中国航空动力机械研究所

　　摘要：面对信息技术发展的新形势，航空企业面临档案管理的信息化建设。目前大多数航空企业也正在实践过程中。本文对档案管理信息化实践中的要点进行了深入分析与总结。首先指出了航空企业档案管理的主要内容，进而阐明档案管理信息化必然走向实践，然后，从基础条件、核心要素和需求开发三方面分析了以信息资源为核心的档案管理模式，最后对存在的不容忽视的信息安全问题进行了分析并提出应对措施。

　　关键词：航空企业，档案管理，信息化，实践要点

　　当前各传统行业都面临着互联网及信息技术发展的冲击，航空企业也面临着在信息化新形势下的设计与管理的变革。设计与管理信息化新模式，使得档案管理也必然要走向信息化。当前，大多数航空企业都在稳步的推进信息化建设，在档案管理信息化方面，也走在全面实践的路上。

　　航空企业的档案管理主要以产品档案数据为主，与企业的产品研发制造密切相关。构建以信息资源为核心的档案信息化管理平台是档案管理走向信息化的基础。平台是基础，其内部的信息化资源是核心要素，其主要通过馆藏档案数字化和新增数字化数据的方式进行积累和完善。本文重点针对航空企业档案管理信息化实践过程中的平台建设、资源积累以及需求开发三方面进行分析和总结，并提出需要重点关注信息化过程中的信息安全。

　　1 航空企业档案的组成部分

　　航空企业档案管理最主要的是进行企业产品数据的档案管理，为反应档案信息化条件下档案管理为生产活动服务的目的，本文按照航空产品的生产过程中的文档类型进行分类，分为产品的设计档案、工艺与制造档案、售后与维护档案及其他四类。规范的档案管理，需要将产品所有相关档案纳入管理。

　　A.产品设计档案

　　产品设计占据着航空研究企业的核心地位。每一型号航空产品都需要经过预研、研制、投产、定型、批产等阶段。由于航空产品的结构复杂，机电液高度集成，每个阶段又同时存在着多种类型的设计文档，包括结构图纸文件、电气图纸文件、软件、调试及实验文档等。签署完整并发布的设计文档，需要按照各自的标准化要求进行归档。设计文档的更改也需要按照相应的档案更改要求走变更手续。

　　B.工艺与制造档案

　　每一型号产品经过设计完成，就进入了制造阶段。在产品制造活动中，产生了大量的投产信息、物料资源以及工艺文件等数据。这些都需要纳入企业档案进行统一管理。每一个工号、每一份工艺文件都对应着一种产品设计档案，在档案管理中，其除了需要按照归档要求进行归档外，还需要建立档案文档之间的内在联系，以便于维护及进一步的决策支持开发。

　　C.售后与维护档案

　　产品完成生产制造及交付用户后，需要进行定期的维护，还包括一些必要的返修或是更改等。这些活动产生的文档资料也是产品档案管理重要的一部分。从售后及维护档案资料，可以综合分析产品质量情况，进行市场业务拓展，同时为产品改进换代提供支持。

　　D.其他档案

　　在产品生命周期中，还存在着其他一些档案，比如产品投竞标资料、物料及外协件验收、报价及成本资料、实验演示数据等。这些档案在传统档案管理模式下，往往不受重视而被忽略了。其实在信息化条件下，拥有完善的档案管理，将这些不被重视的档案数据纳入管理系统，作为一种知识资源存在，将会不定期发挥其应有的作用，为企业降低成本和提高效率贡献力量。

　　2 档案管理信息化必然走向实践

　　目前信息技术的飞速发展，不仅在互联网领域掀起了一场变革，其在传统的航空研究制造企业也逐渐渗透开来。信息技术作为一种手段，正驱动着航空企业的设计与管理模式的变革。

　　企业逐渐体会到了在产品设计和管理上应用网络与信息技术带来的便利，将越来越多的业务提到线上模式。这样在企业设计与管理上逐渐形成了一个统一的信息化平台，实现了集中的统一的管理，同时也解决了一企多地协同的难题。研发人员和管理人员不需要再担心多地分散办公带来的信息不对称、沟通不及时、协调不到位等问题。以信息化技术为核心的设计与管理协同模式正在各航空企业逐渐形成。

　　航空企业的档案管理部门是整个企业的数据中心。企业设计与管理模式走向信息化变革，越来越多的资源以信息化渠道产生、传递和发布，这些信息数据的维护和管理必须要通过档案管理平台进行规范化。这给信息化条件下的档案管理提出了要求，需要档案管理部门加强信息化建设，构建统一高效的档案信息化管理平台，才能更好的为企业发展服务。

　　企业设计与管理的新模式正在逐渐形成，档案管理信息化正在走向实践。但目前各航空企业并没有建立起完善的新模式思路，仍会受到信息技术发展的变化影响。但可以确定的是，以信息技术为驱动构建的设计与管理新模式，必然是以信息资源作为核心数据媒介的，就必然要求档案管理进行同步变革，要求同步构建基于信息资源的档案管理新模式。

　　3档案信息化管理平台是基础条件

　　目前航空企业中有的企业信息化程度高，数字档案馆已经通过评定，而有的还处于实体管理或者档案信息管理系统阶段，有的正在建设数字化档案馆【1】。在信息化条件的新形势下，单纯将传统纸质档案馆转换为数字化档案馆是不够的。电子档案资源不同于纸质档案，其保存容易，易于实现集成化管理；同时，档案查询更是方便快捷，为敏捷的企业管理平台提供支持。随着计算机技术及数据分析及数据挖掘技术的发展，依托大数据还可以实现档案数据的整合，可以满足企业发展更多样化的需求。

　　企业产品档案构建起企业的知识资源库。档案资源的整合是知识管理的要求，是建立在集成的基础上的。目前大多航空企业都使用PDM系统进行产品数据的管理，ERP系统进行企业资源及计划的管理。PDM和ERP都有着档案信息管理的特点，可作为档案数据的基础平台。企业内部还有众多的专业系统及统一的OA系统，互相之间互联互通，协调统一，共同形成了面向应用的信息化平台。PDM/ERP系统分别就是一种集成的档案信息化管理平台，各自提供了一种开放的集成环境，供用户进行多样化的档案资源的管理。企业通过定制开发，将特定的档案数据通过特定的流程纳入PDM/ERP进行管理。

　　以PDM/ERP为档案信息化管理平台，必须以信息资源作为核心内容进行平台的开发建设。由于档案管理内容的多样性，在建设该平台时，必须考虑信息资源的融合。比如，在航空企业进行产品生产活动中，结构设计文件目前以二维CAD图纸为主，正在向全三维设计转型。在过渡时期，存在着多型号多类型的文档同步管理的问题。传统的二维CAD图纸多数以纸质文档进行签署归档和下发，而在信息化条件下，初步的方案便是二维CAD图纸以电子化形式归档和下发，此时档案信息化管理平台就需要增加建设针对此类型的电子文档的设计、签署和下发流程和和制定对应的管理方法。更进一步的方案是全三维设计模型的设计、签署和下发。此时档案信息化平台又需要增加对全三维设计模型的支持。单纯构建设计文件的全三维模型档案支持或许还算容易，但是在产品全生命周期活动中，设计三维模型不是独立存在的，还有与之进行关联的工艺和制造档案、售后与维护档案等。这就需要档案信息化管理平台将这些产品数据全部纳入管理，即要将各类档案集成起来。

　　集成的档案信息化管理平台是档案管理实现信息化的基础条件，其建设是一个长期的过程，各企业产品不同，档案数据存在差异，其具体的构建方式、实现形式和管理方法需要航空企业在实践中进行探索，才能构建适合自己企业的档案信息化管理平台。

　　4产品档案的信息化资源是核心要素

　　信息化条件下，档案管理变得方便和快捷。在集成化的档案信息化管理平台支持下，为了完整构建航空企业知识库，提高企业核心竞争力，对于新产品新档案需要从产品全生命周期出发，构建完整的产品档案库，即是要将产品各阶段产生的文档纳入管理，另一层面，对于文档自身来说，档案信息化管理平台需要管理文档产生、变更、使用的全过程。同时，历史产品的馆藏资源也是企业宝贵的资源，将其数字化并融入信息化平台也是一项重要工作。

　　首先，对于产品全生命周期过程，档案管理要做到全信息化管理。以标准化的文档模板和流程驱动进行全生命周期信息资源的发布和积累。对于产品设计阶段，总体部门进行总体设计，按照标准化模板完成总体框架构建，并进行任务分解，将标准化的任务书分解到各分系统。其中产生的总体设计框架文档及分系统任务书纳入档案信息系统管理，签署发布后，通过信息渠道下发到各分系统。各分系统再进行详细的分系统结构、电气设计。设计中的各类文档、分析报告、实验数据以各自标准化模板进行编制，然后纳入档案管理平台。进一步的，设计文件以流程驱动，下发到生产制造环节，编制工艺文件，再下发到制造车间，实施生产制造。接着再到最后的产品检验、实验、产品销售、售后维护等。每一阶段的文档数据按照特定模板与流程纳入档案信息化管理平台。这样就建立起了产品全生命周期的信息资源。

　　其次，对于各项文档来说，其编制、签署、发布、变更和废弃全过程也应纳入档案信息化管理平台。各项设计文档有其阶段标记。在产品模样研制阶段，以某种基线状态使用投产，而进入试样及定型阶段后，设计文档发生了改进设计，履行变更手续后再行发布和投产。各阶段产品文档全部数据都纳入档案信息化管理平台，包括各历史版本文档、各种更改单等，各项内容有序的、关联的组织起来，形成规范的信息资源数据。

　　另外，新老产品之间往往存在着继承性，很多产品信息是可以重复借用的。大量馆藏档案的数字化可以填补新信息化平台数据的欠缺。将馆藏档案数字化一方面解决了历史档案资料在新的档案信息系统的追溯复现，另一方面也为新的数字化资源提供继承依托。但是，将馆藏档案全部数字化，是一项庞大的工程，无论从人力、财力还是时间上都是需要认真考究的，必须要认真分析，提出合理的解决方案，分清轻重缓急，合理实施。航空企业可以伴随着档案信息平台的建设逐步开展馆藏档案的数字化，也可以以外包方式集中进行馆藏档案的数字化。各自有其优缺点，各企业可结合自身情况进行抉择。

　　5需求开发是档案管理信息化的应用目标

　　传统的企业档案管理工作只是以实体文件保管为主，较少去从企业资源及知识需求角度出发去探索档案资源的利用。企业很难直接从档案中去寻求效率和效益的突破。这也就将档案管理工作被动化、边缘化，没有将其置于显要位置。而在档案管理的信息化条件下，档案管理滋生出了其新的任务，迫切需要进行信息化档案应用需求的开发。

　　纳入档案管理的信息资源包含了企业产品的全部信息，是企业的宝贵的知识资源库。而航空研究制造企业为技术密集型企业，知识库技术含量高，也来之不易，需要对其进行充分利用。在档案信息化管理平台构建起企业产品知识库，用于产品全生命周期信息资源的前提下，档案管理应将企业对信息资源的需求作为新形势下的新任务。在知识竞争的时代，谁拥有了知识，谁就拥有了竞争力。档案中的信息资源不能主动为企业发展服务，我们需要从需求出发，对档案管理平台进行定制开发，用以契合企业的现实发展需求。比如，航空企业可以在构建三化资源库和构建快速设计平台方面，充分利用档案信息化管理平台。

　　“三化”是指通用化、组件化、系列化。产品研发中充分利用三化思想，利用三化资源，可以有效的继承原有的成熟设计。将成熟产品进行系列化，可以只更改一小部分产品设计文档就可以形成系列产品。使用组件化思想进行产品设计，可以将任务细分，而且类似产品部分组件可以重用。将使用率高的零部件产品通用化，可以减少大量的基础设计工作。要利用好三化资源库，需要档案信息化管理平台做好充分的支撑。三化资源库不仅仅是设计档案的简单保存。档案信息化管理平台需要开发出各类型数据支撑接口，保障基于信息化的协同设计与制造平台对于三化资源库的引用，同时要进一步的规范和扩充三化资源。

　　构建快速设计平台是市场化条件下现代航空企业迫切的追求。谁能利用好企业几十年的知识和技术积淀为企业的现代化转型发展贡献力量，谁就为赢得未来占得了先机。在档案保存依靠纸质形式进行的传统模式下，档案管理平台并不能为企业设计贡献多少知识力量，因为检索和查找起来实在是不方便。尤其是现在设计文档电子化，更是无法继承原有的纸质档案。而以信息资源为核心的档案信息化管理平台的上线，为快速的设计平台的建设提供了便利。大量信息知识资源储存在档案管理平台中，这正为快速设计平台提供了其需求的知识库。在快速设计平台构建时即提出对信息资源的需求，就可以在档案信息化管理平台的建设上加以考虑和定制开发，提供为快速设计平台服务的接口。

　　以信息资源为核心的档案信息化管理平台还有很多可以利用的地方等待我们去发掘。只要我们需要信息资源，就可以让档案信息化管理平台为我们服务。

　　6 信息安全不容忽视

　　虽然说档案信息化管理平台的建设逐渐得到企业领导的重视，同时我们也清醒的认识到其为企业发展带来的好处，但是在实际的档案信息化管理平台建设中，仍然存在着很多问题需要解决，比如信息安全问题、传统纸质档案与信息化资源档案并存管理问题、多平台信息资源的整合问题、信息化条件下档案管理思路变化的适应问题等。而其中信息安全问题最致命，最不容忽视。

　　档案信息安全存在的三类主要危险有：载体安全、数据安全和网络安全。

　　· 载体安全

　　载体包含了存储档案电子信息的软硬件。对航空企业而言，一般都集中建立了数据库系统及存储服务器，用于保存海量的信息资源。确保这些存储系统软硬件的安全是载体安全的一方面，是物理上要安全，不受人为的或天灾的破坏，是确保信息安全的最根本的前提。另一方面，随着信息的增多和时间的推移，软件需要升级，硬件需要更新，这也带来了信息资源维护的风险。

　　· 数据安全

　　数据安全是档案信息安全保护的核心内容，主要指保证计算机系统的档案数据库及数据文件的完整、有效、合法以及不受破坏、修改、泄露和窃密等。航空企业产品档案在不断的被引用和新增着，循环往复的数据读写很容易造成数据的破坏、失真和不完整。

　　· 网络安全

　　在信息化条件下保存的档案，并不是在固定场所拷贝产生和归档的，而是通过网络化环境传递和交互的。网络的不安全直接威胁着档案信息的安全。一方面网络可能受到有针对性的攻击，一方面计算机和网络本身也是脆弱的，存在诸多不确定因素。

　　为确保档案信息安全，需建立完善的档案安全体系，从技术上做好档案信息系统软硬件的安全控制、网络传输安全控制以及数据内容的安全完整控制。但档案信息安全保障是一个非常复杂的系统工程，还需要建立并执行一整套科学合理规范的管理制度，从每一个环节上堵塞档案信息安全的漏洞。信息安全的管理和技术两方面的安全保证也是密不可分的。可以从档案信息制作产生、传输、收集、归档、保管、修改以及应用等方面按照档案的生命过程着手梳理，对每一个过程进行管理制度和技术保障方面的细化，明确安全措施和安全职责。当然，再完善的制度也需要人去执行，做好信息安全工作，首先必须要强化信息安全意识和观念

　　7 总结

　　在信息技术支撑下，航空企业的设计与管理模式发生了变革，随之而来的档案管理问题也得到了重视，档案管理的信息化建设正在随着基于信息资源的设计与管理平台的构建同步展开。构建产品全生命周期资源的集成的档案信息化管理平台是档案管理的发展方向，需要建设好平台基础条件，并不断补充完善作为核心要素的信息资源。同时，作为数据中心的档案管理部门应以企业对信息资源的需求作为新的任务，融入企业核心角色，为企业的快速发展贡献力量。

　　虽然，目前阶段档案信息化管理平台的构建还存在着诸多问题，尤其是信息安全问题不容忽视。但是随着信息技术的发展，航空企业信息化设计与管理平台的逐渐深入实践应用，这些问题都会得到解决。我们应该坚定信念，时刻关注信息技术发展，同时要不断更新观念，与时俱进，在实践中探索好的经验和方法，进行科学管理，将档案管理的价值发挥到最大。

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