案信息化、数字化的“灵魂”， 缺了它, 档案信息化建设就只能成为一句空谈。当前，用户使用的档案管理软件版本繁多、良莠不齐、五花八门，极不规范和统一，已经严重影响到了档案信息资源的接收与集成、保存与保护、开发与利用。规范统一推广应用档案管理软件，已经成为当前开展档案信息化工作的一项紧迫任务。本文从工作实际出发，对郴州各级档案部门和各立档单位使用档案综合管理软件的现状开展了大量调查，进行了深层次的思考，对如何深入推广应用档案管理软件提出了自己的浅见，供商榷。

　　【关键词】  档案管理  系统软件  推广应用  存在问题  思考建议

　　

　　如果把“CPU”比作计算机的心脏的话，那么软件就是计算机的“大脑”和“灵魂”。软件是计算机系统中与硬件相对应、又相互依存的另一部分，与硬件合二为一，共同完成系统的功能。从第一台计算机问世以来，为满足日益增长的需要，每次硬件技术的突破都为软件技术新发展提供了更为广阔的空间，开拓了广阔的应用领域。档案部门推进的“档案信息化”建设就是计算机技术、网络和技术与信息技术运用的成果，其中档案管理软件自然成为整合所有档案信息的平台，实现档案信息的社会化服务。目前，我国档案领域所使用的软件,已经从引用、借鉴外界现成的程序系统,到联合开发或自行开发,产生了一大批适应本部门、本系统、本专业以及通用的档案自动化管理程序软件。这些软件,显然有的具有科技创新、可供推广的价值。但事实上,这十几年来，出于档案事业发展的需要,在自行推广和外单位索求的情况下,档案管理系统软件的无限制商品交流，已经成为了一种主流。在这种背景下，规范统一推广运用档案管理软件，就成了档案信息化建设的当务之急。

　　1. 背景资料

　　自20世纪90年代起，使用电子计算机管理档案逐步引起了国际档案界的关注。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。由此，传统档案数字化建设的问题成为档案部门关注和研究的热点,档案管理软件的推广应用自此提上了郴州市各级档案部门的工作日程。十几年来，我市先后在市、县（市区）直各机关、企事业单位，各县市区档案部门，自1998年市档案馆率先使用珠海泰坦软件公司开发的DARMS2000单机版，1999年升级为网络版，大力开展了档案软件的推广应用的试点工作。到目前为止，全市累计已有市档案局、10个县（市区）档案局、200多个机关、企事业单位配置了档案管理软件，占全市各机关、企事业立档单位的20%。软件的使用版本已从最初仅有的单机版发展到了现在的单机版和网络版共存局面，而推广使用的软件品牌也经过了曲折过程。

　　2.调查现状

　　为了全面了解和把握我市档案管理软件推广应用的现状，提升我市计算机管理档案的水平，我市业务科成立了“档案管理软件推广应用现状”调查组，采取实地调查和问卷调查相结合的方式，于今年年初，耗时两个月对我市120多家市直属机关、县（市、区）档案馆及县（市、区）机关、企事业单位配置使用档案管理软件状况进行了点面结合的系统调查。此番最新调查结果表明，我市配置了档案管理软件的地级市档案馆1个、县（市、区）级档案馆9个；配置了档案管理软件的市、县（市、区）级机关、企事业单位约为280多个，占全市总立档单位的20%。由此可以预见，档案管理软件终将成为我市档案信息化建设的主要载体平台和表现形式。虽然从20世纪90年代起，我市档案部门开始着手档案管理软件的研发和推广应用，并取得了一定的成果。但对比一些档案管理先进的国家以及国内的实际情况看，档案管理软件的推广应用远未达到理想的目标。此次现状调查，进一步揭示出我市档案管理软件推广应用中存在着很多亟待解决的问题。调研组根据调查结果分析，目前我市在档案管理软件推广应用实践中仍然面临着思想观念落后、认识理念错误、软件种类参差不齐学、软件功能良莠并存、软件操作人才凋零等诸多问题。这一系列问题的存在，使得我市档案管理软件推广应用在大部分立档单位难以实现；既便配置了档案管理软件的立档单位，也有很大一部分单位因无人懂得操作而使软件处于酣睡状态，导致我市档案管理软件的推广应用面临着严重的失控风险。

　　2.1.思想观念落后。受传统的思想观念制约, 一些单位领导只偏重于本单位业务上的信息化建设,对支持和服务于全局工作的综合档案管理信息化建设重视力度不够、经费投入不足,阻碍了档案管理软件的正常推广和应用。比如在税务、国土部门和部分企业，他们非常注重自身业务的信息化建设，但对于档案信息化建设，他们却大都不愿投入。部分立档单位档案人员信息化、现代化意识淡薄,没有能够用科学的、发展的眼光去看待和应对档案管理工作,缺乏掌握档案信息化、数字化专业知识和技能的主动性，面对功能强大的档案管理软件，操作使用不熟练，致使工作成效不明显，从而减弱了档案管理软件在档案管理中的作用，也无形中降低了档案信息化建设在领导心目中的地位。据调查，有80%配置了档案管理软件的立档单位，其档案员对于是否能够熟练操作软件表现得异常冷漠，相当一部分已购置的档案管理软件并未正常运用。

　　2.2.认识理念错误。根据调研组对我市十一个县（市、区）档案行政管理部门、立档单位的调查，有80%以上的机构认为，配置软件就是为了完成目标任务和硬性指标。因此，尽管财力雄厚，他们也都宁愿选择购买价位便宜的单机版、而不会选择功能强大的网络版，他们只图完成任务了事。在郴州，除档案行政管理部门以外，购买网络版档案管理软件的立档单位，仅占已配置档案管理软件机构的1%。不能不说，这样的认识理念对于档案管理软件的推广应用是一种巨大的悲哀。

　　2.3.软件种类参差不齐。通过调研，郴州各立档单位配置的档案管理软件极不统一。按版本功能分，有的使用网络版、有的使用单机版，使用网络版的一般是档案部门和极少数特级档案室，约占1%；绝大部分立档单位使用的都是单机版。按软件公司分，有泰坦软件、金通软件。按业务性质分，有的使用档案管理专用软件，主要是一些党政机关、档案行政管理部门，占90%左右；有的是在OA系统下配置档案管理子系统，主要是以税务、金融、企业为主，占10%左右。档案管理软件的参差不齐，导致不同立档单位所建立的档案数据库，由于数据类别、数据结构及其检索查询系统的不同而不能相互交流和利用，形成一个个“信息孤岛”，严重影响到档案信息资源的共享和利用。与此同时，档案信息化管理的标准规范也变得复杂且难统一,文件格式转换相当复杂，数据信息无法同步，给档案信息的传输、接收和整编带来重重困难。

　　2.4.软件功能良莠并存。由于档案管理软件对于功能要求标准较高，开发工程较大导致耗时耗人耗物较多，一些软件公司为了追逐商品利益，因而在软件功能开发和售后服务上采取投机取巧措施，致使档案管理软件在实践中出现不好用或不可用现象。例如，程序重装时经常装不上，数据冗余很大，数据要频繁备份，要经常将旧数据备份出来用于更换新数据，使用时间较长、内容稍多时导致计算机速度异常缓慢，数据莫名丢失现象突出等。经过调研，郴州市12个档案行政管理部门，就有9个因为软件不好用或不可用而不得不重新置换，导致了时间、人力、物力上的巨大浪费，成为档案人心中一道永远的痛。

　　2.5. 软件操作人才凋零。档案管理软件能否顺利运行，首先取决于管理者计算机水平的高低和业务能力的强弱，取决于操作人员能否根据需要修改程序等。档案系统内部，档案管理者的计算机应用水平和业务能力参差不齐。资历深厚、经验丰富的同志较多，但他们接触电脑的时间较晚或较少，修改程序是他们的薄弱之处；新进档案系统的人员对业务又不太熟悉，提高档案业务水平和软件使用效率需要一个较长的过程。而一旦熟练掌握这门技术，他们又往往因为档案部门的清贫和无奈而跳槽，使得档案部门面临计算机管理人才凋零的恐慌。

　　3.思考与建议

　　亡羊补牢,时犹未晚。面对调查研究中揭示出来的诸多问题，笔者认为，应采取下列各项措施积极加以应对。

　　3.1.转变观念,形成共识。档案信息化的发展在很大程度上取决于决策者的思想观念。作为一名领导者，一方面应树立现代观念和超前意识，充分认识档案信息化发展的新趋势。另一方面，要充分重视解决非技术因素，化解档案管理系统软件推广应用中的阻力，使档案信息化建设能顺利进行。此外，各级档案部门务必高度重视，切实加强领导，将软件应用置于全面加强档案信息化管理的大局统筹部署，督查问效，抓好软件推广应用具体工作的组织协调；要按照国家统一部署，制定具体实施方案，抽调业务、技术人员，按进度抓好推广应用的落实工作。各级业务和技术部门要明确职责，密切配合，确保软件推广应用的各项具体工作落到实处。

　　3.2. 统一推广，统一应用。档案管理软件不同，使得各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台也有所不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。一方面，要通过推广运用统一的档案管理软件，规范软硬件平台，实现信息处理标准的完善和统一。另一方面，各级档案部门在选择统一推广的档案管理软件时，应遵循几个重要原则：先进性原则。在保证系统实用、稳定的前提下，适当采用先进成熟的主流技术，符合今后的发展方向。实用性原则。系统满足工作流程合理、直观、操作简单、易于使用。可扩展性原则。系统采用在总体框架基础上挂接实现业务功能子系统的模式，实现数据的自动流转。兼容性原则。选择符合国家和省级标准的软、硬件平台，基于组件式、模块化的设计思想和开发方法（部分功能采用底层开发），对现有各种异构数据源在进行数据有效性检验后通过适当的修改被系统接受，与当前业务人员使用的MS Word、MS Excel等通用软件兼容，实现数据交互。安全性原则。系统可设置较为严密的访问级别控制机制、数据加密、电子身份验证等措施，并通过定期自动、手工等方式进行数据备份，在保证系统用户权限合法性的同时，保证数据的准确、不易破坏和泄密。系统性原则。综合分析业务内涵和数据要素之间的相关性和互构性，科学划分原子单元，充分考虑各系统之间的接口、数据调用的问题，保证系统具有较好的关联性、整体性和一致性。档案管理中使用档案管理软件已逐步为许多单位所接受，在档案管理软件购买的过程中，应注意以下事项：一是档案管理软件必须符合国家相关要求。如：《归档文件整理规则》、《档案管理软件功能要求暂行规定》及《电子文件归档管理办法》等法规、标准。二是操作简便易学。档案管理软件购买安装后，通过简单的指导后，能让档案操作人员迅速进入工作很重要。三是数据录入界面要人性化。许多档案管理软件公司宣传自己的产品是一套一套的，但由于软件人员设计时没有全面考虑到档案人员的工作流程和档案整理的具体要求，等你真正使用的时候，才发现它有许多无法解法的问题和困难。四是数据安全。数据安全对档案管理工作来说是天大的事。档案管理软件一定要有稳定的工作状态和完善的备份机制。XX省为解决全省档案管理现代化问题，专门请一个软件公司设计了一套档案管理软件在全省所属单位推广使用，等到下级单位花钱购买使用后才发现它的许多问题，比如数据不能连续录入、录入数据极易丢失、甚至开发思路出现系统性全共识等等。五是档案管理软件要有良好的适应能力。档案管理工作涉及到社会方方面面，各个部门和单位都有自己的档案管理工作，而每个部门和单位保管档案种类不尽相同，不同的档案部门，在单位性质、经济状况、档案数量、馆藏结构等方面存在差异，其对档案管理软件的需求也就有所不同，所以档案管理软件必须有良好的适应能力，它必须能适应你这个部门或单位的档案管理工作的要求。

　　3.3.加快研发，建立机制。加大档案管理软件研发和推广应用力度，加快提升档案信息化水平，对于促进我国各地区经济社会发展，传承和繁荣信息化时代的中华民族特色文化，促进各地区跨越式发展和长治久安，具有重要意义。各地应立足档案事业发展实际，积极探索并创新工作思路，努力争取、多方协调，形成“立足自主创新、依托政企合作、培训带动应用、形成长效机制”新模式。一方面，立足各地区档案工作实际，推动建立和完善档案管理软件研发与推广应用的长效机制。另一方面，指导督促专项承担企业继续加大研发投入，及时解决软件应用中出现的新问题、新情况，最大限度保持档案管理软件的先进性。同时，以软件的高速开发带动软件价格成本的下调，减轻软件使用者的经济负担。完善软件售后服务制度，方便用户的使用和维护。此外，还要严格落实推广进度。各级档案部门要在做好软件推广应用各项准备工作的基础上，逐年抓好工作进度，适时对软件推广应用情况进行检查，纳入年度目标管理考核。

　　3.4.以人为本，造就人才。注重产学研合作，加大软件运用培训力度，促进档案管理软件的深入应用。软件推广应用的培训工作采取省局举办师资培训，市、县档案局举办骨干及全员培训的方式进行。软件应用人员操作培训，要求落实到每位软件操作人员和相关技术人员，确保熟练操作、平稳运行。通过强化训练，锻炼培养一批既懂档案文化，又熟悉信息处理研发和软件应用的信息化人才，为今后我国各地区档案信息化的可持续发展提供重要的人才保障支持。

　　 

　　 

　　参考资料：

　　[1] 中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，2000年12月6日发布，2001年1月1日开始实施。

　　[2] 《档案管理软件功能要求暂行规定》，国家档案局中央档案馆2001年6月5日发布实施。

　　[3] 《电子档案数据中心系统建设方案》，泰坦软件公司，2010年。