石泽彬  陈艺   湘西自治州档案局

 

　　内容摘要：近年以来，我州档案部门认真开展档案数字化工作，取得了一些看得见摸得着的成绩，对我州档案资源利用体系建设起到了积极推动作用。档案档案信息化发展环境不断优化，各级党委政府高度重视档案数字化工作，将其纳入当地信息化建设总体规划。局域网建设基本成型，我局现已开通三个局域网点。档案条目输入取得阶段性成果全文扫描正式启动。电子档案管理工作不断加强，平台建设摆上重要议事日程。

　　关键词：档案  管理  数字化  信息

　　一、主要成绩

　　近年以来，我州档案部门认真开展档案数字化工作，取得了一些看得见摸得着的成绩，对我州档案资源利用体系建设起到了积极推动作用。

　　（一）发展环境不断优化。各级党委政府高度重视档案数字化工作，将其纳入当地信息化建设总体规划。州委书记何泽中明确指示：“数字化湘西不能没有档案部门参与”。州委常委、州委秘书长向兴仁亲自主持会议，部署将档案网络建设纳入党务政务网建设并优先考虑。州人民政府副州长贾祖霞就我州档案数字化工作开展专项调研，现场拍板解决相关问题。档案数字化还得到州人大常委会的关心与支持，州人大常委会主任会议专题听取档案数字化工作汇报，并就如何监督政府加强档案数字化等工作形成会议纪要。

　　（二）局域网建设基本成型。我局现已开通三个局域网点：1.建立用于档案数字化录入和查阅的局内部局域网一个，交换机一台终端15个。2.建立州委大院局域网一个，交换机一台终端18个。3.建立用于全州现行文件传报，有固定IP地址的外网一个。

　　（三）金通档案软件推广成效显著。近几年来我局一直积极推动金通档案软件的使用，并取得了一定的成绩。我州现在使用金通档案软件的州直单位有80多家，基本上做到纸质档案进馆的同时电子档案也同步进馆。

　　（四）条目输入取得阶段性成果。为了加快我州档案管理信息化进程，推进我州档案管理的科学化、规范化，我局从2003年以来一直加强对进馆纸质档案的数字化录入工作。目前我局已录入51个全宗，217973条目录，为我州档案网上查阅利用打下了坚实的基础。

　　（五）全文扫描正式启动。在档案目录数字化的基础上今年我局开始对档案的全文进行数字化录入工作。已采买4A高速扫描仪一台，3A扫描仪一台。并聘请专人对档案全文进行数字化扫描和录入。包括档案全文扫描、图像处理、图像半成品质检及存储、档案分件等工作。

　　（六）电子档案管理工作不断加强。为进一步加强和规范我州电子公文档案归档管理，有效地维护电子公文的真实性、完整性、安全性，为利用者提供方便，根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）等文件精神的要求我局出台《湘西州数字档案馆建设方案》和《湘西州电子文件管理规定》等制度性文件，提出了对电子文件统一标准，实行电子公文、数码照片和纸质文件双轨管理模式。

　　（八）平台建设摆上重要议事日程。在州委机要部门大力支持下，我们利用党政信息内网，建设州县两级档案信息内网平台。在省档案局正确领导和指导之下，积极开展省州县三级档案信息内网平台建设，接收平台、管理平台、利用平台、备用平台以及监管平台均已作相应安排。

　　二、主要问题

　　我州档案数字化工作起步晚，发展慢，规模小，档次低，集中表现在以下五个方面。

　　（一）思想认识上缺乏热度。在对档案数字化工作的认识上，与其说缺乏高度不如说是缺乏温度，更准确地说是缺乏热度：兴趣不足，热情不高。从党委政府到档案部门，从领导干部到一般同志，从州里到县里，都深知档案数字化的重要性、必要性和紧迫性，就是心动有余行动不足，根子在于没痴情不着迷，以至于讲起来重要、干起来次要、忙起来不要。由于没有档案数字化的热情，也就没有档案数字化的热潮。在这个问题上，古丈县最突出。多年来财政预算在数万元徘徊，运转难保，谈何数字化！

　　（二）统筹规划缺乏强度。“打乱仗”现象比较严重。一是目标不明，没有明确的远景目标和近期目标，人家做我也做，至于做成什么心中无数。二是思路不清，工作起来没有章法，基本上是摸着石头过河，哪里天黑哪里歇，想到什么做什么，能做什么做什么。三是要求不高，没有严格统一的技术质量标准，大多数时间是只求过得去，不求过得硬。四是步伐不一，发展不平衡，州与县之间、县与县之间、部门与部门之间认识不一，力度不一，过程不一，效果不一。如同样是省里直管单位，四O五队数字化中规中矩，而水文部门连日常档案工作都较被动。

　　（三）资金投入上缺乏浓度。有三种现象很值得关注。一种是“角落”现象，就是虽把档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划，但位置不突出，好处得不到，坐在角落里干看着人家出风头。一种是“断流”现象，就是财政预算中根本没有安排档案数字化建设项目，或者以“保运转、保福利”为名索性截掉这方面的预算开支。一种是“揩油”现象，财政有所安排但投入严重不足，是分批分期付，造成“油走灯不亮，盐尽菜不香”，停停打打，半死不活。以我局为例，档案信息化早就进入州里大盘子，只是财政资金投入上不于明确，今年给十万，明年给八万，根本办不成事。

　　（四）人才培养上缺乏力度。全州档案队伍人才结构不合理，具有传统技能的人才多，具有信息技术等新技能的人才奇缺。我州9个国家综合档案馆所有在职人员中，没有一人拥有计算机专业大专以上学历，甚至除了州馆外各县市馆没有接受过档案数字化专门培训。同时，由于人事编制政策制约，受过正规计算机技术高等教育、有志于从事档案事业的专业人才被挡在馆外。特别应当指出，档案部门自身认识跟不上来，培训和业务外包工作抓得不紧不实，制约队伍信息技术水平的提高。此外，个别地方仍然把档案部门当作“安乐窝”，安置性进人现象时有发生。我州档案部门最近几年进人，几乎全是退伍军人。

　　（五）协调整合上缺乏深度。集中体现为机制建设严重不适应形势发展的需要。一是领导机制失效。无论州档案局还是县市档案局，作为档案行政管理和业务主管部门根本不具备对档案数字化牵头抓总的组织管理能力。参谋和先锋作用责无旁贷，但要当“龙头老大”则如小牛拉大车。二是运作机制失灵。各部门缺乏统一的原则标准和运作模式，在增量档案数字化上各唱各的调，各吹各的号，互不协调，互不联动，互不买账；存量档案数字化上既不出人，也不出钱。三是激励机制失败。州县档案部门在推进档案数字化过程中，要么没有奖罚，要么有奖无罚，要么奖罚不痛不痒，缺乏权威性和影响力。有不少强势部门只要不直接涉及档案安全，根本不把档案部门的奖罚当回事，客观上形成“干与不干一个样，干多干少一个样”，档案部门只有干着急。

　　三、主要对策

　　随着形势发展尤其是“数字湖南”目标的提出，档案数字化的重要性和紧迫性日益突出。有的放矢，对症下药地解决档案数字化工作的突出问题，成为我们当前和今后一定时期内档案工作的重要任务。

　　（一）加强宣传，提高认识，增强紧迫感

　　档案数字化工作表面是“差钱”的问题，根本上则是思想认识问题。我州经济落后，但通过转移支付，州级财政可用财力70亿以上，县市6亿以上，都有能力支持档案数字化。由于认识上有差距导致工作上有差距。要加强学习宣传，提高对档案数字化重要性、必要性和紧迫性的认识，真正热心起来，着迷起来。要充分认识到档案数字化是贯彻落实科学发展的必然要求，是构建方便人民群众档案资源利用体系的必由之路。不走数字化之路，档案部门就会被社会边缘化，就会丧失服务能力，就会远远落后于形势，就会没有未来。

　　（二）加强服务，争取重视，增强关切度

　　档案数字化工作是投入性极强的工作，客观上是“差钱”问题。截止今年，全州9个国家综合档案馆没有一个馆得到同级财政的专项预算，还是处于要一点给一点、要几次得一点甚至分文未得状况。没有各级党委政府的高度重视和大力支持，档案数字化乃至档案部门其他一切工作都将寸步难行。因此，要加强向当地党委政府的汇报请示，抓住党委政府的眼球，分享党委政府的关怀。要以实绩争位置，以努力争重视，以项目争支持，通过对党委政府坚定不移的“买账”来争取党委政府为我们“买单”。

　　（三）加强论证，合理规划，增强科学性

　　档案数字化事关重大，技术含量高，必须加强科学论证规划。一是加强业务学习。以创建学习型机关为契机刻苦钻研信息技术和档案数字化有关技能。向书本学，向专家学，向实践学。二是深入调查研究。深入一线调查全面情况，研究具体问题。发扬民主，广开言路，多多听取专家和群众意见，虚心向专业技术部门求教。走出去向先进单位取经。三是及时总结经验。在实践中丰富和完善规划，总结成绩，改进不足，使规划更加切实可行。

　　（四）加强组织，健全机制，增强协调性

　　档案数字化不是单纯的业务问题，而是涉及面很广、政治性、纪律性、保密性很强的重要工作，必须有一套灵活高效的工作机制来保障。一是健全领导机制。党委办领导，党委办政府办齐抓共管，各部门各负其责，档案部门组织协调，有选择地吸纳社会中介服务组织参与。二是健全运作机制。各部门切实担负本部门档案数字化职责，在档案部门的统一组织协调下开展存量档案数字化工作。增量档案原则上以数字化形式移交进馆。三是健全激励机制。把档案数字化挤进当地党委政府文明建设和绩效考核体系，奖优罚劣，增加激励措施的权威性和影响力。

　　（五）加强服务，改进工作，增加执行力

各级档案部门要强化服务意识，改进服务方式，提高服务质量，依法加强对档案数字化工作的督促指导。一是在工作铺排上当参谋。首先是给“两办”当好参谋，提出切实可行的工作思路。其次是给兄弟部门当参谋，就如何端好盘子，确保规范、促进落实上出主意。二是在规范推进上当标杆。档案部门要在档案数字化发挥模范带头作用，高标准先行一步，严要求干在前头，确保进度快质量高。三是在督促落实上当助手。深入调查研究，畅通信息渠道，发现问题及时给“两办”汇报提醒，并按领导指示和有关规定搞好监督落实。