湖南省检察档案工作的现状调研与对策分析

　　徐小平¹  李婕¹  向立文²

　　（1 湖南省人民检察院 长沙 410000；

　　2 湘潭大学公共管理学院 湘潭  411105）

　　[摘  要] 检察档案工作是国家档案事业的一项基础工作，也是检察工作的重要组成部分，对于服务检察业务工作以及维护检察机关历史真实面貌等都具有重要的现实意义。文章从检察档案归档工作、检察档案管理制度、检察档案质量水平、检察档案人员水平、检察档案服务内容与方式等五个方面剖析了当前检察档案工作中存在的一些主要问题，并在此基础上，指出应该从提高档案意识、健全立卷归档制度、加强档案信息化建设、提升人员综合素质、加强与高校合作以及开发检察档案价值等五个方面着手加以解决。

　　[关键词] 检察档案  检察工作  档案工作

　　

　　检察档案是记录检察机关的工作，履行法律监督职责的最全面、最真实的记录。就检察机关而言，检察档案是检察业务活动的真实记录，检察档案能全面客观的反映检察事业的发展历程，同时也是衡量检察机关工作人员综合素质的重要标志。随着我国检察工作的发展，作为检察工作重要组成部分的检察档案工作也获得了长足进步，然而在发展过程中，检察档案工作在业务管理、制度建设、人员素质等方面还存在不少问题，亟待进一步加强。

　　

　　一、地方检察档案工作中存在的主要问题

　　1、检察档案归档工作有待进一步加强

　　归档是指将处理完毕且具有保存价值的文件经系统整理后交档案室（馆）保存备查的过程。在检察档案工作中，为了保持文件之间的历史联系，保证文件的完整与安全，应在案件办结后对办理完毕的文件材料及时加以整理并归档。然而在实际工作中，检察档案尤其是诉讼档案在案件办结后不按要求整理、不按时移交归档的现象比较普遍。据调查，某市2003-2007年五年来检察业务部门应归档案件11973件，未归档案件1610件，未归档案件占已审结案件的13.44%，侦查监督、民行、控申三个部门未归档的比例均在23%以上。按诉讼档案管理要求，案件承办人应快速、及时、完整地将已经办理结案的诉讼案卷进行归档，为今后提供利用打好基础，如果不及时归档就会给档案管理部门带来很大不便，最终影响检察档案的提供利用。同时，在立卷过程中档案编号随心所欲、档案上架排列混乱、档案移交手续不规范等现象也不同程度的存在，严重制约着检察档案发挥实际效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低，从而影响了检察档案的提供利用。

　　此外，在日常工作中，部分干警重视办案而轻视档案，对如何准确把握犯罪事实、运用证据证明犯罪关注的多，而对档案材料是否完整规范、及时准确归档注重得少，造成档案用时方恨少的不利局面。

　　2、检察档案管理制度有待进一步健全

　　为加强检察档案工作的规范化管理，各级检察院制定了一系列有关检察档案工作的规章制度，如《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案员工作职责》等，但在实践中不同程度地存在贯彻落实不到位的现象。另外，由于移交手续不清，案卷借阅不及时归还等情况致使在检察档案整理归档过程中存在很多漏洞，导致有些案卷未及时归档或下落不明，留下较多管理与利用上的隐患。譬如：归档制度缺失或不完善造成材料收集不齐全，归档不及时。有的检察院的做法是你交我就收，你不交我也不问，没有制定移交和归档制度；有的检察院归档工作与岗位责任制不挂钩，按要求应归档的不归档，也没有有效的制度去制约，还有的检察院虽制定一些制度及岗位责任制，但实际操作中有章不循，执章不严，无法兑现，这就造成许多案卷应归档而未归档或未及时归档。[1]

　　按照档案法和有关档案法规规定，人民检察院档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手中，否则会给档案安全造成很大隐患，时间一长，就会出现丢失、泄密等问题。有些检察院就出现过承办人将案卷材料未及时归档，影响到案件的复查，从而处分干警的事件。

　　3、检察档案质量有待进一步提高

　　档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其功能的发挥。调查发现，检察档案质量总体来说是比较高的，但还存在一些不尽如人意的地方。主要表现在以下两个方面：

　　一是检察档案案卷内部的问题。尽管近年来，在湖南省人民检察院办公室的指导下,湖南省检察档案工作已经取得了很大的进步，但是，仍然有部分地区的检察档案工作存在历史遗留问题，比如说卷内材料不全，排列顺序混乱，案卷中夹带金属物等等。卷内材料若保存不完整或者未按要求排列顺序，待日后考查时就说不清该案卷的来龙去脉，残缺不全的档案无法作为有力的依据为当事人解决问题，检察档案的价值也就大大降低了，人民检察院的依法公正、依法监督形象也必将严重受损。

　　二是检察档案数字化的问题。总的来说，整个湖南省的检察档案基础工作水平在不断提高，但是，很多地方的检察档案工作仅仅停留在将案卷材料收集整理，主要通过有需要的人上门查档来提供利用服务。这种服务方式一则被动，二则欠缺便捷性。这就要求检察部门在做好检察档案基础性工作的同时，将纸质档案扫描入库，与省内其它检察档案部门共建共享信息平台，以实现检察档案在最大范围内为广大需求者提供方便快捷的利用。

　　4、检察档案人员业务水平有待进一步提高

　　长期以来，基层检察机关引进或招录的都是法律专业人才，很少招录过档案专业人才。在一些基层检察机关内部，检察档案工作被当作是一个副业，将档案岗位或者作为老同志发挥余热的平台，或者作为新干警熟悉工作的途径。一旦人员紧张或是任务繁重，便将档案员作为机动或是搭头，随意支派。[2]另外，还有不少检察院以工作需要为由，频繁地调换档案员，根本不管新上岗的档案员是否胜任工作，且新老档案员之间缺乏工作上的衔接。长此以往，影响了检察档案工作的发展，进而影响检察档案利用工作的开展。在检察档案人员队伍中，由于缺少档案专业知识，且人员变动频繁，档案人员的业务素质可想而知。

　　5、检察档案服务内容和方式有待进一步丰富

　　随着检察工作的全面开展，检察档案的数量也不断增多，内容也不断丰富。档案工作的健康、持续、科学发展与其服务能力的提升有着非常重要的联系。但是，一直以来，检察机关档案管理的重点都是放在对检察档案的收集和整理上，而缺乏对检察档案信息资源的开发与利用。很多检察档案一直存放在库房，利用率非常低，未发挥应有的作用，对于推动检察事业的发展所起的也作用不大。因此，如何创新服务方式，丰富服务内容，充分发挥检察档案的作用，使其更好的服务于检察工作，有效辅助领导决策就成为了一个必须面对和解决的问题。

　　

　　二、加强地方检察档案工作的基本对策

　　1、提高认识，增强档案意识

　　社会的发展，科技的进步，给传统的档案工作理念赋予了新的内涵。广大检察干部要转变思想观念，深入学习实践科学发展观，不断增强档案意识，增强服务意识，为检察档案工作更好地开展奠定良好基础。针对检察人员档案意识不强的现状，各级院领导应将档案工作纳入党组议事日程。对档案工作中急需解决的人员、设备、经费等具体问题高度重视，充分保证档案软硬件设施适应档案工作的要求。检察档案部门要大力宣传《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规，明确检察机关的全部档案应由档案部门集中统一保管，不得各部门或个人私自存留，从而提高广大干警的立卷归档意识。全体干警要克服“重办案不重档案”的思想，全心全意配合，支持档案工作。并且要增强时间意识，做到案卷材料谁结案谁装订，归档材料及时移交归档。要重视档案材料的完整规范，做到档案村料保存完整，有价值该归档的都要归档。在整理过程中要重数量，也要重质量，并严格按照归档工作标准，减少归档卷宗中页码重叠、顺序颠倒等问题，确保归档质量。

　　2、健全制度，狠抓立卷归档工作

　　业务工作是档案管理的基础工作，是保证检察档案质量的重要手段。笔者认为，针对检察档案整理工作不规范、归档不及时等情况，检察档案部门应在建立健全规章制度的前提下，狠抓档案业务工作，特别是要抓好立卷归档工作。

　　（1）健全制度，规范立卷归档行为。检察档案必须由检察机关的档案管理部门实行集中统一管理，才能系统地反映出检察院履行法律监督职能和检察活动的历史面貌。

　　各级检察档案部门要积极建立健全立卷归档制度，规定各业务部门定期或不定期把办结的诉讼案卷和文书处理部门处理完毕的文书材料向机关档案室（科）移交归档，归档的文书、诉讼案卷材料应齐全完整，达到《档案法》及国家档案局、最高人民检察院规定的文书、诉讼案卷的归档标准。档案人员应在每年年初归档工作开始前到各处室了解情况，整理台帐，摸清底数，做到心中有数。对阶段性较强的如基建档案，要“提前介入”，督促有关人员注意收集，把好源头关。[3]近两年来，随着检察改革的深入推进和检察业务工作的不断规范发展，检察诉讼档案归档管理增加了新的内容、提出了新的要求，如侦查监督部门办理的省级以下人民检察院立案侦查的案件由上一级人民检察院审查决定逮捕的案件；公诉部门办理的死刑上诉案件，提请抗诉案件类案件，调卷审查案件；职务犯罪侦查部门办理的侦查一体化案件；刑事和解和民事执行和解和的案件等等。同时，在执法质量检查和全省检察机关诉讼案件归档安全情况检查中也发现了一些不规范的问题。为了进一步加强诉讼案件的立卷归档和管理工作，湖南省院办公室结合2005年以来执法执量检查及2009年全省检察机关诉讼案件归档安全情况检查中发现的问题，制定了《湖南省人民检察机关诉讼档案管理补充办法》,对存在分歧的合卷问题、新增案卷材料排列及保管期限作详细的规定，严格划清组卷、交卷责任，明确规定承办人组卷，定时移交的制度，完善了档案借阅制度，进一步明确了对诉讼案卷归档和管理工作实行严格的责任制和责任追究制。各级检察院办公室档案部门结合自身工作情况，制定了大量切实可行的制度，并将对诉讼档案工作的考核纳入到执法质量考评的内容，部分单位还将档案工作纳入到对干警绩效考核的内容，进入干警的执法档案。

　　（2）把归档工作纳入执法状况考评，确保归档档案文件质量。检察档案是检察工作的重要载体，是保障各项工作顺利发展的重要基础，档案规范化建设是衡量一个单位工作成绩的一项重要内容。各级检察院应将档案工作规范化建设纳入考核的范围，对于检察人员而言，应将归档工作纳入执法状况考评，检察人员在执法时，必须要将执法干警是否将每年所办理完结的案件按照规范化要求归档纳入考核内容，填入干警执法档案中，以督促其做好归档工作，确保归档档案文件质量。

　　3、加强档案信息化建设，实现信息共享

　　在当今信息化时代，加强档案信息化建设，积极开发利用档案信息为检察工作服务，已成为检察档案工作发展的必然趋势，也是衡量档案工作水平的一个重要指标。

　　一要加快检察档案信息资源的开发利用工作，实现信息共享。检察档案工作的开展，除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应大力加强检察档案信息资源的开发利用工作。因此，各级检察院应认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》（中办发[2004]34号），增强做好档案信息资源开发利用工作的责任感和紧迫感，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制科学、适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供所需档案信息，最大限度地实现信息共享。

　　二要积极推进信息化建设，提升检察档案工作现代化水平。档案信息化建设是加快检察档案工作向现代化迈进的必由之路。各级检察机关档案工作的开展要积极推进档案信息化建设，把检察档案的信息化建设纳入检察机关信息化建设的大局，促进检察档案信息化建设与机关信息化建设同步发展，积极推进档案数字化工作，加强档案数据库建设，建立以丰富多样的检察档案资源体系和方便广大需求者的检察档案利用体系，加快建立机读目录和扫描图像数据库，构建档案信息网络平台，在确保档案信息资源保密安全的前提下，实现档案信息资源共享，为检察工作提供优质的档案信息服务。

　　4、加强培训教育，提升人员综合素质

　　随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，现代信息技术已经渗透到检察档案工作各个环节。档案信息化建设对档案人员提出了更高的要求。因此，需要加强对档案人员的培训教育工作，不断提升其综合素质。

　　一是要加强对档案人员的培训教育。档案人员的综合素质直接关系着检察档案工作的质量与水平。对档案人员的培训教育，应注重在实用性上下工夫，着重加强对档案人员的业务培训，强化岗位学习和训练，促使他们牢固树立起服务意识和责任意识，努力学习档案专业知识和科学技术，使其对本单位档案的数量、内容、种类、价值等做到心中有数，创造性地开展档案工作，不断提高业务素质，提高工作效率，更好地适应档案现代化管理的要求。以湖南省人民检察院为例，湖南省人民检察院每年都要对所管辖的基层检察院进行一次全面的业务培训，并且还积极创造良好条件接收部分基层检察院档案员来省人民检察院跟班参训，以提高全省检察系统档案人员的业务素质。

　　二是要加强对检察人员的培训教育。检察人员在办案过程中直接形成大量的文件资料，他们的立卷归档水平直接影响着检察档案的质量。为此，除了对专门的档案管理人员进行培训教育外，还需要加强对检察人员的培训教育，组织他们学习文书档案、诉讼档案归档等方面的基本知识，使其掌握基本技能，明确基本要求，从而提高立卷归档、诉讼案卷管理工作的质量。株洲市检察院为纪念《档案法》颁布实施二十周年，在2007年7月份组织全院一百三十五名干警参加了档案知识学习和竞赛活动，取得了非常好的效果。

　　5、加强与高校的联系，建立长期的合作关系

　　部分检察机关的档案工作存在很多历史遗留问题，仅凭一个或者两个档案员的力量解决这些问题的话，需要一个很长的周期，这将在一定程度上影响检察档案信息的开发利用。若要比较彻底的解决这些问题，需要集中投入一定的人力、物力和财力。湖南省检察院办公室每年7月组织湘潭大学档案学专业的学生到基层检察机关进行毕业实习，由专门的档案员负责指导工作，集中力量，在较短的时间内，对以往整卷过程中遗留下来的问题进行查漏补缺。这种检察机关与高校的合作，对于学生来说，可以让档案专业的学生充分运用档案学理论知识，将理论与实践相结合，同时又可以丰富工作经验，提高求职能力；对于检察机关来说，可以在很大程度上缓解档案堆积的压力，规范档案整理，提高整个档案管理水平；而对于高校来说，则可以缓解高校在寻找实习机会方面的压力。若能把这种合作关系通过某种方式确定下来，并使之常态化，将有利于提高检察档案的管理水平，促进检察档案事业的可持续发展。

　　    6、深入研究，最大限度开发检察档案的价值

　　检察档案具有许多重要的价值，但是如果不加以开发利用，这些价值就会被埋没。各检察档案管理部门应该在做好基础工作的同时，深入研究，挖掘检察档案的内在价值。

　　一是充分发挥诉讼档案在案件侦破、定罪量刑、案件复查中的指导作用。在案件侦破过程中，可以通过查阅以往类似的疑难案件，借鉴前人的经验，触类旁通，有利于追求办案法律效果与社会效果的有机统一。另外，控申部门在接待群众来信来访的时候需要查阅相关的诉讼档案，核实案件证据，以及时答复举报人和申诉人。

　　二是充分发挥检察档案在预防职务犯罪中的积极作用。打击和预防职务犯罪仍然是现阶段检察机关的重要任务，为了有效提高法律宣传工作的说服力和感染力，这一任务不能仅仅停留在法律条文的说教上，还必须辅之以具体的真实的案例，寓法于事，寓情于理。

　　三是充分发挥检察档案在院史教育中的积极作用。检察档案记录了检察院的发展历程，对于本院的工作人员尤其是新进人员了解机构历史具有重要的意义。各检察院可以通过发放参考资料、公布档案开放信息、举办档案展览等方式进行院史教育，增强检察官的认同感和归属感。

　　四是深入挖掘检察档案中的有用信息，为检察信息、调研工作服务。检察档案真实的记录了本院的实际情况，通过利用这些档案资源，围绕检察工作的重点、难点、热点、以及领导和社会关注的问题，深入挖掘信息，及时为领导提供有用的信息，辅助领导决策。

　　五是充分发挥检察档案在立法和普法工作中的重要作用。检察工作的成败在一定程度上影响着立法的思路和方向，尤其是在微观立法的标准、界限上有着重要的司法实践价值。检察档案有利于使立法内容更符合社会的客观实际。在普法过程中，大量生动而形象的实例都来自检察档案，因此，通过提炼检察档案中有宣传教育作用的案例，可以进一步增强普法教育的生动性，使人们能够通过具体的事例更好的了解法律、掌握法律。

　　主要参考文献：

　　

　　

 

　　

---