摘 要：技术是一把双刃剑，既带来福利，也存在问题。当前信息技术环境下存在档案信息爆炸、档案信息污染、档案信息伦理矛盾及档案技术业务等问题。文章从制定政策法规、加强职业伦理教育、提升信息素养、完善档案工作业务流程与技术水平、知识管理等具体实际方面提出应对措施。 

　　关键词：现代信息技术 档案工作 应对措施 

　　1 现代信息技术对档案工作影响的表现 

　　1.1促进档案工作与档案事业发展 

　　无论是档案理论、档案意识还是档案实践工作，都因信息技术的出现得到前所未有的发展。档案理论的发展极大的丰富了档案工作理论，使档案在信息化时代有坚定的理论基础，从而不至于在信息化社会“手足无措”。信息技术在实践领域的影响是空前的，档案信息管理系统的应用使档案管理的一系列流程发生改变，如档案处理程序的简化。智能检索系统改变了传统人工制作、检索和查找的过程，加快信息检索速度，提高档案工作效率，使档案的利用步入到一个全新的局面，顺应现代知识社会的利用获取要求，促进档案工作的现代化发展。 

　　1.2提高档案工作者的素质技能 

　　现代信息社会对档案工作者的技能提出了更高的要求，档案工作人员需要既有政治素养又有业务能力，需要取得较高管理水平、外语水平并能够掌握专业技术等现代化办公自动化技术。档案管理人员为了跟上信息时代的发展步伐，参加各种社会培训、学习各种技术和方法，提升自身能力。信息技术向传统观念挑战使档案人员的工作观念得到更新，从传统的“档案保管者”转变为“知识信息的管理者”，不断接受新思想、新方法，促进了档案管理人员在具体工作中不断开拓创新，培养灵活性、创造性的思维方式。 

　　1.3促进档案信息资源服务与创新 

　　档案是一种信息资源，本身具有经济价值。档案产生于社会活动，在服务利用中又反哺于各种社会经济活动。档案经济作用的产生是社会生产、建设和发展的需要，是档案服务和利用的结果。现代信息技术为档案经济价值提供了技术支持。档案信息化的基础设施建设是发挥其效用价值的基本保障条件之一。主要包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施使档案效用得到充分发挥，由此发展起来的档案经济产业以其先进的服务设施、服务理念、服务方式使档案经济呈现出日益繁荣的局面。实现档案资源的合理配置，积极促进档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式，使档案工作更好地为社会发展服务。 

　　档案中介机构的产生及发展。信息技术的应用既使文件处理便捷化，也使各种组织形成的档案文件急剧增长，组织难以及时处理各种档案文件，因此一种提供档案管理的社会化有偿服务机构——档案中介服务机构应运而生。黄霄羽认为档案中介机构分为两类，一是归属社会中介组织；一是归属社会服务机构。[1]根据《档案法》档案中介服务机构既不是档案局（馆）的附属机构，也不是单纯以创收为目的的第三产业，而是以社会效益和经济效益相结合、并坚持以社会效益为最高宗旨和准则的服务机构，在服务企业和社会组织中呈现出明显的优越性，一定程度上解决了组织档案信息泛滥和管理不足等问题，是现代信息化环境下档案机构的创新和发展的必然趋势。 

　　产业型档案信息服务的兴起。随着社会信息化的日益推进，信息产业与信息经济的飞速发展，产业型档案信息服务从20世纪70年代产生以来，在我国迅速发展，时至今日，产业型档案信息服务已在我国初具规模。科学技术的全面发展以及社会经济的不断变革，社会档案信息需求的膨胀与增长，极大地刺激了社会档案信息服务业的发展。档案信息服务业分为公益型档案信息服务和产业型档案信息服务。[2]公益型档案信息服务是档案信息服务业的基础。产业型档案信息服务是档案信息服务的深化与发展。传统的公益型档案信息服务机构如地方各级档案馆却因多方原因，不能较好地满足用户需求，由此便产生了一系列以有偿为特征的服务业务与服务机构，以其更为灵活、有效的方式，很好地弥补了传统无偿型档案信息服务的不足，对于发展档案信息产业与开发档案信息资源都有着极为重要的意义，成为档案信息服务深化发展的一种新形式。 

　　1.4信息爆炸和信息污染问题 

　　信息技术引起新的“信息爆炸”。信息技术极大地方便了信息的提取，但同时也带来了信息的过量和混乱。传统的“信息爆炸”更多的是指社会利用知识方面的困难，现在的“信息爆炸”已经影响到个人获取知识方面。[3]信息污染中的信息超载、信息虚假、信息冗余等，需要我们花费大量的时间去伪存真、去粗取精，极大地阻碍了人们档案信息知识的获取，降低信息利用效率。 

　　1.5档案信息伦理问题 

　　现代技术的发展快于伦理学研究的发展，使得当前我们面临着更多的问题。[5]所谓档案信息伦理，即档案信息化活动过程或档案信息行为所涉及的道德关系，是人类档案信息活动过程的伦理以及与档案信息行为有关的伦理，是人类档案信息行为活动中所遵循的行为准则。 

　　张照余认为，目前档案信息伦理研究的方面主要有：信息公开与档案公平利用的伦理问题；个人信息管理与利用的伦理问题；隐私权和知情权的伦理问题；档案知识产权保护的伦理问题。[6]在社会档案活动的各个环节,特别是档案信息化建设过程中,最突出的伦理问题表现在公民利用档案信息的充分性、有效性和公平性。档案法规定了公民公平运用档案信息的权利，但是政府和社会在实际的工作过程中却没能较好的保障公民这一项基本权利的实现。 

　　公民个体之间存在的信息素养差异使得公民对档案利用的充分性和有效性呈现出明显的个体差异，导致“马太效应”和“数字鸿沟”问题产生。这是现代信息社会发展的一个重要问题，政府和社会需要不断加强基础设施建设，提高公民信息素养才能够保证公民充分、有效、公平的利用档案信息资源。个人档案信息记载了某个个体的相关信息，其中可能涉及到个人的私密信息。在利用个体信息的过程中应当规范利用者的行为，不能为自己获利而伤害他人。档案具有知识产权，数字档案馆的建设突出了网络环境下档案知识产权的保护问题，存在着知识产权保护与档案资源共享之间的矛盾。解决这一问题需要不断与时俱进进行创新，完善相关知识产权法律保护内容，协调知识产权问题矛盾和冲突。 

　　1.6档案技术业务问题 

　　主要包括前文影响中所提的档案保管载体的易脆性和对计算机系统的依赖性；档案鉴定工作难度的增加；档案管理过程中存在安全性、真实性等问题。在现代信息技术构成的网络结构中，信息系统的安全性受到了严重的威胁，无数个分散的小系统正在日益结成大型的、综合复杂的信息网络系统。在当前的信息技术水平下，极易受到破坏和非法利用。这些问题的存在是传统档案工作过程中没有出现过的，也是目前档案工作面临的极大挑战。 

　　2 现代信息技术对档案工作影响的特点 

　　2.1时间上的迅速性与持续性 

　　信息技术引入到档案工作领域的时间并不长，但是其发展速度却是十分迅速。笔者在万方资源数据库平台以“信息技术”和“档案”为关键词共检索出了6531条文献记录，其中期刊论文5250条，会议论文281条，科技成果176件。 

　　检索结果显示，在二十世纪九十年代，信息技术刚刚引入到档案领域，其实际成果并不是很多，大多还处于初步的认识阶段。进入到21世纪后，我国加入WTO，开放程度日益扩大，许多方面都与国际接轨，2000年，国家档案局将加快档案信息化建设列为全国档案事业“十一五”计划的重要任务。2002年，《全国档案信息化建设实施纲要》提出了加快档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为改革开放和现代化建设服务。[7]此阶段信息技术的优越性也被人们广泛知晓，信息技术对档案工作的影响在有利的经济和政治条件下迅速扩大。尤其在2006年3月19日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《2006–2020年国家信息化发展战略》政策，标志着我国信息化发展战略正式进入全面实施阶段，档案信息化成为国家信息化发展战略的重要环节。[8]图表中这一时期的总文献数量也急剧增多，尤其是2006-2010年这个时间段，关于“档案”和“信息技术”的会议论文快速增长，体现出国家对档案工作运用信息技术的重视，也从侧面表现出国家在档案实践工作中对信息技术运用的倡导和推进。我国档案工作在这一时期得益于良好的国家政策和社会环境，信息技术影响下的科技成果硕果累累，信息化工作得到了快速发展。 

　　此外，20世纪90年代以来,信息技术的发展成果不断应用于档案管理实践中,信息技术与档案管理实践相互促进，共同发展，信息技术在创新档案工作的同时,档案工作又刺激了新的信息技术的产生。档案工作会随着信息技术的发展不断改革、创新，信息技术对档案工作的影响是持久的。 

　　2.2范围上的广泛性 

　　首先，信息技术使档案工作者和全社会的档案意识都发生重要变化，档案工作者的观念在信息技术影响下也得到更新，使传统档案以保管为中心的思想逐渐弱化，档案工作者的素质也不断提高，得益于信息技术的运用，公民运用档案的意识得到增强，对档案利用的认识也随之改变，使档案不再局限于政治效用。其次，信息技术带来了档案基础理论的巨大发展。档案后保管范式的提出使来源原则在新时代下得到发展完善；知识服务理论的出现使档案在新时代的发展更具有生命力；文件连续体理论补充并发展了文件生命周期理论，使档案文件管理更适应于新环境。最后，信息技术影响下的“知识管理”的出现和管理模式的改变从宏观层面上影响了档案工作的实践；微观层面上使档案实践工作的各个流程得到简化，使档案工作丰富化和扩大化。 

　　2.3程度上的深刻性 

　　信息技术对档案工作的影响不仅具有广度，还具有深度。如前文所述，档案的意识形态、理论思想、实践工作都因信息技术的推广而发生变革。人们对信息技术的认识也从最初的意识逐渐改变到深层次的理论探索，最后再付诸于实践，这既是一个不断发展的过程，也是人们对信息技术的应用不断深化的过程。档案工作中信息技术贯穿档案信息收集、整理、处理、归档、编研开发、利用的各个环节，传统的手工管理在现代信息技术的冲击下迅速淘汰，档案管理手段和方法在短时间内迅速革新，档案管理工作也发生了质的改变，从档案管理向知识管理转变。信息技术作为一种新的生产力，促使档案事业各个方面都得到快速发展，新型档案机构的出现，管理思想的发展，基础业务工作的变革，服务方式的创新发展使档案工作各个方面都发生了改变。 

　　2.4效果上的局限性 

　　信息技术对档案工作的影响虽然有很多优势，但也存在很大的局限性。一方面我国的现实情况与欧美发达国家存在着很大的区别。我国经济现代化发展时间短，发展速度落后，并且受到资金、文化、思想等多方面的影响，使得信息技术的运用存在很大的障碍。另一方面，信息技术作为一种新事物，其推行与运用需要通过不断反复的检验与验证，我们还不能毫无纰漏地运用信息技术对档案工作进行处理，尤其是有些方面关系到档案重要问题，如信息真实性、信息安全性等。而且，尽管信息技术运用于档案工作中具有很大的优越性也不能取代档案工作者所发挥的中心作用。 

　　3 现代信息技术对档案工作不利影响的应对措施 

　　3.1信息爆炸和信息污染的防治 

　　3.1.1制定政策完善法规 

　　政策具有很强的灵活性，能够对信息社会活动出现的问题及时的做出反应。国家针对信息污染与爆炸可以制定宏观信息政策, 加强网络文化建设, 创造积极健康文明的信息环境，搜集并监视计算机的网上犯罪，及时予以防备。此外，国家还应强化信息市场管理，加强信息质量监督。法律具有强制作用、指导作用、预测作用能够帮助人们预见自身的行为后果，从而指导人们的行为，对于违法犯罪行为，信息法律能够以其强制性对违法行为做出制裁，规范社会、组织、个体的信息行为。目前,我国已颁布了《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网出入口信息管理办法》及《中国计算机信息系统保密管理暂行规定》等法律法规，对计算机信息网络立法实践给予了高度的重视，并取得了一定的成绩。 

　　3.1.2加强理论研究与建设 

　　资源管理和知识管理。资源管理是在技术管理之后逐渐兴起的。信息资源管理被视为人类对信息管理的一种延伸和发展，是用经济的、技术的、人文的等手段对信息进行管理的产物。[9]知识管理是档案信息管理的高级阶段，是在克服资源管理的基础上发展起来的，它重视人在信息活动中所发挥的作用。人的知识可以作用和影响信息管理的各个环节。在针对信息污染的生成、传播和接收等环节开展防治工作时，人的知识不但会对这些防治工作过程产生作用，而且在很大程度上影响防治效果。知识管理重视学习和创新，重视智力的作用，并试图增强组织在这些方面的能力，它意味着独创性、灵活性、适应性。资源管理和知识管理是解决信息技术带来的档案数量暴增和档案质量问题等负面影响的指导理论，对新时代解决信息爆炸和信息污染问题具有宏观上的指导作用。 

　　系统管理。信息污染防治问题不仅仅与互联网上各种形式的信息污染有关,而且涉及到与防治工作相关的方法措施、法律规章、科学技术、管理人员、信息用户以及在其活动过程中所产生的新的信息等等，这些相关因素与信息污染之间由于相互影响、相互制约而形成各种错综复杂的关系，构成一个复杂系统。[10]由于信息爆炸和信息污染的防治属于典型的复杂社会系统问题,所以要用系统分析的方法对其进行分析和研究，对信息各项主要活动过程进行总体性的概括和把握,在统一地、系统地领导下对档案工作业务活动进行指导，使信息污染问题的解决在有规划的、全面的、协调的组织下开展。 

　　3.2加强档案信息伦理建设 

　　3.2.1档案工作者职业伦理建设 

　　所谓职业伦理，是人们在从事特定职业劳动过程中形成和发展成的，既具有自身职业鲜明特点、又符合人类社会发展需要的伦理规范的综合。档案工作的职业伦理，从宏观上讲就是档案从业者所必须恪守的各种伦理准则的总称。[11]档案从业者工作有其特殊性。首先，坚持求真务实，保证资料原始性和真实性；其次，明确档案工作道德和规范；最后，保证档案信息利用的公平与公正。充实并完善档案工作者职业道德的内容，档案工作者应当尽可能地提供可公开的档案信息为档案利用者服务，坚持“公平、公正”的原则，谨慎地行使自己的管理权，在档案利用工作中自觉地约束自身，严防以权谋私。 

　　3.2.2公民档案信息伦理教育 

　　培育档案工作者和档案信息利用者的自律精神，提高其对自身行为的约束能力。通过信息伦理教育，可以培育档案工作者和档案信息利用者的自律精神，从而充分发挥伦理道德的协调与调解功能。同时，还应加强档案信息道德主体的自身修养，提高其对自身行为的约束能力，明确其有所为有所不能为的行为准则。档案工作者和档案信息利用者应该在了解其信息行为可能产生的各种后果的基础上，对自己的行为有一个比较正确的评估，并适时调控自己的行为。作为档案工作者和档案信息利用者，应在档案利用工作中自觉贯彻“自律”精神，按照伦理道德规范办事。 

　　3.2.3加强信息素养教育 

　　信息素养被认为是现代公民综合素养的基础，信息素养的本质是信息全球化背景条件下人们需要具备的一种基本能力，能够判断什么时候需要信息，懂得如何去获取信息，如何去评价和有效利用所需的信息。面对信息爆炸和信息污染，必须要提高网络用户的素质，提高网络用户的思想素质和信息判别能力,强化对人们的信息教育。作为信息主体的人,只有当自身素质得到全面提高时,才能具有较强的信息控污滤污能力。人们必须不断地提高思想素质，树立正确的网络道德标准，提高自我约束和控制能力，从根本上防治信息污染。提高网站工作人员的素质、保障网络发布信息的准确需要网络信息工作人员具有高度的思想文化素养和专业知识水平，这些既有助于减少错误信息和垃圾信息，也有助于人们进行信息的识别和筛选，去粗取精、去伪存真。 

　　3.3档案技术业务问题的解决 

　　3.3.1完善档案业务流程 

　　随着信息技术和办公自动化的发展，工作者更需要提前介入文件运转阶段进行前端控制，进入文件的整个生命周期，实行文档一体化，建立前端控制的机制，从源头上严格要求。文件是档案的前身和重要来源，在文件制发中必须注意解决好规范化、标准化问题，严格进行前端控制，从文件产生之时起的每一个细节处都贯彻和实施标准化，提高档案实体质量，为档案工作打下牢固基础。收集工作需保证档案资料的原始性。整理工作按照具体立卷归档要求初步归档。分类工作著录时要制定统一的标准，秉持客观的档案信息内容进行全面揭示。鉴定工作要注意档案文件的元数据等背景信息,注意鉴定观察档案信息的真实性,运用相关信息技术保护信息的原始性。保管时应根据不同的信息载体，科学合理地对档案进行管理，在保管中坚持有针对性的原则，对重要档案信息进行备份，建立科学的库房制度和定期备份制度。在提供利用阶段，以用户需求为基础，提供方便快捷的检索的途径。 

　　3.3.2提高档案工作技术水平 

　　信息技术所带来的问题并不意味着我们要抛弃技术手段，相反，我们要提高档案工作者的技术水平并运用技术手段解决问题。对于网络中海量的信息资源，我们需首先加快人工智能技术的研究，实现计算机对信息的自动分类和标引，提高信息加工处理速度。其次，研究信息保密技术和确保网络信息真实性的控制技术，如使用口令、数字签名以及在工作站和网络服务器上使用用来鉴别用户的标号、对超界值的检验等,以预防信息的变形与失真。再次，对信息进行访问控制，如对于网络上的淫秽信息要采用以防火墙为主体的多重信息保护措施予以避免。广泛采用的网址拦截和内容过滤技术，就可对浏览器进行实时监控，利用技术手段控制不良信息的流动。此外，进一步研究反病毒技术,在病毒检测、病毒消除、病毒免疫和病毒预防等方面增强对反病毒技术的开发，防止计算机病毒对信息的污染和破坏。最后，加强国际间的合作,共同维护网络安全加强网络安全、提高网络设备的技术水平因特网不是点对点的直接传播,而是采用多层次分布的方式进行互连。 

　　主要参考文献： 

　　[1]黄霄羽,朱敬敬.档案中介机构应当正名[J],档案学通讯,2012(5):94 

　　[2]刘安福.档案信息服务及产业化的经济学分析[D].湘潭:湘潭大学,2005. 

　　[3][5]周晓英.论信息技术的另一面[J].图书情报工作,2001(11):30-32 

　　[4]许剑颖.论网络环境中的信息伦理问题及其对策[J].情报杂志,2004(1):17-18 

　　[6] [9]马费成,宋恩梅.信息管理学基础[M].武汉大学出版社,2013:33-36 

　　[7]李淑芳.数字化对档案工作研究和运作的影响[J].兰台世界,2007(12):46 

　　[8]马仁杰, 张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设.安徽大学学报(哲学社会科学版), 2011(1):145-146 

　　[10]郭海滨,郑丕谔.防治互联网信息污染的知识管理概念模型研究[J].情报杂志,2006(10) 

　　[11]刘斌.档案工作的伦理涵义探析[J].河南社会科学, 2012(11):95-96 

　　胡娟    女    常德广播电视大学   会计学   助理馆员 18673659216