关键词：地方综合档案馆 公共服务 信息化

　　地方综合档案馆作为依法保管档案和管理档案工作的机构，其主要的职责是以保存公共档案资源为主体，并向社会公众开放。随着信息时代的到来，信息资源已经成为社会发展的一项重要战略资源，作为档案信息资源的管理机构，地方综合档案馆在新的时代背景下面临了更大的挑战，不仅要肩负保存国家历史文化记忆的重任，更重要的是要充分发挥出其公共服务的职能，坚持“以人为本”思想指导，开展档案信息的收集、整理、开放、编研、开发、共享等工作，以满足公民档案信息资源需求为目的提供均等的档案服务和档案公共产品。档案公共服务的提出，是政府行政理念和档案事业深化的必由之路，体现在：一是拓展档案公共服务实现档案工作由管理型向公共服务型的转变，是适应政府行政管理改革的需要，二是实现“两个转变”和建立“两个体系”，要求档案工作职能重心落到为人民群众提供档案公共服务上来。[①]但是，我们也应看到地方综合档案馆由于在基础设施、工作理念和能力方面都存在一定的欠缺，严重影响了档案信息化公共服务能力的发挥，因此开展地方综合档案馆信息化公共服务研究，成为了推动档案工作发展的重要问题。

　　（一）地方综合档案馆公共服务的制约因素

　　1.行政管理体制弊端

　　我国档案工作遵循的是统一领导，分级管理原则，具体体现在管理体制上就是“局馆合一”，也称为“一个机构，两块牌子”。这种体制精简了机构, 就其根本而言是政事合一模式，[②]在过去一段时间里对档案事业的发展起到了重要的作用，但是在目前市场经济开放化的背景下，“局馆合一”体制越来越凸显出了其自身的弊端，不再适应社会的发展，甚至阻碍了档案事业的进一步发展。具体表现有以下几个方面：

　　一是定位不清，职责不明。档案局作为档案行政管理部门主要履行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的管理职责。档案馆属于文化事业机构，是收集、保管档案的机构，负责接收、征集、管理档案和开展档案利用，从根本上来讲档案馆不具备行政管理职能。但是，“局馆合一”体制下，档案馆文化事业机构的定位发生偏差，工作更多的倾向于为档案行政管理服务，公共服务仅限于层次较低的档案查阅，忽视了档案编研、开发等的服务意识和效益观念。

　　二是编制混杂，管理混乱。档案局作为档案行政管理部门，其工作人员应该是行政编制，分为公务员、参照公务员管理工勤人员；档案馆属于文化事业机构，其工作人员是一般事业编制，分为专业技术人员、事业单位工勤人员。然而在“局馆合一”体制下，机构编制序列上“行政与事业不分”，部分工作人员既履行行政管理职能又兼负档案利用职能，造成了工作人员权责不清、分工不明、管理混乱。

　　三是公共服务意识淡薄。受“局馆合一”影响，我国档案馆建立后由于现实情况的需要，有很长时间它们是作为各级党委和政府的内设机构，其办公地点深居党委或政府的机关大院之内，办公时间与政府人员工作时间一致，主要服务对象是党政机关，行政色彩浓厚，工作人员大多以公务员身份自居。[③]虽然国家相关政策已经将档案馆定位于公共文化事业机构，服务于人民群众的文化事业，但是部分档案工作人员受到传统的行政机关作风的影响，档案保密性、机要性的思想意识尚未得到根本消除，从而影响到档案工作人员公共服务意识淡薄。

　　2.馆藏资源建设滞后

　　丰富的馆藏资源是开展具体的档案信息化公共服务的基础，地方综合档案馆公共服务的对象有党政机关、企事业单位、公民，其中以满足公民档案信息资源需求为重点。随着经济增长、政治民主的不断发展，公民对于档案信息资源的利用需求增加，档案利用意识也不断增强。公民利用档案资源情况有两种，一方面是利用户籍档案、土地房产档案、工龄档案等与自己息息相关的档案来维护自身的经济利益；另一方面通过参加档案展览、档案专题讲座等来实现自身的文化休闲目的。

　　目前地方综合档案馆普遍存在的馆藏资源建设滞后问题，严重制约了其档案信息化公共服务的发展，具体体现有以下几点：一是馆藏档案资源类型单一。地方综合档案馆由于受到高度集中的政治体制影响，档案馆接收的档案类别主要是党政机关、国有企事业单位产生的文书档案（也称红头文件），而与人们生活密切相关的民生档案、重点档案、特色档案的收集工作没有得到重视；档案载体的类型以纸质文件为主，而对电子档案、声像档案、实物档案等其他载体的档案收集较少。二是基础设施建设滞后。档案馆实体建设指的是档案馆建筑物、馆内设计、馆内设施等，地方综合档案馆由于受到资金、场地等限制，一般仅配备了库房和查阅等基本用房，功能布局上欠缺，无法满足公共服务文化教育、公共消遣等其他服务需求；信息化硬件设备建设滞后，虽然配备了计算机，但仅限于word、扫描、复印等日常办公需要，没有配备服务器、数据库等无法适应信息化的发展要求。三是服务手段落后。档案查阅、利用大部分还是依赖纸质档案目录查询，档案管理软件、局域网、电子目录索引等信息化技术应用率低；档案信息资源共享平台门户网站建设县级综合档案馆普及率不高，档案信息系统安全保护能力有待提高。

　　3、公共服务制度体系不健全

　　地方综合档案馆现有的制度体系，包括档案整理编目制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度等，这一系列制度的形成由于受到原来的政治色彩浓厚的影响，档案工作偏向于档案的保管与保护，服务对象与服务内容侧重于为党政机关、社会团体、专家学者提供决策参考依据、科研数据等，与档案信息化公共服务开放性、均等性、共享性的服务理念严重不符。

　　由于缺乏配套的规范化制度，地方综合档案馆公共服务效果并不理想，具体体现在以下几个方面：一是法律法规不健全。档案法中明确规定了档案开放的期限，视具体情况分为即时开放、满30年开放、随时开放、延期开放四种，档案种类繁杂开放时存在权限不明情况问题，导致档案馆开放范围相对较小，受众面较窄等问题。[④] 另外，作为档案信息化公共服务的服务主体之一，档案中介服务机构存在全国性法规缺乏统一规范，地方性法规不健全的问题。二是工作人员公共服务管理制度不规范。普遍存在公共服务思想认识不强，服务积极性不高趋向被动，信息化服务水平不高等问题。三是业务流程复杂，档案管理标准化程度不高。传统政务下的档案公共服务业务流程复杂，存在议事程序耗时长，审批环节过多问题，造成社会资源的浪费，档案利用效率低下。①地方综合档案馆普遍存在档案整理标准、服务标准、各项技术标准不统一的问题，严重影响了档案信息化公共服务的效率。

　　（二）提高地方综合档案馆公共服务能力的措施

　　1.改革档案行政管理体制

　　档案行政管理体制改革要结合我国当前政治、经济发展的现状，目的在于增强地方综合档案馆的公共服务能力，重新划分档案局与档案馆的之间的关系，明确两种不同主体的职责范围和发展要求，重新界定档案馆作为文化事业机构在社会发展中的角色与功能，从而构建适合我国当前档案事业发展需要、有中国特色的档案管理体制。

　　局馆分立。档案机构局馆分立，不再是原来的“两块牌子，一套班子”，而是完全的政事分开——“两块牌子，两套班子”。档案局作为行政管理部门，行使档案行政管理的职能，与档案馆的关系为业务指导和行政监督，在自由裁量权的范围内还附有行政处罚权；档案馆依照目前我国文化事业机构的改革方向，不断整合自身的档案资源优势，致力于档案资源的信息化建设，重视档案信息编研与开发利用，拓宽档案信息资源的服务形式，进一步的增强公共服务能力和公共服务水平。

　　2、加强馆藏资源建设

　　加强地方综合档案馆馆藏资源建设，可以从以下几个方面着手：一是做好档案收集工作，丰富馆藏资源。对于政府机关、企事业单位的档案，在移交进馆前应提出整理规范化、数据化等的明确要求，以确保进馆档案质量；加强对与人们生活息息相关的民生档案、反应地方重大经济活动的重点项目档案、突出地方特色的特色档案的收集与整理，构建覆盖人民群众的档案资源体系；创新档案征集方式，鼓励社会组织或个人捐赠档案，并给与一定的奖励；加强对名人档案、家谱、档案编研成果的收集，优化馆藏资源结构；打造档案品牌，突出地方综合档案馆的独特性，提升档案馆的知名度。

　　二是基础设施建设。一方面地方综合档案馆实体建设上，应体现出开放性与功能性，馆内空间分区明确，设计上既要兼顾档案保管利用条件，又要满足多功能演示、已公开现行文件使用、举办爱国主义教育、进行档案展览等功能需求。[⑤]另一方面信息化设备建设上，配备服务器，以保证档案数据的海量存储和输出。配备通用档案管理软件，编制电子档案目录索引方便档案查阅、利用。

　　三是加快地方综合档案馆数字化建设。一方面构建档案数据库。将馆藏资源中的档案按照档案的类别，分批进行数字化扫描存档，根据需要建立目录数据库、源数据库、专题数据库等。另一方面创建档案网站。将馆内局域网与政府的广域网和国际互联网连接起来，打造一个档案门户网站资源共享平台，提供档案信息的网站检索、网上咨询服务、网上业务服务等。

　　3、完善公共服务制度体系

　　地方综合档案馆公共服务制度体系的建立与完善，是为了确保其档案信息化公共服务的规范、高效、便捷，具体从以下几个方面努力：一是业务流程制度化。网上公布办事指南，网上自主检索、查看档案资源，以减少繁琐的手续，简化优化办事流程。二是档案管理标准制度化。包括建立统一的档案整理标准、数据化标准、技术标准，以确保档案信息化工作的顺利开展。三是人员管理制度。一方面注重引进人才知识结构的合理配置，地方综合档案馆信息化公共服务要配备档案学、计算机、信息技术等相关专业的高素质人才。另一方面注重员工的培养，加强档案信息化公共服务理念教育，激发员工工作的积极性；鼓励员工积极参与档案业务培训，提高员工的信息化技能素养。四是档案中介机构等社会力量合作制度。地方综合档案馆可以利用“互联网+”模式，采取外包、众包、众建、众筹等方式，将部分非核心档案工作交给社会组织、档案中介机构等社会力量来完成，以缓解人力、场地、资金不足等方面压力，实现降低成本、提高效率的目的。[⑥]