对当前干部人事档案管理的思考

　　【摘要】干部人事档案工作是人事管理工作中的重要组成部分之一，是组织人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人成长过程、真实再现个人经历、政治思想、业务能力、工作业绩等内容的文字材料，是干部个人经历的记录，是干部德、能、勤、绩情况的综合反映。本文第一部分探讨了干部人事档案工作的现状及存在的问题，第二部分阐述了新时期干部人事档案工作的重要性，第三部分在联系我们实际工作的前提下提出了几点改革的措施。

　　【关键词】干部  人事档案  管理

　　干部人事档案工作可以概括为是干部个人档案的收集、整理、保管和提供利用等专门性工作的总和，是整个干部人事管理工作中一项必不可少的基础性工作。一份充实完整的干部人事档案，不仅是干部个人成长经历和德才表现的全面反映，也是党组织历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用干部的重要依据，也是干部个人享受各种待遇的原始凭证。党中央和国务院非常重视干部人事档案工作，《党政领导干部选拔任用条例》中规定，对拟任的考察对象，必须依据干部的选拔任用条件和不同领导职务的职责要求，历史、全面地考察其德、能、勤、绩、廉，这就需要干部人事档案工作提供必要的资料和依据。事实上，现代干部档案及干部人事档案工作已越来越广泛地进入了社会生活的各个领域，不仅与组织人事部门有关，也和个人有着非常密切地联系，在社会中发挥着越来越重要的作用。

　　1.干部人事档案的现状及存在的问题

　　1.1.现状

　　长期以来，干部人事档案工作在对干部的历史记载、干部的正确使用等方面发挥了积极的作用，在全面推进干部人事制度改革的形势下，用人方式已经更加多样化，因此表现出了一定的局限性，主要表现为过去干部人事档案重记载、偏重于政治功能，服务上却很被动，一直被认为是后台服务，这主要是因为过去往往侧重于干部个人履历、政治运动中的表现、奖惩等的记载，以及干部个人档案的管理和保管，所以表现为一种被动式的服务。

　　管理方法简单，使用效率不高。长期以来，干部人事档案主要偏重于纸质保管和手工操作，还没有和电子档案管理找到切入点，实际使用时不便于查找和统计分析，不便于档案发挥其效用。再加上干部人事档案带有个人隐私，在查阅、利用方面有很多限制，因此影响了其使用效率。

　　1.2．存在的问题

　　1.2.1．对干部人事档案管理的重要性认识不够，管理理念未能及时更新。干部人事档案工作是一项默默无闻的工作，不容易取得明显成绩。一些单位的领导干部和部分同志认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，出现了用时想到、不用时不要、考核检查时突击整理的现象。平时对档案工作不投入，出现问题后不能积极主动地去解决。同时，设施落后、制度不严、管理不善等原因也导致了干部人事档案工作一直处于被动应付的状态，难以高质地为干部队伍建设服务。

　　1.2.2．档案管理人员不稳定，素质有待提高。干部档案立卷工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要有一定业务知识的人才能做好。但现实并非如此，档案管理人员身兼数职，疲于应付，没有足够时间和精力从事档案管理工作，再加上有的领导重视程度不够，还有些档案人员认为“政治上没奔头、搞档案无尽头”，导致了干部人事档案管理人员调整频繁，刚刚熟悉业务，又被调到其它岗位。新的档案管理人员又开始一轮熟悉业务的过程。

　　1.2.3．收集归档材料不规范，不真实，不能适应新形势的需要。干部人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实、可靠，只有真实可靠的档案信息，才有参考价值。当前普遍存在的归档材料的纸张大小不一，表格不规范，给整理工作造成困难。有的干部人事档案中存在前后不一致的现象，有的材料内容不真实，真伪难辨，给未来档案管理工作带来不必要的麻烦，如出生年月不准确，有的档案中甚至有多个年龄和阴阳历混填的现象，而档案管理人员如果把关审查不够，把这些档案装入了个人档案中就会影响档案的真实性，严重影响档案质量。

　　1.2.4．管理手段落后，开发利用率低。按照干部人事档案管理的要求，对收集归档的材料要及时登记备案，并在一个月内进行归档，每两年整理装订一次。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、整理、拆、装、订等大量简单、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。

　　2．干部人事档案改革的意义

　　2.1．干部人事档案改革是实施人才强国的要求

　　现在社会和经济的一切竞争说到底都是关于人才的竞争，管好人才至关重要，而干部人事档案就是管好人才的制高点和切入点。《中共中央国务院关于进一步加强人才工作的决定》要求：“发展人事代理制度，改革户籍制度、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。”充分强调了人事档案改革的重要性和必要性，对我们的改革工作具有指导意义。

　　2.2．干部人事档案改革是干部人事工作自身的需要

　　干部人事档案是历史发展的产物，随着历史和社会的发展，干部人事档案从简单到复杂、从低级到高级、不断充实、不断发展、不断完善，形成了具有自身特点的发展规律。现在我们正处于社会的全面变革时期，而我们在变革中的进步和发展都要从档案中体现出来。因此，干部人事档案管理不能一直停留在同一水平，而要积极投入到这场变革中，与时俱进、与事俱进、与人俱进，只有这样才能适应社会变革，适应现时期干部人事和人才管理的需要。

　　3．干部人事档案改革的措施

　　3.1．提高对干部人事档案的重视程度

　　从历史的角度看，干部人事档案是重要的历史文献。它可以成为后人了解和研究某一时代的历史依据，运用干部人事档案可以真实地反映一个时代的面貌，对历史研究提供重要的文献资料。

　　从现实看，干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部人事管理中一项不可少的基础性工作，是组织部门考核干部、选拔干部的重要依据。因此，干部人事档案工作在加强领导班子和干部队伍建设方面起着基础和连接作用。不仅如此，人事档案还关系到个人的切身利益，比如个人提干、工资调级、政治面貌证明等。因此，我们要提高全社会对干部人事档案工作的重视程度，而不仅仅强调组织人事部门。

　　3.2．加强档案人员队伍建设

　　各级组织人事部门的领导，不仅要把档案立卷管理工作列入每年的工作计划目标，还要明确领导分管，对考核、任免等工作中形成的材料明确要求，责成相关科室手续齐全后及时送交档案室。在配备专兼职档案人员时，要选择政治思想好、事业心强、能熟练掌握档案专业知识的人担任，并注意保持人员的相对稳定。各级组织人事部门的领导对档案管理人员，在工作上要多关心，帮助解决收集、整理方面遇到的难题，要在档案的库房设备，经费使用上给予保证；对兼职档案管理人员要在工作时间上给予保证；在政治上要多关怀。为了提高专兼职档案人员的素质，要不断强化业务培训和交流，有计划地组织举办档案业务知识培训班，举办有针对性的业务讲座，以及内部观摩交流或外出参观学习，不断开阔干部人事档案管理人员的视野，提高他们的政治理论素质和业务素质，提高他们的档案管理水平，更好的服务于干部人事工作。

　　3.3．严格把关，认真鉴别归档材料

　　干部人事档案管理人员要让送材料者填写移交单，对每一份材料都要认真鉴别。一要看材料填写是否规范，有无漏填，有无使用纯蓝、圆珠笔、铅笔、红墨水等，若不规范退回重填。二要看材料是否经组织审查盖章或本人签字，只有在盖章签字后，才能归档。三要看表格是否印制规范。鉴别审核后要核实移交单，看该送材料的单位还有哪些没送来，然后及时催交，并及时归档，这样就不会有遗留问题，使档案管理工作走上正常化轨道。同时，各有关部门要把收集移交干部档案材料作为应尽的责任，及时移交。为解决立卷中存在的问题，干部人事档案管理部门要建立健全严格的归档制度，使收集整理经常化，不拖延、不积压、认真鉴别，及时归档，牢牢严把入口关。

　　3.4．积极创新，提高干部人事档案现代化管理水平

　　一是在干部人事档案管理内容上创新。完善单位干部人事档案内容，要在收集干部基本情况的基础上，建立干部工作业绩档案和能力档案。二是在干部人事档案管理整理手段上创新。一方面改变部分材料的归档形式。如年度考核表、工资审批表不进个人档案，将此类表装订成册归入文书档案，把考核结果、增资数额直接填入个人档案目录。另一方面改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。三是开发研制既有标准统计口径，又切合本系统、本单位干部管理实际的软件，将干部履历、自传、鉴定考核资料、学历职称、政历审查资料、党团材料，奖励处分记录、任免记录等全部录入计算机。完善档案辅助管理软件系统，提高查询统计、目录打印机数据交换的效率。四是利用相关管理软件，提供相关干部年龄、学历、职称等有参考价值的信息及统计资料，对队伍结构、岗位设置、考核结果等及时进行有深度、有预测性的分析和调查报告，为领导决策服务，充分开发人力资源。

　　参考文献：

    〔1〕刘佳丽，《浅析干部人事档案管理现状及思考》、《档案管理》2010.11