双峰县档案局

　　摘要：本文以地处中西部地区的双峰县档案系统为调研基点，通过对全县档案系统信息化的模式、规范、策略等方面深入细致的调查，从而发现当前中西部欠发达地区档案管理信息化工作中的突出问题，并分析其原因，且总结相关的实践经验，最后提出解决办法与建议，以此探讨新形势下中西部地区档案部门信息化建设的有序、高效和可持续发展的建设思路。

　　关键字：档案管理 信息化 对策

　　随着科学技术的发展，信息技术的利用越来越广泛，各行各业与信息技术的结合已经变得紧密而不可分割。而对于专业存储信息资料的档案工作而言，档案事业的信息化建设需求显得尤为迫切和重要，特别是中西部欠发达地区，档案信息化工作已势不容缓。因此我们将以地处中西部地区的湖南省双峰县为例，来浅析欠发达地区的档案管理信息化所存在的问题和对策。

　　一、档案管理系统及信息化现状

　　新中国建立之初至未设县之前，双峰境内档案存湘乡县党政机关档案室。建县后，档案由各单位办公室管理。1955年7月，县委确定机要室代管县委各部、室档案，政府各部门的档案则由县人委办公室档案室管理。1956年，县直各局建立档案室。1958年，建立双峰县地方档案馆。1965年改为双峰县档案馆。1977年，县直机关有档案室63个，区、社有档案室62个，厂矿场所有档案室40个。1980年，县档案局成立，期间在1992年的机构改革中撤销，而后于1997年得以恢复。至2013年止，县直机关档案室增至113个；另有民营企业档案室10多家，镇、村、区等档案管理室943个，其中有专用档案室的有200多个。

　　从以上数据看，从建国至今，随着社会进步和档案局的职责功能业务的完善，无论是现在还是将来，与档案相关的业务系统从数量和质量都在增长与提升，而其中的信息化管理更应该支撑起综合各类业务管理的“多核心”要求。

　　1995年，县档案馆配备了第一台台式计算机，当时用的操作系统是UC-DOS，同时拥有全馆第一台打印机。2005年，拥有第一台复印机、扫描仪等信息化产品。至2013年新档案局的建成，县档案局已发展到计算机网络办公一体化，操作系统也跟随微软全部升级到win7系统，同时拥有计算机控制管理机房，掌控全局的计算机办公网络、档案存储数据库服务器、视频监控、温湿度监控、门禁密码、电子显示屏、消防广播、电子政务传输节点，公文传输节点等多方面的信息化功能，并拥有多台多功能复、打印机及扫描仪等。

　　其他机关单位、镇级等档案室计算机普及率达到100%，一些单位还购置了扫描仪、打印机、复印机、数码相机、数码摄像机、一体化传真机等相关数码设备，为档案信息化建设工作奠定了基础。在档案部门在经费比较困难的情况下，各档案部门通过各种方法，增加对信息化基础设施建设的投入，并且取得了明显的成效。

　　在这些信息化基础建设的支持下，县档案局目前已经将全局11万卷册的档案信息目录全部存储输入至数据库，并提供相关的搜索查询，其中约1万多卷册档案已经扫描成电子档案（PDF格式）存档，其他机关单位、镇级等档案室也有一部分安装了档案管理软件，少部分还配备了相关的数据信息存储服务器。

　　与此同时，在档案部门管理信息化的过程中，由于各种环境和历史等因素的影响，也有部分单位甚至还没有配备相关的硬件的设施，这都有待于在以后的档案工作中得到进一步改善与提升。

　　从上述对双峰县档案部门信息化管理程度进行调研的结果来看，在一定程度上，档案管理的信息化取得了一定的成效，特别是在基础设施的建设上，与之前相比，有了很大的发展，但同时我们也发现，在整个档案管理系统的信息化进程中，由于信息技术更新换代的日新月异与长期以来档案工作制度改革滞后之间的矛盾所带来的问题和不足越来越明显。

　　二、档案管理信息化中存在的问题

　　“十五”期间,国家开始把档案工作列为重点发展的行业,明确指出各级档案部门要抓好档案信息化工作的切入点,充分发挥在政府上网,建立数字政府中的作用。然后从上述对双峰县档案管理信息化基本情况进行调查发现，双峰县档案管理系统这些年确实建设了不少的信息化项目，但是由于历史和现实因素，依然存在不少问题，归纳有以下几个方面：

　　1.对档案管理信息化的重要性的认识有所偏差。

　　在实际工作中，很多部门和单位对档案工作的认识有所偏差，那就是觉得档案工作无关紧要，因为很多日常的文件、资料、文献、档案等，在当前使用过后，以后几乎就不可能再需要用到，很多单位的档案保管，都是采用古老的手工查找的方法,存储的方式也一般都是卷柜的方式,不仅占地面积大,而且容易丢失,破损。有的仅仅局限在简单的档案“不丢弃”，何谓“不丢弃”，意思就是只保证档案的不丢失，将档案资料简单地储存在某一特定的地方，至于如何具体去保存、保管和利用，完全是一片空白。有少数的部门单位甚至连简单的“不丢弃”都没有做好。在这种状况下，档案管理的信息化，更是一句空话。

　　由此可见，部分档案工作部门没有意识到档案管理信息化的重要性，对档案管理信息化的认识仍旧停留在以前的原始保管手段阶段，而对档案管理的新技术、新手段了解得不够透彻，也就无法从信息化的角度来考虑如何更好的保管和利用档案信息资源。

　　2.档案信息管理标准混乱松散。

　　信息技术的发展是多元化的，档案工作部门在信息化过程中也就不可避免地受到信息技术发展的影响，而相应地出现了各种各样的形式与标准。在某种程度上来，这是信息化技术带来的优势，但对于档案管理工作来说，无序的多元化带来的却是管理上的混乱。因为档案管理相对来说是一项特殊的工作，它的主要目的是对信息资源的统一保管和集中利用。

　　这里提到“统一”和“集中”，那就表明，对于经过信息化处理过后的档案资源收集和整理等方面，需要的是一个非常标准的规范。但在调研中发现，在档案信息信息化工作中，由于各部门、单位档案管理信息化程度的不同，导致信息化管理标准的混乱，又加上对档案管理重要性认识的不足，更是让档案信息化管理几乎都是处于松散的状态，有的部分和单位用来管理的档案资料的计算机几乎就是摆设，平时只是用来简单处理一下档案文档等。

　　上述调研结果发现当前档案管理信息化的标准混乱松散，这一状况不仅造成了档案管理信息化方面资源建设的空置与浪费，更使得档案管理在逐步信息化进程中需要承受更多的阻力。

　　3.缺少足够信息技术管理专业人才。

　　通过对部分单位档案管理信息化的调研之后发现，各部门的档案工作在基础建设方面参差不齐，但更多的问题出现在专职档案管理员身上。事实上，很多单位对于档案工作还是给予了一定的重视，无论是人力还是物力上面都花了很多功夫，但是档案资源管理信息化方面取得的成效却不尽如人意。其主要原因就是因为缺少专业的信息化管理人才。

　　在很多单位都配备了档案管理的相关计算机、打印机、复印机、扫描仪等，部分还购买了档案管理软件，但是绝大部分档案室的专职管理员长期都习惯原始的手工保管和处理纸质的档案资料，对于如何利用信息化手段将纸质档案转化成电子信息档案，如何利用信息化手段去保管、利用，都缺乏相关的专业知识。正是由于专业的信息管理人员的缺失，所以当前很多部门的档案工作无法将这些信息化基础设施最大地利用化，导致档案管理的信息化处于“听得到，用不着”的尴尬境地。

　　从长远的角度来看，要完全改变传统的档案处理方式是一个长期的过程，尤其是以前遗留下来的纸质档案数据量庞大，要想全部转换成电子档来存储，这是一个浩大而又专业化的工程。因此，具有信息化专业技术水平的人才将是未来档案工作信息化必不可少的推进者。

　　4.信息管理技术手段建设过于依赖第三方。

　　档案工作信息化的目的，主要是提高工作效率，减少工作的运行成本。因此，在档案管理信息化的过程中，集成了多项档案管理功能的专业管理软件的使用就成了档案管理信息化是否成熟的一个主要表现。通过对双峰县档案部门基本情况的调研，大部分单位的档案室还是有信息化基础设施支持的，特别是档案信息资料比较多的部门，部分还购买了相关的档案处理软件。例如像县档案局使用的就金通公司开发出来的专业档案管理软件，人力资源与社会保障局内部下属单位就购买了泰坦软件等等。

　　能够使用专业的档案管理软件，这固然是档案工作信息化进步的一个表现，但同时发现了当前档案部门专业管理软件的一个突出问题，那就是但在软件的操作、更新和版权问题。

　　在调研的过程中了解到，现在的专业档案管理软件一般都是由网络公司自行开发，虽然功能强大，但在档案管理工作本身的特殊性方面考虑得不够周全。而且软件版权属于软件开发公司自己所有，档案工作部门只是购买了使用权，对于档案软件的更新，没有足够的自主权。更重要的是，一旦这些软件公司出现倒闭或者破产问题，那对档案工作带来的伤害是无法估量。因为每个网络公司开发出来的软件都是具有该网络公司的特点，档案资料信息的处理模式以及数据库结构都是有区别的，如果软件公司无法将后续的软件更新与维护持续下去，那么之前通过这些软件处理过的信息资料将成为“孤岛信息”，与其他软件根本无法兼容。从而给档案管理的信息化发展带来巨大的隐患。

　　三、解决方法和建议

　　为了解决在档案信息化过程中所出现的问题，下面提出了几点相对应的解决办法和建议，具体如下：

　　1.加强宣传、提高认识。

　　首先，要解决的问题是对档案工作认识的问题，这是解决问题的根本所在，只有先解决了认识问题，才能从实际工作中推进档案管理信息化的进程。

　　具体措施可以通过一系列宣传活动普及档案管理信息化知识，例如：在各级党政机关的报刊杂志发表更多有关档案管理信息化的相关文章；协调好各种新闻媒体做好档案工作信息化方面的宣传报道；组织各部门单位对档案管理信息化进行专题讲座；组织专职档案员进行信息化管理知识竞赛、考核等等。在开展宣传活动时应结合自身实际，力求形式多样内容丰富，注重档案管理信息化的宣传效果，从而增强档案管理信息化在各单位部门的档案工作中的影响力。

　　在信息社会全面发展的历史背景下，做好档案管理信息化工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，对于促进经济社会的全面发展、不断提升政府的执政能力具有重要意义。

　　2.制定标准、统一规范。

　　当前，很多学者将档案信息化的标准规范从其应用范围和方式上分为管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。

　　在管理性规范方面，国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准，如：《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，《计算机病毒防治的办法》等。

　　在业务性规范方面，国家已颁发的标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等。

　　在技术型规范方面，大部分技术标准是电子信息管理的共用标准，如《信息交换用七位编码字符集》、《信息交换用汉字编码字符集》等等。

　　除了以上的一些标准规范以外，为了满足档案信息化的飞速发展，当前国家正在制定更多的标准和规范。

　　但是除了这些宏观上面的标准和规范以外，我们应当结合档案管理信息化的实际情况，制定更加符合实情的规范标准。这些规范标准主要包括计算机数据存储模式，电子归档方式，电子归档时间等方面内容。同时，还应当建立相对应的电子文档管理法规，将数字档案的管理与法制管理挂钩。

　　3.提升素质、引进人才。

　　人类历史文化浩瀚繁复，可想而知，其中包涵了多少信息资源在内。而推动档案事业的发展与人的社会行为是息息相关的，而档案管理的信息化更需要专职档案员去执行。因此专业档案管理员自身信息技术的素质，就决定了档案管理信息化的水平。

　　根据调研过程中所获得的情况结果来看，大部分机构单位的档案管理员由于自身年龄、专业方向等问题，在信息化方面的知识相当缺乏。

　　要解决这个问题，可以从两个方面着手。一方面，增强专职档案管理人员的信息化技术的培养，统一开办档案管理信息化技术的培训班，提高专职档案员的技术素养。另一方面，可以结合各部门机构单位档案管理信息化需求的实际情况，通过公开招聘或者借调等方式引进档案管理信息化技术人才，来提升档案信息化管理的整体水平。

　　4.掌握主动、排除隐患。

　　从调研中发现，由于档案管理软件的商业化，软件开发商追求的是如何在软件的开发与利用时获取更多的经济利益，导致这些软件不仅在功能的使用方面无法适应档案工作的某些特殊情况，同时在软件的版权与更新上带来档案资料无法转移或无法兼容等隐患。针对这一状况，本文建议可在档案管理部门的主导下，与软件开发商合作开发属于自己版权的管理软件。这种模式开发出来的档案管理软件可以带来以下的一些优势。

　　首先，自主开发的档案管理软件有档案管理部门的主导，可以量体裁衣，适用性较高，能够满足档案部门比较独特的需求，实现许多外购软件难于实现的功能。

　　其次，档案管理部门对于自主开发的档案管理软件拥有绝对的自主权，可以使档案工作与软件使用的契合程度更高，对于的软件的更新、使用、移植等，都具有很重要的实际意义。

　　最后，自主开发的软件，可以随档案工作部门工作的变化而变化，不受限于第三方的限制，从而解决档案软件过于商业化所带来的关键问题。可以说，只要档案工作部门存在，软件的使用就能持续下去，极大地提高了软件的使用周期，同时也就保证了档案资料在电子信息化以后的使用周期。

　　四、总结

　　总的说来，最近这些年来，双峰县档案管理信息化方面的工作，取得了阶段性的成效，但同时反映出来的问题也不少。

　　双峰县地处中西部地区，具有一定的区域代表性，从调研中我们了解到，当前在经济欠发达地区档案部门工作信息化的问题，主要还是来自于档案管理者对档案工作的根本态度。只有先从认识发生转变，才能转变档案工作信息化的根本情况，在深刻认识到档案工作信息化重要性的基础上，一方面制定标准的、规范的信息化管理制度，另一方面提升档案工作人员自身的信息技术素养，最后再配备完善的管理软件工具，多管齐下，才能使档案管理工作紧随信息化社会发展的脚步，最终实现档案管理工作质的飞跃。

　　参考文献

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