摘要：电子档案的法律效力自电子档案产生之势起便是档案界与法律界关注的热点课题之一。本文分析了电子档案法律效能的发挥存在法制建设相对滞后，安全系数相对不好，管理制度相对落后的障碍，结合电子文件的前段控制理论，元数据管理以及可信时间戳原理阐述了电子档案凭证证价值的认定方法，最后对云模式下电子档案法律效力的实现途径作出相关构想。 

　　关键词：电子档案 法律效力 云计算 

　　2014年9月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），《意见》对我国档案工作进行了重新部署，同时也对我国档案信息化建设提出新的要求。在一段时期内，档案信息化建设将是档案工作者的研究重点。当下，云计算产业已日趋成熟，图书馆界已开展实质性的运用，“云”模式是实现档案信息化建设的途径之一。如何将云技术妥善地运用到档案信息化建设之中，同时又能始终保证档案发挥其凭证作用，取得法律效力是档案信息化建设需要研究的课题之一。出于此目的，本文将探讨“云”模式下，电子档案法律效力的实现途径。 

　　一、电子档案法律效力的障碍 

　　自古以来，档案在各行各业的凭证价值不容小觑。电子档案是信息时代的档案新型呈现形式，近年来，其在政府决策支持、商务往来、学术研究、文化发展等领域发挥愈发重要的作用，人们期待电子档案能够在维护自身和公众权益方面发挥档案的凭证作用，其法律效力问题是当下电子档案管理研究的焦点之一。 

　　1.1 电子档案的法制建设相对滞后 

　　在国际上，一些经贸组织与发达国家已经通过相关立法明确电子档案的法律地位，在司法实践中，也有以电子档案作为定案证据的许多案例。《美国联邦证据规则》就明确指出：“如果全面制定了文件管理系统中有关操作机控制的文件，保证电子文件的可靠性，电子文件可以在联邦的诉讼案件中出庭作证。”[1]相对于国外，我国电子档案的法律地位远不及传统纸质档案。目前，国内相关法律没有明确定位电子文件和电子档案的证据类型，在司法实践中，仍然将电子档案作为书证或视听证据使用。此外，虽然，在《合同法》、《税法》等少数几部法律中对电子档案法律效力有相关涉及，但没有根据电子档案自身属性所进行的立法，这给电子档案作为证据的认定等带来困难，总的来说，电子档案尚未真正进入到我国法律认证体系中，其合法性仍然没有得到法律的保障。 

　　1.2 电子档案的安全系数相对不高 

　　档案的安全在于其载体的安全以及信息内容的安全，传统的纸质档案，内容附着于载体之上，对载体的保护便相当于对所载信息内容的保护，几千年的经验传承，我们已然可以长久妥善地保管纸质档案。由于电子档案自身的属性，我们不仅要对电子档案的载体进行妥善地保管以防止其受损而不能读取，同时，我们还要与网络黑客、木马病毒等展开拉锯战以保证电子档案的信息内容不被篡改、破坏。在一段时间之后，我们还要考虑对电子档案进行迁移以适应电子产品的更新换代。总之，电子档案的保管保护是一个相当繁复的工程，丝毫地疏忽都将导致电子档案的不复存在，造成巨大的损失，导致其法律效力无从发挥。 

　　1.3 电子档案的管理制度相对落后 

　　传统的纸质档案之所以能够作为极具证明力的证据使用，在一定程度上可以说是由于其严格的管理制度。在归档时，归档部门对档案进行严格的筛选，并确认档案的原始性。移交进馆时，档案管理部门亦严格把关审核，交接双方都在档案移交清册上签字，对档案的原始性做出承诺，一旦发生问题，便可对交接双方进行问责。同时，档案馆严格的保管制度、借阅制度以及鉴定制度保证了纸质档案的可信度，还控制了档案的原始性。然而，电子档案作为新型的档案载体形式，我们对它的管理经验远不及纸质档案。可以说，从电子档案的生成、归档、保管等一系列环节，目前都还缺乏科学的标准以及完备的制度，电子档案完善的程序化管理尚需相关方面的努力。 

　　二、电子档案原始性认定的相关理论 

　　档案的凭证性价值基于档案的原始记录性，“档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。”[2]档案的原始记录性是其区别于其它信息记录独一无二的本质性特征，档案的原始记录性决定其能够发挥凭证作用，从而转化为最具证明力的证据，为司法、诉讼所用，进而化解矛盾纠纷。电子档案作为档案大家族的一员，其凭证作用的发挥也应当是基于其原始记录性。传统纸质档案的内容与形式不相分离，内容始终附着于形式之上，内容的原始性认定可以借助形式的原始性来证实。然而电子档案易篡改且改动后不留痕迹，其原始记录性的认定必然不同于传统的纸质档案。广泛认为，电子档案的原始记录性认定应遵循一个标准，即内容的原始性，无论其外在表现形式如何变化，只要其所含信息真实、准确，我们就应认定其具备原始性。所以，问题的关键在于如何确保电子档案的原始记录性，笔者认为可以从如下三个方面进行考虑： 

    2.1 前端控制理论 

　　电子档案由电子文件转化而来，在成为历史记录以及社会记忆之前，它首先是作为文件履行信息载体的功能，在其作为文件的过程中，不能完全认为它等同于档案，只有具备保存价值和原始记录性的电子文件才能成为档案。档案管理工作提前介入到电子文件形成、运作和管理有助于档案部门确保电子档案的真实、准确，有助于档案管理部门确保归档电子文件的质量。根据文件生命周期理论，文件均具有生命周期，电子文件也不例外。基于电子文件的自身属性，在其整个生命周期中，随时都有被更改、被破坏的危险。为防患于未然，档案管理者不能是在电子文件产生后，被动地采取保护措施，而应该在电子文件产生之前，制定相关标准，同时确定归档范围及保存价值。此外，还应当对电子文件的管理系统进行统一规划，采用相关的安保措施保障电子文件管理系统的安全系数，同时监测电子文件的整个生命周期，对电子文件的每一个时间节点进行监督与保护，这样才能有效地防止电子文件遭到损坏，同时杜绝泄密事件的发生。实际上，前端控制理论体现了文档一体化管理的思想，为档案管理工作的未来走向，将其运用到电子档案的管理中是必然的趋势。 

　　2.2 元数据管理 

　　在电子文件管理领域，元数据管理是目前研究的热点。元数据是描述数据的数据，记录了电子文件的背景、内容、数据结构以及其管理数据，解决了电子文件真实性、完整性、可靠性、可用性四大难题，在一定程度上为电子文件转化为电子档案，进而发生法律效力铺平了道路。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）：“元数据是描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。”[3]从其定义来看，元数据可以动态地描述电子文件各方面的特征，并且对电子文件的内容、属性、背景结构、管理流程等一系列环节进行了如实的记录，文件的利用者可以根据这些元数据记录确定电子文件的真实性，同时对电子文件的内外部特征以及存储状态保持全面的认识，确保某一份电子文件与整个电子文件管理系统存在有机联系，进而保证电子文件的完整性。元数据不是静态的数据，它跟随电子文件的变化而动态地实时变化，它贯穿了电子文件的整个生命周期，从电子文件的产生，直至电子文件归档转化为电子档案，再到电子档案从过时的平台迁移到新的平台，元数据始终贯穿其中，为电子档案的长期的可读、可用，为认定电子档案的凭证性价值提供了依据。 

　　2.3 可信时间戳原理 

　　在电子认证领域，可信时间戳是确保电子档案真实性、可靠性、原始记录性的最可信方式。目前，可信时间戳已经广泛应用在金融服务、电子商务、电子医疗、电子档案、电子证据、电子公文、数字版权保护、知识产权保护等众多应用领域，用于解决电子文件的法律效力问题。[4]时间戳是数字签名的变种，经加密后形成的独立的具有标准格式的电子文件，用于证明电子文件在该时间节点过后未曾发生改变。在联合信任时间戳服务中心官方网站中，我们可以看到专家权威对可信时间戳的定义：“可信时间戳是由权威可信时间戳服务中心签发的一个能证明数据电文（电子文件）在一个时间点是已经存在的、完整的、可验证的，具备法律效力的电子凭证，可信时间戳主要用于电子文件防篡改和事后抵赖，确定电子文件产生的准确时间。”[5]可信时间戳可经由一定的算法及加密技术，绑定权威时间源—国家授时中心的时间，由于时间的不可逆转以及国家公权力的权威性，我们可以确保“电子档案自形成之时起，内容完整，未被更改，是解决各种电子数据符合法律要求的原件形式和实现业务无纸化的有效电子凭证。”[6]总之，可信时间戳能够在符合档案管理安全保密的前提下，有效地证明电子档案的真实性，保障电子档案所含信息内容的安全。 

　　三、云模式下电子档案的法律效力的实现途径 

　　国外云计算已进入到实质性运用，尤其在电子健康档案管理领域已然建立起相当成熟地管理模式与运行模式，同时在立法、道德标准等方面也得到有效保障。我国自2010年起，也开始投入到云计算产业发展热潮之中。目前，云计算产业已被列为国家战略性产业，广州、上海、深圳等地云计算中心已经开始投入使用，各地云计算基础设施也在紧锣密鼓地部署当中。就当前国内外有关部署情况来看，云计算可以显著降低数字档案馆构建中的IT成本，同时由庞大的集群服务器搭建的云存储平台为海量的档案信息资源提供近乎无限的存储空间。此外，利用云计算技术还可以搭建运行良好的信息共享平台，有效地避免了区域间数字档案馆的重复建设，同时避免了信息孤岛现象。云计算卓越的分布式计算方式还能快速地对存储在各个节点上的数据信息进行分析排序，从而快速地将检索结果传送至用户检索界面，解决了传统网络归档方式检索耗时的障碍。 

　　3.1 云归档与云备份 

　　在云模式下，云服务商为用户提供硬件维护、软件运行和系统备份等操作。具体来说，云归档是在云计算的基础上衍生出的一种新的网络归档模式，云计算服务提供商根据档案管理的要求，远程地为用户提供安全、可靠地存储、归档服务，以保障电子档案的长期保管需求。[7]而云备份主要用于在正本损毁或崩溃时对数据进行恢复。云归档保障了电子文件在转化为电子档案时，拥有无限的存储空间，同时具有强大的灾备能力。结合可信时间戳技术，云归档与云备份能够长期地保证电子档案的凭证性价值，发挥电子档案的法律效力。传统模式下，加盖可信时间戳的电子文件保存于用户的存储器中，一旦存储器崩溃或者遭到黑客打击，电子文件便不复存在，其真实性价值也失去物理载体，无从谈起。云模式下，电子文件存储于专业的云服务提供商提供的存储节点之上，其安全性和稳定性都能得到长期保障，实现电子档案的凭证价值，助力其发挥法律效力也是亦步亦趋的形式。 

　　3.2 云信息共享平台  

　　云信息共享平台实际上以云计算技术构件的文档信息管理系统，它能够实现电子文件和档案数字化成果以统一的归档标准迁移，同时为各机关档案信息的资源共享提供良好的基础条件。此外，档案管理部门是档案发挥凭证作用的非利益相关第三方，同时还是权威的国家公权力，在云信息共享平台中，档案管理部门可以根据电子档案的登记备份方式，对电子档案的原始性、真实性负责，防止人为篡改，提高和保障电子档案的法律凭证价值，进而化解纠纷，提高档案管理部分的行政能力。目前，丽水市基于云计算的云档案信息共享系统就已完成研发，进入到部署实施阶段，该系统不仅实现了丽水市各理当单位相互间实现跨部门、跨单位的自由检索和查询，还能保证档案行政管理部门对电子档案与电子文件归档情况进行网上及时监控，为文档一体化管理提供条件，提防电子文件被篡改、被毁损，为电子档案法律效能的发挥做了前端控制与保护。 

　　四 结语 

　　云计算为电子档案的管理提供了新的途径，当下，学术界以及业务部门已经对电子档案云管理方式进行大量研究。笔者认为，云模式是实现电子档案法律效能的一种技术方案，它的构建需要档案界的努力，也需要法律界的关注，二者的共同努力才能真正最大限度地保障电子档案的安全，进而发挥其法律效力。 

　　参考文献： 

　　[1]张苗.电子档案的法律效能探析[D].长春：吉林大学,2012:17. 

　　[2]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001:6. 

　　[3]杨剑.元数据在电子档案管理中的价值[J].科技档案，2010(4):23-25. 

　　[4]联合信任时间戳服务中心.可信时间戳保障电子数据法律效力[EB/OL].[2015-6-1].http://www.tsa.cn/info/171090_186966.vm. 

　　[5]联合信任时间戳服务中心.可信时间戳保障电子数据法律效力[EB/OL].[2015-6-1].http://www.tsa.cn/info/171090_186966.vm. 

　　[6]联合信任时间戳在我国档案电子化中的应用. 

　　[EB/OL].[2015-6-1].http://www.dagl.com.cn. 

　　[7]黄新荣,庞文琪,王晓杰.云归档—云环境下新的归档方式[J].档案与建设,2014(4):4.