摘要 

　　随着社会生产力的发展、科学技术水平的提高以及国家信息化战略的实施,档案管理领域的价值取向和思维方式正发生着一系列根本性的变化,这也必然导致档案管理范式的转型。在大数据时代,各部门各自为政的纸质档案管理必将被抛弃，大的统一的信息资源管理必成为当代档案管理的主流范式。以下笔者将以一名基层房屋产权产籍档案管理工作者的身份和视角，针对县市级房屋产权产籍档案的特点，仅就自身相关的房产纸质档案清理、电子化扫描和房屋产权产籍档案无纸化利用情况，结合工作实际，进行描述和探讨。　　　　　　　　　　　　　　　 

　　关键词 

　　房产档案；电子化扫描；无纸化利用；信息技术；操作规程 

　　目录 

　　前言                                                                    

　　一、 县市级房屋产权产籍档案的清理及电子化扫描　　　　　　　　　　　　 

　　（－）、房屋产权产籍档案的特点　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

　　１、广义和狭义的房屋产权产籍档案　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

　　２、房屋产权产籍登记档案的一般特点　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  

　　（二）、县市级房屋产权产籍档案的现状及问题　　　　　　　　　　　　　　　 

　　１、按产别分类来整理房屋产权产籍档案已不适合新形势的需要。                  

　　２、房屋产权产籍档案的纸质利用已不适合大数据时代的要求                     

　　3、现库存房屋产权产籍档案因各类历史原因急需统一清理　　　　　　   　　　　  

　　（三）、县市级房屋产权产籍档案的整理及电子化扫描方案　　　　　　　　　　 

　　１、电子化前房屋产权产籍档案清理的目标　　　　　　　　　　　　　　　　　　  

　　２、房屋产权产籍档案的电子化扫描步骤　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

　　３、县市级房屋产权产籍档案电子化扫描的人员、设备及资金保障　　　　　　　　  

　　二、　县市级房屋产权产籍档案的馆外无纸化利用　　　　　　　　　　　　　  

　　（一）、房屋产权产籍档案馆外无纸化利用的现实意义　　　　　　　　　　　　

　　（二）房屋产权产籍档案无纸化外部利用的法律依据　　　　　　　　　　　　 

　　（三）、房屋产权产籍档案无纸化外部利用的方法　　　　　　　　　　　　　　

　　１、无纸化外部利用的形式　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

　　２、无纸化外部利用的范围要求　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

　　３、无纸化外部利用的手续要求　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

　　参考文献　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

　　前言

　　伴随国家城市化进程加速、房地产市场稳步发展，房屋产权产籍档案在物权确立，维护权利人合法权益，促进房地产业键康有序发展，维护市场经济正常经济秩序和社会稳定等方面的作用日趋重要。在大数据时代，如何以馆藏房产档案为基础，以先进电子技术为载体，将现代信息管理和传统档案管理相融合，克服传统纸质档案管理的诸多弊端，进一步促进房屋产权产籍档案的管理，让无纸化利用跃上新台阶，是摆在我们每一个房屋产权产籍档案管理工作者面前的一个新课题和新挑战。 

　　正文 

　　县市级房屋产权产籍档案的清理及电子化扫描 

　　（－）、房屋产权产籍档案的特点 

　　１、广义和狭义的房屋产权产籍档案 

　　广义的登记档案，指房屋产权产籍管理的各类登记业务归档完成后，形成的登记资料，包括房屋电子登记簿及房屋登记材料两部分。根据《物权法》第十八条、第十九条之规定，登记资料包含登记簿及登记过程中产生的申请、审核、发证等原始登记材料，是两者的统称。根据《档案法》第二条对档案的定义，登记簿和原始登记材料作为登记工作中直接形成并有保存价值的记录，归档后显然应当视为登记档案。 

　　狭义的登记档案，特指原始登记材料，即传统意义上以卷宗为外在表现形式，有保存和利用价值的实体登记档案。 

　　本文所探讨的房屋产权产籍登记档案，是指狭义的登记档案。 

　　２、房屋产权产籍登记档案的一般特点 

　　（１）、专业性 

　　房屋产权产籍登记档案只产生于房地产产权产籍登记部门，即市（县）房地产管理部门。登记档案为专业性材料，其内在和形式与一般以公文为主的其它档案有明显区别，内容上主要反映房屋的权属、界址及面积等，形式上多为表格、图纸式，且采用房地产专业术语较多。 

　　（２）、动态性 

　　房屋产权产籍登记档案以登记标地为组卷单位。档案经初始登记形成后，随物权转移及房屋的自然状况变更，登记档案中的簿、档、图必须作相应更改、档案目录甚至于档案材料作动态注记、内档必须补充新材料，以确保档案的真实性、系统性和完整性。档案异动不仅量大，且动态周期极其不确定，长则几年、几十年，短则几周、几天。以长沙市望城区房产信息档案中心（以下简称“我中心”）为例，2013年一年的各类房产登记业务的并档、补充整档扫描达两万余卷次。 

　　（３）、真实完整及法律依据性 

　　房屋产权产籍登记档案的完整、真实主要体现在两个方面：一是房地结合，二是图档结合。作为不动产登记的一个重要方面，房屋登记档案属于财产档案的一种，关系权利人的经济利益，是登记部门及人民法院确认财产权益、调处纠纷的原始佐证和依据。 

　　基于以上房屋产权登记档案的特征，房地产权属档案不宜实行主要适用于文书档案的国家档案行业标准ＤＡ／Ｔ２２—２０００《归档文件整理规则》的“一事一卷”原则，且房屋权属档案存量和增量数字都十分庞大。如果整个库藏都是以盒为单位装具，基本呈不装订状态，并不利于档案的保管和利用。 

　　（二）、县市级房屋产权产籍档案的现状及问题 

　　１、按产别分类来整理房屋产权产籍档案已不适合新形势的需要。 

　　房屋产别最早是1985年城乡建设环境保护部和国家统计局组织的第一次全国城镇房屋普查中设定的一项统计指标，也叫房屋所有权性质。作为计划经济时代的产物，长期以来，县市级房屋产权产籍档案以产别作为档案分类的默认标准。而新的市场经济模式下，各种产别即多个所有制及管理方式下房屋的权属转移已司空见惯，产别已不成为制约房屋流转的决定性因素。且从2005年采用新的《房产综合业务管理系统》之后，计算机检索途径一般只要提供产权证号、产权人、房屋坐落就可以满足所有需求，几乎没有利用过产别作为关键字来进行检索。相应的，档案再按 “产别”分类和排架已无现实意义，且增加了馆藏管理和利用难度。 

　　２、房屋产权产籍档案的纸质利用已不适合大数据时代的要求 

　　随着国家宏观经济的飞速发展，房地产经济已成为国民经济中举足轻重的一环，而就我国县市一级的房屋产权产籍档案管理来看，纸质利用仍属于主流模式，已极不适合大数据时代的整体要求。具体表现为一是管理困难；二是查询效率低，劳动强度大；三是档案安全性很难得到保证；四是外部利用难度大。 

　　如今电子信息技术已非常先进，计算机技术也日益普及，探讨房屋产权产籍档案的无纸化利用，包括计算机备份、计算机检索、计算机查询对于保障房地产权益人的合法权益，保障房地产交易安全，促进房地产事业健康发展与保障社会经济的平稳运行，具有十分重要的意义。 

　　3、现库存房屋产权产籍档案因各类历史原因急需统一清理 

　　    房屋产权产籍档案一般要求长期保存，库存的绝大部分档案形成历史久远。在此期间我国房地产政策、法规及管理机构、业务操作规程历经多次改变，因此档案的来源、形式五花八门，且内容多有残缺或不适合现时的需求。加之市县一级的房屋产权产籍档案管理一般附属于本级的房屋产权、交易管理部门，缺少独立性，人员与上述业务部门混同，档案的入库和交接把关不严谨，错档、残档、空档比比皆是。如上种种必将大大降低房屋产权产籍档案的利用价值，也不符合档案管理的要求，急需对库存的档案进行统一清理。 

　　（三）、县市级房屋产权产籍档案的整理及电子化扫描方案 

　　   为应对以上问题，我中心自2005年起，在望城区住房保障局的领导之下，组织大量人力、物力、财力，以《房产综合业务管理系统》为平台，以数字扫描技术为手段，统一规范了房产电子档案的扫描、制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，废止了按产别进行档案分类的标准，改为统一使用计算机检索，按档案号（包括柜号、层盒号、流水号）排架。至今已实现了１２万余卷次的馆藏现房档案和陆续新增档案的电子化扫描，基本实现了馆外无纸化利用，且正逐步探讨实行期房及各类业务注销档案的无纸化利用。 

　　现抛砖引玉，将我中心的房屋产权产籍档案的整理及电子化扫描相关做法和情况介绍如下： 

　　１、电子化前房屋产权产籍档案清理的目标 

　　（１）实现房产档案与产权登记信息的一一对应，确保有房产档案就一定能在业务系统中找到对应的登记信息，系统中有登记信息就一定能在档案库房中找到纸质档案。 

　　（２）建立以建筑物楼栋为索引的准确的楼盘表，并将所有产权登记信息以栋为单位进行分类归集，形成栋户室号楼盘表，同时建立产权正确的上下手关系，并核实产权是否已经注销或对应建筑物是否已拆除。 

　　（３）建立完整、准确、实时的房产限制信息，确保对司法冻结、行政限制与提示、抵押的房产进行有效管理。 

　　（４）补录登记簿相关信息，特别是产权人的身份证或机构代码证的规范采集，核实数据后建立准确的产权电子登记簿。 

　　２、房屋产权产籍档案的电子化扫描步骤 

　　档案的电子化扫描步骤及流程应为： 

　　接收整理→建目录→扫描→校对→装订→上柜入库。 

　　接收整理。 

　　从业务单位接收的产权产籍原始纸质材料应符合以下要求：a、收件收据所列内容应与档案资料一致，不可遗漏；不可出现“其他收件” 字样；b、登记资料除报建图外应统一用A4幅面纸张整理、粘贴 (例如国土证图纸大于A4幅面的应缩小复印或分副复印)；c、复印件每页必须盖“与原件核对无误”章，复印必须清晰、完整，复印主体内容需距离纸张左边距15MM至20MM。 

　　资料整理要求及程序：a、依据房产登记业务的类型，将需要并档的档案号列出清单至档案室调档，不进行并档的应独立建档。并档时，原案卷不动，将增加的材料合并于原案卷之前并再一次单独编号。属于并档的业务类型有：变更登记、更正登记、注销登记、遗失毁损补证、换证和部分非交易性转移登记；b、将要扫描的资料按装订顺序整理、裁剪、粘贴、编号，并再一次检查是否有遗漏资料；c、建档整理或并档扫描配档后直接移送建目录环节；d、卷内文件按以下顺序排列：目录、各类申请表（初始登记申请表、转移登记申请表、更正登记申请表等）、当事人提供的申请登记的资料（原权证、各类相关证件已核对的复印件、买卖合同等）、图纸、其他文件（收件收据、计生证明、委托书、公告、承诺书等）、备考表；e、卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号，双面书写的材料，应在正面右上角及背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面。卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始；f、将资料上的金属物件全部剔除干净，且操作时不得损害文件；g、已破损或幅面过小的资料应用A4白纸衬裱，一张白纸只准裱一张文件。字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复印件在后；h、卷内文件大于A4幅面的，应按A4纸的大小折叠整齐，并注意预留出装订边际，便于展开翻阅。 

　　（２）建目录。 

　　判断档案扫描类型，按类型在《房产综合业务管理系统》的档案扫描系统界面录入所需要素，核对产权人、房屋坐落、房号，确定纸质资料与电脑信息一致。按整理人员已编顺序建立目录，——核对无误后派工至扫描环节。 

　　（３）扫描 

　　业务接件后应核对电脑信息中产权人、房屋座落、房号，确认资料与电脑信息一致后逐份按目录顺序将纸质档案扫描入电脑。扫描形成的图片应实时检查是否清晰、内容齐全、规范，否则应重新扫描，确认后派工至校对环节。各类证件及其复印件必须扫清证号。 

　　（４）校对 

　　接件后将纸质档案和扫描档案一一核对，检查扫描档案中的产权人姓名、房屋座落、房号、目录（含标题、页数）与纸质档案是否一致，并检查扫描内容是否规范、清晰。进行计算机数字化图像处理，对出现偏斜的图像进行纠偏和调整，使其达到视觉上基本正图，方向不正确的图像应进行旋转还原，以便符合阅读习惯；对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，但应遵循在不影响可视度的前提展现档案原貌的原则。确认图像准确、清晰、规范、无误后，点保存，打印卷内目录并及时移送装订环节。 

　　（５）装订 

　　确认卷内资料与卷内目录所列一致；档案资料应向左下角对齐，装订孔中心线距文件左边际应为12.5㎜；在案卷左边装订线处打三孔，线绳打成活结，结头打在卷内目录上面；大型图纸要折叠整齐,不得影响案卷的整洁美观和再次展开查阅；整个档案应做到整齐美观，不压字、不掉页、不妨碍翻阅，装订牢固后移交档案室库房。并档扫描的应做到即做即移交，原则上是以预约调档单上的清册为准，即一次调用需并档的几本案卷并档后要同一时间归还至档案室，以便当面核对销号入库。独立建档案卷的原则上应以柜为单位移送档案室库房，不得跳号、漏号。 

　　（６）接档入库 

　　对已装订成册的及已归还的档案及时装盒、上柜。上柜时应两人操作，互相配合，认真仔细核对档案的柜号、序号，将其放在相应位置，若发现以前有错放的要及时纠正。 

　　３、县市级房屋产权产籍档案电子化扫描的人员、设备及资金保障 

　　（１）人员组织 

　　应成立由局分管领导负责，各相关业务部门负责人为成员的领导小组，充分利用单位现有的经验丰富、责任心强的业务骨干为具体工作负责人，扫描工作人员应按作业组配备，每组5人。在人员不够的情况下，可以招聘一些会计算机操作、认真负责的临时工作人员，具体分工如下：a档案整理人员；b数据录入人员；c档案扫描人员；d登记簿核准与质量审核人员；e外勘实地调查人员。 

　　（２）、设备配置 

　　按组配置，每组设备如下：a计算机  4台/组；b打印机  2台/组；c扫描仪  1台/组；d档案装订设备1套/组；e 档案扫描和无纸化处用的计算机信息系统软件。 ( 以上设备的数量可根据工作量和工期安排进行浮动配置) 

　　（３）、经费预算 

　　A、如采用临聘人员完成，对已完成数据录入和档案扫描，需进行数据和电子登记簿核准，按5元/卷档案的标准，安排工作经费；对未录入数据和档案扫描的资料，需进行数据录入、档案扫描和电子登记簿生成核准，按12元/卷档案的标准，安排工作经费；对已录入数据，但档案未扫描的资料，需进行档案扫描和电子登记簿生成核准，按10元/卷档案的标准，安排工作经费。Ｂ、采用本单位工作人员完成，宜采用１００卷次/组/天的标准计算工作经费。Ｃ、计算机软、硬件系统的初置、耗材费用合计约３０万元。Ｄ、电费、人员培训费用，办公用品费用另行结算。 

　　二、县市级房屋产权产籍档案的馆外无纸化利用 

　　（一）、房屋产权产籍档案馆外无纸化利用的现实意义 

　　房屋产权产籍档案的电子化扫描，一是可以改善房屋产权产籍档案管理工作效能，实现档案信息资源的合理配置、科学管理和有效利用；二是依靠完整、可靠的电子档案信息在政府各部门中的共享利用，可以更好地支持统计分析，使政府各部门的科学决策更加准确得当。房屋产权产籍档案的电子化扫描是档案的馆外无纸化利用的前置工作和先决条件。 

　　房屋产权产籍档案的无纸化利用具有如下现实意义： 

　　1、房屋产权产籍档案无纸化利用能提供更为方便快捷的档案信息服务形式。 

　　无纸化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。 

　　2、房屋产权产籍档案的无纸化利用能为纸制档案原件实行有效保护。 

　　档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要最大限度的保护档案。档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，从而使档案原件得到了有效保护。 

　　3、房屋产权产籍档案的无纸化利用能够为不同载体形式的档案信息实现转化与再现。 

　　根据档案载体形式的不同，我们将图、档、簿、表等各种形式的档案信息经过数字转换，也同样再现其它载体档案信息的真实内容，既加强了管理又方便了利用。 

　　4、房屋产权产籍档案的无纸化利用能为档案信息资源共享奠定基础。 

　　在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，房屋产权产籍档案的无纸化利用是档案管理发展的必然趋势和方向，我们现在所做的房屋产权产籍档案的无纸化利用工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外，同时也为现在国务院已纳入时间目标的不动产统一登记和全国房屋登记信息大联网做好基础准备。 

　　5、房屋产权产籍档案的无纸化利用能为电子政务和无纸办公的接轨创造条件。 

　　随着电子政务的不断发展和技术成熟，无纸化办公和电子档案的普遍应用，是现代办公和管理发展的必然趋势。依托2005年4月实行的《中华人民共和国电子签名法》支持，电子文档可直接采用数字方式存档，与纸制档案具备同等法律效力，由数字信息组成房产数字档案信息库将成为房产管理工作的新突破和加速器。 

　　（二）房屋产权产籍档案无纸化外部利用的法律依据 

　　１、《物权法》第十八条　“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供。” 

　　２、《房屋登记办法》第二十八条　“房屋登记机构应当将房屋登记资料及时归档并妥善管理。申请查询、复制房屋登记资料的，应当按照规定的权限和程序办理。” 

　　３、《城市房地产权属档案管理办法》第二十四条　“房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。” 

　　４、《房屋权属登记信息查询暂行办法》第六条　“房屋权属登记机关、房屋权属档案管理机构(以下统称查询机构)应妥善保管房屋权属登记资料，及时更新对房屋权利记载的有关信息，保证信息的完整性、准确性和安全性。查询机构应建立房屋权属登记信息查询制度，方便当事人查询有关信息。” 

　　５、《电子签名法》第二条　“本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。”　第五条　“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。” 

　　6、《档案法实施办法》第二十条 第三款 “经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放” 

　　（三）、房屋产权产籍档案无纸化外部利用的方法 

　　1、无纸化外部利用的形式 

　　（１）提供电子化档案的触摸屏查询。利用者在专门的房产档案阅览室使用触摸屏设备查阅电子档案，这是产权产籍档案公众外部利用的新形式，也是无纸化利用的主要形式和发展方向； 

　　（２）出具物权证明。房屋产权产籍档案管理部门可以按规定的程序，查询电子档案，为公众出具房地产权属状态证明和“无房证明”； 

　　（３）咨询服务和打印复制电子档案纸印本。 

　　（４）跨地区和跨部门的房屋登记电子档案联网和个人住房信息网上异地查询 

　　２、无纸化外部利用的范围要求 

　　（1）房屋权利人或者其委托人可以查询与该房屋权利有关的电子化产权产籍档案； 

　　（2）房屋继承人、受赠人和受遗赠人可以查询与该房屋有关的电子化产权产籍档案；（3）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门可以查询与调查、处理的案件直接相关的电子化产权产籍档案； 

　　（4）公证机构、仲裁机构可以查询与公证事项、仲裁事项直接相关的电子化产权产籍档案； 

　　（5）仲裁事项、诉讼案件的当事人可以查询与仲裁事项、诉讼案件直接相关的电子化产权产籍档案； 

　　（6）涉及国家安全、军事等需要保密的电子化产权产籍档案，须经国家安全、军事等机关同意后方可查询。 

　　（7）法律法规及有关规定不宜公开的电子化产权产籍档案，其查询范围和方式按法律法规和有关规定办理。 

　　３、无纸化外部利用的手续要求 

　　查询电子化产权产籍档案，除应填写《房屋权属登记信息查询申请表》，明确房屋坐落(室号、部位)或权属证书编号，以及需要查询的事项，并出具查询人的身份证明或单位法人资格证明外，还应当分别按照下列规定提交有关证明文件： 

　　（1）房屋权利人应提交其权利凭证； 

　　（2）继承人、受赠人和受遗赠人应当提交发生继承、赠与和受遗赠事实的证明材料； 

　　（3）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、证券监管部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件； 

　　（4）公证机构、仲裁机构应当提交本单位出具的查询证明、当事人申请公证或仲裁的证明，以及执行查询任务的工作人员的工作证件； 

　　（5）仲裁、诉讼案件的当事人应当提交仲裁机构或者审判机关受理案件的证明，受理的案件须与当事人所申请查询的事项直接相关； 

　　（6）查询涉及国家安全、军事等需要保密的电子化产权产籍档案的，应当提交国家安全、军事等机关同意查询的证明。 

　　委托查询的，除按上述规定提交材料外，受托人还应当提交载明查询事项的授权委托书和本人身份证明。 

　　致谢 

　　感谢所有支持和关注档案事业的所有人，感谢默默工作在档案管理一线的同志们。谢谢大家。 

　　参考文献 

　　房屋登记官教材《房地产管理基本制度与政策》　住房和城乡建设部房地产市场监管司编　人民出版社　2011年６月第２版 

　　房屋登记官教材《房地产交易与权属登记相关知识》　住房和城乡建设部房地产市场监管司编　人民出版社　2011年６月第２版 

　　《房地产档案电子化备份管理》　冯俊杰　四平市共有产权房屋经营管理处 

　　《房产档案管理的电子化》　道丁巴巴网站　网友分享 

　　《浅谈无纸化办公对档案管理带来的新挑战》　孔庆宁　肇庆市鼎湖区建设工程质量监督站; 

　　《试论电子信息档案管理中存在的风险及控制方法》　张玉　中冶北方工程技术有限公司; 

　　《谈房产档案管理中存在的问题及对策》  新浪微博  南纬30度 

　　作者信息： 

　　姓名：侯巍 

　　单位：长沙市望城区房产信息档案中心 

　　电话：18684728793 

　　电子邮箱：23725311@qq.com 

　　地址：长沙市望城区高塘岭镇望城房产政务大厅 

　　姓名：杨静 

　　单位：长沙市望城区房产信息档案中心 

　　电话：13787045998 

　　电子邮箱：434738946@qq.com 

　　地址：长沙市望城区高塘岭镇望城房产政务大厅