曹幼恒  岳阳市城建档案馆

 

　　【摘要】依据经济学中的需求与供给的关系――有需求就必定有供给，所以，数字档案馆的建设已成为各地档案部门的重要工作，推动数字档案馆建设已势在必行，下面，笔者就对作为档案部门主要分支机构之一的城建档案馆数字化建设阐述其分步发展的形成条件、注重特性及实践方向。

　　【关键字】数字 城建档案馆 分步发展

　　

　　当今信息时代，社会对档案资源的需求已呈现出多元化格局，从传统的纸质文件到照片、录像，再到能在互联网上进行快速传输的电子文件，都有着广泛的需求和利用群体及适用范围，并随着信息化的发展，社会对能够进行互联网传输的数字资源的需求在逐渐增加。依据经济学中的需求与供给的关系――有需求就必定有供给，所以，数字档案馆的建设已成为各地档案部门的重要工作，推动数字档案馆建设已势在必行，下面，笔者就对作为档案部门主要分支机构之一的城建档案馆数字化建设阐述其分步发展的形成条件、注重特性及实践方向。

　　一、数字城建档案馆分步发展的形成条件

　　（一）城建档案部门的性质决定了国内大多数省二级城市数字城建档案馆建设只能采取分步发展的方式。首先，城建档案工作从对象上讲属档案范畴，从程序上讲又属建设行政领域，按此，城建档案馆应归口住建、规划等建设行政主管部门，所以从这一层面来看，城建档案馆与同部门其他单位相比，地位往往不高，“重建设、轻档案”的观念根深蒂固，笔者认为这是制约城建档案发展的重要原因之一。其次，数字城建档案馆建设应在本地区城建档案信息化基础上开展，而城建档案信息化是城市经济发展、科技进步和社会需求诸多因素共同推动的结果，是一个长期的发展过程，需要大量资金的长期注入，这就要求我们结合本地区、本单位的实际进行投入，切实可行开展工作。所以，国内大多数省二级城市数字城建档案馆的建设要与本省、本市的经济发展相适应，与本省、市的信息化环境和总体水平相适应，既避免不切实际地追求过高的目标，又防止产生遇到发展瓶颈就停滞不前的懈怠心理，切实做到“目标明确，分步发展，方法科学，有序推进”。再次，由于省二级城建档案馆大多属事业编制全额拨款单位，一年经费除掉工资、日常开资，真正余下来的资金有限，但具体到信息化建设，光需要购买的扫描仪就细分为高速文档扫描仪、平板文档扫描仪、工程文档扫描仪以及配套的专业打印设备，然而这些设备往往耗资昂贵，这就使资金紧缺成为开展数字化工作的主要阻碍，而数字城建档案馆的分步发展，采取分批购买数字化设备仪器的措施，则能适当地解决资金紧缺带来的发展难题。

　　（二）数字城建档案馆的技术成熟运用及行业普及决定了数字城建档案馆是一个长期的系统化工程。首先，从国家信息化建设，尤其是建设领域信息化建设的成果看，“九五”以来勘察设计行业CAD技术应用得到普及，甲乙级设计单位计算机出图率达到100%，计算机辅助施工技术（CAC）已在建筑施工领域得到应用，建设工程管理中已普遍实现了计算机辅助管理。由此形成了数量巨大的建设电子文件，这些建设领域与信息化建设的成果记载了城市发展的历史，需要保存、传承和进一步的应用。所以国家住建部在电子文件的接收、管理方面作出了初步尝试――《城建档案业务管理规范》，该规范于2006年起草，从调研、编制修改到全国范围内征求意见先后历经5年，将在2011年10月1日起实施，其中涵括了电子文件与电子档案管理、信息化与信息安全、信息公开与服务等方面业务工作的内容与程序、管理方法与要求，从中就可看出，数字城建档案馆的建设是一项至上而下、整体联动的系统工程，必须经过一个长期的准备，较长时间的实践与修检才能完成。其次，信息化文档在建设领域的普遍应用尚需一定的发展阶段，现在，不论是建设单位、施工单位、监理单位工作人员，还是与城建档案馆直接衔接工作的资料员，都还未形成“电子化提档”的工作意识，笔者认为，从意识转变到实践，还需要内外两层的信息化环境的有力营造，就像2000年互联网时代的普及，是在有大量用户需求的条件下迅速发展起来的，同时需要指出的是，目前我们对城建档案信息化的研究已趋向于“档案双套制与双规制”，由此亦可看出，纸质档案不可能马上撤出城建档案应用舞台，目前电子档案的发展主要目标是达到普遍应用的技术稳定阶段，与纸质档案互补，之后就经历数字资源的重整与再建，就像现在互联网IP地址的重建一样，经过一个后技术时期，促使纸质档案更加精简、有效，而这些都需要经过一个较为漫长的发展时期。

　　（三）城建档案馆的科学发展及人才培育决定了数字城建档案馆需要一个较漫长的准备“播种”期。城市建设档案涉及计算机技术、信息网络通讯、摄录、档案、工民建、道路桥梁、规划、测量、园林等30多种专业，所以说，城建档案数字化管理是一个跨学科、多专业、涉及面广的复杂系统工程。数字化管理不仅需要配备必要的计算机设备器材，而且还必须拥有精通档案业务，又能掌握现代计算机信息技术的复合型人才，才能满足档案数字化建设发展要求。实际上特别是省二级城市城建档案馆现有从事城建档案工作人员普遍存在着学历偏低、专业知识单一，因而需要从两方面着手培育城建档案数字化专业人才。一是对在职人员进行应用新技术、新设备、新方法的继续教育、岗位培训等各种形式的再教育，普及信息技术知识，采取请专家教授进馆讲解城建档案数字化的基础知识或者派送富有潜力的年青职工到省级城市城建档案馆入驻学习等主动创新的措施，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，以适应新技术发展的需要；二是引进兼具档案和计算机专业知识的人才，从目前城建档案管理实际情况来看，最为紧缺的是那些既懂得现代档案管理基本知识，又懂得计算机技术、能熟练操作电脑，掌握网络知识，灵活使用档案管理软件，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。但在实际中，以上两种培育人才的工作往往受到推延，一是由于人才引进机制不顺，进来的大多不是此种人才，二是经费有限，很难做到有时间表、持续的培训，所以说，要予以实现城建档案数字化人才的培育工作，还需要一个较漫长的准备“播种”期。

　　二、数字城建档案馆分步发展的注重特性

　　（一）注重城建档案数字化在专业的基础上的可拓展性。由于在城建档案数字化过程中，国家并没有具体要求各地市城建档案馆所应用数字化软件、相关设备仪器的种类，笔者认为，这既是一种“因地制宜”的现实举措，又存在一种“隐性”的误区。就拿数字化最核心的信息管理软件来说，在全国范围内至少流行成百上千种此类较为成熟的开发软件，而各地市城建档案馆如何在进行数字化建馆的初步阶段进行富有远见的甄选就显得至关重要。例如岳阳市城建档案馆于2009年在进行数字化初建时，就考虑到此种因素的重要性，派考察小组赴长沙、株洲两地城建档案馆进行学习考察，与此同时，该馆与中国第一代档案软件开发商的珠海泰坦软件有限公司取得合作意向，并于2009年底购买其名下的专业档案管理软件，走出城建档案数字化的第一步。而考虑到数字化软环境的进一步扩充，该馆将计划与泰坦继续合作，主要在其名下的“电子档案数据中心系统”、“虚拟档案室系统”等多种产品上达成合作共识。所以笔者认为，在目前国内几乎所有的城建档案馆数字化将开发外包给档案软件开发商的情境之下，那么对其开发语言、数据处理、电子传输、安全系统等方面都应有符合“能更新升级、能安全储存、能环境共享”的发展要求。

　　（二）注重城建档案数字化在发展的基础上的可持续性。可持续性发展问题一直是城建档案馆自身发展不可回避的一个重要问题，从行政现状来看，城建档案馆作为建设主管部门的“后院”，任免馆长的干部一般年过四旬，任职也不会太久，这就容易导致目前有些城建档案馆发展没有连续性的现状，而作为未来城建档案馆主要发展方向的数字化建设，则是一个相当艰巨，时限比较绵长的一项系统工程，必须首先倚靠行政上的权利给予，从而分别从经费、人员、硬件上给予具体实施；从内部管理上来说，要持续性地推进数字化建设，并不是一项很容易的事情，它需要主管、分管领导长期关注这项工作，合理分配各种资源，开源节流，使用妥当，这既是一项管理，更是一门艺术，需要长时间反复考虑周到，否则，则易由于中途的决定不慎，导致发展出现歧路，功亏一篑。例如管理软件、数据库的分步实现，大型扫描仪、打印机的分步采购，电子化归档、电子化异地备份的分步尝试，都需要一个阶段一个阶段的连续作业，从宏观层面把握住方向，从微观层面大胆创新，才能显现城建档案数字化建设的亮点所在。

　　（三）注重城建档案数字化在科技的基础上的可兼容性。据报道，保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式，通过现代网络技术进行传递与交流，很好地满足了社会的多样化需求。而这其中的“转换”在数字化建馆方面来说是一种数字语言的可兼容性。笔者认为，在数字化工程开发上应应用比较富有可拓展性的语言，如使用XML、JAVA、JSP、SQLServer、Oracle等前沿语言开发，虽然开发费用会比其它前一代语言昂贵很多，但考虑到数字化建馆是一项长期工程，有很多插件功能会陆续加入，对长远发展来说，前期的昂贵投入会换来以后数字化建馆的可兼容性，所以笔者赞成采用前沿语言进行数字化城建档案开发，而不是如今的价格比较便宜的主流语言。值得提到一点的是，采用这些高级语言进行开发，既能在应用速度得到意想不到的提升，又能在应用界面上比较友好，而最关键的一点是在安全方面，这些已在银行、金融等领域得到广泛应用的语言、数据库自然是城建档案数字化安全建设的不二选择。

　　三、数字城建档案馆分步发展的实践方向

　　（一）从建设工程特点来看，数字城建档案馆主要的产物是档案的双套制、多套制。在全球化时代，城建档案的双套制、多套制早已在其他较发达国家得到广泛应用。宜昌市城建档案馆章鸿馆长曾作为政府派遣的技术研修生，在日本柏崎市煤气水道局等政府机构和施工单位研修一年，其在《日本研修考察报告》介绍，对于煤气、水道工程日本行政管理机构制定的工程竣工验收标准中规定施工方施工后必须提交现场拍摄的照片，照片中设置有一块小黑板，载明工程概况和正在的该道工序内容。而现场施工管理人员往往对各道关键工序采用多角度、多场景拍照，力图让观者一目了然地看出当时的施工活动是与设计标准相吻合的。他所研修过的现场青海川工地，最后提交给煤气水道局的竣工验收资料中有700张照片，详细地记录了每一个关键施工环节。由此可见，采用可视文件反映工程建设的实际情况，作为纸质记载文件的必要补充，有关部门接收纸质档案和照片（录像）双套，是城市建设管理部门采用的普遍方法，其目的是相互印证，这是由建设工程的特点――隐蔽工程多、维修判断困难、文字和图纸记载抽象不直观所决定的。所以说，双套制、多套制是以后建设工程档案的实践方向。

　　（二）从现实的工作层面来看，数字城建档案馆主要的目的是信息化处理档案，实现跨空间服务。双套制、多套制档案入馆以后，接下来的工作就是档案的信息化存储和利用服务。在信息化存储工作中，一般以档案管理软件为中心，以专业扫描仪为载体进行档案电子化作业。在信息化档案初期，主要是对原有库存档案进行分层次的录入扫描工作，由于该项工作任务量大，所以需要较多的人力、物力给予支持，不是一个很短的周期就能完成的工作。在档案逐步电子化的同时，就需要按照全国统一要求进行电子档案异地备份的准备工作，进行信息化档案工作的有效延伸，建立网站与机房同步数字输入、存储模式，以实现跨空间服务。笔者认为，对网站进行档案查询开发工作其实可以走在前面，即在信息化档案初期甚至更早进行网站模块建设，先入目录，在具备电子扫描档案的条件下，再实现目录下图文信息，这样既大大提前了跨空间服务的时间，又积累了网站开发档案数字化的经验。总之，数字城建馆以后的发展趋势是城建档案利用服务不囿于档案实馆本身，它的有效范围已扩展到网络的宽广环境中。

　　（三）从历史的角度来看，数字城建档案馆主要的价值是实现人、档案与科技的自然融合。2004年8月在奥地利首都维也纳召开的第十五届国际档案会议曾提出“档案、记忆与知识”的大会主题。档案作为人类记忆库的重要社会功能，档案是知识的存储器，是知识咨询和转换的中介，是过去和未来历史联系的桥梁。目前，把档案看成文件库的传统看法正在被记忆库的认识所取代。面对城建档案的数字化，就要在历史的洗刷中留下一部部形象且生动的建设足迹与丽影，就要做好城建档案的编研和信息化处理工作，从历史的高度上来看待城建档案人、档案与科技的融合。如上海市城建档案馆在近几年依靠一支具有扎实理论的编研团队，通过与传媒进行互惠合作的方式，编研出了一系列精品，如《岁月》、《桥》等等，并在该馆网站就能观阅，实现了人、档案与科技的自然融合。而对于小城市的城建档案馆，笔者则认为，应该从以下两方面进行创新性编研工作：一是以本市为中心，以县级为辐射范围，进行地方特色编研，及时记入特定时期建筑风貌及人的精神面貌，以科技的眼光来予以记录；二是以地区为视野，以命题为中心，深入联系毗邻市级城建档案馆，进行合作式编研开发，如江南地区的民宅这一主题，就可以结合多个市级城建档案馆进行深入、科学、富有文化底蕴的电子化考编，推出当代城建档案的地域编研精品。

综上所述，城建档案数字化过程中的工作开展是值得重视的，许多城建档案馆都在数字化工作中摸索适合自身的发展原则和方法，但至今仍缺乏明确的理论指导，避免不了会影响城建档案信息化的质量。因此，我们要重视对数字城建馆发展的研究，凭借科学严谨治馆的态度，把分步发展数字城建档案馆战略作为城建档案馆未来发展的重要一环来抓，以印证江泽民同志曾说过的：“档案工作要有计划、有步骤、分层次、多渠道、多门类地进行建设”的理论真谛。